50 多個在家工作的小貼士
已發表: 2023-02-23想想 Monty Python 和 Reverend Arthur Belling 所說的:
“今天這個國家有很多人,他們不是自己的錯,而是神誌清醒的。 ” 現在我們不能對理智部分說太多,但如果我們用“遠程工作者”代替“理智”,這個說法仍然成立。”
目前,全球 45% 的勞動力表示長期遠程工作。
儘管企業主獲得了遠程僱用的好處(例如更低甚至不存在的間接成本和更廣泛的人才庫),但許多遠程工作者仍在努力成為他們最有生產力的自我。
尤其是在家工作時。
這就是為什麼我們編制了在家工作技巧的最終清單。
我們選擇涵蓋以下類別:
- 家庭小貼士的一般工作,
- 管理遠程團隊,
- 改善團隊聯繫,
- 改善團隊溝通,
- 提高生產力,
- 設定界限,
- 在家工作的專業提示,以及
- 深思熟慮:家庭版作品。
那麼,讓我們開始吧!
8 一般在家工作的技巧
難怪全球近一半的勞動力選擇遠程工作,因為雇主和僱員都從這種工作模式中獲益。
無論您的行業或特定職業如何,一些建議已被證明對每個人都適用,所以讓我們先介紹一下。
以下關於在家工作的 8 條提示不會讓您失望。
提示#1:擁抱遠程工作的優勢
事實是——遠程工作與在辦公室工作完全不同。
因此,與其嘗試模仿辦公環境,不如調整您的工作流程以適應在家工作。
誠然,存在一些缺點,例如社交互動較少,但您不應該試圖“修復”這些缺點。 相反,擁抱在家工作的眾多優勢,例如減少:
- 花在通勤上的時間,
- 分心,和
- 花在會議上的時間。
有更多時間花在您喜歡的活動上,就有更大的機會實現工作與生活的完美平衡。 因此,在家工作可能只是您的最愛。
Clockify 專業提示
如果您是在家工作的新手,這裡有一篇涵蓋相關主題的文章,請查看:
- 誰支付遠程工作費用?
提示#2:只為工作準備一個單獨的空間
當您的家也需要成為您的辦公室時,必須擁有一個專門的工作空間。
它將幫助您將工作心態與您在家中所做的其他事情區分開來。
儘管在床上工作聽起來像是美夢成真,但在您睡覺的地方並不能提高工作效率。 這種生產力低下的原因在於以下兩種心理現象:
- 空調,和
- 啟動。
他們解釋了暴露於一種刺激(例如,床)如何下意識地影響對後續刺激(例如,工作)的反應。
換句話說,如果您在工作時看到自己的床,就會想起與睡眠相關的活動。 更糟糕的是,當你想睡覺的時候,你會想到工作。
您的大腦不僅會將您的床與“休息的地方”聯繫起來,而且您最終可能會出現嚴重的背部、頸部和手臂疼痛。
我們的同事 Ilija Stevanovic 是 Pumble 的 iOS 開發人員,他理解這個問題,並聲稱在家工作最重要的方面是:
“將您的工作空間與休閒空間分開。 ”
如果您不是一個人住,那麼擁有一個專用空間至關重要的另一個原因是您會減少來自同居者的干擾。 如果該空間有一扇門,您可以在辦公室位於家中時關閉門,則可獲得加分,因為這可以幫助您更輕鬆地設定工作與生活的界限。
提示 #3:整理您的物理和數字工作空間
雜亂無章的工作空間會讓人分心,就這麼簡單。 無論我們談論的是您的物理工作空間還是數字工作空間,如果您認真對待在家工作,就應該妥善組織它。
以下是 Compt 的高級公關和傳播經理 Lauren Schneider 就該主題所說的話:
“如果您的辦公桌上堆滿了雜誌、名片和一堆亂七八糟的東西,科學表明您不太可能完成工作。 這裡最好的解決方案是建立一個系統來組織您的家庭辦公室。 保持空間整潔與收件箱一樣重要。”
這是勞倫的建議:
“你可以購買一個可以存放重要文件的儲物櫃,你可以創建一個系統來組織重要的信息,以避免電子郵件堆積如山。 有些人採用“收件箱清零”方法來幫助他們消除虛擬混亂。 ”
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有興趣閱讀有關如何整理數字空間的分步指南嗎? 這裡是:
- 如何整理您的數字空間
提示 #4:識別常見的干擾(並消除它們)
要消除乾擾,您必須首先了解它們的來源。
例如,最新的生產力統計數據顯示,驚人的 71% 的人在聽音樂時效率更高。 其餘 29% 的人將音樂視為工作時分心的來源。
由於周圍沒有同事,因此無需妥協,因此在這種情況下,如果音樂讓您分心,請在工作區引入禁止播放音樂的政策。
在家工作時,人們經常不得不處理以下問題:
- 鄰居裝修房子,
- 附近嘈雜的交通噪音,以及
- 來自不同房間和家中其他人的喋喋不休。
注意是什麼降低了您的注意力,並嘗試減少並最終消除來源,這樣您就可以成為最有生產力的自己。
以下是對另一位同事 Clockify 內容作家 Stefan Veljkovic 最有效的方法:
“安裝像 Freedom 這樣的分散注意力的應用程序。 我每天(包括週末)在我的所有設備上使用重複會話來消除社交媒體、新聞網站、太多電子郵件等乾擾。 ”
如果虛擬干擾是您經常遇到的問題,那麼聽從 Stefan 的建議可能是完美的解決方案。
提示#5:找到適合你的日常活動
您可能聽說過,所有成功人士都有一些日常慣例、習慣和時間表。 我們的日常生活塑造了我們的性格,因此養成健康的習慣將幫助您計劃和組織您的一天、完成任務並保持高效。
但是,請記住,您不必遵循別人的慣例。 您可以隨意嘗試找到最適合您的那個。
例如,如果你不是一個早起的人,就沒有理由一開始工作就處理你最優先的任務。 您的例程可以從一杯咖啡和低優先級的任務開始,例如回復電子郵件。
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如果您不確定如何開始製定理想的例程,請查看這些模板:
- 如何創建遠程工作時間表(使用模板)
提示#6:有一個問責合作夥伴
在家工作時很容易養成連續 4 天穿著相同睡衣的習慣。 有時,您甚至可能開始認真質疑自己是否真的需要每天淋浴。
我們都去過那裡,所以不要為此自責太多。
然而,最好的治療方法是有人會為此打電話給你。 為自己找一個責任夥伴,每天互相檢查。
你和你的伴侶甚至可以想出不同的“獎品” ,這樣你就會被外在的動力驅使繼續前進。 例如,對於較小的日常任務,獎品可以是您最喜歡的一塊糖果,也可以是為更複雜的項目計劃一個有趣的周末假期。 此外,如果您的伴侶是您的同居者,您可以使用獎勵系統來確定誰在做哪些家務。
提示#7:安排你的休息時間(並明智地使用它們)
當您在家工作時,很容易忘記休息,尤其是當您從事深度工作時。
另一方面,在辦公室,您可以確切地知道什麼時候該吃午飯,因為您可以看到每個人何時都離開了辦公桌。 如果沒有這張圖片,您可能需要一個提醒。 幸運的是,解決方案很簡單,只需提前安排休息時間——例如,將它們放在您的日程表中。
此外,在家工作時,您可以比在辦公室更好地利用休息時間。
舉幾個例子,你可以:
- 小睡一會兒,
- 欣賞您最喜愛的電視節目的一集,
- 和孩子一起玩,
- 有一個快速的瑜伽課,
- 散散步,或
- 簡單地躺下來放鬆一下。
畢竟,休息後我們感覺更專注、心情更好是很自然的——這就像按下重置按鈕,讓自己的表現得到提升。
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我們對“完美”都有不同的定義,但世界各地滿意的遠程工作者似乎都有一些共同的習慣。 你呢?
- 打造完美遠程工作日的習慣
提示#8:有一個“一天結束”的提醒
在家工作時,沒有視覺提示或正式工作時間,因此您會忘記該結束一天了。
技術和“永遠在線”的期望也於事無補。
有跨時區同事的員工尤其容易受到傷害,因為無論何時何地,總有人在工作、討論工作或需要信息。
如果您在輪班結束後不斷開連接,您的思想將全天候 24/7 工作,這是導致職業倦怠及其所有負面影響的直接途徑。
為避免這種情況發生,您可以手動設置提醒或利用時間跟踪解決方案的強大功能並設置超時提醒——這取決於您的偏好。
我們已經提到了例程的重要性,這可以從包括一天結束的儀式中受益。 讓我們看看 AJM Design Studio 的老闆 Amanda Jones-McNay 對於這個話題有什麼看法,她已經遠程工作了將近十年:
“將工作日與休閒時間區分開來確實很有幫助。 例如,當您退出工作時,快速進行 5 分鐘的冥想、吃點零食、帶您的狗散步等。任何有助於您的大腦識別工作的事情都結束了! ”
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你知道為什麼每周正常工作時間定為 40 小時嗎? 要了解有關 8 小時輪班及其未來的更多信息,請查看這篇文章:
- 關於 8 小時工作日您需要了解的內容(+ 8 小時工作日計算器)
管理遠程團隊的 13 個技巧
管理團隊是一項挑戰——所有領導者都知道這一事實。 將在家工作的員工添加到其中,就會出現一系列新的挑戰。
讓我們看看管理遠程團隊的一些好的做法是什麼。
提示 #9:使您的管理風格適應遠程工作並為您的員工提供服務
要在遠程工作環境中茁壯成長,您需要調整您的管理風格。
儘管許多原則和策略與管理辦公室團隊相同,但由於缺乏定期的面對面互動,某些方面在本質上是不同的。
您只需要稍微調整一下傳統的勞動力管理方式。 幸運的是,可以幫助您做到這一點的工具的可用性從未像現在這樣高。
例如,您仍然可以(並且應該)提供定期諮詢時間或實行開門政策——只是虛擬的。
因此,如果您的員工在家工作,您可以使用 Google Meet、Pumble 或 Zoom 而不是面對面的會議。
這是一個可用且支持的領導者的良好實踐示例 - Alana Armstrong。 她是一家從第一天起就完全遠離的公司的聯合創始人,這就是她與我們分享的內容:
“ 作為一名領導者,我安排每天與每位遠程員工(包括我的業務合作夥伴)進行簽到,以重現我在辦公室體驗中錯過的社交、問責制和支持類型。 它可以專注於手頭的任務,也可以只是一杯友好的咖啡。 該格式適合當天的流程。 最後,它讓我能夠聽到和看到同事們的表現,這對我和整個企業都有幫助。 ”
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如果您認為自己已準備好迎接挑戰並且想要提昇在家工作的水平,那麼您會喜歡這篇文章:
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提示#10:領導者,以身作則
所有偉大的領導者本身都是良好實踐的榜樣,這就是他們取得成就的方式。 這也是任何擁有滿意和鼓舞人心的員工的繁榮公司的重要方面。
另一方面,當領導者抱有不切實際的期望並且不以身作則時,溝通不暢和士氣低落是不可避免的。
例如,如果經理不尊重公司政策,員工也更有可能無視它。
這是有道理的,因為觀察學習在我們的行為模式中起著重要作用——我們從所見所聞中學習。 換句話說,員工反映了領導者的行為。
因此,要使公司蓬勃發展,領導層必須明確並與所宣傳的公司價值觀保持同步。
管理遠程團隊在這方面會面臨一系列挑戰,但優秀的領導者應該使他們的榜樣行為適應虛擬環境。
技巧 11:建立以結果為導向的工作環境
在評估某人的工作時,您應該關注輸出(完成了什麼)而不是輸入(何時以及花費了多少時間)。
換句話說,盡量關注結果的質量,而不是個別員工的流程和時間表。
請記住,您仍然需要知道某件事情需要多少小時,但出於不同的原因——這樣您就可以更好地規劃未來的任務和預算。
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與人和項目打交道通常需要做出預測或有根據的猜測。 了解有關稱為預測的過程的更多信息,並複習有關該主題的知識:
- 什麼是項目管理中的預測
提示 #12:利用團隊跟踪解決方案的力量
管理者最常關心的問題是:“我怎麼知道人們實際上在工作?”
問題是,即使在辦公室,您也不能僅僅因為某人坐在辦公桌前或打開了一些文件就認為他們在工作。
就你所知,他們可能正在寫小說。 遠程工作只會讓這一點變得更加明顯。
上述問題的答案其實很簡單——如果您跟踪團隊的工作,您就會知道每個人都在工作。 市場上有許多解決方案,它們將為您提供所需的所有數據。
然後,管理人員可以:
- 實時查看員工工作情況,
- 設置任務和項目,以及
- 進一步將這些分配給特定的員工。
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與您的員工溝通並就公司的所有要求保持一致非常重要。 這裡有一些東西可以幫助你處理那些不願意記錄時間的員工:
- 如何激勵員工跟踪時間
提示 #13:為您的公司找到合適的工具組合
每個公司都需要一個系統,人們可以在其中跟踪誰在做什麼以及需要做什麼。
對於遠程公司,最好使用基於雲的解決方案。 這樣,管理人員可以在不同設備上隨時清楚地了解進度。
此外,此類解決方案可幫助團隊協調彼此之間的任務並更有效地自行協作。
每個公司都應該使用 3 類基本工具以獲得出色的結果:
- 協作工具,
- 通訊工具,以及
- 項目和時間管理工具。
擁有正確的工具組合也將帶來更高的員工生產力水平,而管理層將能夠輕鬆跟踪一切。
正如 PushFar 的首席執行官兼聯合創始人 Edward Johnson 所說,這些工具將幫助您以虛擬方式維持人際互動:
“許多人發現很難在家工作,因為他們錯過了辦公室的人際互動元素。 與可以提問、提供建議和合作的人在一起通常可以改善工作。”
愛德華補充說,當無法與同事進行人際互動時,就該轉向虛擬連接了。
“使用 Slack、PushFar、Trello、Skype、Zoom 和 Microsoft Teams 等技術對於保持聯繫、組織每個團隊正在做的事情和設定截止日期至關重要。 制定一項策略,讓每個組織和團隊在工作時間內保持輕鬆流暢的內部溝通,這樣即使您沒有身體接觸,也會有一個舒適健康的工作環境,您的團隊也會更好地工作。 ”
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以下是有關跟踪團隊生產力的一些想法,具體來說,您可以嘗試 8 種不同的方法:
- 跟踪團隊生產力的最佳方法
提示 #14:限制技術工具的數量
儘管您需要一套技術工具才能在遠程環境中茁壯成長,但數量要盡可能少。 人們很難了解新軟件的工作原理以及在使用時對他們的期望。
如果您的員工每天必須使用十幾種不同的應用程序,那麼大多數人最終只會感到困惑和不知所措。 更糟糕的是,他們很難找到重要的東西或使用過時的信息。 這會傷害員工的積極性和公司。
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在尋找自動化某些任務和流程的新方法嗎? 查看這篇博文:
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提示#15:不惜一切代價避免微觀管理
微觀管理會扼殺積極性——就這麼簡單。
最重要的是,如果你像對待孩子一樣對待員工並不斷地檢查他們,他們就會學會變得無助並開始由你管理每件小事,因為他們會害怕犯錯誤。
到那時,你會被消息和其他人的任務所淹沒,日常工作會因為你傾向於對每個人進行微觀管理而陷入停頓。所以,與其徘徊在他們的頭上,不如專注於大局讓你的員工做他們的事。 除非結果不盡如人意,否則您的員工會感激您給予他們的自主權,並且更有可能跳出框框思考。
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除了避免微觀管理,以下方法也是提高員工生產力的一種方式:
- 提高員工工作效率的 8 種快速方法
提示 #16:避免使用侵入式解決方案來跟踪員工的工作
當然,屏幕監控軟件可以讓人們更加謹慎地度過時間。
問題是,監視使人們感到焦慮並侵犯隱私,從而使他們一有機會就離開。
在家工作的員工不應讓人覺得有人在監視他們。 盡量避免任何可能讓人覺得具有侵擾性的解決方案,因為這表明缺乏信任。
提示 #17:注意您的招聘和選拔過程
在招聘遠程工作時,您應該特別注意招聘和選拔過程。
因此,除了常規的決定因素外,當您發布職位空缺廣告時,請說明該職位是完全遠程的。
在面試過程中,最好直接詢問應聘者是否有過在家工作的經歷,以及他們對這種環境的感受。 您的招聘流程還可以包括幾週的試用期,以檢查候選人是否能夠正確融入並適合遠程職位。
提示 #18:提供足夠的入職時間
了解人們需要時間來適應新技術、流程和同事。
所以,當你有新員工時,給他們足夠的空間來“安頓下來”,並稍微降低期望值。
入職流程應至少持續一個月,以下是您可以引入並整合到現有流程中的一些良好實踐示例:
- 設置與人力資源部的每週簽到,
- 為每個新員工分配一個“工作夥伴”,以及
- 逐步提供有關公司價值觀、結構和使命的相關工具和信息。
提示 #19:僅定義和跟踪員工工作的相關指標
目標、報價和指標可以幫助人們更專注於工作,但它們也會產生不必要的副作用。
例如,如果你用輸入的字符數來衡量工作,你會得到一頁又一頁寫得不好的文檔。 此外,人們甚至可能不願意幫助他人,因為他們有自己的配額需要擔心。找到與以結果為導向的方法同步的指標,並只關注這些指標。 此外,您應該確保您的員工了解哪些指標對您的公司很重要,這樣他們就不會浪費任何寶貴的時間來關注工作的錯誤方面。
提示 #20:鼓勵定期休息
有些職業在孤立工作時會蓬勃發展(例如開發人員和作家),並且通常不知道何時退後一步並拔掉插頭。 當您的員工在家工作時,這可能會特別棘手,因此您無法檢查他們。
正如我們上面提到的,定期休息對於保持生產力至關重要,因此公司價值觀應該宣傳這一事實並鼓勵員工這樣做。
雇主應該經常討論休息的好處,並提倡使用適合休息的應用程序和解決方案。
提示 #21:對您的員工進行有關安全和數據洩露威脅的教育
當人們的計算機和數據不在公司場所時,您需要特別注意網絡安全。
以下是您可能會覺得有用的一些提示:
- 對您的遠程員工進行有關安全措施和預防措施的教育,
- 開始使用多重身份驗證 (MFA) 和單點登錄 (SSO),
- 鼓勵員工在不工作時退出,
- 指示您的團隊永遠不要使用公共 WiFi,
- 連接到公司網絡時強制使用 VPN,以及
- 指導您的員工完全加密他們的磁盤。
改善團隊聯繫的 7 個技巧
我們所說的關於管理人員面臨的新挑戰的所有內容也可以應用於遠程員工之間的連接。
在家工作意味著與同事的社交互動減少,沒有飲水機聊天,也沒有集體午餐。
由於現代工作場所是一個團隊網絡,因此管理者應該盡其所能改善團隊的聯繫。
讓我們看看可以做些什麼來獲得最好的結果。
提示 #22:建立和鼓勵員工之間的信任
首先要提到的,而且可以說是最重要的一點是——遠程工作需要前所未有的信任度。 作為經理,您可能會擔心您的員工效率低下、懈怠或將工作時間花在社交媒體上。
但是,如果您不能相信團隊中的每個人都會做正確的事情,那麼您會比是否有人在 Instagram 上更擔心。 此外,如果是這種情況,您應該重新檢查您的招聘流程以及您如何追踪成功。
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我們將告訴您一個(或多個)關於在遠程團隊成員之間建立信任的秘密:
- 如何在遠程工作區建立信任
提示 #23:促進和鼓勵員工誠實
工作場所的誠實可以在團隊成員之間建立信任,並加強他們之間的關係。
此外,只有每個人都願意分享他們的意見和建議並接受建設性的批評,才能取得進步和改善。
但有時,管理遠程團隊意味著幾乎不知道員工的真實感受。 您將無法從他們的語調、面部表情或肢體語言中捕捉到微妙的線索。
另外,由於大部分交流都是書面的,人們很可能會抑製表達消極的想法和感受。 原因是 - 一個書面文字會粘住,所以我們都更加關注信息將如何被感知。
出於這個原因,您的領導風格應該是誠實和直接的——您的員工也會有動力以這種方式進行溝通。
舉幾個誠實溝通的例子,管理者應該:
- 出現問題第一時間解決,
- 表揚個人或團隊的出色工作,以及
- 定期討論期望和目標。
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如果您正在尋找更多鼓勵在工作場所進行誠實溝通的想法,請查看本指南:
- 如何鼓勵員工和員工誠實
提示 #24:將每天的會議時間限制在 15 分鐘以內
毫無疑問——每天的在線會議(尤其是早上的會議)是一個很好的方式:
- 讓每個人都保持一致並在同一頁面上,
- 理清輕重緩急,
- 克服當天需要完成的事情,然後
- 進入工作狀態。
此外,每天進行一次檢查是讓人們互相傾聽並感覺像一個團隊的絕佳機會。 最重要的關鍵部分是保持日常會議的甜蜜和簡短——限制應該在 15 分鐘左右。 這樣,你們就會保持同步,並且較小的組可以分支到他們自己的討論中。
提示 #25:透明度是關鍵,所以記錄一切
我們再次強調透明度的重要性。
當溝通透明時,人們會對自己的行為負責。 此外,透明度消除了很多假設並增加了員工的幸福感。
因此,最佳做法是鼓勵您的員工記錄一切,例如:
- 會後寫筆記,
- 在任務評論中留下更新,
- 記錄工作流程,以及
- 在聯合頻道上發帖。
遠程工作人員沒有同事坐在他們旁邊檢查信息,因此他們更有可能出現信息差距,或者更糟糕的是,使用過時或虛假信息。 Tamara Sanderson 是Remote Works: Managing for Freedom, Flexibility, and Focus的合著者,她熱心倡導在遠程工作時記錄一切:
“文檔是遠程工作和異步通信的關鍵,它釋放了自由和靈活性。 然而,我們都知道跟上文檔是一件很麻煩的事情。 相反,讓文檔成為您工作流程的一部分。 例如,我的聯合創始人 Ali Green 和我在 Asana 中進行了大部分項目規劃,使用“任務”來記錄會議記錄,使用“項目”來包含我們的項目(很明顯)。 我們在 Google 文檔中編寫和計劃研討會,使用評論和版本歷史記錄來跟踪更改。 ”
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想了解如何讓您的團隊更加透明和負責任嗎? 您會發現以下文章很有用:
- 如何建立透明和負責任的團隊
提示 #26:在線發布所有更新
如果您既有遠程工作人員又有辦公室工作人員,請嘗試以同樣的方式對待每個人。
如果您經營遠程優先業務,您可能知道有些人從不來辦公室,因此請嘗試在線發布所有公告。 這樣,每個人都會收到相同的信息,並且如果需要,可以要求進一步說明。
遠程工作的人不應該僅僅因為辦公室裡突然出現這個問題而錯過重要信息,而經理們只是假設每個人都知道了。
提示 #27:鼓勵頭腦風暴和創意會議,但要提前安排
的確,遠程工作缺乏能夠激發創造力和創新思維的自發會議和隨機討論。
在辦公室裡,這種情況很自然地發生——你遇到某人,你問他們在做什麼,你說“哇”,很快你就會想出各種各樣的想法。
但是在遠程工作時,您需要積極促進創造力並徵求意見。 遠程工作有利於頭腦風暴會議——因為您可以提前安排會議。 人們有機會提前單獨產生想法,然後與小組討論。
Quality improves because there's enough time for everyone to think the ideas through, and you'll certainly avoid the awkward silence as people try to come up with something on the spot.
Tip #28: Organize regular informal social gatherings
Working from home can be isolating.
In an office, people have plenty of opportunities for natural, informal communication because they share the same space. But for employees who work from home, it's not as “ organic ” to ask a coworker, “ how are things going ” just out of the blue.
That's why it's up to the leadership to organize informal hangouts, thus creating a common space where team building and bonding activities can happen.Here's a pro tip from Kathleen Burnett from Anywhere League, a platform for tournament-style trivia activities designed for remote teams:
“ The number one thing I'd say for remote teams is that social team-building is a necessary regular activity, not a part of employee recognition or some kind of reward. Make sure your team has at least biweekly or ideally weekly opportunities to get to know one another. ”
改善團隊溝通的 8 個在家工作技巧
有效的溝通是團隊成員之間成功協作的最重要方面之一。
正如我們已經提到的,缺乏面對面的溝通需要為遠程工作人員制定額外的“規則”和“指南”。 讓我們看看在與您的雇主或同事進行虛擬交流時需要注意的一些事項。
Tip #29:異步通信應該是主要的
並非所有事情都是緊急的,也不需要立即發生。
培養一種始終從異步通信開始的文化,即不是實時發生的通信。
例如,首先,發布一條公共消息或發送一封電子郵件,這樣你就不會打擾正在深度工作的其他人。
稍等片刻,如果您的問題沒有很快得到解決,請直接向某人發送消息。
額外提示——只有當你不得不打太多字時,你才應該立即撥打電話,以便更快地解決問題。
我們上面提到的作者 Tamara Sanderson 也是異步通信的愛好者。 她指出了與適當文件的聯繫:
“我們的工作實際上已記錄在案——這意味著我們不會浪費時間重新輸入筆記——這是異步通信之美的一部分! 我特別喜歡遠程專家同事 Cactus Communications 的 Jason Morwick 在為我們的書做研究時提到的一條經驗法則:“當你可以通過一個鏈接回答同事的問題時,你就知道你的文檔遊戲是正確的,他們可以在其中找到答案——已經寫好了。 ”
提示 #30:隨時表明您有空(或無空)
在線交流時,很自然地會錯過很多上下文。
例如,在辦公室,您可以看到有人在工作,不應該被打擾。 不幸的是,如果您在家工作並且您的同事只是屏幕上的化身,情況就不是這樣了。 您沒有相同的提示,也不知道是否以及何時可以打斷。
為了減少混淆(至少關於您自己的狀態)嘗試在您用於通信的平台上表明您的可用性。
這樣,如果其他人需要問你一些事情,他們就會知道你什麼時候有空。
提示#31:學會表達你的確切想法和想法
可以說,21 世紀最重要的技能是寫作,尤其是在遠程工作時。
我們指的是寫作,就像用書面文字進行交流,而不是寫一部偉大的小說。 所以,我們都需要盡可能多地學習如何寫得好。
以下是您可以做的事情——當您向某人發送消息時,不要只發送“嗨”或“我有一個問題。 ” 其他人則必須在您打字時坐下來等待。 相反,制定完整的想法,添加盡可能多的上下文,然後點擊發送。 比較來自收件人一方的這兩條消息:
誰可以更新網站?
我們網站上的 X 頁面有錯字,如附件 (typo-screenshot.png) 所示。 你知道誰負責,誰可以提供幫助嗎?
正如您所注意到的,第一條消息可能意味著幾件事,並且需要大量來回:什麼、何時、為什麼、何地以及如何。
另一個更切題,因此可以立即解決。
Clockify 專業提示
所有遠程工作者都必須應對相當多的挑戰,但他們並不總是需要從自己的錯誤中吸取教訓。 查看其他人如何處理一些常見問題:
- 遠程工作者分享他們最大的挑戰
提示 #32:向同事尋求幫助時要小心
每當您有一個快速的問題或想法時,您可能會想發送聊天消息,但強烈建議您事先三思。 人們不能忽略通知,並且可能會放棄他們正在做的事情以查看它是否重要。
所以,在你 ping 某人之前,考慮一下是否最好把它作為評論留在適當的任務下。
同樣,當您想在群組頻道上發佈內容時,請記住,大多數人會放下手頭的事情,看看您決定分享什麼隨機想法。
提示 #33:尊重同事的日程安排
以下內容與上述提示密切相關 — 尊重同事的時間,不要總是期望立即得到回應。 正如我們已經提到的,應該優先考慮異步通信。
遠程工作者(包括經理)需要了解他們的同事根據他們自己獨特的時間表處理不同的任務。
提示 #34:幫助每個人了解電子郵件與聊天的目的
聊天不能也不應該取代電子郵件。
重要的討論和決策過程不應在團隊聊天應用程序中進行,至少不應實時進行。 否則,由於不斷檢查更新,人們將很難專注於復雜的任務。
不是每個人都在關注他們所有的頻道和討論,他們也不應該關注。
提示 #35:一定要使用表情符號
過度溝通並使用表情符號。 書面消息的語氣很容易被誤解,所以用“”、“”和隨意的詞來彌補。
另一方面,如果您收到的消息聽起來很冷淡或刻薄,那可能不是那個意思。 表情符號可以極大地幫助避免商務溝通中的誤解。
提示 #36:為非正式消息和模因設置專用渠道
強烈建議創建並鼓勵使用一個頻道,讓每個人都可以分享他們一直在做的事情、一些隨意的想法或有趣的模因。 非正式和不公開的渠道對團隊士氣、積極性和團隊凝聚力都有好處——只要您將這些通知設為靜音,因為您不想被它們分散注意力。
提高工作效率的 10 個在家工作技巧
我們已經提到在家工作如何伴隨著各種干擾和生產力挑戰。
沒有主管在場,就像在辦公室環境中一樣,也無濟於事。 因此,讓我們看看遠程工作人員可以做些什麼來在工作時間內達到並保持最高的生產力水平。
提示 #37:在家工作意味著你是負責人(所以利用這個事實來發揮你的優勢)
遠程工作最好的事情之一就是每天能夠進行大量不間斷的工作。
發生這種情況是因為在家工作意味著你是負責人,所以你可以完全控制你的環境。
因此,例如,當您處於深度工作模式時,您可以:
- 靜音通道,
- 自我隔離,並且
- 根據您的能量高峰和低谷工作。
提示 #38:跟踪自己的時間以增加責任感
對於許多人來說,跟踪他們在活動上花費的時間有助於他們專注於手頭的任務。 這是一個問責制問題,與限制我們自己在時鐘運行時故意切換活動有關。
您不僅不太可能滾動瀏覽社交媒體提要,而且還可以概覽您的一天,看看您的時間真正花在了哪裡。
提示 #39:設置每日目標列表
確定當天的目標是提高工作效率和動力的另一種方法。 當您對當天需要完成的事情有明確的期望時,您將更有可能完成這些任務。
例如,您可以創建一個待辦事項列表、下載一個現有的待辦事項列表模板,甚至可以創建一個待辦事項列表,只要適合您。
隨著時間的推移,您會獲得新的信息,您可以相應地更新您的估計和任務。以下是遠程工作者和 Pumble 博客的內容作者 Olga Milicevic 如何從待辦事項列表中獲益:
“在開始寫作之前,我喜歡創建一個包含較小任務的清單,以幫助我到達需要去的地方。 例如:
- 文章結構,
- 研究主題,以及
- 寫下每個小標題。
檢查這些任務提供了一種讓我繼續前進的成就感。 當我忘記我應該做什麼時,它也會讓我保持在正軌上。 ”
我們上面提到的愛德華約翰遜也強調了提前計劃的重要性。 他建議:
“通過設定優先事項來計劃每一天。 製作便利貼並嘗試通過首先處理最複雜的任務來開始新的一天。 有時似乎事情堆積如山,在家工作可能會更令人痛苦。 如果你有一個優先級列表,那麼一個一個地消除它們會更容易。 ”
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如果您已經是待辦事項列表的粉絲,請查看可用於組織它們的 6 種不同方法:
- 我嘗試了 6 種待辦事項列表方法:這是我的結論
提示#40:不要羞於尋求幫助
當您周圍沒有同事時,很可能沒有人會注意到您花幾個小時解決問題。
這就是為什麼不要害羞並尋求幫助很重要。 問題是,在你的經理或更有經驗的同事的幫助下,也許你的問題可以在五分鐘內得到解決。 畢竟,浪費寶貴的時間比偷走別人一分鐘的時間要糟糕得多。
歸根結底,你們都在為實現同一個目標而努力,所以大多數時候,人們會很樂意介入並幫助你解決問題。
提示 #41:實施對抗拖延的策略
說實話——你的家是一個充滿干擾和拖延機會的雷區。
這就是為什麼了解圍繞最小化誘惑設計環境取決於您的重要性。
以下是您可以納入反拖延策略的一些想法:
- 關閉手機通知,
- 蓋上電視,
- 阻止對社交媒體的所有訪問,以及
- 有一台專用的工作電腦。
你知道他們在說什麼——眼不見心不煩。這是來自 Plaky 博客的遠程內容作者 Tamara Kalaba 的專業提示:
“嘗試不同的反拖延工具和方法。 即使是我最喜歡的番茄鐘跟踪器有時也不適合我。 所以當這種情況發生時,我會轉向其他東西,比如聽棕色噪音。 其他時候,我創建了豐富多彩的待辦事項列表,然後完全安靜地完成每項任務。 關鍵是,我會根據自己的心情、任務的複雜性等在方法和工具之間切換。在 WFH 時保持專注已經夠難了,所以我盡量不給自己更大的壓力。 相反,我讓自己自由地每天以不同的方式做我的工作——這實際上也讓它變得有趣! ”
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有些人是慢性拖延者,而另一些人只是在某些情況下才會這樣。 以下是您需要了解的關於拖延症的所有信息,最重要的是,如何解決這個問題:
- 拖延症:為什麼會發生以及如何解決
Tip #42:試試番茄工作法
另一個廣為人知的解決拖延問題的方法是番茄工作法。
該方法需要在短時間內工作(25 分鐘的專注工作),然後休息(5 分鐘)。
流程為工作引入了節奏,當您知道您會得到休息作為獎勵時,您會更容易集中註意力。
您可以利用休息時間沉迷於誘惑(例如,查看社交媒體、打掃衛生、喝咖啡等)或給自己補充能量(鍛煉或小睡一會兒)。 使用番茄鐘可以幫助你提高注意力,而且休息時間是有計劃的,所以你沒有理由在花時間的時候感到難過。
提示 #43:找到你的生理黃金時間
在家工作的靈活性很可能使您能夠根據自己的精力、注意力和動力水平來安排自己的日程安排。
這種情況創造了一個絕佳的機會來了解你的內部時鐘的一切——當你一天中最有效率的時候。 我們在 24 小時內都會經歷不同的階段,找到您的生理黃金時間可以改變遊戲規則。 最重要的是,因為了解上述 3 個水平(精力、注意力和動機)如何波動,您可以製定反映這一點的時間表。
Remote Works: Managing for Freedom, Flexibility, and Focus的合著者 Ali Greene 認為,找到適合自己的黃金時間和環境至關重要:
“嘗試嘗試最佳工作地點、時間和方式。 學習如何管理你的精力,而不是你的時間。 遠程工作的一個優勢是您不再局限於辦公室或朝九晚五的時間表。 因此,您可以開始更多地了解是什麼給了您能量,又是什麼削弱了它,並調整您的環境和日程安排以提高工作效率。 例如,考慮一下您是早起的鳥兒還是夜貓子。 您需要一個人呆在“洞穴”中,還是更喜歡繁忙的咖啡館或聯合辦公空間? ”
提示 #44:嘗試更客觀地了解您的日常工作量
由於人們無法始終看到您的工作,如果您每天不展示成果,您可能會感到難過。 每當你休息時,你也可能會感到內疚,即使如果你在辦公室,同樣的休息時間也很好。 為了減輕負罪感和過度工作的需要,最好記錄工作時間和休息時間。 這樣,您就可以客觀地了解自己是如何分配時間的。
提示 #45:利用自然光的力量來幫助您提高工作效率
最好的工作地點是獲得最自然光線的地方。
這是陽光為我們做的:
- 改善情緒和警覺性,
- 減少眼睛疲勞,和
- 讓你在視頻通話中看起來很棒。
如果您沒有窗戶,請確保定期休息,到戶外享受自然光。 否則,您可能會患上維生素 D 缺乏症。
提示 #46:經常進行微休息(離開辦公桌)
當您感到停滯不前時,我們總是建議您稍微休息一下,經常離開辦公桌和電腦屏幕一段時間。
你不僅會伸展你的身體,而且你的大腦會在後台繼續處理這個問題。 當你回來時,很可能你會更加清晰,有新的想法可以嘗試,甚至可能會有突破。 以下是出版商兼 Touchdown Money 創始人 Scott Lieberman 的建議:
“拉伸休息! 在家工作的人往往會跳過電腦椅,而是坐在沙發上、床上或廚房的桌子旁。 這可能看起來很舒服,但它可能會導致背痛、頸部疼痛等。 確保每 20 分鐘站起來伸展一下。 這可以像觸摸腳趾、轉動脖子和伸展腿部一樣簡單。 這還可以改善您的血液流動,讓您在整個工作日都精力充沛。 ”
2 在家工作設定界限的技巧
遠程工作者的另一組常見問題是——設定界限並確保你周圍的每個人都熟悉你的規則。
然而,這是必須的,所以讓我們提一下可能有助於您建立健康界限的 2 個最重要的居家工作提示。
提示 #47:確保你的同居者知道你的工作時間表
如果您與某人(孩子、配偶、室友、寵物)同住,他們可能很難意識到您並不真正“在家”。 ”
最好的方法是隔離,最好是物理距離,您可以通過以下方式實現:
- 一個窗簾,
- 緊閉的門,
- 降噪耳機,
- “請勿打擾”標誌,以及
- 如果你去辦公室,你會穿的衣服。
提示 #48:創建個性化的儀式
建立儀式很重要,因為它們可以改善您一天的結構。 此外,儀式意味著一定程度的可預測性。
在傳統環境中,當您離開辦公室上下班時,這個過程就像一種儀式,告訴您的大腦當天所有與工作相關的想法都已完成。
當您在家工作時,通常會缺少這些小習慣,但您仍然可以養成一些其他習慣,幫助您從工作狀態轉變為放鬆模式。
例如,您可以通過喝咖啡和查看電子郵件來開始您的工作日,然後以一組練習結束工作日。 這樣,您的大腦就會將“做運動”與“不再考慮工作”聯繫起來。 ”
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如果您曾經在下班後為拔掉插頭而苦惱,請考慮依靠儀式的神聖力量。 以下是工作日結束時的 12 條最佳做法:
- 12 種下班儀式以及您需要它們的原因
3 在家工作保持健康的秘訣
當您在舒適的家中工作時,經常出門的理由就會減少。 除了與同事沒有定期的社交互動外,您可能會發現自己處於整體健康處於危險之中的境地。
讓我們來看看您可以做些什麼來在遠程工作時保持健康。
提示 #49:保持水分並註意適當的營養
您是否知道,正如我們之前提到的生產力統計數據所報告的那樣,充足的營養可以將您的生產力提高 25% 之多?
這是您最大生產力水平的四分之一,因此您應該密切注意:
- 擁有健康的飲食,
- 優化您的維生素攝入量,以及
- 保持水分。
這就是為什麼愛德華約翰遜強調除了定期休息之外保持水分的重要性。 他的建議是:
“認真對待您的工作時間很重要,這樣您就可以在必要時好好休息一下。 工作時避免進食。 相反,適當休息一下吃午飯。 白天保持水分也很好。 多喝水與提高注意力有關。 ”
提示 #50:確保你有足夠的社交活動
在家工作可能會讓人感到孤立,幾天不見人影。
有些人比其他人處理得更好,但每個人在某個時候都需要社交。
為了保持理智和人際關係,請始終留意外出與他人互動的理由。
以下是您日常社交活動的一些建議:
- 和朋友一起散步,
- 出去喝杯咖啡,或者
- 邀請朋友過來吃午飯。
提示 #51:確保你白天仍然活躍
當您在家工作時,您很少有理由出門。 這可能導致零運動,從而進一步導致由於不活動而導致的各種健康問題。
為了保護您的健康並防止出現此類問題,請嘗試安排您每天的散步時間,或者至少制定每天強制您離開家的例程,例如:
- 志願服務,
- 遛狗,
- 烹飪班,
- 園藝,
- 週五聚會,或
- 去健身房。
我們之前已經提到過 Lauren Schneider,她對遠程工作者有另一條建議。 以下是她對幸福主題的建議:
“將健康掌握在自己手中同樣重要。 每天花時間這樣做。 例如,您可以到戶外在您所在的區域周圍散步 30 分鐘。 早上步行到當地的咖啡館而不是通過手機訂購外賣也是一項很棒的活動。 生產力和健康齊頭並進; 如果你想提高遠程工作效率和產出,你必須積極抽出時間進行健康。 ”
在家工作的 3 個專業提示
如果您已經有一些在家工作的經驗,則可能需要考慮加強您的遊戲。
以下提示將幫助您掌握遠程工作設置,請繼續閱讀。
提示 #52:投資於優質的家庭辦公室設置
首先,了解您需要投資一個良好的家庭辦公室設置,其中包括:
- 適當的照明,
- 大顯示器,
- 具有足夠腰部支撐的優質椅子,以及
- 一些綠化。
當您感覺舒服時,就更容易專注於一項任務,而且您的工作效率也會更高。
在辦公室,您會得到旨在幫助您延長工作時間的一切。 但在家裡,很容易告訴自己,“我會用我已有的椅子和桌子。 ”
這是 Red Roof Industries 創始人 Angela Simoes 的提示:
“確保您感到舒適且符合人體工程學。 如果您的脖子、背部或手臂在坐在辦公桌前受傷,您將不想再坐在辦公桌前,因此您的工作效率也會降低。 ”
提示 #53:嘗試讓會議更自發
如果每個人在通話期間都將麥克風靜音(一種常見的噪音避免策略),您的會議將失去自發性。
例如,如果你說,“一切都好嗎”,如果每個人都默認靜音,你可以期待靜音。 此外,如果您說些有趣的話,您將不會聽到任何人在笑。
因此,管理者應該:
- 定期使用破冰船,
- 鼓勵人們暢所欲言,並
- 定期使用聊天、投票和反應。
閒聊是人際交往的重要組成部分,因此管理者應盡可能鼓勵閒聊。
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想了解更多關於召開有效會議的信息嗎? 這是一篇您會欣賞的文章:
- 如何召開有效的會議:關鍵的 8 個步驟
提示 #54:區分計劃內和計劃外的工作時間
在動態的工作環境中,您可能會不斷遇到新的計劃外任務。 例如,您可能會接到臨時的客戶電話,需要幾個小時才能解決。
而且,問題在於,因為人們看不到這一點,所以當您沒有完成您計劃的事情時,您可能會感到難過,即使您做了合法的工作。 再次強調,解決方案是跟踪時間,這樣您就可以了解您在計劃工作和計劃外工作上實際損失了多少時間。
這樣,您將逐漸學會克服計劃謬誤問題,並在提前計劃時更加現實。
思想食糧——在家工作
現在,在我們結束這篇文章之前,我們想分享一些可能對遠程工作者有用的額外想法和想法。
個性化您的工作空間
早些時候,我們討論了消除工作空間混亂的重要性,但這並不意味著您不應該對該區域進行個性化設置。
一個有組織的工作空間不必看起來毫無生氣,重要的是要與我們的物理環境建立積極的聯繫。 用一些綠色植物環繞自己,掛幾張海報和家庭照片,或者任何能讓你感覺舒服的東西。
我們之前提到的 Lauren Schneider 為您提供了另一個提示,她補充道:
“僅僅因為您需要保持工作空間整潔,並不意味著您不能為其添加個人風格。 如果您的工作區域給您帶來壓力,請添加一些對您有特殊意義的項目。 例如,您可以根據自己喜歡的顏色來設計空間的主題。 您還可以添加鼓舞人心的藝術品或您所愛之人的照片。 ”
並非所有會議都必須是視頻通話
不要覺得必須在每次會議期間都打開視頻。 它只是吃帶寬。 在觀看視頻時,大多數人無法集中註意力,因為他們擔心自己的外表或背景中發生的事情。
因此,您可以關閉視頻並有效地利用這段時間查看電子郵件並在聊天中向人們詢問後續問題。
有些會議(真的)應該是電子郵件
如何在視頻會議中最好地應對 20 人? 很可能,你不能。
例如,如果你組織一次會議來做出決定,那麼你可能只會製造更多的優柔寡斷(因為你不能真正與 20 個人辯論。)而且如果你需要傳播信息,就會有更多的成本-有效的方式,例如電子郵件。 請記住,與 20 人的 15 分鐘快速會議實際上是 5 個計費小時。 因此,在召開快速會議之前,先問問自己,這次會議是否真的物有所值。
在家工作可以省錢
如果您在家工作,您可能會減少各種成本,例如:
- 工作服,
- 通勤,和
- 經常在外面吃飯。
此外,由於您不必上下班,您還可以節省一些寶貴的時間。
每日寫作與每日會議——選擇你的武器
每日記錄是快速回顧昨天完成的事情和當天計劃的好方法。
另一方面,每天的小組會議效率不高,但對士氣和團結有好處。
這是一種權衡,每種風格都有其優勢,因此您應該選擇最適合您團隊的風格。
總結:在家工作可以改變遊戲規則
由於雇主和僱員的大量優勢,全球勞動力一直在迅速接受該模式的好處。
但是,如果您想享受不受辦公室束縛的所有好處,則必須調整您的工作程序和風格。
借助我們提到的技巧的一點幫助,您可以創造完美的工作與生活平衡,擁有出色的表現,並更快地在您的職業生涯中取得進步。 這是一段旅程,而不是目的地,所以有些事情將在反複試驗的基礎上進行——這很好!
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