什麼是信用票據（以及它是如何工作的）？

信用票據是發票的重要組成部分。 在許多國家，它們也是法律要求。

在理想的世界中，不會發生訂單和發票的錯誤或問題……

但眾所周知，在商業中，環境和秩序變化很大。 信用票據幫助我們管理這一點並保持清晰的簿記記錄。

什麼是貸方票據？

貸項通知單（有時稱為貸項通知單）是在發票或訂單有錯誤或需要更改時發出的類似收據的文件。

它可用於發票的全部或部分價值。 其目的是在不刪除現有發票並創建新發票的情況下更正各方之間的信用記錄。

它有助於保持準確的發票順序和審計跟踪。

貸方票據是退款嗎？

貸方票據類似於 - 但不完全相同 - 退款。 貸方票據既是對所欠信用的確認和證明，而退款是對信用的直接償還。

貸方票據也更有可能暗示雙方之間的進一步交易，而退款則不然。

出於各種實際原因發行信用票據。 這些不一定與質量問題有關，但可能包括它們。 退款通常是出於對服務或商品不滿意的簡單原因。

貸方票據和借方票據有什麼區別？

貸方票據和借方票據相似但不相同。 主要區別在於貸方票據由賣方發行，而藉方票據（有時稱為藉項通知單）由買方發行。

借方票據通常在收到發票之前發送，而貸方票據在收到發票後發送。

前者也代表對賣方的正式信用請求（可能會提出異議），但後者表示賣方承認所欠信用。

為什麼以及何時使用貸方票據？

信用票據可以在付款之前或之後發出。 時間反映了問題出現在開票過程中的哪個點。

它通常出於以下原因之一發行：

發票錯誤

這可能只是發票上列出的錯誤價格、錯誤的產品或訂單，或者與折扣或增值稅有關的錯誤。

訂單錯誤

如果客戶的訂單損壞或不正確。 這可能從完全錯誤的順序到簡單的一些小問題。

訂單變更

無論是出於內部原因（例如，管理決策）還是出於外部原因（例如，買方的客戶的決策），買方都可以更改或取消已經支付或下達的訂單。

客戶不滿

客戶的期望可能與他們收到的不符。 賣家可能錯誤地列出或描述了產品，或者它不符合質量預期。

發行貸方票據的示例場景

Construction Co.剛剛從其常規供應商Truck Ltd訂購了三輛大型平闆卡車。 Truck Ltd 開具了價值 150,000 美元的自動發票並發送給 Construction Co。

不幸的是，發票金額沒有列出 Truck Ltd. 銷售人員承諾的 10% 折扣。

在任何人發現錯誤之前，建設公司的會計團隊（他們不知道折扣問題）已成功付款。 Truck Ltd. 不久後意識到他們的錯誤，並為 Construction Co 多付的金額（15,000 美元）簽發了一張貸方票據。

貸方票據也由雙方在內部記錄，以便他們的賬戶平衡。 下一次 Construction Co 從 Truck Ltd. 進行採購時，貸方票據與發票一起兌現——從貸方總額中減去 15,000 美元。

您如何開具貸方票據？

信用票據由會計部門開具和發給會計部門——即，沿著相同的渠道開具定期發票。

它們通常與特定發票直接關聯，因此最好將它們保存在與它們相同的電子郵件鏈中（如果您的會計軟件啟用此功能）。

有時它們可以鏈接到未來的發票（如上例所示）。 後一種情況在更方便時會出現，因為各方之間經常發生多筆交易。

會計中的信用票據

您如何準確地將貸方票據輸入您的帳戶取決於您使用的簿記系統。

在單式記賬中，信用票據的價值應簡單地輸入客戶的賬戶。 在復式記賬中，它既作為應收賬款的貸方記入，也作為收入的借方記入。

您應該在貸方票據上包含哪些信息？

貸方票據上的信息應與發票上的信息相似。 這包括：

• 聯繫方式
• 日期詳情
• 相關發票編號
• 付款條款和條件

貸方票據可以有到期日嗎？

信用票據確實有到期日。 這將在他們的付款條款中列出。 收款人通常有 12 個月的時間來用完貸方餘額。

結論

信用票據是保持公司簿記流程清晰的重要工具。

沒有它，當出現問題時，必須刪除原始發票並在其位置發出另一張發票。 這會在會計和審計過程中造成混亂。

發行信用票據有多種原因。 這些範圍從列出的發票金額錯誤到客戶對購買的不滿。

它們是金融行為當局經常要求的證據（包括在英國）。 它們也代表了買家資金將被收回的重要保證。

作為文件，它們與發票沒有什麼不同。 一個區別是它們可以在處理付款之前或之後發出。