什麼是雲端電話及其運作原理？ （+ 7 為您的企業帶來的好處）

想讓您的電話系統成本更低、功能更多嗎？ 您可能遇到過雲端電話，並且想知道它是否可以幫助您的特定用例。

如果您正在考慮從現有的商務電話服務切換到雲端電話，那麼您來對地方了。 在本指南中，我們涵蓋了您需要了解的所有內容，包括雲端電話的基礎知識、它的工作原理、它如何使您的業務受益以及如何選擇雲端電話提供者。

讓我們直接開始吧。

什麼是雲端電話？

雲端電話是一種透過網路連線運作的電話系統。 它也稱為基於 VoIP的託管 PBX解決方案。 它可以幫助您將商務電話服務遷移到雲端。

雲端電話簡化您的業務通訊並與您的業務一起發展。 無論您是開設新辦公室、僱用遠距員工或擴大內部團隊，雲端電話都將使擴展變得輕鬆且經濟高效。

雲端電話是一種統一通訊即服務 (UCaaS)。 UCaaS是一種統一通訊模型，這意味著它將各種通訊系統和協作工具結合在一起。 借助雲端電話，您不僅可以將電話呼叫轉移到雲端，還可以將它們與視訊會議、即時訊息、CRM 和業務流程全面連接。

作為 UCaaS 平台的一部分，雲端電話將更好地連接您的團隊，讓您的員工更專注、投入和滿意他們的角色。 事實上，CMBR 為思科進行的一項研究得出的結論是，由於團隊聊天和視訊會議等遠距工作功能，近十分之八的員工的生產力水平得到了提高。

雲端電話如何運作？

雲端電話透過 VoIP 服務供應商運作。 當您撥打要撥打的電話號碼時，您的服務提供者會處理路由。 它將類比語音訊號轉換為資料包，並透過網路連線傳輸它們。 這就是它將您的手機連接到您所呼叫的人的方式。

在您這邊，您可以用VoIP 桌上型電話取代單獨的電話分機。 您無需連接固定電話，而是將手機插入現有網路。 您也可以使用軟體電話或電腦、平板電腦或智慧型手機上安裝的應用程式。 在這兩種情況下，您都可以透過現代且易於使用的介面進行呼叫，並在瞬間建立呼叫。

由於雲端電話在雲端運行，因此您可以透過線上儀表板管理您的商務電話系統，以完全控制電話號碼、通話轉接、新增使用者等。

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雲端電話與傳統 PBX：有什麼區別？

對於您的員工、電話系統的最終用戶來說，雲端電話和傳統 PBX 之間的情況可能看起來沒有太大區別。 當我們深入探究時，我們會發現一個完全不同的故事。

正如您將在下一節中看到的，雲端電話消除了您對實體設備的需求。 您的員工可以使用任何連接互聯網的設備相互溝通以及與客戶溝通。 他們可以在任何可以使用 Wi-Fi 或 4G 網路連線的地方這樣做。

從您公司的角度來看，雲端電話的入門很簡單。 您不需要複雜、昂貴的連接公共交換電話網路 (PSTN)的過程，您所需要的只是 VoIP 服務供應商和可靠的寬頻連線。

傳統 PBX 在啟動和維護電話服務方面都面臨著更嚴峻的挑戰。 原因如下：

首先，是設定成本和工作量。 電話提供者需要存取您的位置並安裝固定設備，您最終將支付工作費用和設備費用。

您還必須維護您所在位置的專用交換器 (PBX)設備的技術設定。 如果某些東西過熱、損壞或過時，您必須修理或更換它。 這不僅成本高昂，而且會降低您團隊的生產力和注意力。

傳統的 PBX 會讓您的電話（尤其是長途電話）更加昂貴。 它提供基本的通話功能，如果您想使用高清音訊、語​​音郵件到電子郵件或呼叫分析等高級功能，這可能會很麻煩。

如果您的公司正在發展壯大，您將需要開設新地點、添加更多電話線路或引入遠端工作選項。 傳統的 PBX 系統不易擴展，因為它們增加了更多的設備、維護和成本。 對於出差並希望保持工作效率的員工來說，它們也不是一個方便的選擇，因為他們的電話號碼與實體桌上型電話綁定。

對於業務需求很少變化且不打算擴張的小公司來說，傳統的 PBX 系統可能是個不錯的選擇。 但如果您想要發展並確保您的電話設定不會拖慢您的速度，那麼您會喜歡 VoIP 提供的靈活性。

雲端電話的優勢

您的電話系統出現問題對您的公司意味著什麼？ 您可能會因為溝通問題而失去客戶、錯過重要的截止日期或解僱員工。

這並不奇怪。 我們的工作方式變得充滿活力和多樣化，我們需要技術來跟上。

如果您想確保永遠不會因為通訊問題而失去客戶、員工或安心，那麼您需要了解以下雲端電話優勢。

1) 實施快速、簡單

雲端電話實施不需要現場基礎設施​​。 這一優勢意味著您可以在幾天甚至一天內啟動並運行。

無需等待技術人員，無需安裝電話線，沒有延遲，也無需僱用全職員工來配置新電話系統的漫長過程。 您的雲端電話提供者會處理一切。 您將立即獲得虛擬電話號碼並存取儀表板，以便您管理整個電話服務。

2) 降低企業電話系統的運作成本

雲端電話服務可以透過多種方式為您省錢。 您最多可以節省 65% 的傳統電話費。 雲端電話讓您的企業免於維護合約、有限的通話時間、限制性的本地和免費電話號碼以及支付單獨的商業簡訊服務費用。

使用雲端電話，不會產生意外的維護成本或帳單。 如果您自力更生並希望以盡可能低的成本開始，您可以跳過購買 VoIP 電話，並透過軟體電話應用程式使用帶耳機的筆記型電腦。

3) 穩健、強大的通話功能

我們談論的不僅僅是紙上看起來不錯的功能。 雲端電話附帶的進階通話功能使您能夠智慧、有效率地工作，並在正確的時間專注於正確的任務。 您可以避免手動重複性任務，並加強團隊協作和客戶支援。

以下是雲端電話的一些最有價值的呼叫管理功能：

• 自動助理，讓您的來電者能夠聯絡正確的團隊。
• 呼叫轉移，根據預先定義的標準引導呼入呼叫。
• 高階互動式語音回應 (IVR) ，一種更具對話性的自動化客戶服務方法。
• 呼叫轉移，以便您可以將通話轉接到任何桌上型電話或行動電話。
• 視訊會議和螢幕共享可實現高效的遠端會議。
• 免費電話號碼，讓客戶可以透過固定電話聯絡您，無需額外付費。
• 本地號碼，因此您可以隨時隨地建立本地業務。
• 通話錄音安全可靠，讓您維持優質服務。
• 聯絡中心，讓您的客戶支援團隊更快解決問題。

更好的是，您將獲得這些功能以及高清音訊和視訊通話品質。 這對於遠端團隊來說是一個巨大的優勢。 生活中沒有什麼比聽起來很糟糕的電話會議更糟糕的了。

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4) 電話系統的靈活性和可擴展性

雲端電話將實現無縫成長。 更具體地說，VoIP 解決方案將允許您只需單擊幾下即可添加更多用戶。

使用傳統的 PBX，每次僱用新員工並想為他們分配電話線時，您都必須支付額外費用。 他們的桌上型電話需要接線，這可能需要一段時間才能設定。 如果您依賴現場電話系統，您的發展總是會帶來延誤和額外成本。

基於雲端的 PBX 不僅可擴展，而且易於管理。 您不必是 IT 專家。 例如，如果您的通話量在一年中的繁忙時段迅速增加，您可以輕鬆新增和刪除線路。 這將幫助您保持客戶體驗，因為您可以根據業務需求的變化輕鬆自訂靈活的系統。

5）增加流動性

從長遠來看，越來越多的公司轉向遠距工作。 託管電話系統是對這一趨勢的完美回應。

只要您的員工有網路連接，無論身在何處，他們都可以存取公司的電話線。 這不僅僅是接聽電話； 他們可以存取語音信箱，並隨時隨地設定或更改呼叫路由。

對於採用遠端工作、擁有衛星辦公室或擁有多個辦公地點的公司來說，雲端電話是理想的解決方案。

6) 透過整合通訊簡化工作

雲端通訊可協助您在一個平台上儲存和存取每個資訊。

當您使用單獨的系統進行通話和會議時，您會在太多地方留下筆記和重要詳細資訊。 電腦筆記、電子表格、便利貼、筆記本等等。 尋找過去的互動可能需要很長時間，並且會讓每個人都脫離原來的狀態。

雲端電話將所有內容整合到一個使用者介面中。 您可以使用它與同事協作、管理客戶、分析即時數據、收集回饋以及推動重要專案。

您將把您的業務通訊工作流程引入單一事實來源，並有效率地度過一天。 不再需要令人沮喪的干擾或浪費時間來尋找關鍵訊息。

7) 卓越的可靠性和彈性

您能承受客戶無法聯繫的情況嗎？ 如果電網出現問題，會為您的企業帶來什麼後果？ 佈線問題、過熱或小風暴可能會對您的溝通和聲譽造成嚴重破壞。

信譽良好的雲端電話解決方案可提供 99.999% 的正常運作時間，因此無論發生什麼情況，您都可以繼續工作而不受影響。 它還具有內建冗餘； 如果出現抖動或類似問題，您的通話將保持在線狀態，並且您始終有可用的備份。

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如何選擇雲端電話供應商

如果您希望轉向雲端電話解決方案，那麼在評估您的選擇時需要考慮以下因素。

服務品質和經過驗證的可靠性

高正常運作時間和可靠性是必須的。 您的雲端電話供應商必須透過冗餘資料中心提供冗餘服務。 如果您的手機無法使用，那麼功能和有吸引力的價格就毫無意義。

提供者提供多長的正常運作時間？ 他們能確保您可以使用電話服務嗎？ 查看您的提供者的狀態頁面。 對於 Nextiva，您可以檢查status.nextiva.com 。

使用策略性分佈在美國各地的資料中心可以實現高可用性。 所有這些都配備了不間斷電源並具有千兆光纖網路連接。

您還可以查看 Twitter 和 Facebook 等社交媒體來源，以公正地了解每個提供者的可靠性。 在 Twitter 上搜尋品牌名稱前加上「@」可以幫助您瀏覽所有提及的品牌。

最重要的是，您需要確保您的供應商提供 24/7 網路監控，以便在問題影響您的業務之前標記並解決問題。

安全和產業合規性

下一步是確保雲端電話提供者符合業界標準。 以下是一些需要尋找的認證：

• HIPAA 合規性：對於醫療保健服務提供者至關重要的語音和傳真服務。
• ISO/IEC 20071 ：安全威脅回應的全球標準。
• PCI 合規性：放心安全地處理信用卡付款。
• SOC 2 合規性：保護您的隱私和資料完整性的事件回應計畫。

另一件需要檢查的事情是您選擇的提供者是否確保通話加密。 加密通話表示您可以使用傳輸層安全性 (TLS) 和安全即時傳輸協定 (SRTP)在每次通話中建立進階安全性。

功能和集成

透過將雲端電話加入您的工具包中，您將滿足哪些業務需求？ 這就是電話系統功能和整合發揮作用的地方。

您是否經常撥打外線電話或接聽大量來電？ 您有多個營業地點嗎？ 您的客戶是在美國還是國際上？ 這些是在查看雲端電話功能時需要考慮的眾多問題中的幾個。 與潛在的服務提供者交談，了解他們如何滿足您的業務需求。

您還需要考慮新的電話系統如何融入員工現有的日常工作和工作流程。

您需要將電話系統與專案管理軟體整合嗎？ 你們的 CRM 怎麼樣？ 實施和維護電話系統配置有多容易？ 同樣，這些是尋找潛在服務提供者時需要考慮的問題。

真正的擁有成本

紙面上的定價通常看起來很不錯。 然後，當您開始使用該服務時，您會收到一份意想不到的、令人不舒服的帳單，該帳單與您註冊時看到的完全不同。

尋找透明的定價，其中概述了費率中包含的所有內容以及您需要支付額外費用的所有內容。 確認定價細節，例如：

• 您的計劃中的使用者數量。
• 每月或每年付款計劃（和折扣）（如果有）。
• 服務正常運作是否需要任何設備？
• 根據您的需求變化靈活地更改計劃。
• 撥入和撥出電話的費用（本地和免費電話號碼）。
• 選用功能按選單新增。
• 強制性稅費、附加費和其他費用。

確保您審查的定價不遺餘力。 我們的定價頁面對每個電話服務選項中包含和不包含的內容提供完全透明的資訊。

快速且有效率的客戶支援

最後，確保提供者的客戶服務團隊可以在您需要時為您提供協助。

查看他們的支援選項。 他們可以即時聊天嗎？ 你可以打電話給他們嗎？ 您是否需要等待 24 小時或更長時間才能收到電子郵件回覆？

然後，考慮您的問題得到的答案。 它們是否考慮到您的具體情況，還是通用的？ 支持代表是否花時間理解問題？ 提出後續問題是否容易？

您可以透過免費試用來測試提供者的客戶支持，但您也可以透過作為潛在客戶進行接觸來獲得可靠的想法。 這將使您清楚地了解您的提供者如何幫助您在未來的幾個月和幾年內發展和改進整個通訊系統。

將您的電話系統移至雲端電話

雲端電話將降低您的通訊成本、提高生產力並增強您的彈性。 它也充當業務通訊的單一事實來源。

如果您選擇可靠、經過考驗的雲端電話供應商，您將獲得最大的好處。 Nextiva 的雲端電話服務每位使用者每月的費用低至 19.95 美元，其功能將增強您的整個業務。

不要相信我們的話； Nextiva 評論不言而喻！ 如果您一直在尋找新的電話系統，那就別再猶豫了。