如何自動化您的網絡研討會跟進電子郵件以提高出席率和轉化率

已發表: 2021-11-10

您上次的網絡研討會是取得巨大成功還是完全失敗? 你有數百名與會者還是只有少數人(其中 3 名是你的團隊成員)?

如果您在為網絡研討會吸引觀眾而苦苦掙扎,我們可能會為您提供正確的答案。

如果您想要一個成功的網絡研討會,網絡研討會後續電子郵件至關重要。

說真的,如果您沒有後續電子郵件或沒有以正確的內容或頻率發送它們,那麼請停止任何其他網絡研討會準備工作。

想想看。

在過去的六個月中,您註冊了多少次網絡研討會——我猜有幾個。

現在,你參加了多少人——我猜不是很多?

這是為什麼?

  1. 您認為免費的網絡研討會沒有價值(它們太多了。)
  2. 根據 FindStack 的說法,大多數人會在活動開始前 8 天註冊網絡研討會。 是的,如果沒有良好的後續電子郵件,我們就會忘記參加。
  3. 你需要感覺它會是有益的,而大多數人不會。

即使是最吸引人的網絡研討會註冊頁面,無論多麼誘人,都需要在網絡研討會之前和之後跟進才能取得成功。

否則參加者的評價會很差。

但不要害怕。

在本文中,您將學習如何避免這種情況。

您將學習在網絡研討會之前和之後使用的最佳潛在客戶培育技術,我們還將向您展示如何針對那些沒有參加的人。

當您完成閱讀時,您將擁有經過驗證的網絡研討會電子郵件模板,並了解有關使用自動電子郵件跟進以使您的網絡研討會取得成功的一切。

讓我們跳進去。

內容

您如何為網絡研討會撰寫後續電子郵件?

為您的網絡研討會編寫電子郵件的過程取決於您是針對網絡研討會之前的參與者還是之後的參與者。

它們都是必不可少的,但需要完全不同的方法來處理您的電子郵件。

例如,網絡研討會前的電子郵件側重於讓您的潛在客戶參加,旨在激勵、提醒和鼓勵他們出現。

另一方面,網絡研討會後的電子郵件包括針對兩個不同的細分市場。

  1. 與會者
  2. 未參加者。

前、後、與會者和非與會者都很重要,因此我們將全部討論。 但首先,讓我們從網絡研討會前的電子郵件開始。

網絡研討會前

網絡研討會前電子郵件何時發送
網絡研討會邀請電子郵件網絡研討會前 5-10 天
網絡研討會確認電子郵件立即地。
第一提醒電子郵件5 天前
第二次提醒1 天前
最後提醒10-60 分鐘前

網絡研討會邀請電子郵件

在您開始發送任何網絡研討會後續電子郵件之前,您必須邀請人們加入並預訂您的網絡研討會。

以下模板效果很好:

主題選項:

  • [獨家網絡研討會] 了解如何(實現最突出的好處)
  • 網絡研討會邀請
  • (現場網絡研討會邀請)您是否有興趣(解決問題)

電子郵件正文:

這是 Jason Swenk 的一個很好的例子:

來自 Jason Swenk 的網絡研討會邀請電子郵件

網絡研討會確認電子郵件

您已經設置好擠壓頁面並準備好進行註冊。 潛在客戶註冊後,電子郵件序列就開始了。

發送的第一封電子郵件是網絡研討會確認電子郵件。

您在潛在客戶註冊網絡研討會後立即發送此電子郵件。 這是一種簡單的方法,但您需要非常重視。

通常,您會在活動開始前 7-10 天左右開始註冊,因此請務必告訴您的訂閱者將網絡研討會鏈接添加為書籤,並將日期和活動添加到他們最喜歡的在線日曆中。

主題選項

  • [確認] 您的網絡研討會鏈接和重要信息
  • [確認] 您的網絡研討會鏈接
  • [確認] 恭喜,您已註冊。

電子郵件正文:

這是來自 DoodleWarriors 的精彩網絡研討會確認示例。 請注意提到免費 gif 的 Ps 部分,還引誘人們參加網絡研討會:

來自 Doodle Warriors 的網絡研討會確認電子郵件

第一次提醒(5 天前)

接下來是您應該在網絡研討會前五天左右發送的第一封提醒電子郵件。

另一個簡單的方法,如以下模板所示:

主題選項:

  • [網絡研討會提醒] 我們的約會還有五天
  • [網絡研討會提醒] 你不想錯過這個活動
  • [網絡研討會提醒] 還有 5 天

電子郵件正文:

第二次提醒(1天前)

在網絡研討會開始前 24 小時發送第二封後續電子郵件提醒。

這封電子郵件類似於第一封提醒郵件,但添加了更多的興奮點。

主題選項:

  • [網絡研討會提醒] 明天見
  • [網絡研討會提醒] 你會喜歡這個的
  • 【網絡研討會提醒】關於明天的友情提醒

電子郵件正文:

最後提醒(60 – 10 分鐘前)

在網絡研討會開始前 10-60 分鐘發送最後一封電子郵件。

這封電子郵件是讓您的潛在客戶參加的最後機會,因此請增加一點緊迫感,並發布一個驚喜公告。

主題選項:

  • [網絡研討會提醒] 我們即將開始
  • [網絡研討會提醒] 30 分鐘後開始
  • [網絡研討會提醒] 直播活動即將開始

電子郵件正文:

總結——網絡研討會前的電子郵件

上述電子郵件序列將幫助您讓更多的與會者現場直播。 此外,向他們展示他們將在網絡研討會中學習的內容是一個好主意——這將有助於保持他們觀看活動的動力。

以下來自 Ryan Levesque 的示例是執行此操作的好方法。 他提供了切實的好處,這些好處將留在訂閱者的腦海中。

看一看:

網絡研討會前福利電子郵件示例

花一些時間創建電子郵件並在您的電子郵件編輯器中進行設置,並且不要忘記自動化和個性化您的後續電子郵件以提高您的打開率(我們將在接近尾聲時介紹如何做到這一點文章,敬請期待!)

網絡研討會後

我們現在繼續討論網絡研討會後的電子郵件。

有兩個部分——一個給那些參加過的人,一個給那些從未參加過的人。

兩者對於提高轉化率都很重要。

On24 報告稱,網絡研討會的平均出席率轉化率為 58%,平均出席率為 48%。

因此,您將不得不對您的網絡研討會跟進電子郵件進行一些工作:

  1. 提高您的轉化率
  2. 提高出勤率

讓我們從參加網絡研討會的人開始。

網絡研討會後電子郵件(參加) 何時發送
感謝您的出席網絡研討會後 1 天
問答電子郵件網絡研討會後 3 天
提供關閉電子郵件網絡研討會後 5 天

感謝您參加網絡研討會電子郵件(網絡研討會後 1 天)

網絡研討會後的第一封電子郵件是感謝您參加電子郵件。 在這封電子郵件中,您表示感謝您現場直播並告知與會者有關重播的信息。

以下模板效果很好。

主題選項:

  • [網絡研討會重播] 這是您的錄音
  • [網絡研討會重播] 錄音和提問
  • [網絡研討會重播] 錄音 & 快速留言

電子郵件正文:

問答電子郵件(網絡研討會後 3 天)

這封電子郵件將回答一些關於您在網絡研討會上銷售的特別優惠的問答。

主題選項:

  • 問答加公告
  • 您的問題已得到解答
  • 讓我們把事情弄清楚。

電子郵件正文:

看看下面的例子——它來自一十一百,向你展示了他們如何使用電子郵件來宣布一個問答環節:

如果您希望 Q&A 電子郵件跟進更直觀一點,您可以復制這種方法。

網絡研討會後續問答電子郵件

即將結束的網絡研討會(網絡研討會後 5 天)

優惠結束電子郵件是發送給參加但仍未購買的人的最後一封電子郵件。

主題選項:

  • 最後的電話:今天關閉
  • 最後的機會 - 抓住你的位置
  • 我們正在拔掉插頭:立即行動。

電子郵件正文:

針對未參加者的電子郵件序列

最後一組網絡研討會後電子郵件跟進是針對未參加的訂閱者的。

超過一半的註冊者不會出現在現場觀看您的網絡研討會。

無論出於何種原因,他們從不聽你說的話。

但是,仍然有機會通過專門針對他們的行為電子郵件活動來挽回其中的一些人。

像 Encharge 這樣的現代電子郵件自動化軟件使您能夠向執行特定行為的人發送一系列自動回復電子郵件。

例如:

如果潛在客戶點擊了立即購買按鈕但從未購買過,您可以進行設置,因此會向他們發送一系列自動電子郵件,針對他們可能從未購買過的原因。

通過網絡研討會,如果潛在客戶已註冊但從未出現,您可以使用自動電子郵件定位他們,以嘗試說服他們觀看重播(稍後我們將介紹如何做到這一點)。

這就是以下模板的作用,但首先,您需要細分受眾。

細分受眾

您可以通過多種方式細分受眾(潛在客戶、客戶等),但為了本文的優勢,我們將重點關注電子郵件活動和行為。

您設置觸發響應的某些條件。

如果潛在客戶註冊了網絡研討會但從未出現,您可以將其細分為一系列電子郵件的目標。

一旦觸發器被激活,電子郵件就會被發送。

您可以使用以下模板發送給從未觀看過網絡研討會的人的分段列表。

網絡研討會後電子郵件(未參加) 何時發送
抱歉,您無法參加電子郵件網絡研討會後 1 天
網絡研討會關閉電子郵件網絡研討會後 2 天
最終通話電子郵件網絡研討會後 3 天

電子郵件 1. 抱歉,您無法發送網絡研討會電子郵件(網絡研討會後 1 天發送)

主題選項:

  • 您錯過了網絡研討會(這是重播)
  • 網絡研討會重播(時間敏感)
  • 網絡研討會重播只為您

電子郵件正文:

網絡研討會結束電子郵件(網絡研討會後 2 天)

主題選項:

  • 時間不多了(這是重播)
  • 時間敏感重播:立即觀看
  • 網絡研討會重播(時間不多了)

電子郵件正文:

下面的示例向您展示了 Teachable 如何編寫一封包含緊急性、好處以及鏈接到網絡研討會重播的電子郵件跟進:

緊急的網絡研討會後續電子郵件示例

最後電話會議(網絡研討會後 3 天)

最後的電話電子郵件是您在序列中發送非淋浴的最後一封電子郵件。

主題選項:

  • 在幾個小時內關閉重播(立即行動)
  • 最終電話:網絡研討會重播即將結束
  • 最後機會(立即觀看網絡研討會重播)

電子郵件正文:

如果您沒有播放網絡研討會的重播,但將進行另一場現場表演,請查看 AdsAccelerator 的以下電子郵件示例。

來自 AdsAccelerator 的網絡研討會後電子郵件

他們為訂閱者提供了另一個機會來觀看實時事件的發生。 您可以使用電子郵件自動化軟件自動向非淋浴者發送這樣的電子郵件。

如何設置自動網絡研討會跟進電子郵件

在本節中,我們將分享有關為您的網絡研討會設置自動跟進電子郵件的分步指南。

在我們開始實際指南之前,您需要考慮兩件關鍵的事情:

  • 您將要使用的營銷自動化工具。
  • 您要運行的網絡研討會類型。

為您的網絡研討會跟進電子郵件選擇營銷自動化工具

一些網絡研討會平台帶有發送自動電子郵件的選項。 但是,這些電子郵件不會像您可以在專用電子郵件營銷或營銷自動化工具中設置的那樣強大或易於編輯。

除此之外,借助專門的電子郵件工具,您可以靈活地構建高級後續旅程。 諸如:向未打開的人重新發送電子郵件。

最後但並非最不重要的一點是,您可以查看網絡研討會電子郵件的電子郵件參與度指標(如打開次數和點擊次數)以及其他電子郵件通信。

如果您決定為您的網絡研討會電子郵件使用營銷自動化平台,您必須仔細檢查該平台是否可以與您的網絡研討會工具集成。

在集成方面,有 4 個選項:

原生網絡研討會集成

一些網絡研討會平台支持與 Mailchimp 和 ActiveCampaign 等主要電子郵件營銷工具的本地集成。

這裡的缺點是網絡研討會工具不能支持所有的電子郵件營銷/自動回復平台,因此您的電子郵件工具可能不受支持。 如果是這種情況,您必須查看其他兩個選項之一。

扎皮爾

Zapier 之類的連接器平台(或其更便宜的替代品之一,例如 Integrately 或 Pabbly Connect)。 幾乎所有電子郵件營銷和網絡研討會工具都集成了 Zapier,因此幾乎所有情況下都可以使用此選項。

缺點是,如果您運行大量網絡研討會,Zapier 很快就會變得非常昂貴。

網絡掛鉤

Webhook 是在工具之間發送信息的通用標準。 它免費、快速且高度可靠(通常比原生集成和 Zapier 更可靠)。 如果您想使用此選項,您必須確保網絡研討會工具和電子郵件營銷工具都支持 webhook。 更具體地說,網絡研討會工具必須能夠發送 webhook,而電子郵件工具必須能夠接收它們。 提示:Encharge 具有強大的 Webhook 集成,可讓您接收 webhook。

webhook 的唯一缺點是一些網絡研討會平台將它們作為付費插件提供,或者在其更高級別的計劃中提供它們。 即便如此,webhook 通常比 Zapier 便宜得多,因為您無需為每個 webhook 請求付費。

API

這是 4 個選項中最先進和最靈活的。 如果電子郵件工具和網絡研討會平台都支持 API 來連接數據,您可以聘請開發人員來構建集成。 不幸的是,這種方法需要編碼,因此如果您是非技術人員,則無法使其工作。

無論您決定選擇哪個選項,您都必須評估網絡研討會工具支持的可用操作。 換句話說,網絡研討會工具可以向電子郵件營銷工具發送哪些操作?

這些操作將用於在營銷自動化平台中觸發自動電子郵件、添加標籤和細分受眾。

以下是評估網絡研討會工具時需要注意的一些關鍵操作的列表:

  • 註冊參加網絡研討會
  • 參加網絡研討會
  • 錯過了網絡研討會
  • 網絡研討會重播可用
  • 網絡研討會重播即將到期
  • 網絡研討會前 48 小時
  • 網絡研討會前 24 小時
  • 網絡研討會前 6 小時
  • 網絡研討會前 1 小時
  • 網絡研討會開始
  • 他們離開之前...
  • 他們一直待到……

您可以使用的操作越多,您的網絡研討會後續電子郵件就越個性化。

您的網絡研討會的類型

在開始自動化網絡研討會電子郵件之前,您要考慮的第二件事是網絡研討會的實際類型。

有兩種常見的網絡研討會類型:

  • 實時的一次性網絡研討會 – 您在固定日期和時間舉辦的標準網絡研討會。
  • 自動化,也稱為“常青”網絡研討會——預先錄製的網絡研討會,潛在客戶可以持續訂閱。

每種網絡研討會類型都需要完全不同的電子郵件自動化設置。 因此,讓我們分別回顧一下。

如何在 Encharge 中為實時網絡研討會設置電子郵件

標準的實時網絡研討會更容易設置。

您只需選擇要發送電子郵件的正確部分(例如,“訂閱網絡研討會”或“未參加”網絡研討會),然後在網絡研討會日期和時間之前和之後向該部分發送固定的基於時間的電子郵件。

細分網絡研討會用戶

您如何細分網絡研討會觀眾取決於您如何將網絡研討會數據發送到電子郵件工具(請參閱上一節)。

在 Encharge 中,您將根據現場數據或事件進行細分。 例如,您將通過 webhook 將所有網絡研討會數據傳遞給 Encharge,並將適當的字段映射到此人的個人資料,如下所示:

在 Encharge 中記錄為自定義字段的網絡研討會數據

自動化電子郵件

一旦您在 Encharge 中獲得數據並且可以進行分段,您就必須創建一個流程。

您可以創建一個以 Time Trigger 步驟開始的流。 例如,如果您的網絡研討會於 11 月 10 日中午開始,並且您想在網絡研討會開始前 30 分鐘發送一封電子郵件,您將像這樣設置時間觸發步驟:

Encharge 中的時間觸發步驟

發送電子郵件的流程如下:

實時網絡研討會流程示例

然後,您可以準備一個包含所有網絡研討會前後電子郵件的流程,如下所示:

實時網絡研討會流程

如何使用 Encharge 建立一個常青的網絡研討會——一個真實的例子

就電子郵件而言,自動或常青網絡研討會的設置相對更複雜。

下面我們將研究 Doodle Warriors 如何為他們的大師級常青網絡研討會自動化電子郵件。

首先要做的事情是:Doodle Warriors 使用什麼網絡研討會工具?

他們正在使用 Stealth Seminar — Stealth Seminar 是一個強大的自動化網絡研討會平台,它對 Webhooks 和一些高級功能提供強大的支持,例如與會者可以選擇網絡研討會的時間(基本上是模擬現場網絡研討會)。


Stealth Seminar 中支持的 webhook 列表:

隱形網絡研討會 webhook

Doodle Warriors 正在使用 Stealth Seminar webhook 來自動化他們在 Encharge 中的電子郵件。 他們為網絡研討會創建了 6 個自動化流程:

網絡研討會流程分組到一個文件夾中

請注意,您可以將所有自動化分組到一個流程中。 儘管如此,這種方法仍為他們提供了更大的靈活性並且更易於組織,尤其是在使用 Encharge 中的文件夾時。

讓我們檢查一下他們設置的一些流程。

註冊肖像大師班

由於 Stealth Seminar 支持其網絡研討會的各種 webhook,因此根據人們的行為觸發電子郵件非常容易。

在此流程中,當有人確認電子郵件時,Doodle Warrior 會發送電子郵件:

Encharge 中的 Webhook 網絡研討會流程

他們正在使用 Stealth Seminar 中的 Registered webhook 和我們的 Receive Webhook 步驟。

此設置的一個關鍵部分是將所有 webhook 數據映射到 Encharge 中的字段。 您可以為所需的數據字段創建自定義字段並在步驟中映射它們。

請注意 Doodle Warriors 如何映射事件(動作名稱)、網絡研討會的標題和其他有用信息。 您將使用此字段數據在電子郵件中創建細分或作為動態合併標籤(見下文)。

網絡鉤子設置

然後在確認電子郵件中使用動態網絡研討會數據作為合併標籤。 這樣一來,Doodle Warriors 就可以為常青網絡研討會發送獨特的電子郵件:

包含動態數據的網絡研討會確認電子郵件

最後但同樣重要的是,請注意他們如何使用添加標記操作來標記已註冊網絡研討會的人員。 標籤是跟踪用戶和創建相關細分的簡便方法。

重播 - 肖像大師班

Doodle Warriors 大師班網絡研討會的另一個有趣的後續電子郵件部分是網絡研討會重播流程。

Doodle Warriors 正在發送 2 封電子郵件用於網絡研討會重播,通過通知用戶他們分別有 48 小時和 24 小時觀看重播來製造緊迫感。

對於該流觸發器,他們正在使用來自 Stealth Seminar 的 Replay Available webhook。

網絡研討會序列流


這是電子郵件:

網絡研討會錄製可用的電子郵件

高級網絡研討會細分

借助 Stealth Seminar 的強大 webhook 和 Encharge 的 Receive Webhook 功能,Doodle Warriors 能夠創建高級細分。 例如,所有觀看了少於 85% 的網絡研討會的人。

為了實現這一點,Doodle Warriors 正在使用來自 Stealth Seminar 的“他們一直待到……” webhook 和 Encharge 中的 Add Tag 步驟,如下所示:

在 Encharge 中使用 Receive Webhook 和添加標籤步驟的流程

然後,只需使用該標籤創建一個細分:

帶標籤的網絡研討會細分
從網絡研討會觀看 85% 或更少的人的細分

使用該細分市場,他們可以定位近 10,000 名提前離開的人,並創建高度個性化的客戶生命週期活動。

網絡研討會跟進電子郵件統計信息和提示

何時是運行網絡研討會的最佳時間 - 帶有統計數據的圖表

網絡研討會電子郵件跟進的具體提示和統計數據可以幫助您了解打開率和轉化率。

對於使用網絡研討會的任何企業來說,了解它們都是必不可少的:

  1. 個性化您的電子郵件:Linkedin 最近的一篇文章指出,36% 的人希望公司為他們提供更個性化的方法——同時,74% 的人表示,他們對電子郵件沒有個性化感到沮喪。
  2. 大多數網絡研討會註冊發生在星期二。
  3. 細分受眾對於發送有效的網絡研討會後續電子郵件至關重要。
  4. 73% 的 B2B 營銷人員聲稱網絡研討會產生了最好的潛在客戶。
  5. 65% 的網絡研討會主持人聲稱自動化電子郵件營銷活動是推廣網絡研討會的最佳策略。
  6. A/B 拆分測試您的電子郵件主題行。
  7. 大約 29% 的人在活動當天註冊了網絡研討會——因此請確保在活動當天發送網絡研討會提醒

網絡研討會後續電子郵件的底線

網絡研討會是為您的業務獲取潛在客戶和客戶的好方法——沒有爭議。

觀看您的網絡研討會的人越多,您的銷售轉化率就越高。

超過一半的網絡研討會註冊不會出現在現場活動中,因此絕對必須針對非與會者。 此外,平均銷售轉化率約為 10-15%,不針對參加網絡研討會的非買家的想法也是不可想像的。

您只需將它們全部作為目標。

否則你會把錢留在桌子上。

網絡研討會後續電子郵件是您必須與網絡研討會一起使用的最佳營銷工具。
使用提供的模板,結合 Encharge 等行為電子郵件自動化服務,觀察您的轉化率和銷售率的提高。