什麼是“未結髮票”？

“未結髮票”和“已結髮票”發票是商業和會計中經常使用的術語。

但它們到底是什麼？ 為什麼它們很重要？ 有哪些類型的未結髮票？

影響發票狀態的因素有很多。 讓我們解釋一下不同點以及您如何影響它們。

打開發票定義

未結髮票（也稱為未結髮票）只是賣方/供應商已開具但買方/客戶尚未支付（或全額支付）的發票。

一旦發票被完全處理和支付，發票就被視為已關閉發票。

由於多種原因，發票的支付可能會保持開放狀態，有些是好的，有些是壞的。 我們將在下面進一步討論其中的一些。

但首先，讓我們仔細看看發票。

什麼是發票？

在最基本的層面上，發票（有時稱為賬單或標籤）是詳細說明所售服務或產品的成本和付款條款的文件。

它由賣方/服務/提供者發送給買方/服務用戶，並列出雙方的信息。 它還規定了付款的時間和地點。 這些是付款條件。

“發票”這個詞本身最初來自 16 世紀中葉。 ' Invoy '，來自法語單詞' envoyer '，用來表示'發送'。

在現代英語中，發票在技術上是賣方的“銷售發票”和買方的“買方發票”。

為什麼發票很重要

發票不僅可以詳細說明購買情況並讓交易順利進行，還可以提供用於納稅或解決商業糾紛的詳細信息。

監控您的發票是您（或您的會計部門）應收賬款工作的很大一部分。

一個組織不良的發票流程將對您的現金流產生負面影響，並讓您容易遺漏未清發票。

如何開具發票也很重要。

例如，發送合併發票可以幫助您簡化客戶會計部門的工作。 這最終可以促進客戶忠誠度和準時付款。

通過自動化改進發票處理流程

發票處理涉及多個步驟，包括審批流程、付款、催款（在未結髮票上發送提醒）和貸項通知單發票（表示對發票價值所做更改的通知單）。

通過自動化其中的許多步驟，您可以為自己（或您的應付賬款部門）節省大量工作。

未結髮票的 5 個原因

公司可能有未結髮票的原因有很多。 以下是最常見的五個。

1. 部分付款

發票的部分支付可能是有意或無意的。

例如，許多公司從事的項目不要求為服務或訂單單次付款。

相反，他們要求提前支付部分款項，並在項目完成後支付剩餘部分。

發生這種交易的原因有很多。 當一家公司的服務在很長一段時間內提供時，這一點尤其有價值——兩家公司都會意識到，如果所有付款都在工作完成之前，激勵措施就會被取消。

也可能是因為項目的最終總價值在合作初期可能難以估計，或者後期提供的精確服務取決於早期的表現。

2.發票上的錯誤

您的發票上的某些信息可能存在問題，例如發票編號、行項目、銀行詳細信息，甚至列出的日期等。

在大多數情況下，您客戶的會計部門只會將錯誤通知您，然後您可以更正並返回。

在許多情況下，這會導致付款延遲。

3. 有爭議的協議

在其他情況下，可能會出現未結髮票，因為客戶對所提供的服務不滿意，甚至對保留業務協議提出異議。

在這種情況下，會計部門可能已被指示只支付總金額。 或者，企業之間可能存在溝通不暢，銷售人員承諾對最終餘額進行折扣。

在某些情況下，供應商可能已經預期並同意賬單上的欠款。 在其他情況下，他們可能需要採取措施解決爭端。

4.會計部門處理時間

每個公司都不一樣。 與您合作的企業的會計部門可能需要比其他部門更長的時間來處理和轉移資金。

這可能會使您的未結髮票時間比您預期的要長。 作為供應商，處理此問題的唯一真正方法是聯繫您的客戶並跟踪您的發票。

催款或自動催款是跟踪應付賬款的一種方法。 您還可以要求客戶在您的未結髮票變為已結髮票時通知您。

5. 付款處理時間

與直接用現金付款不同，以電子方式交付購買付款需要時間。

每次付款需要多長時間取決於付款處理提供商和支付的金額。

在大多數情況下，銀行轉賬是即時的。

但是，銀行可能會延遲某些交易，尤其是對於該公司而言，這些交易的金額很大或相對不尋常。 這只是銀行盡職調查的一部分，無需驚慌。

如果是國際支付，處理支付所需的時間也會增加。

結論

未結髮票比您想像的更常見。

發票本身在技術上始終是未結髮票或已結髮票。 您甚至可以有意將未結髮票分配給客戶的帳戶，以提供付款靈活性並在競爭中獲得優勢。

但是，實際上，未結髮票通常是付款流程或部分付款協議出現問題的結果。

它們的出現可能有多種原因，包括錯誤、爭議或支付處理問題。

改進發票處理最佳實踐是減少不需要的未結髮票可能性的一種方法，自動化也是如此。

通過掌握對未結髮票的控制，您可以改善企業的現金流。 從長遠來看，這為您的業務的成功和發展奠定了基礎。