VoIP 簡訊：工作原理、最佳實踐和頂級提供商

當您需要與不接聽您電話的客戶取得聯繫時，必須有更好的方法來聯繫他們。 同樣，您可能需要一個備用計劃來通知潛在客戶或通知不接電話或無法接聽電話的員工。

在這些情況下，網際網路協定語音 (VoIP) 簡訊就派上用場了。 您可以透過企業 VoIP 服務發送簡訊、將訊息傳送給正確的人員，同時保持合規性。

請繼續閱讀，了解如何透過 VoIP 號碼發送簡訊、其工作原理以及具體如何使用它。

什麼是 VoIP 簡訊？

VoIP 簡訊是一種透過 VoIP 提供者提供的電話號碼發送和接收 SMS 訊息的方法。 這可能是固定電話或免費電話號碼。 您可以使用現有（或新的）VoIP 服務在與商務電話相同的系統上傳送和接收簡訊。

無需拿起行動裝置或專用的商務手機。 您只需要企業 VoIP 服務啟用的 SMS 和 MMS 功能。

VoIP 簡訊的工作原理

VoIP 簡訊使用虛擬電話號碼。 您可以將此號碼指派給一個用戶或一組用戶，並透過 Internet 連線（例如 Wi-Fi）啟用簡訊。

當用戶需要發送簡訊時，他們只需打開團隊聊天應用程式並添加電話號碼或選擇現有聯絡人。 當有人回覆時，同一用戶或同一組用戶會收到通知。

在幕後，您的 VoIP 系統使用與撥打電話或發送即時訊息相同的技術。 資訊包（簡訊、圖像、影片等）從您的雲端系統路由到收件者的手機號碼。

想要了解更多有關 VoIP 簡訊背後的技術的資訊嗎？

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簡訊和彩信的區別

簡訊服務 (SMS)：自 1992 年以來出現的文字訊息功能，用於向手機用戶發送最多 160 個字元的純文字訊息。 當大多數人最常提到簡訊時，他們指的是基於簡訊的訊息傳遞。

️ 多媒體訊息服務 (MMS)： MMS 於 2002 年推出，它建立在 SMS 功能的基礎上，使手機用戶能夠在訊息中發送圖像、音訊剪輯、視訊和更大的字元限制。 如今，MMS 幾乎在所有智慧型手機上都支援最大 300KB 的小檔案。

同時使用 VoIP 和簡訊的方法

您可以透過多種方式使用 VoIP 短信，並且對於何時不能使用此服務沒有硬性規定。 我們重點介紹了您可以從 VoIP 簡訊功能中受益的常見場景。

1. 客戶支持

當您需要客戶提供支援案例的照片或額外資訊時，請他們拍照、將其發送到電子郵件、下載並將其上傳到支援連結是一個耗時的過程。 尋求幫助的客戶現在正在承擔所有繁重的工作，並且感到沮喪。 相反，您可以透過簡訊向他們發送鏈接，以便他們可以直接上傳照片。

此 VoIP 簡訊功能使用與您所連接的通話相同的技術，確保為您的客戶提供流暢的體驗。

還有一個主要優點是能夠透過彩信發送照片。 例如，當現場工程師在客戶現場時，他們可以直接將照片發送給技術工程師來診斷問題，從而無需將設備帶回辦公室，從而縮短了整體維修時間。

2. 前景跟進

簡訊行銷的平均回覆率高達45%。 與電子郵件行銷6%的回應率和 2% 的推銷電話轉換率相比，這一數字非常顯著。

與潛在客戶交談後或網路訪客下載資產後，向他們發送短信，而不是拿起電話或將其添加到您的下一個電子郵件行銷活動中。 當您掛斷電話後，從通訊錄中選擇聯絡人並開始輸入您的自訂簡訊。 無需特殊軟體 - 只需您的VoIP 應用程式即可。

這不僅會帶來更高的開啟率（畢竟，我們閱讀了所有文字），而且您還為收件人提供了點擊連結的選項，以了解有關您的優惠或服務的更多資訊。

3. 預約提醒

如果你有能力減少錯過的約會數量，你會張開雙臂歡迎它，對嗎？

顧客或病人預約是一回事，但他們是否出現則是另一回事。 您可以使用 VoIP 簡訊實現自動化，或在預約前一周、一天或一小時發送手動提醒，從而降低缺席的可能性。

當您與患者進行即時通話並預訂下一次預約時，可以透過在通話時發送簡訊來降低他們記下錯誤時間或日期的可能性。

同樣，您可以簡化預訂重複預約的步驟。 當患者需要定期預約新的預約時，您可以透過簡訊向他們發送鏈接，以便他們可以選擇預約時間。 您可以節省撥打無法接通的電話的時間，並且患者可以在自己的時間安排預約。

4. 未接來電後回覆簡訊

您有多少次收到未接來電通知，卻回撥卻無人接聽？ 電話標籤或語音信箱網球——無論你怎麼稱呼它——都是沒有成效的。

也可能是您不知道未接來電是誰打來的。 所以，你回電，沒有人接聽，你也一無所知。

相反，您可以發送簡訊確認您未接來電，並邀請來電者在建議的時間回電。 您可能在下午 1 點到 2 點之間有時間間隔，或者只能在夜班期間聯絡您。

或者，如果您正忙於另一個電話，請發送簡訊說明您目前正在通話中，並會在有機會時立即回電給他們。 您甚至可以設定自動回复，這樣當您錯過電話時，呼叫者會自動收到簡訊。

透過 VoIP 號碼使用 SMS 訊息傳送的限制

與所有技術一樣，您必須注意一些限制。

在決定 VoIP 簡訊是否適合您的小型企業或企業時，需要考慮以下六件事：

• 簡訊速率限制：您無法發送無限數量的簡訊。
• SMS 功能：並非所有 VoIP 服務供應商都支援 SMS 功能。
• 大檔案大小：不支援大於 1 MB 的大圖像或影片。
• 字元限制：超過 160 個字元的訊息將被分成多個訊息。
• 簡訊短代碼：簡訊短代碼可能不會總是受支援。
• 收件者同意：企業必須保留出於商業目的（例如行銷活動）發送簡訊的同意記錄。

VoIP 簡訊的好處

雖然透過 VoIP 號碼使用簡訊可能存在一些限制，但其好處勝過這些限制。

主要優勢包括提供更好、更個人化的客戶體驗，以及在銷售和支援流程中引入多通路方法。 同時，您可以透過更少的通話和點擊次數實現相同或更好的結果，從而提高工作效率。

• 更高的客戶滿意度：透過引入書面格式和口頭溝通管道來追蹤和簡化支援、銷售和預約流程。
• 向員工發送簡化的群組簡訊：發送一對多訊息，而不是一次向同事通報問題或優惠。
• 個人化客戶服務：與 CRM、票務系統或任何具有開放 API 的軟體集成，以客製化優惠並在訊息中使用客戶名稱、公司名稱和現有產品等資訊。
• 提高銷售參與度：以高參與率開始出站勘探。
• 更低的通訊成本：批次發送訊息可以達到與向個人進行多次通話相同的結果。

如何設定 VoIP 簡訊

請按照以下四個步驟開始從您的公司電話號碼發送簡訊：

步驟 1. 選擇 VoIP 提供者。

首先，您需要選擇VoIP電話服務提供者。 確保他們有與客戶使用 VoIP 電話系統和SMS 設施的經驗。 如果您已有 VoIP 供應商，請詢問他們是否有也使用 SMS 選項的範例客戶。

如果您沒有 VoIP 供應商，並且目前正在考慮從傳統電話系統遷移到雲端，現在是確保您過渡到單一提供者來滿足您的通話和簡訊需求的最佳時機。

第 2 步：取得一個新號碼，或保留現有號碼。

一旦您選擇了提供者，就該考慮電話號碼了。 這裡你有兩個選擇：

1. 使用新的虛擬號碼：為您的外撥活動接收新的電話線路。
2. 移植您現有的電話號碼：透過在網路之間移動來保留您目前的號碼（這可能需要幾週的時間來設定）。

號碼移植涉及要求您的舊提供者從其基礎設施中釋放號碼，並要求新提供者將其遷移到他們的基礎設施中。 根據您的電話號碼的歷史記錄及其當前位置，這可能會加快或延遲該過程。 在準備保留現有號碼時，請務必與新的提供者聯絡。

步驟3.完成10DLC註冊。

下一步是完成10DLC註冊。 這是一個 10 位長代碼，指指定用於商務通訊和簡訊應用的個人化 10 位電話號碼。

然而，使用這樣的數字需要遵守法規。 企業必須獲得活動登記處的批准才能發送訊息。 10DLC註冊過程分為兩部分：

• 品牌註冊：企業必須向營運商網路表明自己的身分。
• 活動註冊：企業必須提供他們發送的訊息的範例，並出示消費者選擇接收簡訊的證據。

設定完 10DLC 後，您可以開始透過 VoIP 線路發送簡訊。

步驟 4. 開始從 VoIP 系統發送文字。

在 Nextiva 應用程式中，導航至「訊息」並按照以下說明進行操作：

• 點擊短信，然後點擊+ 。
• 從聯絡人清單中選擇聯絡人或在「收件者」欄位中輸​​入電話號碼。
• 新增多個收件者以建立群組簡訊。
• 依文字欄位左側的回形針圖示可傳送圖像（小於 1 MB 的 JPG、PNG、BMP 或 GIF）或音訊檔案（.mp3、.wav 或 .mp4）。
• 輸入您的訊息並按發送。

體驗最佳的企業 VoIP 供應商

無論您是想改善客戶服務還是降低錯過預約率，VoIP 簡訊都是小型企業和企業的完美解決方案。

在尋找 VoIP 簡訊提供者時，您需要有經驗並做到這一點的人。 Nextiva 與所有主要電話服務提供者都有合作關係，因此可以透過簡單的介面可靠地發送簡訊。

當您選擇 Nextiva 進行商業簡訊和 VoIP 時，您將受益於：

• 語音郵件轉錄：取得包含準確語音郵件轉錄的電子郵件或簡訊。
• 商務簡訊：透過桌面或行動應用程式與客戶和團隊成員交換簡訊。
• 應用程式整合：將您的業務通訊與流行的 CRM、客戶支援和團隊協作工具同步。

這樣，所有員工都可以使用 NextivaONE 行動、網路和桌面應用程式來取得支援文字的電話號碼並交換文字。

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