了解雲端通訊的來龍去脈

想像一下，您正在參加一場賽馬比賽，在起跑線處排隊，然後您看著對手……他駕駛著一輛保時捷。 你還是回家吧，對吧？ 保時捷將以更快的速度行駛更多的地面。

您的遺留通訊系統與雲端通訊有點類似。

切換到雲就像駕駛那輛跑車。 將您的工作流程視為馬力 - 它們決定您的效率。 當您升級工作流程時，您不必擔心零到六十，而是可以專注於前方的道路。

雲端通訊解決方案為您提供快速工作並保持專注的工具，因為您的團隊工作效率更高。

在本文中，我們定義了雲端通訊的基礎知識、優勢和最佳用例。 我們還討論了安全功能，並分解了五個值得您關注的雲端通訊平台。

什麼是雲端通訊？

雲端通訊是一組技術，可讓您透過 Internet 管理和傳輸語音、視訊和資料通訊。

與依賴實體硬體和固定線路的傳統通訊相比，這是一種更具可擴展性、靈活性和成本效益的方法。 透過雲端通信，您可以自由地從任何地方進行連接，而不受傳統電話服務的限制。

每次您在手機上使用 Skype 或 WhatsApp 等應用程式呼叫客戶時，您都在使用雲端通信，或更具體地說，雲端電話。 其他範例包括在 Zoom 上加入團隊會議或透過 Google Drive 與同事共用資料夾。

但是是什麼讓這種雲端技術成為可能呢？

雲端通訊的主要組成部分

了解雲端通訊的關鍵要素就像了解一個偉大食譜的組成部分一樣。 它不僅可以幫助您欣賞最終的菜餚，還可以幫助您欣賞每種成分如何為其成功做出貢獻。

雲端通訊的四個關鍵組成部分包括：

• 網際網路通訊協定語音 (VoIP)允許透過網際網路而不是傳統的電話線撥打電話。 VoIP 可以與您的飲食基礎進行比較：它支援並補充其他通訊方法—「風味」。
• 統一通訊即服務 (UCaaS)將各種通訊工具（例如訊息傳遞、視訊會議、電子郵件和語音通話）整合到一個統一的平台中。 UCaaS 可以比作熟練地組合不同食材的廚師：它將工具組合成一道有凝聚力的「菜餚」。
• 基於雲端的通訊工具包括一套通訊平台，例如 Slack、Zoom、Asana 和 Dropbox。 這些工具可以與廚師用來製作出色菜餚的單一原料進行比較。
• 雲端託管專用交換器 (Cloud PBX)是一種虛擬電話系統，可更輕鬆地管理呼叫、語音郵件和呼叫路由，而無需實體硬體。 雲端PBX可以比喻為您廚房的組織系統：它是讓通訊廚房保持平穩運作的幕後操作。

雲端通訊相對於傳統系統的 5 大優勢

下表在五個關鍵方面對雲端通訊與傳統系統進行了比較。

以下部分將詳細介紹這些比較。

1. 可擴展性

當您使用雲端通訊技術時，您選擇的解決方案可以隨著您的業務而成長並適應您的業務。

對於小型企業來說，它們提供了經濟實惠的高級通訊工具。 對於大型企業來說，它們提供了處理多個地點的大量通訊的能力。

無論擴大規模或縮小規模，您都將擁有一個能夠靈活滿足您的業務需求的系統，而無需擔心徹底檢修整個通訊基礎設施。

2. 成本效益

投資雲端通訊可以節省您的前期硬體費用和持續維護成本。

從傳統的本地電話系統遷移到雲端系統會產生一定的成本，但這些成本通常可以被短期和長期的節省和效率所抵消，例如：

• 降低營運和人員成本
• 減少對實體基礎設施的需求
• 可根據業務需求進行調整的可擴展定價模型

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3. 靈活性和移動性

透過雲端通信，您可以在任何地方工作、學習和與人們聯繫：在家中、在咖啡館或旅行時。 只要您有網路連接，您就可以存取您的通訊工具，就像在辦公空間中存取傳統通訊工具一樣。

這種靈活性確保人們無論身在何處都可以保持聯繫並完成工作。

事實上，大多數美國勞動力明顯偏好彈性的工作安排。 麥肯錫的數據顯示，當提供彈性工作的選擇時， 87% 的人會選擇。

這表明對工作場所的靈活性和移動性的需求不斷增長，而雲端通訊等技術可以提供這種需求。

最後，借助基於雲端的技術，您可以輕鬆僱用來自世界各地的多元化人才：您不僅限於本地申請人。 無論他們身在何處，您都可以找到最適合這份工作的人。

4. 整合和自動化

雲端通訊可讓您輕鬆連接不同的業務工具（例如客戶關係管理 (CRM) 系統和電子郵件），從而簡化您的工作。

例如，當網站訪客在您的網站上填寫聯絡表單時，他們的資訊將自動填入您的 CRM 中，並自動向您的銷售團隊發送電子郵件。

這簡化了後續行動並使每個人都了解情況。

該技術還可以透過自動執行重複性任務（例如資料輸入）來幫助您減少犯錯的機會，以便您可以專注於工作的重要部分。

5. 先進的特性與功能

雲端通訊為您提供了更多與同事聯繫和分享資訊的方式。

雲端通訊可讓您存取視訊會議、即時訊息和高級 VoIP 電話等功能，而這些功能是傳統電話系統無法使用的。

這意味著無論您身在何處，您都可以即時交談、發送簡訊和查看對方或非同步通信，從而使團隊合作和保持聯繫變得更加容易。

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企業如何使用雲端通訊？

企業使用雲端通訊的一些最常見方式包括：

1. 遠距工作
2. 業務協作
3. 客戶服務及聯絡中心
4. 醫療保健溝通
5. 員工教育
6. 零售及銷售

讓我們更詳細地深入研究每個用例。

1.遠距工作

如果您曾經在辦公室外工作或在咖啡店發送過快速電子郵件，您就會知道無論您身在何處，保持聯繫是多麼方便。

基於雲端的解決方案是實現這一目標的關鍵。

該技術用於遠端工作的其他一些方式包括：

• 協調全球團隊：利用共享日曆和智慧日程安排工具，管理遠端員工隊伍，讓每個人都保持同步，無論時區如何。
• 設定虛擬辦公室：創建與視訊會議平台和虛擬會議室進行遠端互動的互動環境。
• 安全地共享文件：無論您身在何處，都可以輕鬆地與您的團隊共享和協作處理文件。 不再需要等待每個人都在同一個房間或傳遞文件的紙本副本。

2. 業務協作

與通常依賴實體存在的傳統業務協作不同，雲端通訊透過提供以下功能，讓您能夠以更通用和易於存取的方式進行協作：

• 創意腦力激盪和協作工具：與您的團隊合作，利用數位白板和分組討論室等功能取得進展。
• 培訓平台：從任何地點在線上組織和參加培訓課程和研討會。 雲端通訊讓學習和團隊發展更加便利。
• 專案管理整合：在一個地方管理您的專案和虛擬團隊通信，從而更輕鬆地追蹤一切。

3. 客戶服務及聯絡中心

雲端通訊為每個人提供更好的客戶服務。 客戶可以獲得更快、更個人化的協助，聯絡中心的工作人員擁有更簡單、更有效率的工具來管理和回應客戶需求。

以下主要功能提供了這些優勢：

• 全通路支援：無論您的客戶身在何處，都可以與他們聯繫。 無論您是透過電話、電子郵件、聊天或社交媒體進行交流，一切都在一個系統中進行管理。
• 績效監控分析：即時專注於客戶體驗指標和團隊生產力，然後使用這些資訊來改善您的服務。
• 互動式語音應答 ( IVR )：使用基於雲端的 IVR（一種自動處理來電的系統）來實現更小的呼叫路由和快速的自助服務。 這將縮短回應時間並提高客戶滿意度。

4. 醫療保健溝通

在醫療保健領域，快速、清晰的溝通意味著更快、更有效的診斷和更好的病患照護。

它還有助於在醫療保健提供者和患者之間建立信任，確保患者充分了解自己的健康和治療選擇。

以下雲端通訊功能使這些改進成為可能：

• 遠距醫療：能夠與患者在線上溝通意味著醫療保健專業人員可以輕鬆進行諮詢並提供遠距護理，只要他們符合 HIPAA 要求。
• 加強與患者的溝通：使用自動提醒和跟進有助於讓個人了解他們的預約和治療計劃。

5.員工教育

雲端通訊為教學和保持聯繫開啟了新的可能性：

• 虛擬教室：教師可以在線上進行現場講座並進行互動討論，使學生可以在任何地方更輕鬆地學習。
• 家長與教師溝通：透過基於雲端的訊息傳遞，教育工作者和家長可以更輕鬆地保持聯繫，並就學生進度和學校活動進行更及時的對話。

6. 零售及銷售

您是否曾在網上訂購過商品或在應用程式上對產品進行過評分？ 這些都是透過雲端通訊實現的。

在零售和銷售領域，這項技術正在改變企業與客戶的聯繫：

• 虛擬銷售會議：展示您的產品，向世界各地的客戶銷售，並透過視訊與客戶會面，以便在世界任何地方進行銷售宣傳。
• 客戶回饋收集：使用基於雲端的調查即時收集客戶意見，以便您可以根據客戶的真正需求改進產品和服務。

雲端通訊安全嗎？

基於雲端的通訊透過加密和安全資料中心等一流的安全措施確保您的資料安全。

他們遵循嚴格的法律標準並定期更新系統以領先威脅。

本節更詳細地研究這些安全措施。

1.強大的資料安全特性

雲端通訊透過以下方式保護您的資訊：

• 資料加密：將其視為密碼。 它可以保護您的數據，無論是傳輸還是存儲，因此只有授權人員才能讀取它。
• 安全資料中心：這些是儲存和管理雲端資料的專用設施。 它們配備了多層先進的安全措施，包括實體屏障、監控、防火牆和入侵偵測系統。
• 定期更新：雲端通訊平台定期更新以解決安全漏洞。 這些更新包括修復軟體中已識別的安全漏洞的補丁，使其不易受到網路攻擊。

2. 遵守法規

就像餐廳需要遵循健康和食品安全標準一樣，雲端通訊服務也需要遵守多項行業和地區法規，包括：

• 行業標準：它們遵守 ISO 27001 和 SOC 2 等安全標準，這些標準是保護和管理資料的全球基準。
• 區域合規性：他們遵守其服務區域的特定法律，例如美國的醫療保健隱私 HIPAA 和歐洲的資料保護 GDPR。
• 數據主權：他們根據國家和國際法律儲存和處理您的數據，尊重您的數據所在的法律管轄權。

透過滿足這些要求，提供者不僅可以確保您的資料免受未經授權的訪問，而且可以以合法合規的方式進行處理。

例如，當像Nextiva 這樣的雲端通訊服務提供者符合 HIPAA 要求時，它可以確保透過系統發送的任何患者資料都經過加密，或者包含敏感健康資訊的語音郵件不會自動轉錄為文字。

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3.風險管理特點

以下是雲端通訊系統用來確保其平台可靠和安全的一些策略：

• 安全評估：服務提供者定期檢查和測試其係統，以發現並修復薄弱環節。 例如，他們可能會模擬網路攻擊來識別系統中的漏洞。
• 災難復原：這是關於制定備份計畫。 如果出現問題（例如係統故障），我們可以提供備份，以便您的業務通訊可以順利進行。

4. 使用者認證和存取控制

強大的身份驗證和存取控制可確保只有經過授權的個人才能存取組織的敏感數據，從而幫助保護這些數據。 在此過程中使用以下工具：

• 多重身份驗證增加了額外的安全層，例如密碼加指紋或簡訊代碼，確保登入者是他們聲稱的身份。
• 基於角色的存取會根據個人在組織中的角色分配特定的存取等級。 例如，經理可能有權存取敏感的財務報告，而客戶支援代表只能存取客戶互動日誌。

5. 持續監控和警報

對於雲端通信，持續保持警惕是確保通信安全的關鍵。 以下是此過程的一部分：

• 即時監控：始終密切注意您的系統，以便及早發現任何異常活動。
• 自動警報：如果發生任何異常情況，安全系統會快速標記並告知相關人員，以便他們盡快解決。

前 5 名雲端通訊供應商

以下是五家最好的雲端通訊供應商以及它們最適合的公司類型：

1. Nextiva：小型企業和企業尋求一種易於使用、全面的雲端通訊系統，該系統將基本工具結合在一個應用程式中。
2. Connecteam：擁有最多 10 名員工的小型企業以及擁有非辦公桌和第一線員工的公司。
3. Plivo： B2C 客戶服務和聯絡中心團隊正在尋找一體化的通訊管理平台。
4. Vonage：尋求人工智慧驅動的客戶溝通解決方案的高級客戶參與企業和商務團隊。
5. OpenPhone：尋求簡潔、使用者友善、協作的客戶通訊平台的新創公司和小型企業。

請繼續閱讀有關每個工具的功能、定價和功能的更多詳細資訊。

1. 下一個

Nextiva 是一款基於雲端的一體化通訊解決方案，具有一整套業務管理工具，包括用於透過網路撥打電話的 VoIP 電話服務、用於虛擬會議的視訊會議以及用於管理客戶關係的 CRM 整合。

它具有適合各種企業規模的計劃和功能，可滿足小型企業、成長型公司和企業組織的需求。

定價： Nextiva 的 Essential定價方案起價為每月 17.39 美元/用戶，提供無限的語音和視訊通話、語音郵件、免費電話號碼、無限的網路傳真以及 Outlook/Google 聯絡人整合。

主要特徵：

• 無限撥打美國和加拿大的電話和短信
• 視訊會議
• 通話錄音
• 進階呼叫分析
• 與 Salesforce、Hubspot 和 Zoho 等 CRM 系統集成
• 呼叫彈出視窗可在螢幕上顯示重要的呼叫詳細信息
• 進階呼叫路由和垃圾電話攔截

最適合尋求易於使用的雲端通訊系統（將基本工具結合在一個應用程式中）的小型企業。 Nextiva 的平台也適合需要全面、一體化、基於雲端的解決方案來滿足複雜通訊需求的大型企業。

2. 連結團隊

Connecteam 是一款強大的勞動力管理應用程序，用於與非辦公桌員工和第一線員工進行聯繫和互動。

它提供三個產品中心，包括：

• 操作：時鐘、行程和任務管理功能。
• 通訊：公司更新、應用程式內訊息、公司目錄、調查、知識庫和活動。
• 人力資源和技能：認可和獎勵、文件管理、培訓和入職以及休假管理。

假設您經營小咖啡店。 透過 Connecteam 的通訊中心，您可以使用應用程式內訊息傳遞全天發送重要更新或提出問題。

您還可以進行快速調查，收集有關新選單項目的意見，或在新團隊成員表現出色時對其進行慶祝。 這確保了平穩的營運和快樂的團隊，最終帶來更好的服務和更滿意的客戶。

定價：通訊中心對員工人數不超過 10 名的小型企業免費。 對於最多 30 名員工的團隊，定價方案起價為每月 29 美元。

主要特徵：

• 即時通訊
• 私人一對一和分段團隊聊天
• 全公司廣播
• 訊息已讀回執
• 集中公司資訊的知識庫
• 調查和民意調查
• 公司活動的活動經理

最適合員工人數不超過 10 名的小型企業以及擁有非辦公桌員工和第一線員工的公司。

3.普利沃

Plivo 是一個基於雲端的通訊平台，可簡化新創公司、企業和非營利組織的客戶通訊。

其主要產品包括：

• 用於語音通話和簡訊的應用程式介面 (API) 。 該服務可協助您將語音和簡訊功能整合到現有應用程式中。
• 全球訊息傳遞和語音呼叫，包括呼出和呼入、簡訊廣播和雙向訊息傳遞。
• 運營商服務，包括號碼配置和進階呼叫處理功能。

其Contacto雲端聯絡中心平台為客戶服務代理提供了全面的套件。 憑藉全通路解決方案和語音通話、即時聊天和簡訊等功能，它可以幫助您的客服人員有效管理多個對話並支援查詢。

定價： Contacto 的全通路解決方案起價為每位使用者每月 39 美元，適合成長中的團隊。 您也可以選擇純語音或純聊天選項，起價分別為 29 美元/用戶每月和 19 美元/用戶每月。

主要特徵：

• 語音通話和簡訊
• 通話錄音
• 打電話私聊為代理商提供私人指導
• 用於上下文通訊的統一座席桌面
• 並發對話提高效率
• 拖放工作流程建構器
• 報告和分析
• 自動客戶回饋請求

最適合尋求一體化通訊管理平台的 B2C 客戶服務和聯絡中心團隊。

4. 沃尼奇

Vonage 是一家綜合性雲端通訊供應商。 其工具套件可協助您簡化和個人化與客戶和團隊的聯繫。

該平台提供四種主要產品：

• 通訊 API可協助您自訂即時通訊功能（例如語音和視訊）並將其嵌入到您的應用程式中。
• 統一通訊將不同的通訊工具整合到一個平台中，以幫助您與團隊成員和客戶協作並保持聯繫。
• 聯絡中心專為客戶支援和參與而量身定制，並透過呼叫路由、CRM 整合和綜合分析來改善營運。
• 對話式商務融合了訊息傳遞、人工智慧和自動化，可幫助您以更自然和對話的方式透過客戶的首選管道與他們聯繫。

定價：對於 100 人以下的團隊，Vonage 的統一通訊服務起價為每月 14.99 美元/線。 要接收大型團隊的報價，您需要聯絡銷售團隊。

特徵：

• 呼叫路由
• 免費電話和本地電話號碼
• 無限國內通話
• 簡訊和彩信
• 虛擬接待員和AI虛擬助理
• 商務通話錄音可作為附加元件

最適合專注於高階客戶參與的企業和尋求人工智慧驅動的客戶溝通解決方案的商務團隊。

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5. 打開手機

OpenPhone 是一款專為團隊建構的協作商務電話系統，著重簡單性和易用性。

該平台提供六種主要產品：

• 電話號碼：免費移植您現有的工作號碼或接收免費的北美號碼。
• 團隊：幫助您的代理商以團隊形式與客戶溝通，這意味著您的客戶不會看到單一團隊成員，而只會看到一個有凝聚力的公司形象。
• 呼叫：透過呼叫路由規則和電話選單等配置，讓客戶通話更加順暢。
• 訊息傳送：設定自動回覆、安排訊息發送以及向世界上任何人發送訊息，無需支付漫遊費。
• 聯絡人：匯入您的聯絡人並連接任何 CRM，以便更好地管理團隊關係。
• 整合：透過 Zapier 存取 5000 多個整合。 透過連結您熟悉和喜愛的所有工具，改善您的工作流程並節省代理時間。

定價： OpenPhone 提供 7 天免費試用。 定價方案起價為每位使用者每月 19 美元。

特徵：

• 自動通話錄音
• 語音信箱轉錄
• 群組通話
• AI 通話摘要和文字記錄
• 通話記錄
• 統一通訊視圖
• 團隊共享通訊錄
• 團隊分析

最適合尋求簡潔、用戶友好、協作式客戶溝通平台的新創公司和小型企業。

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從傳統通訊系統切換到雲端為您提供了簡化日常任務所需的工具，並以更具創意和更有效率的方式進行虛擬協作。

雲端通訊是一種功能豐富、安全且經濟高效的解決方案，適合希望保持聯繫並隨時隨地以最佳方式完成工作的企業。

有許多可以提高生產力的雲端通訊平台。 但對於尋求全面、統一通訊解決方案的公司來說，Nextiva 憑藉其以客戶為中心的可靠功能、可擴展且實惠的價格以及敬業、出色的服務團隊而脫穎而出。

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