結束電子郵件以獲得所需回复的 10 種方法

已發表: 2022-06-25
羅恩·斯特凡斯基 作者 Ron Stefanski 2022 年 6 月 21 日

1. 培養關係
2. 表示感謝
3. 發送提醒
4. 期待好事情的到來
5. 打破常規
6. 個性化您的簽核
7. 以一個問題結束
8. 要求開會
9. 簡潔的專業電子郵件結尾
10. 半專業的電子郵件簽核

有用的工具:
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3. Hubspot 電子郵件營銷 - 營銷自動化平台
4. MailerLite - 登陸頁面構建器
5. Canva - 製作設計的在線工具

無論您是向客戶、同事還是員工發送電子郵件,關閉電子郵件的方式都會對您是否獲得所需的回復產生重大影響。

與其在所有消息中鍵入相同的電子郵件簽名(例如,親切的問候、真誠的、最良好的祝愿等),您必鬚根據電子郵件外展上下文定制每個結尾。

為什麼這很重要? 正確的簽字不僅會表明信息的結束,還會給讀者留下深刻的印象激勵他們採取行動 例如,您可能會以一個提示收件人回复的問題結束您的電子郵件,而不是在閱讀後簡單地將電子郵件放在一邊。

在本文中,我們將探討結束專業電子郵件以引起各種不同目標的響應的一些最佳方法。

但首先,在製作電子郵件關閉時,請牢記以下一些最佳做法。

  • 根據受眾類型格式化結尾:根據您正在與之交流的受眾類型(例如新的和經常性的 B2C 和 B2B 客戶、專業同事、經理或高管等)來格式化您的電子郵件結尾。

  • 使用簡短的結尾:有一些通用的電子郵件結尾策略,無論目標如何,您都可以使用,但只要確保結尾總是簡短而簡潔。

  • 直接表達你的意圖:無論您是想發送提醒、祝賀信還是表示感謝,請確保您的意圖非常直接,以避免任何誤解。

  • 為用戶提供多種聯繫方式:通過創建電子郵件簽名來實踐良好的渠道管理,這些簽名為用戶在不同平台(例如社交媒體、電子郵件、電話、網站等)上與您的品牌建立聯繫提供了多種方式。作為品牌識別,確保使用標誌製作者創建專業標誌,分享您的商業口號等。

  • 始終檢查您的拼寫:無論您的電子郵件關閉多麼真誠,如果您的電子郵件充滿了拼寫錯誤,閱讀您的電子郵件的人都不會相信您付出了任何真正的努力。 此外,充滿錯誤的電子郵件不會激發收件人對您在進一步合作時專注和注重細節的能力的信心。

專業提示:在發送電子郵件之前,請使用 Grammarly 之類的工具檢查您的拼寫。

語法

  • 主持與團隊成員的會議以討論電子郵件

在製作新的電子郵件結尾或電子郵件的任何其他部分時,最好在發送之前讓其他人查看它。

通過將您的團隊成員或整個公司的員工聚集在一起,一起查看和討論電子郵件,您可以更好地了解它是否真的像您最初想像的那樣完美。

舉行這些會議時要考慮的一件大事是虛擬地主持它們。 這使每個人都可以保持社交距離,並確保遠程和混合工作人員能夠參加。

此外,您可以在會議期間使用電腦屏幕錄製軟件來記錄每個人所說的話。

通過在會議結束後回過頭來查看同事的評論和批評,您可以確保將他們的所有反饋有效地整合到電子郵件的最終草稿中。

既然您已經對編寫有效電子郵件結尾的一些最重要的最佳實踐有了明確的認識,下面是結束電子郵件以獲得正確回复的10 種方法

我根據您的意圖對它們進行了分類:

1. 培養關係

在決定使用最佳電子郵件結尾之前要做的第一件事是確定您與收件人的關係類型。

例如,在聯繫一個完全陌生的人時,你必須聽起來很正式,但不要顯得太緊張。

但是,如果您與記者的關係長期而愉快,那麼過於正式可能會損害這種關係。 在這種情況下,您必須添加一個更熟悉和溫暖的電子郵件簽核。

如果您不確定自己需要多正式,請從發送電子郵件的其他人那裡獲得提示。 檢查他們是否更喜歡保持專業,或者他們是否使用更非正式的登記冊並做同樣的事情。

以下是結束關係培養電子郵件的一些很好的例子:

  • 繼續打好戰鬥。
  • 保持好狀況!
  • 我感謝你所做的一切!
  • 直到我收到你的消息,我希望你一切都好。

培養關係的另一個好方法是在“PS 消息”中加入品牌內容的鏈接,例如您在在線課程平台上創建的課程、播客目錄上的播客、最近在 Facebook 上共享的 meme 的鏈接、引人入勝的 TikTok 推廣您的品牌提供的最新產品等等。

您不僅可以在訂閱者的心中留下積極的印象,還可以在他們仍處於這種心態時,為他們提供一些與您的品牌更親密的互動。 這是建立品牌大使和福音派營銷人員的好策略。

查看下面的示例,該示例顯示了旨在與客戶建立關係的電子郵件的結尾。

旨在培養與客戶關係的電子郵件的結尾。

來源:Rightinbox

這封電子郵件為收件人提供了巨大的價值,這是一種行之有效的方式,可以向您的客戶展示您欣賞他們並支持他們為實現目標所做的努力。 有了這樣的結局,很容易看出如何說服您的客戶採取所需的行動。

2. 表示感謝

在電子郵件中表達感謝是提高回复率的好方法。 每個人都喜歡被感謝,但如果你想要的結果不確定,就不要使用這些類型的結束,否則你可能會顯得很強勢或咄咄逼人。

以下是一些表達感激之情的典型電子郵件關閉示例:

  • 感謝您的考慮:當您獲得某種幫助時,這是一個特定於上下文的結局。
  • 與您合作愉快:使用這種類型的電子郵件結尾來結束您的部分合作,並為未來可能的通信奠定基礎。
  • 在此先感謝您的合作:僅在您有理由確定會收到肯定答复時才使用此選項。

在任何專業環境中,使用電子郵件結尾來傳達或強調對收件人的感激之情都是一個不錯的選擇。 根據研究,以“謝謝”結尾的電子郵件的回复率比不帶“謝謝”的電子郵件高 62%。

研究,以“謝謝”結尾的電子郵件

資料來源:Boomarangapp

3. 發送提醒

在大多數情況下,人們會掃描電子郵件以查找要點,如果您必鬚髮送提醒,請確保總結要點並突出顯示號召性用語,如下例所示:

  • 別忘了【具體動作】
  • 再次,請[期望的行動]
  • 只是一個快速提醒[號召性用語]

請記住保持簡短和重點。 較短的電子郵件結尾更有效,並且已被證明具有更高的響應率,如下圖所示:

短電子郵件結尾回复率

來源:Snov.io

4. 期待好事情的到來

正如您目前所見,電子郵件簽核可以兼作有效的行動號召,尤其是當您以問題結束電子郵件時。

但是,您也可以通過使用下面的示例來增加獲得好評的機會來實現這一點。

  • 期待盡快聯繫:如果您不確定將來可能使用哪種媒介進行交流,這種類型的結局是理想的選擇。
  • 很高興能在 [特定項目] 上與您合作:此電子郵件結尾向潛在客戶表明您對與他們合作是認真的。
  • 希望在您的日曆中佔據一席之地:如果您還沒有開始合作,這封電子郵件關閉非常適合向潛在客戶展示您的渴望,而不會匆忙或惹惱他們。

這種類型的結尾增加了電子郵件收件人以更積極的方式專注於即將到來的項目或任務的機會,從而更有可能以有利的答復回复您。

5. 打破常規

如果您願意打破常規,那麼您可能會喜歡幽默的電子郵件關閉器,它可以作為提高回复率的引人注目的工具。

以下是結束電子郵件的一些有趣方式:

  • 這條信息是由 100% 回收的電子製成的
  • 謝謝,我會看到自己的
  • 在小手機上用大拇指打字

有趣的電子郵件結尾

資料來源:布拉夫頓

您可以做的任何改變規範和慣例的事情都會使您的信息更容易被收件人記住。 反過來,這將有助於提高您收到他們回复的機會。

6. 個性化您的簽核

大多數人使用電子郵件模板來節省時間並自動化他們的許多營銷和銷售流程

如果您也這樣做,只需確保您在電子郵件活動中至少實施了一些個性化。

這可以像使用允許您添加收件人姓名的簽核一樣簡單。 在電子郵件中使用某人的名字已被證明可以建立信任並幫助他們更好地記住您的對話。

或者,使用模板,您可以在其中添加個性化消息和/或號召性用語,以便讀者採取某種行動。

您還可以根據發送時間個性化您的電子郵件結尾,如下例所示:

  • 祝您週末愉快(週五發送的電子郵件)。
  • 希望您的周末一切順利(對於週六或週日發送的電子郵件)。
  • 假日愉快!

當您個性化您的電子郵件時,它會向讀者傳達您對它們的欣賞。 它向他們表明你足夠關心他們的名字、生日、偏好等。

您可以使用他們生活中的任何細節來使收件人感覺像 VIP,而不僅僅是您數據庫中的另一封電子郵件,這將幫助您提高參與度並贏得他們的好評。

7. 以一個問題結束

除了向電子郵件關閉者添加號召性用語外,您還可以在電子郵件的最後幾句中添加問題。 由於這是電子郵件收件人將閱讀的最後一件事,因此在他們的腦海中將是最新鮮的。

您可以通過包含一些會促使讀者採取行動的內容來進一步利用這一點。

例如,您可以從一個揭示他們的需求或目標(與電子郵件中討論的主題相關)的問題開始,然後添加一個電話讓他們試用您的產品或服務(作為他們問題的完美解決方案)。

例如,“您在軟件載入過程中遇到任何問題嗎? ”或“您需要任何幫助來提高轉化率嗎?

這是一個以 Hunter.io 結尾的電子郵件示例:

以問題結尾的電子郵件

來源:Hunter.io

這些類型的問題增加了您的電子郵件收件人回复您的消息的可能性,而不是簡單地以正常結尾結束您的電子郵件,例如“親切的問候”。

8. 要求開會

每當您需要電子郵件收件人的信息或答复時,請記住,大多數人會掃描電子郵件,而不是閱讀每個句子。

這就是為什麼確保突出顯示您的重要信息以使您的信息易於傳達從而獲得所需響應的原因很重要。

一個很好的方法是添加一個“PS ”。 重申你的觀點。 要求開會,請確保包括以下兩個重要事項:

  • 對他們有什麼好處——他們會得到什麼價值
  • 你要求的時間很短

例如,“ PS 我們的服務可以在短短 30 天內將您的網站流量增加多達 27%。只需 15 分鐘和我一起,您將獲得可靠的策略。

在請求會議時使用這樣結尾的電子郵件將增加獲得正確回复的機會。

9. 簡潔的專業電子郵件結尾

您永遠不會因以下示例中的簡短、簡潔的電子郵件結尾而動搖:

  • 最佳:這是一個簡短而甜蜜的,普遍認可的簽字。
  • 問候:這個簡單的電子郵件簽名永遠不會出錯。
  • 致以最誠摯的問候/親切的問候:如果您需要聽起來更專業一點,這是理想的選擇。
  • 真誠的:雖然有點過時,但這仍然是您可以用於任何電子郵件的專業簽收。
  • 一如既往:此電子郵件結尾向您的收件人保證您的關係保持不變,給他們一種穩定感。

這種類型的結局向接受者表明你們的關係是溫暖、專業和穩定的。 這是讓某人放鬆並使其更有可能以同樣熱情和專業的方式做出回應的好方法。

10. 半專業的電子郵件簽核

除了上面列出的示例之外,您還可以使用半專業的電子郵件簽核。 如果您的電子郵件的結尾不太依賴於消息的上下文或您與收件人的關係類型,這些是完全足夠的關閉並且特別有效。

以下是一些中性但仍然令人愉快的通用電子郵件簽名示例。

  • 謝謝!:這個半專業的結局非常適合撕毀您向收件人請求某些內容的電子郵件。
  • 乾杯!:這種通用簽收適用於您已經與電子郵件收件人建立聯繫的情況。
  • 稍後!:另一種休閒簽收最好用於您已經認識的人,否則,您的簽收可能會被誤解。

您與電子郵件收件人的關係越隨意,使用此類電子郵件簽名就越合適。

根據研究,這些類型的結尾非常有效——僅次於表達感激的電子郵件結尾,如下圖所示:

最有效的電子郵件關閉

來源:科學

結論

你去吧。 10 種方法來整理您的專業電子郵件並在各種情況下從收件人那裡獲得正確的回复。

從現在開始,您可以向不同的場景和人員發送定制的簽收,而不是相同的通用簽收。 而且,除非您發送大量電子郵件,例如冷外展電子郵件等,否則您的電子郵件收件人將非常感激。

交給你。 您還使用哪些其他電子郵件結尾來引起收件人的正確回复? 在下面的評論中分享!