什麼是技術寫作？ 定義和例子

將優秀的技術寫作視為理所當然是很容易的。 如果做得好，技術交流會使復雜的工具看起來易於使用和維護。 但這種拋光的飾面是高水平技能和辛勤工作的結果。

什麼是技術寫作？ 請繼續閱讀定義和示例。

技術作家做什麼？

技術寫作，也稱為技術交流，清晰易懂地傳達有關技術的信息。 一些技術寫作服務於專門的受眾並使用高級行業術語。 一些文件通過簡化複雜信息來面向普通讀者。

這種寫作對於從軟件開發到製造的許多行業來說都是至關重要的交流工具。 它存在於公司運營的各個方面，從業務計劃到項目管理。

技術寫作的類型

科技公司和產品製造商創建了多種類型的文檔。 一些，如用戶手冊和快速入門指南，為公眾所熟悉。 其他類型的技術寫作，例如案例研究和白皮書，看起來根本不是技術性的——這就是它們的價值所在。

您將在下面找到對最常見內容類別的介紹，以及幫助您描繪它們的技術寫作示例。

產品文檔

也稱為技術文檔，產品文檔是大多數人在想像技術寫作時所描繪的。 它解釋了產品的工作原理和/或如何使用它——技術作家的兩個非常不同的目標。

產品手冊

產品手冊，有時稱為用戶或用戶手冊，是對技術產品的全面概述。 如果寫得好，它是用戶日常使用產品所需的唯一文檔。

如果您是車主，您的手套箱中可能有一個產品手冊示例。 汽車用戶手冊描述了駕駛員需要訪問的每個組件，從輪胎到車載診斷 (OBD) 信號系統。 它們還包括家庭維護說明，例如檢查輪胎壓力：

1. 拆下輪胎氣門嘴蓋。
   2. 將輪胎壓力表的尖端按到輪胎氣門嘴上。
   3. 使用壓力表刻度讀取壓力。
   4. 如果輪胎充氣壓力不在推薦水平，請調整壓力。 如果添加的空氣過多，請按閥門中心放氣。
   5. 完成輪胎充氣壓力測量和調整後，在氣門上塗抹肥皂水，檢查是否有洩漏。
   6. 重新蓋上輪胎氣門嘴蓋。1

汽車手冊是為消費者設計的。 因此，他們使用日常語言和非技術圖表。 為工業用戶設計的產品手冊看起來會非常不同。

雖然消費者手冊應該沒有行話，但工業手冊可以使用專業人士會理解的術語：

如果工藝需要，將排氣管線連接到具有足夠吞吐量的減排系統。 如果減排系統太小，DRYVAC 泵將因超壓而關閉。2

這種工業真空泵的用戶會理解這些術語。 不需要定義。

用戶指南

人們經常爭論手冊和指南之間的區別，即使在技術通信行業也是如此。 普遍的共識是，指南是一個更廣泛的術語，包括任何類型的針對用戶的教學文檔。

最重要的是，用戶指南不必是冗長而詳細的技術文檔。 它可以是針對特定功能的教學視頻，也可以是解釋新手錶按鈕的插頁。

一個示例是快速入門指南，您可以在大多數消費電子產品的零售包裝中找到該指南。 今天，許多快速入門指南都帶有大量插圖，並且僅在必要時包含文本。 其他包括基本說明和插圖，如忍者咖啡吧指南：

• 逆時針旋轉儲水器並取下以便於注水。
• 將新鮮的過濾水裝滿至水瓶外標上的玻璃瓶線。 Auto-iQ 知道根據您選擇的大小和沖泡方式從中抽取適量的水。 在沖泡之前，請始終確保水箱的水量高於所需尺寸的最小填充線。
• 順時針轉動水箱以鎖定到位。 3

請注意，該指南沒有說明如何修理水箱或如果您的咖啡機不工作該怎麼辦。 為此，您需要完整的產品手冊。

API 文檔

在當今的超連接世界中，應用程序編程接口 (API) 文檔無處不在。

API 是一組函數和指令，允許一個程序與另一個程序通信。 您最喜歡的在線商店中的“使用 PayPal 付款”選項背後有一個 API。 它支持“使用 Facebook 登錄”功能，簡化了各種應用程序的登錄。

為了使 API 正常工作，開發人員必須將這些交互作用到他們的代碼中。 API 文檔引導開發人員完成該過程。 它還提供故障排除技巧、用戶體驗設計信息和解決用戶問題的說明。

因為它是為開發人員和編碼人員設計的，所以 API 文檔技術含量很高。 API 編寫者應具有軟件或編碼方面的背景。

過程文檔

流程文檔是一組詳細的分步說明，用於執行任務。 它不同於產品文檔，後者涵蓋瞭如何使用或修復技術項目。 相反，過程文檔描述了工作程序。 這裡有一些例子。

標準操作程序文件

標準操作程序 (SOP) 文件定義了組織對特定過程的期望。 它們也可以稱為標準工作說明、業務標准或政策文件。

SOP 文件有多種形式，包括：

• 操作清單
• 圖解說明
• 流程圖
• 腳本視頻

流程越技術化，SOP 文件就越詳細。 考慮這份描述大學機械車間車床安全程序的文檔：

啟動車床前，確保主軸工作已嵌入杯心[原文如此]； 尾部、尾托和刀架被牢固地夾緊； 並且旋轉庫存有適當的間隙。 4

像這樣的文件需要對程序有深入的了解。 作者可以從直接的行業經驗、與主題專家的互動或產品的實際操作中獲得這些知識。

業務流程大綱

這種類型的過程文檔可能技術性較低，但可能需要技術知識，具體取決於所涉及的內容。

例如，軟件初創公司可能會創建流程文檔來組織開發流程。 該文件將列出從計劃到發布的每個階段會發生什麼。

測試計劃是軟件開發人員常見的一種過程文檔類型。 他們為測試軟件創建了一個逐步計劃，包括誰負責哪個步驟以及需要什麼設備。

因為這些是內部文檔，所以它們往往是高度技術性的，如以下課程註冊原型示例：

組裝架構原型的目的是測試所選架構的可行性 [原文如此] 和性能。 在這個早期階段測試所有系統和子系統接口以及系統性能至關重要。 系統功能和特性的測試不會在原型上進行。 5

該計劃還包括任務描述、里程碑日期和可交付成果列表。

銷售和營銷內容

公司依靠技術作家來幫助銷售他們的產品。 開發人員了解產品特性和功能的詳細信息。 銷售和營銷團隊需要以誘人的方式傳達這些功能。

技術作家可以縮小這一差距。 他們可以獲取技術含量高的產品文檔，包括詳細的規格，並使其與潛在買家相關。 這需要了解銷售最佳實踐並了解所涉及的技術。

產品描述等較短的營銷資產通常是文案的領域。 但是當內容更深入，需要對產品功能進行更詳細的描述時，就需要技術作家來完成這項工作。

白皮書

白皮書是關於常見痛點或行業問題的深入報告或技術文章。 它們具有教育意義和說服力，通常以公司的產品為中心，作為該問題的可靠解決方案。

企業製作白皮書以展示專業知識和思想領導力。 白皮書需要進行徹底的研究，並包含有價值的信息，包括超出顯而易見的事實和統計數據。

大多數白皮書讀者都熟悉相關行業。 他們希望這些材料能夠為他們提供對問題的新見解，並且比典型的在線文章更深入。

熟練的技術作家可以提供這種深度，同時保持文章的可讀性和趣味性。 技術白皮書內容豐富，但仍應以連貫的敘述吸引讀者。 例如，本白皮書解釋了有效排除軟件故障的新技術的好處：

因為探針是用 C 或 Java 編寫的，所以您可以編寫探針來做這些語言可以做的任何事情，包括在您自己的應用程序中調用函數、在第三方應用程序或共享應用程序中調用函數——甚至檢查和修改計算機的寄存器。 這意味著您可以檢查或更改緩衝區的內容、獲取和設置屬性、觸發異常或錯誤條件、收集計時統計信息、啟動線程和進程等等。 6

編寫這樣的白皮書需要技術知識和簡明扼要地呈現這些知識的能力。 即使是技術專業人士也能更好地參與故事而不是技術規範列表。 一份好的技術白皮書可以做到這一點。

實例探究

案例研究展示了公司的產品如何解決問題或滿足需求。 他們從頭到尾講述客戶旅程的故事，從將他們帶到贊助公司門口的痛點開始。 結構涵蓋：

• 問題描述
• 客戶嘗試的其他解決方案以及為什麼它們不起作用
• 是什麼將客戶帶到了贊助公司
• 公司如何解決問題
• 可衡量的結果
• 為什麼解決方案有效

案例研究面向有類似問題的潛在客戶。 如果寫得好，案例研究可以幫助讀者了解他們如何從公司的產品或服務中受益。

與白皮書一樣，案例研究需要了解行業、問題和解決方案的作者。 作者需要了解過程並能夠識別要點，如下例所示：

在應用程序遷移的同時，DPS 設計並部署了一個 Azure 雲環境來託管客戶端的域、打印和文件服務器。 雖然此解決方案在 Azure 中，但 DPS 仍將其設計為包含適當的備份和災難恢復解決方案。 遷移到 Azure 雲也是無縫的，因為 Azure 環境是在員工使用他們的本地系統的同時構建和測試的。 7

這種技術含量高的內容簡潔而有意義地展示了服務的價值。 讀者會相信贊助公司的專業知識和解決問題的能力。

提案和提案請求

當一家公司有一個即將到來的項目時，提案流程可以幫助它找到合適的合作夥伴。 運行該項目的公司將發布一份提案請求 (RFP)，其中描述了該項目及其範圍。 此示例要求承包商進行信息系統安全風險評估：

預計將每年進行一次評估，初步評估涵蓋整個 SSP（18 個對照組）。 該初步評估將利用 2020 年第一季度執行的滲透測試。隨後的年度評估將包括 SSP 中包含的控制組的已識別子集，以便在 3 年內完成完整的控制組評估。 作為正在進行的評估的一部分，滲透測試將每年進行一次。 這是一種首選方法，供應商提交的文件指定了建議的解決方案。 8

RFP 的受眾是知識淵博的，因此該文檔可能是高度技術性的。 如果讀者覺得有資格申請，他們會對 RFP 做出詳細的建議。 成功的提案包括：

• 滿足請求者需求的計劃
• 選擇提議者的優勢
• 提供的服務清單和相應的費用

該提案是一份有說服力的文件。 它需要贏得潛在客戶的信任，並將提出建議的公司作為最佳選擇。

通常，技術公司需要向另一個行業的客戶推薦其服務。 該提案需要在不恐嚇或混淆讀者的情況下展示專業知識。 技術作家具有獨特的資格來完成這項具有挑戰性的任務。

研究和報告

技術作家還與科學、工程和醫學等領域的學術研究人員合作。 這些專業人士是各自領域的專家，但可能不善於交流他們所知道的。

技術作家是合成高級複雜材料的專家。 他們通讀研究人員的發現，並利用他們所學的知識來製作清晰的信息內容。 該內容可能出現在學術期刊中，或者面向更廣泛的目標受眾。

例如，學院和大學經常報告關鍵教師或學生的研究。 技術作家可以用非技術讀者理解的方式來描述這項工作，而不會“貶低它”或失去令人印象深刻的發現的影響。 以下是麻省理工學院新型機器人抓手的一個示例：

抓手由兩個靈活的鰭射線手指組成，它們符合它們接觸的物體的形狀。 手指本身是由在 3D 打印機上製成的柔性塑料材料組裝而成，這在該領域是相當標準的。 然而，通常用於軟機器人抓手的手指具有貫穿其內部長度的支撐橫梁，而 Liu 和 Adelson 將內部區域挖空，以便為相機和其他感官組件騰出空間。 9

作家還可以幫助科技公司向商業受眾描述他們的作品。 技術作家可以通過獲得資金並讓項目保持關注的方式來傳達這項工作。

高質量技術寫作的重要性

在當今超連接的世界中，技術作家是必不可少的。 他們教人們如何使用他們最喜歡的電子產品，並使機器可供目標受眾使用。

對於企業來說，技術作家是開發人員和受眾之間必不可少的中間人。 他們的技術寫作技巧將產品交到用戶手中，提高了每個產品的可用性，使其對消費者和公司更有價值。 考慮這些重要的好處：

可靠的用戶成功

高質量的文檔幫助用戶實現他們的目標，減少混亂和尋求幫助的需要。 用戶可以快速準確地完成任務，而不是浪費時間弄清楚某件事是如何工作的。 用戶感覺更成功，這提高了產品的聲譽並提高了市場競爭力。

成本更低的技術支持

當用戶可以獨立操作產品時，他們在電話上與製造商或開發人員的時間就會減少。 這樣雙方都省錢。 用戶可以更快地完成工作，公司因故障排除而損失的支持預算更少。 這筆錢可以轉而用於創新新功能或促進客戶成功。

更強的安全記錄

產品文檔通常包括安全建議和警告。 它們幫助製造和倉庫專業人員安全地操作複雜的機械，減少受傷的可能性。 如果有效，這些安全警告可以減少代價高昂的訴訟和工人的賠償要求。

安全警告還有助於消費者公司避免訴訟和負面新聞。 以下是 2021 RAV4 Prime 說明手冊中的一個消費者警告示例：

檢查後操作電動車窗或天窗或全景天窗，確保任何乘客的身體部位均不會被車窗或天窗或全景天窗夾住。 此外，請勿讓兒童操作機械鑰匙。 兒童和其他乘客可能會被電動車窗或天窗或全景天窗夾住。 10

像這樣的警告可以保證家人的安全。

更大的受眾和更好的銷售

您知道您的產品可以改變用戶的生活。 技術作家以最大的影響力傳達該信息，幫助您吸引更多客戶。

實現的新想法

投資者和高管不資助技術規範。 他們資助激發購買的用戶利益。 技術作家可以以與非技術觀眾產生共鳴的方式描述項目，幫助開發人員獲得資金。

複雜技術簡化

無論是什麼項目，技術作家都會揭開技術的神秘面紗。 他們瀏覽規範和報告，提取對買家和資助者重要的信息。 通過以讀者可以理解的方式傳達這些信息，技術作家使產品感覺更平易近人並加強客戶聯繫。

尋找最好的技術作家

一個熟練的技術作家是物超所值的，但他們並不總是很容易找到。 公司可以花費數小時仔細研究內部職位的簡歷或查看自由職業者的投資組合。 這段時間最好花在推進創新產品或進行銷售上。

不要再花一分鐘尋找完美的作家。 Compose.ly 提供專門與您的項目相匹配的預先審查的技術作家，因此您可以在沒有壓力的情況下獲得最合適的人選。 您無需後勤麻煩即可獲得高質量的內容，因此您可以專注於您的業務。