什麼是虛擬電話系統及其工作原理？

隨著雇主開始接受遠程工作，最大的障礙之一是他們的商務電話系統。 老式電話系統與這種新常態格格不入。 團隊成員不在辦公室接聽電話，也不一定可以使用桌面電話。

向遠程和分佈式工作的轉變意味著企業需要一個虛擬電話系統，這樣他們就不受物理固定電話的束縛

那麼，您可以通過虛擬電話系統開展業務嗎？ 設置太難了？ 我應該尋找哪些功能？ 我們將在本綜合指南中介紹所有這些以及更多內容。

• 什麼是虛擬電話系統？
• 虛擬電話系統如何工作？
• 虛擬電話系統和 PBX 有什麼區別？
• 使用虛擬電話系統的好處
• 下一個虛擬電話系統的買家清單
• 虛擬電話系統常見問題

什麼是虛擬電話系統？

虛擬電話系統是一個通信平台，允許您通過互聯網和雲而不是通過物理固定電話撥打和接聽電話。虛擬電話系統允許用戶在桌面應用程序、手機或桌面電話，所有這些都來自一個企業電話號碼。

公司將電話系統遷移到雲端的最大原因是利用只有虛擬電話系統才能提供的高級功能。 它使各種規模的公司都能夠提高生產力並發展他們的團隊。

虛擬電話系統提供商為用戶維護可擴展的通信基礎設施。 這些提供商為用戶維護可擴展的通信基礎設施。 除了 VoIP 電話服務本身之外，它們還實現了 SMS 文本消息、商務電話號碼和語音郵件轉錄等高級功能。

簡而言之，虛擬電話系統是讓整個團隊保持聯繫的一種經濟高效的方式。 新的研究表明，近40% 的公司擁有遠程工作的團隊成員。 您需要一個可以在辦公室內外工作的電話系統。

虛擬電話系統如何工作？

一個虛擬電話系統連接免費和本地電話號碼與用戶之間的呼叫。 在您的電話響起之前，會發生很多技術魔法。 但要記住的最重要的事情是，您的公司不必維護線路或總機——虛擬電話系統提供商會為您做這些！

這些虛擬電話系統通過管理所有電信基礎設施以及與公共交換電話網絡（更廣為人知的 PSTN）的關係來工作。 那隻是為了連接。

您的虛擬電話系統使用互聯網協議語音 (VoIP) 工作，這意味著電話連接發生在互聯網連接上，而不是硬連線電話線。 它使用 VoIP 編解碼器將您的電話從模擬聲音轉換，以實現卓越的通話質量。它存在於虛擬電話系統的核心 - 無論您撥打的是什麼類型的電話。

為了獲得最佳性能，VoIP 提供商建立了冗餘的數據中心網絡。 在惡劣天氣的情況下，通信會自動故障轉移到其他服務器，不會錯過任何一個節拍。

同樣，虛擬電話系統不會終止於您的建築物。 它存在於互聯網上。 您可以輕鬆地將電話從辦公電話轉接到您的手機。 您可以在咖啡店工作並在計算機上接聽電話。 如果您正在休假，您可以將電話轉給其他同事，甚至可以通過電子郵件接收您的語音郵件。

在前端，用戶可以獲得大量新功能來有效地工作和協作。 從呼入電話到達的那一刻起，您就可以將它們路由到自動話務員，有時也稱為電話樹。 他們還可以從與他們的商務電話服務相同的平台與客戶交換短信。

固定電話的工作方式大不相同。 您被限制在電話公司安裝它的任何地方。 只能通過有線連接建立連接。 您也不能忽視不斷增加的通行費和月費。 VoIP 讓您可以在任何可以訪問互聯網的地方撥打電話——它與強大的 Wi-Fi 信號配合得很好。

虛擬電話系統讓您和您的團隊能夠利用更高的可靠性、更好的通話質量和豐富的高級功能來更好地工作。

虛擬電話系統和 PBX 有什麼區別？

如果您尚未使用虛擬電話系統，您可能正在使用專用交換機 (PBX) 設置。 這並不花哨，但它確實有效。

專用交換機 (PBX) 是使用模擬信號的傳統電話系統。 虛擬電話系統將模擬信號轉換為數字信號並通過互聯網傳輸。 它們都提供電話功能，但方式不同。

使用虛擬電話系統的好處

並非所有商務電話系統都是平等的。 您需要的不僅僅是標準的電話服務。 這就是為什麼虛擬電話系統是小型企業和企業的首選選擇的原因。

1. 簡單的設置

虛擬電話系統的最大優勢之一是易於設置和使用。

傳統電話系統難以配置。 您需要等待安裝人員在辦公室周圍鋪設電線並切割孔。 在此期間，您的團隊將無法撥打或接聽電話。 你能負擔得起停止業務嗎？

只要您有高速互聯網連接，虛擬電話系統就可以工作。 由於電話硬件是可選的，您可以立即開始使用。 當您拿到 VoIP 電話時，您需要做的就是將它們插入。僅此而已。

Nextiva 的VoIP 電話服務非常適合遠程員工和辦公室。 您無需 IT 即可自行設置 — 就這麼簡單。

2. 降低成本

很多時候，企業為解決方案付費，卻沒有充分利用它們。 這會導致大量浪費。 虛擬電話系統可讓您選擇適合您的功能和線路的正確組合。

無論您需要完整的辦公電話系統還是小型企業電話計劃，您都可以通過虛擬化獲得最大價值。

Nextiva 的虛擬電話系統從一開始就可以直接替代多個業務應用程序。 不要忘記，與傳統電話系統相比，您最多可節省 65%。 內置功能可以為您節省更多。 您將通過以下高級功能降低成本：

• 自動助理和自定義問候語
• 保留音樂和安慰信息
• 基於營業時間的自動呼叫路由
• 呼叫轉移到不同的電話分機和位置
• 詳細的通話記錄呼入和呼出呼叫趨勢
• 管理來電顯示，以保持您的手機號碼私密
• 員工培訓通話錄音
• 經濟實惠的國際電話

所有這些功能使虛擬電話系統成為每個企業的絕佳選擇。 對於小型企業來說，這是一個預算友好的選擇。 此外，它還包含企業多年來享受的所有呼叫功能。

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3.按需電話號碼

如果您有一個遠程團隊，很可能他們的電話號碼都有不同的區號和不一致的前綴，從而使溝通成為障礙。 如果這對您來說是一個挑戰，想像一下它對您的客戶來說是怎樣的。

虛擬電話系統為您的團隊提供專業身份，以提升他們的對話水平。 您可以選擇使用免費號碼、選擇本地號碼，甚至完全不使用直撥號碼。 全取決於你。

如果您需要設置以區域為中心的電話號碼，您可以。 這是使您的通話活動更加成功的好方法。

無論用例如何，您的團隊始終可以使用首選電話號碼。 如果需要，高級呼叫路由可以將呼叫定向到他們的移動設備、語音郵件或其他人。

隱私是虛擬電話系統的核心。 您的員工可以隱藏他們的來電顯示來撥打和接聽商務電話，而無需透露手機號碼。 此外，它還對電話進行加密，以實現最大的VoIP 安全性。

4. 靈活的設備選擇

有線電話系統要求您的團隊通過桌面電話接聽電話。 就是這樣。 使用 IP 語音，您的團隊可以從各種設備進行通信。

虛擬電話系統採用開放的通用標準。 這種互操作性意味著您可以從任何基於 IP 的設備接聽電話，而不僅僅是桌面電話。 示例設備包括：

• 台式機或筆記本電腦軟電話
• iPad 和平板電腦
• 會議電話
• Android 或 iOS 應用程序
• 無線 VoIP 電話

這些標準讓您可以為您的個人混合和匹配正確的硬件。 主管與支持代表有不同的需求。 這些設備依靠會話發起協議 ( SIP ) 進行可靠的業務呼叫。

最好的部分？ 我們的研究表明，59% 的商務人士在工作時已經使用了至少三種設備。 您無需購買任何額外的設備。 它適用於您已經使用的通信設備。

5.智能呼叫路由

輕鬆處理來電並將其轉接給合適的人。 如果您的團隊只能通過手機訪問，那麼您已經知道轉接電話是多麼令人沮喪。 虛擬電話服務提供商消除了這種麻煩。

首先，您可以通過自動助理將商務電話轉接到您的主號碼。 此功能允許呼叫者選擇他們希望聯繫的部門或人員。 每個企業都應該有這個設置。

其次，您可以設置基於營業時間的自動呼叫轉移。 如果您有接聽服務，您可以通過友好而直接的界面根據您的日程安排進行調整。

第三，您的團隊可以控制他們的可用性。 用戶可以調整他們的轉接或將呼叫者發送到語音信箱。 這種對電話服務的細粒度控制提高了客戶滿意度和銷售額。

對於更陡峭的業務需求，只需查看基於雲的呼叫中心即可。 它使您可以利用基於技能的路由、人工智能、呼叫隊列和交互式語音響應 (IVR) 等高級功能來處理任何呼叫量。 也都是虛擬的！

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6. 強大的分析和報告

一周中的哪幾天最忙？ 節假日通話量如何？ 我們需要雇傭更多的代理人嗎？ 這些問題只能通過實時呼叫分析和報告來回答。

這些儀表板可以幫助您管理呼叫量並將它們與業務結果聯繫起來。 從歷史上看，只有企業規模的組織才有這些能力。 現在，小型企業可以使用分析來擴展。

虛擬電話系統使這些數據易於訪問。 如果您正在管理呼叫中心代理，這將很有幫助。 您可以加強團隊的一對一績效評估。 您無需手動跟踪他們的時間，也無需對他們在手機上的時間進行微觀管理。

而且，最好的部分是：您可以通過任何設備上的互聯網連接查看實時報告和呼叫分析。 您和您的團隊將在同一頁面上。

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7. 增加團隊協作

這是橡膠與遠程團隊的道路相遇的地方。 您的遠程團隊需要及時回答問題。 您不能讓項目因溝通中斷而被擱置。

您無需同時使用多個消息傳遞和通信應用程序，而是擁有一個。 您可以向他們發送快速短信，而不是撥打同事的電話。 它不像電子郵件那麼正式，而且速度也更快。 此外，它不會 ping 您項目管理應用程序中的其他所有人。

音頻和視頻會議是任何虛擬電話系統的主要內容。 您可以一鍵將您的團隊聚集在一起，並為那些沒有強大 VoIP 連接的人提供撥入。 為了進一步提高生產力，您可以在Cospace中集中您的項目和團隊協作。

這不僅適用於您的內部團隊。 您可以為您的客戶設置專門的會議線路，以便他們獲得所需的實際參與。 這些虛擬工作空間促進了業務溝通的協作方法。

下一個虛擬電話系統的買家清單

考慮升級電話系統可能會有點不知所措。 這比你想像的要容易。 以下是我們的建議，可幫助您選擇正確的電話系統。

• 認證- 商務電話系統是否符合行業標準？ PCI、HIPAA 和 SOC 2 是可信認證的示例。
• 可靠性- 最近一兩年內是否有任何停機時間？ 檢查他們的狀態頁面以及 Downdetector 以獲取有關實際正常運行時間的指導。 尋找 99.999% 或更好的正常運行時間。
• 功能- 這是最重要的。 確定您需要和想要的功能。 有數百種 VoIP 功能可用。 預測您未來幾年的需求。
• 設置- 確定您是否可以自行設置電話服務，還是需要安裝人員？ 您能否在不影響日常運營的情況下啟動並運行？
• 支持- 支持的可用性和額外費用。 您如何獲得幫助（電話、電子郵件、聊天）？
• 聲譽- 查看他們的在線評論。 GetVoIP 和 G2 是很好的檢查來源。 大多數用戶喜歡他們的虛擬電話服務嗎？
• 成本- 成本幾乎總是一個因素，因此請明確月費、一次性費用和附加費用。 還要考慮擺脫您的本地 PBX 所節省的成本。
• 硬件- 您能否選擇現成的 VoIP 電話並將它們運送給您的團隊？ 是來自有信譽的製造商嗎？

為了節省您的時間，請從 Nextiva 獲取個性化的商務電話服務報價。 這個詳細的報價有助於您了解做出正確的選擇。

我們已經知道，虛擬系統比固定電話提供更多的好處。 通過遵循此清單，您可以專注於為您的團隊工作的任何地方的客戶提供服務。

虛擬電話系統常見問題

我們在下面回答了有關虛擬電話系統的最常見問題。 當然，如果您有更具體的問題，請告訴我們！

什麼是最好的虛擬電話系統？

在九個虛擬電話系統中，《美國新聞與世界報導》將 Nextiva 評為第一。 Nextiva 在性能、可靠性、功能範圍和客戶支持方面得分最高。 此外，Nextiva 是 GetVoIP 上列出的 1,600 多條客戶評論中評價最高的電話系統。

查看更多關於 Nextiva 的評論。 毫不奇怪，它被評為最佳。

如何設置虛擬電話系統？

您只需四個步驟即可設置虛擬電話系統：

1. 選擇商務電話套餐。
2. 分配您的電話號碼。
3. 記錄您的電話問候。
4. 開始撥打和接聽電話。

有關更多信息，請閱讀我們的指南以設置您的虛擬電話服務。

我可以在虛擬電話系統上使用哪些電話號碼？

虛擬電話系統支持您擁有的任何分配的電話號碼。 要使用您現有的企業電話號碼，您需要通過一個稱為移植的過程來轉移它。 大約需要 1-4 週，具體取決於您當前的電話服務提供商。

您還可以在添加或更改電話分機時選擇一個虛擬電話號碼。 同樣，如果您不再需要這些電話號碼，您可以使用或刪除它們。

您還可以通過虛擬電話系統使用免費電話號碼，但轉移它們需要更長的時間。 請諮詢您的 VoIP 提供商以了解移植要求。

虛擬電話系統的成本是多少？

虛擬電話系統的成本從每位用戶每月 17 美元到 80 美元不等，具體取決於功能。 VoIP 桌面電話的價格在 75 到 350 美元之間，具體取決於其功能。

與傳統電話系統不同，無需維護服務合同、IT 成本、天氣中斷和過時的硬件。 公司可以節省高達 65% 的業務通信成本。

虛擬電話系統的主要功能是什麼？

虛擬電話系統有數百種功能，但以下是商業用戶的主要功能：

1. 移動和桌面應用程序
2. 高級呼叫管理
3. 動態呼叫路由
4. 匿名呼叫拒絕
5. 自動話務員
6. 短信
7. 通話分析
8. 呼叫轉移
9. 一鍵式會議
10. E911保真度

查看您應該知道的 40 多種VoIP 功能列表。

可以在家中使用虛擬電話系統嗎？

無需設置任何硬件即可在家中和辦公室使用虛擬電話系統。 您只需要一個互聯網連接，即可從您的業務部門撥打和接聽電話。 幾乎所有的電纜和 DSL 連接都可以支持現代 VoIP 電話系統的需求。

虛擬電話系統讓遠程員工可以自由地使用他們的筆記本電腦、移動設備或桌面電話在任何地方工作。 客戶和同事不會注意到差異。 將其與您的 CRM 配對，進一步提高您的工作效率和工作流程。

按照我們關於如何設置 VoIP的便捷指南，看看它有多容易。

初創公司可以使用虛擬電話系統嗎？

早期公司將從虛擬電話系統中獲益最多。 當您添加銷售和服務角色時，您需要確保您的團隊可以訪問並且可用於團隊會議。 初創公司可以添加和調整功能以滿足其業務需求，例如呼叫轉移、呼叫跟踪和呼叫記錄。

好奇您需要多少條電話線？ 這比你想像的要多。

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