如何通過 10 個簡單步驟撰寫提案 [包含模板]

已發表: 2022-12-07

什麼是提案？

提案是概述項目或服務以澄清細節並獲得所有相關方同意的文件。提案通常包括整體服務方法、重要時間表和主要可交付成果。

為獲得最佳效果，請使用提案軟件而不是 PDF。這樣，您將獲得重要的銷售功能，如電子簽名、品牌和內容控制，以及對客戶觀看活動的全面了解。

提案的 9 個重要部分

有許多不同的方法來構建提案。通過對成功提案的研究，我們發現獲獎文件通常包括以下關鍵部分：

封面
執行摘要
方法
關於我們
可交付成果
價錢
條款和條件
案例研究（或社會證明）

每個提案可能會以不同的方式命名這些關鍵部分，或者以不同的順序排列它們。

無論您選擇哪個部分，請確保包含目錄。如果您使用 Proposify，目錄會自動顯示在左側，因此客戶可以輕鬆地點擊周圍以再次查看不同的部分。正如您可能想像的那樣，在做出決定之前，定價部分通常會被查看幾次。

提案與報告

提案用於推銷新項目或服務（向客戶或內部向您的老闆推銷），而報告旨在分享已經發生的項目的詳細信息。使用報告來審計業務運營或分享營銷活動的成功。

如何通過 10 個簡單步驟編寫提案

在我們使用廣告提案模板時，請按照我們的分步流程進行操作。雖然示例的內容特定於廣告，但可以輕鬆調整此模板以適應任何行業或項目類型。

第 1 步：發現需求和要求

沒有出色的宣傳就無法寫出出色的提案。

花時間了解您的客戶需要什麼、他們的目標是什麼、他們關心什麼以及他們最關心的結果是什麼。

如果您在內部推介項目，請務必與不同的利益相關者和團隊成員交談。

發現提示：

在發現會議期間，提出適當的問題以了解客戶是否值得您花時間。它們符合您理想的客戶檔案嗎？他們準備好實施您的解決方案了嗎？設置標準以確定此潛在客戶是否準備好為您接收提案。隨著您對理想客戶的了解越來越多，請確保隨著時間的推移更新您的標準。
主動發現並處理異議。詢問客戶是否有任何顧慮、猶豫，或者他們之前曾被服務提供商激怒過的次數。這樣，您就可以確切地知道您的提案中要涵蓋哪些要點。
在以書面形式提出建議之前，先從客戶口頭同意你的推銷和方法。

步驟 2. 創建封面

使用引人注目的封面（也稱為標題頁）開始您的提案寫作。視覺效果和風格在這裡佔據中心位置——畢竟這是您的第一印象。至於文本，您只需要一個提案標題和關鍵細節，例如您的公司名稱、客戶名稱、日期和您的聯繫信息。

我們的提案示例具有明亮、大膽的設計和您需要的所有細節。只要您遵循您的品牌準則，就沒有“唯一的方法”可以正確地做到這一點。

創建封面的提示：

為您的項目起一個以結果為導向的標題，這將立即使整個宣傳和投資成為現實。
請務必選擇與您的品牌風格相匹配的提案模板，因為以後可以輕鬆更改顏色和文本。

第 3 步：寫求職信

現在是寫求職信的時候了。這是最具挑戰性的提案部分之一，因為它確實為你的其餘部分定下了基調。

求職信（也稱為執行摘要）不應僅提供概述。此部分必須具有足夠的說服力，以說服您的客戶閱讀提案的其餘部分。

滿足他們的需求，觸及他們的主要痛點，並讓他們對您可以提供的轉變感到興奮。確保您專門為每個單獨的買家製作引人注目的相關消息。

寫求職信的技巧：

確保副本是品牌。這可能意味著有趣和不敬或嚴肅和正式。
將重點放在服務的結果上，無論是客戶獲取、設施安全改善還是令人難忘的事件。

第 4 步：創建公司簡介

在繼續進行項目方法和定價之前，明智的做法是向潛在客戶介紹一下您的公司。

此部分可能包括基本信息，例如您的成立日期和您關注的利基市場，以及小企業吹牛的權利，例如獎項、平均結果或受眾範圍。

如果這是內部宣傳，你可以寫下你的團隊而不是整個公司。

在我們的示例提案中，一頁用於公司簡介，一頁用於公司統計數據，這些數據對潛在客戶很重要。

撰寫公司簡介的技巧：

即使這部分是關於你的，也要想辦法讓它成為關於你的潛在客戶的。包括表明您可以為他們提供所需結果的公司詳細信息。
發揮創意。除了一堵文字牆，您能否使用圖標或統計數據來顯示您的身份？
確保將此部分另存為模板，以便在以後的提案中重複使用。您不必為每個客戶修改它，但您可能希望為不同的服務創建略有不同的公司簡介（如果您提供非常不同的服務）。

第 5 步：添加社會證明

我們建議您在公司簡介部分之後立即加入社會證明。這樣，您就可以使用以前客戶的話來支持您剛才對自己說的好話。

社會證明可以是推薦書、小型案例研究、評論和平均星級。

如果您從事創意或建築工作，您可能還想包括幾個作品集樣本。

使用社會證明的提示：

將推薦或評論與推介相匹配。有一大堆推薦書可供選擇，這樣您就可以始終選擇最相關的。
簡明扼要。您可能想要修剪或編輯冗長的推薦，使每個推薦都在 50 字以內。否則，潛在客戶可能不會閱讀它們。
繼續主動收集社會證據。請滿意的客戶寫推薦信或在線評論您

步驟 6. 概述核心方法

現在是時候出售您的服務了。創建一個方法部分來展示您希望為客戶提供的內容。

有很多不同的方式來編寫這一部分，因為它實際上取決於您要推介的內容。您可以將工作分解為帶有要點或每個類別描述的類別。或者，您可以寫幾段描述您提出的解決方案以及為什麼您認為它最適合客戶。

編寫方法部分的提示：

考慮為該部分指定一個唯一的名稱，例如The Project Path 、 Our Plan或Let's Get to Work 。
用額外的細節來加強它。您可能會包括可交付成果列表、更詳細的服務範圍細分或包含重要里程碑的時間表說明。
如果您沒有套餐選項並且只列出了一個價格，那麼本節應該非常詳細。如果有定價和服務選項，那麼這部分會更簡單，接下來的部分將有服務細目（每個套餐選項）。

第 7 步。創建定價表

撰寫提案時，請務必在定價部分投入大量時間和精力。您提供的所有詳細信息和選項將幫助客戶更好地了解他們將獲得什麼。

我們建議將此部分命名為“您的投資”，因為它有助於提醒潛在買家他們在其業務中所做的投資。

在我們下面的示例中，您將在定價部分的第一頁上看到 3 個套餐選項。然後，客戶可以在第二頁上選擇他們的套餐。這將自動更新提案的總定價。

建議定價提示：

盡可能使用可選定價，例如包、項目長度或附加組件，因為眾所周知這些方法會對成交率產生積極影響。
確保澄清不同類型的成本，例如事件管理推銷的每小時成本與固定成本。

第 8 步：為您的團隊成員撰寫簡歷

在第 4 步中，您為您的公司創建了一個簡歷來銷售您公司的專業知識，並證明您具備在您推銷的服務上取得成功所需的一切。

現在是時候向您的客戶展示如果他們決定與您合作，他們將與之合作的真實人物。將此視為“您掌握得很好”部分。

包括客戶將與之互動的面孔，確保指定您團隊的獨特才能以及他們帶來的東西。

撰寫團隊簡介的技巧：

僅包含最多 6 人的簡歷。你可以為整個公司（對於一個非常小的企業）、執行團隊或如果贏得提案將處理賬戶的人員編寫簡歷。
使用此部分不僅可以炫耀您的資歷，還可以炫耀您的個性。玩得開心，但一如既往，堅持品牌。正式的提議可能會跳過笑話而只堅持讚譽。

第 9 步。添加您的業務合同

提案的這一部分應包括使協議正式化的合同細節。這樣，您就可以發送商業計劃書，而不必再發送單獨的合同。

您可能有多頁法律條款或一份簡單的工作說明書。

編寫提案合同的提示：

如果工作說明書尚未在提案的主要內容中闡明，請確保將其包含在此處。
包括關於退款、取消和項目修改的條款。
確保讓您的法律團隊幫助您起草合同部分，以便您知道它滿足您公司的要求。

步驟 10. 簽名並發送以供簽名

最後，您需要編寫您的電子簽名頁面並為您自己和您的客戶添加一個電子簽名。

一旦客戶選擇了他們的定價選項，他們就可以簽署提案以開始項目。

添加提案電子簽名的提示：

在簽名上方寫下有助於達成交易的消息。談談您對開始工作的興奮程度，並說明簽署提案後接下來的下一步是什麼。
在發送之前請務必簽署您的建議！我們的研究表明，如果您在客戶打開提案時已經簽署，則更有可能關閉提案。
查看您的提案分析以了解如何跟進客戶。例如，如果客戶尚未打開提案，請提醒他們打開。但是，如果他們已經多次打開它，請詢問他們是否有任何問題或者他們是否想要修改該項目。