企業協作：要實施的系統和要使用的工具

未回覆的訊息和電子郵件。 迫在眉睫的最後期限。 無盡的通知。 幾天的積壓要趕上。

現代工作環境當然鼓勵卓越、勤奮、堅持和獨特的貢獻。 它依賴於團隊合作、創造力以及始終「在線」以協作開發全新、獨特的解決方案。

但事實證明，跨多種裝置的數十個應用程式、工具和平台會導致經理人及其團隊的倦怠，而大型分散式公司最終遭受的損失最大。

換句話說，您希望繼續盡力而為，但您卻淹沒在太多不同的協作工具中。 有一個解決方案：一種企業協作方法，可讓您同時管理專案、共享資訊、即時協作並創造愉快的工作環境。

本指南將帶您了解企業協作系統、平台以及在公司實施它們的最有效方法。

什麼是企業協作？

企業協作是一個用於大公司員工之間溝通、協作、專案管理和資訊共享的系統，無論他們身在何處。

它使團隊能夠輕鬆地共同努力實現期望的目標和結果，沒有障礙、孤島或繁文縟節。 它加快了事情的完成速度。

例如，同事可以依靠專案管理工具來討論和設定截止日期和里程碑，而不是同事之間互相打電話或發送電子郵件來定義專案時間表。 團隊成員可以使用文件共用系統更有效地交付文檔，而不是手動或透過電子郵件交付文檔。

企業協作透過將業務流程嵌入到您的技術堆疊中來簡化您的業務流程，它適用於所有類型的大型組織，包括希望充分利用混合或遠端工作的現代工作場所。

企業協作的好處包括：

• 改進的資訊共享和知識轉移：知識共享（包括專案詳細資訊、客戶資料和正確的文件版本）可以順利進行，因為有一個系統可以輕鬆地將資訊從一個人轉移到另一個人。
• 增強的團隊合作和專案管理：任何需要完成的工作都有明確的可交付成果、時間表、依賴性和期望，因此團隊成員不僅可以一起集思廣益，還可以放大彼此的工作（而不是阻礙它）。
• 提高生產力和效率：沒有比始終提供文件、專案簡介、跨團隊對話和豐富的上下文來提高生產力更好的方法了。 這樣，每個人都可以快速地完成最好的工作。
• 提升員工敬業度和士氣：毫不奇怪，當人們獲得合適的系統和條件來支持他們高效、有影響力的工作時，他們會在工作中感到更快樂，並有動力繼續展現最好的自己。

企業協作由哪些系統組成？

大公司中的出色協作不僅僅依賴實施企業協作軟體並結束。 以下是您需要安裝的系統：

清晰的溝通指南

關於如何以及何時使用特定通訊管道的明確協議是企業協作系統的基礎。 它設定了明確的期望，並防止溝通不良、延誤、混亂和沮喪。

什麼情況需要電話或視訊？ 與較長的電子郵件相比，快速 Slack 聊天的理想選擇是什麼？ 溝通指南是針對每個內部溝通管道的有效指示，包括：

• 溝通方式－例如文字、音訊和虛擬會議。
• 用例- 例如，日常簽到或與專案相關的聊天。
• 預期回應時間- 例如在一天結束前或 48 小時內。
• 緊急程度——或者什麼可以等待，什麼可以立即產生影響。

以下是簡化溝通並為每個管道定義清晰護欄的指南範例：

跨部門協作

真正的企業協作發生在更大的範圍內，而不僅僅是每個團隊內部。 事實上，它最強大的優勢是打破孤島的能力。 這樣，每個人都可以努力實現公司的整體目標，而不僅僅是孤立的團隊目標。

跨部門協作是將主動性、技能、創造力和卓越的問題解決能力結合在一起的方式。 協作專案使公司整體大於各部分的總和。 這就是團隊如何共同努力創造他們自己無法實現的成果。

例如，行銷活動可能涉及付費廣告團隊、內容團隊和設計師團隊。 更好的方法是透過簽到、進度更新、貢獻和共同里程碑來促進協作，而不是每個人都抓住最初的簡報並在自己的孤島中運作。

不必在每個人都完成工作後進行迭代，而是有早期迭代的空間 - 以及更好的最終結果。

定期回饋循環

沒有一家公司的溝通系統是一開始就完美的，而且，在像您這樣的大公司中，挑戰甚至更大。

這就是為什麼值得建立經常性、始終在線的回饋循環，讓員工透過溝通和協作分享他們的想法和經驗。 目標是了解他們在哪裡遇到阻礙他們高效工作和交付最佳工作的瓶頸和障礙。

獲得定期回饋循環也將培養員工的敬業度和滿意度，鼓勵他們的發展和成長，並培養創新、創意和包容的文化。

將回饋循環嵌入協作系統的一些方法包括：

• 調查－始終開放且針對特定用例和時期
• 市政廳—線上和/或親自
• 意見箱－線上和/或在辦公室
• 經理與其團隊成員之間定期舉行一對一會議

「開門」文化

為了結束定期回饋循環，透過鼓勵各級員工提出特定於溝通的問題或想法來創造最終的透明度感。

這意味著每位經理和領導者在溝通和協作方面都願意傾聽擔憂和困難點。

您不僅可以減少和防止溝通差距帶來的挫折感，還可以培養信任、加強團隊合作、展現透明度並建立相互尊重的感覺。 這支持所有員工和整個公司的更大利益。

協作領導者的認可

無論您是企業協作新手，還是在實施數月或數年後尋求改進方法，有一點是正確的：如果沒有現場人員作為協作倡導者和推動者，就不可能有全公司範圍的協作。

當員工促進有效、簡化的溝通和團隊合作時，您應該強調並獎勵它。

這將向其他團隊成員以及其他部門展示這些協作努力如何支持最終目標。 不僅如此：它還將鼓勵其他人為各自的團隊以及他們經常合作的團​​隊做同樣的事情。

15 個值得探索的企業協作平台

準備好評估企業協作工具和應用程式了嗎？ 以下是需要記住的核心平台類型以及您需要的功能。

文件共享和協作平台

如果您曾經需要找出哪個文件版本是最新的（誰沒有？），那麼您已經知道文件共享平台的好處。

這樣您就知道某人的本機磁碟機上沒有儲存隨機更新的檔案 - 所有檔案都位於同一個位置，任何利害關係人都可以在需要時存取最新的檔案版本。 文件共享平台也是協作平台，這意味著您可以處理同一個文件並即時追蹤更改，而無需覆蓋其他人的辛勤工作。

選擇文件共享和協作平台時，請考慮以下因素：

• Google Workspace可以說是最知名的企業和個人文件共享平台，因此易於實施和採用。 其最大的優勢是其子產品（例如 Google Drive 和 Google Docs）易於導航和協作。
• Dropbox Business是一種雲端儲存解決方案，可讓您安全地共用、同步和協作處理文件，包括電腦、行動裝置和任何網路瀏覽器。 Dropbox 適合所有類型的格式，包括編輯 PDF 和影片。
• OneDrive for Business是另一個著名的文件共享和協作平台。 其商業版提供了深入的版本和權限控制，並與內部通訊解決方案整合。

溝通協作平台

您的即時通訊（即時通訊、視訊會議和通話以及社交網路）實際上在哪裡進行？

如果你聽天由命，有些員工會選擇簡訊和 Facetime，而有些員工可能更喜歡 WhatsApp 簡訊和視訊通話。

有效的協作依賴於每個人都會預設使用的溝通工具。 在這裡，他們可以確定自己總是可以找到合適的人或找到問題的答案。 人們可以直接進行團隊協作，而不是浪費時間和精力去尋找和選擇正確的選項。

以下是溝通和協作平台的最佳選擇：

• Nextiva是一個將團隊聚集在一起的互聯通訊平台。 它開箱即用，適用於您用於工作的每台設備，並為您提供通話、簡訊、視訊會議、團隊聊天和文件共享功能。 它專為渴望使用簡單易用的強大功能的遠端、混音和辦公室團隊而設計。
• Slack是一款針對遠端團隊的線上協作工具。 您可以使用它透過簡訊、視訊和語音通話以及群組聊天進行交流。 包括文件共享和整合。
• Microsoft Teams是 Microsoft 的團隊協作應用程式。 它將工作場所聊天與會議、文件儲存和第三方整合融合在一起，專為內部和外部通訊而設計。

專案管理工具

無論您的企業規模有多大，任務管理都是完成工作的方式。 為此，您需要一個工具來定義專案及其時間表、將它們分解為任務、專注於截止日期、分配和委派任務以及管理它們之間的依賴關係。

確保您選擇的工具可讓您自訂儀表板和視圖（例如日曆或看板），並輕鬆新增特定於項目的文件、註釋和上下文。

考慮這些專案管理工具：

• Asana是一款多功能、使用者友好且適合企業使用的專案管理軟體。 它不僅可以輕鬆建立專案和設定截止日期，還可以設定自動化和自訂規則以減少繁瑣的重複性工作。
• Monday.com是一款專案管理工具，適用於渴望專業功能的大型組織。 它提供先進的時間追蹤和協作功能，以及高階整合、高階報告和績效洞察。
• ClickUp是一個以安全為導向的專案管理平台。 其 HIPAA 和 GDPR 合規性意味著您可以跨團隊和地點追蹤包含敏感資料的項目，而不必擔心受到損害。

企業搜尋引擎

企業搜尋軟體可讓您在需要時找到準確的資訊。 它可以儲存在資料庫、文件、網站、應用程式、內部網路等。

為了提高工作效率，搜尋過程和正確搜尋結果的檢索需要在短時間內順利進行，這使得您的企業搜尋引擎成為協作和高效工作的核心構建塊。

以下是企業搜尋引擎的一些最佳選擇：

• Glean是一種動態的、人工智慧驅動的企業搜尋解決方案。 它使用上下文、行為和語言的線索來提供最相關和個性化的結果，並以易於整合到您的系統中而自豪。
• Guru是一個可以在您使用的任何應用程式中找到資訊的系統。 它還可以發現知識差距甚至重複知識，以便更輕鬆地進行資訊管理。 Guru 將企業人工智慧搜尋、內部網路和公司 wiki 結合在一個平台中。
• AlphaSense是一個針對大公司和金融機構的市場情報平台。 其人工智慧解決方案對公共和私人內容進行索引和搜索，以支援您的決策過程。

內部網路

您的內部網路是您公司自己的資訊和資源庫。 它包括培訓資源、公司工作流程和流程、更新和公告、政策、組織結構、員工名錄等等。

管理良好的內部網路為每位員工提供了清晰的資訊和參考點。 它幫助員工在工作中表現出色。 很難想像一家公司不需要內部網路，但那些跨地點、跨時區、輪班和工作方式工作的公司最需要內部網路。

要建立一個可訪問的公司知識和資源中心，您可以使用以下任一方法：

• Confluence是一個用於知識分享的 Intranet 入口網站。 它配備了適用於不同用例的模板和隱私控制，可確保您的資料安全。 您可以將 Confluence 與數千個第三方應用程式整合。
• Blink是為第一線員工提供的內部網路解決方案。 它用戶友好，可滿足第一線員工和關鍵員工的特定需求和挑戰，只需輕輕一按即可取得內容、對話和聯絡人。 它是忙碌員工的理想選擇。
• Simpllr是一款社群內部網路軟體解決方案。 對於想要提高員工參與度和溝通的企業組織來說，它是一種現代工具，通常被稱為「工作場所的 Instagram」。

統一通訊如何促進企業協作

企業協作策略是分層的並且是一項艱鉅的任務。

但有一種解決方案可以完美滿足數十個地點和數百或數千名員工之間溝通的複雜性：統一通訊。

統一通訊 - 以及統一通訊即服務 ( UCaaS ) - 將基於互聯網的電話與即時通訊和協作合併到一個功能齊全的通訊平台中。

透過這種方式，員工無論在哪裡工作，都可以透過單一平台完成從完成內部專案到提供出色的客戶支援等所有工作。

對企業的好處

擁抱統一通訊還有五個核心優勢在等著您。

簡化溝通

想想這個令人筋疲力盡的場景：

您透過 Slack 聯繫同事，詢問他們您遇到的問題。 他們會在去開會的途中透過 WhatsApp 回覆您，並要求您透過電子郵件發送您正在處理的文件。 完成此操作後，他們會透過您的辦公室電話給您打電話，討論可能的解決方案。

一週過去了，你一直在兜圈子，試圖找到任何類似於關於你所遇到的問題的完整對話的內容。

有一個更好的方法：一個結合了聊天、語音、視訊和文件共享的統一通訊平台，讓您可以立即獲得對您處理的任何任務、專案或問題的完整見解。

改善協作

當您打破溝通孤島並將專案、文件和訊息轉移到單一平台時，您還可以消除團隊合作和進步的障礙。

不要重複“你能提醒我在哪裡可以找到該文件嗎？” 或者，“這週你又要做什麼？” 簽到後，您將釋放員工的心理能力，進行即時互動、貢獻和進步。

提高生產力

員工的關注是寶貴的。 最近的研究發現，在應用程式和標籤之間切換（又稱為上下文切換）會讓員工每週花費約 4 個小時，即每年工作時間的 9% 左右。

你的公司越大，損失的代價就越大。 透過統一您的溝通和協作工具包，減少搜尋正確資訊、正確人員或完整上下文所花費的時間。

增加可近性

即使您都在一個位置，管理員工對正確系統的存取也很困難。 再加上遠距工作或經常出差的員工，您每週肯定會遇到一兩次頭痛。

統一通訊讓您可以輕鬆地為員工進行存取和權限管理，無論他們位於什麼位置或使用什麼設備工作。 有了 UCaaS，即使他們的智慧型手機也能成為他們正在做的任何事情的電動工具。

降低成本

大多數 UCaaS 解決方案都會取代您付費的多個商業應用程式。 考慮一下您每季或每年為團隊聊天、專案管理、幫助台和商務電話支付的價格。

透過簡化的 UCaaS 定價來整合您的通訊平台— 通常按使用者每月定價，並在每個計費週期提供實用的層級和升級/降級選項。

主要特徵

以下UCaaS 功能使其成為您企業協作的理想方向：

• 統一介面：不再需要在十幾個桌面工具、行動應用程式和瀏覽器標籤之間跳轉。 每天登入單一平台和儀表板，以滿足您的所有溝通和協作需求。
• 狀態管理：想知道某人是否在線上？ 他們的時區是什麼？ 他們的工作時間或是否可以透過視訊通話來解決複雜問題？ UCaaS 可讓您查看同事是否可以進行您當時所需的任何類型的通訊。
• 無縫整合：想要繼續使用您的 CRM、幫助台和數位日曆 - 並且順利嗎？ 統一通訊解決方案與 Salesforce、Zendesk、Google Calendar 等集成，因此您可以不間斷地工作。
• 行動功能：隨時隨地工作。 您的桌上型電腦和官方電話不再是基礎——只要您擁有行動裝置和穩定的網路接入，您的基礎就成為了基礎。 隨時隨地召開會議、分享文件並做出決策。

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底線？ 您的大公司、大團隊和大目標需要萬無一失的協作和溝通方式。 如果沒有它，您就會讓員工精疲力盡並錯失成長機會。

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