為律師事務所採用工作流程自動化的 3 大好處
已發表: 2022-05-07自動化流程，尤其是常規流程，可以通過節省法律專業人員處理行政任務的時間來改變您的律師事務所。
雖然流程自動化並不新鮮，但對法律行業的許多人來說卻是新鮮事物，過去一直不願採用新技術。 然而，現在越來越多的律師事務所選擇將任務自動化。
根據 Capterra 的 2021 年法律管理調查*，74% 的律師事務所已經嘗試將日常或行政任務自動化。
大多數決定將任務自動化的公司報告說，他們的律師事務所的流程和效率有所改進。
讓我們來看看像您一樣的法律專業人士報告的自動化帶來的三個好處，以及如何使用法律實踐管理軟件、法律文件管理軟件和法律計費軟件獲得類似的好處。
1.花更多時間練習法律
在將自動化集成到您的公司中時，Gartner 建議首先針對低風險、大批量的工作項目（客戶可以獲得完整的研究）。
而這些低風險、大批量的工作項目中的大多數很可能是那些佔用律師大量時間的日常管理任務。 事實上，86% 的律師表示他們在行政工作上花費了太多時間，而沒有足夠的時間從事法律工作。
通過自動化任務，例如客戶接收、調度以及將任務分配給團隊和個人，您可以節省公司時間並為客戶提供更好的體驗，這也為他們節省了資金。
“計費工時要求獎勵效率低下，”位於伊利諾伊州內珀維爾的 KCO Legal, Inc. 的律師兼合夥人 Tim Nitsch 說。 “......自動化將是律師事務所提高效率和盈利能力的前進方向。”
法律實踐管理軟件可以幫助公司自動化管理任務，例如：
- 客戶攝入
- 日曆
- 預約安排
- 工作流程和案例管理
- 衝突檢查
PracticePanther Legal Software 上的新客戶接收表格（來源）
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2. 通過文檔管理節省時間
文件，尤其是在法律行業，就是一切。 如果沒有適當且有條理的文件，律師事務所可能會分崩離析並失去客戶的信任。
法律專業人士了解良好文件管理的重要性，這就是為什麼文件起草 (39%) 和文件存儲/歸檔 (34%) 是律師事務所希望首先實現自動化的三大任務之一。
並且有充分的理由 - 文檔管理雖然很重要，但可能很乏味，而且特別容易出現人為錯誤。
Cibik & Cataldo 律師事務所營銷代表 Nachum Balofsky 說：“自動化不僅讓律師事務所有更多時間專注於其核心服務，還有助於減少組織和歸檔 [文檔] 的錯誤。”
法律文件管理軟件可以幫助您：
- 創建文檔
- 協作處理文檔
- 批准合同
- 整理文件
通過使用文檔管理軟件，您可以將您的歸檔系統數字化，從而減少出錯的空間，並更容易找到您要查找的文檔。
精確地使用戶可以輕鬆批准合同（來源）
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3.按時獲得適當的報酬
沒有報酬的律師是不快樂的律師——通過自動化一些日常計費和發票工作流程，您可以節省會計部門的時間，並確保您的律師得到應得的報酬。
45% 的律師事務所報告說，計費和發票是他們希望自動化的首要任務。 對他們來說幸運的是，這樣做很容易。
法律計費軟件可以讓您的律師事務所輕鬆：
- 向客戶發送電子發票
- 跟踪律師的計費時間
- 在平台內創建自定義發票
- 設置定期發票
這減少了人為錯誤的空間，使律師和客戶都感到高興。
請記住，自動化不是永遠的解決方案：無論您選擇自動化的任務，都應該根據需要進行監控和調整。
亞特蘭大 DeMedeiros Injury Law 的創始人 Rick DeMedeiros 說：“永遠不會有任何'設置並忘記它' - 也不應該有。” “決策者應該始終檢查以確保自動化正在變成一種固定資產，而不是一種負債。”
在 Rocket Matter 中設置定期計費（來源）
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每個預算的自動化
自動化可以提高律師事務所的生產力，那麼為什麼沒有更多的律師事務所加入自動化潮流呢？ 自動化的最大障礙之一是價格：46% 的律師事務所報告稱，由於解決方案過於昂貴，因此沒有將任務自動化。
對於您的律師事務所來說，自動化您的每一個工作流程可能是不現實的，這就是為什麼仔細選擇並了解您的不同軟件選項很重要的原因。
在投資自動化軟件之前：
- 確定您的需求
- 確定您的預算
- 確定你的方法（例如，你會投資一套軟件還是點菜？）
例如，您無需為法律實踐管理軟件、法律文檔管理軟件和法律計費軟件投資單獨的解決方案。 它們往往重疊很多，但確實存在一些差異。
法律實踐管理軟件往往是一個包羅萬象的解決方案，提供案例管理、法律計費和文檔管理等功能。 但是，這些解決方案也往往成本更高，這可能對您律師事務所的預算沒有意義。
另一方面，法律文件管理軟件和法律計費軟件提供更集中的功能，並且對於小公司或小預算來說往往更實惠。 如果您不需要一個解決所有問題的解決方案，也許您會選擇將您的自動化工作集中在僅計費或僅文檔管理上。
在自動化之前，就像採用任何新技術一樣，您必須了解公司的需求並批判性地思考您想要自動化的任務以及自動化將如何影響相關的工作流程。
如果您剛剛開始為您的律師事務所考慮自動化，並且發現自己被各種可能性所淹沒，請記住，可以從小處著手，逐步實現自動化，而不是一次性全部自動化。
事實上，這是鼓勵的。
方法
Capterra 的 2021 年法律管理調查於 2021 年 5 月在 401 名法律專業人士（其中 240 名是律師）中進行，以了解有關律師事務所自動化、安全和其他實踐的更多信息。 受訪者在小型（1 到 14 名律師）和中型（15-49 名律師）律師事務所進行了全職工作篩選。 該調查排除了沒有員工的單獨從業者。
注意：本文中選擇的應用程序是在上下文中顯示功能的示例，不作為認可或推薦。 它們是從在出版時被認為可靠的來源獲得的。