非營利組織 VoIP：非政府組織的主要功能和優勢

非營利組織領導者經常擔心如何發展與捐款者和志工的關係、履行其使命並控製成本。

您可以做出的最有影響力的決定之一就是您的電話系統。

不幸的是，傳統的電話服務在設計時並未考慮到非營利組織。

由於設備笨重、呼叫路由不靈活且功能有限，傳統的固定電話系統對於依賴緊張預算和志工支援的組織來說，往往帶來的麻煩多於好處。

如果您一直在考慮升級電話系統，但不確定從哪裡開始，網路協定語音 ( VoIP ) 可能是理想的解決方案。 通話透過雲端連接，而不是透過實體電話線撥打和接聽電話。 您所需要的只是網路連線。

繼續閱讀並了解為什麼如此多的非營利組織正在從老式電話過渡到 VoIP 系統。

為什麼非營利組織放棄傳統的電話系統？

過時的電話系統有許多限制，阻礙了非營利組織的生產力和客戶關係。 以下是組織升級到 VoIP 的一些主要原因。

1.營運成本高

對本地 PBX 系統的初始投資，加上持續的維護和更新，使得傳統電話系統比 VoIP 替代方案昂貴得多。

為每條固定電話支付月費也會很快增加開支。 由於大多數非營利組織的營運預算都極為緊張，因此這些持續的成本不必要地將資金從實際工作中轉移到營運成本上。

2.缺乏靈活性和可擴展性

由於傳統電話系統依賴實體電話線和硬件，因此隨著非營利組織的發展，添加或刪除分機非常困難。

例如，如果您開設新辦公室或需要快速設定電話以進行臨時募款活動，則重新佈線和購買設備的成本會迅速增加，從而限制了可擴展性。

3. 呼叫處理能力有限

大多數傳統電話系統依賴預定數量的實體電話線。 如果所有這些線路都被目前通話佔用，則任何其他來電都會排在很長的佇列中、被封鎖、被傳送到語音信箱或被中斷連線。

這對小型企業和非政府組織來說是一個主要問題，因為這通常意味著在人流量大的時期錯過捐款，並使支持者對關鍵舉措感到失望。

4. 與 CRM 的整合度較差

由於傳統通訊系統與其他系統隔離運行，因此呼叫資料不會自動填入您的 CRM 或其他系統。

如果沒有內建集成，您的團隊必須手動追蹤和記錄所有呼叫交互——這是一個低效的過程，容易出現人為錯誤。 有價值的數據不可避免地會被遺漏，導致支持者的體驗脫節。

5. 安全問題

對於傳統電話服務，所有硬體和基礎設施都位於您的辦公室，因此可能難以保護。 入侵者或事故可能會損害伺服器，而未能更新基礎設施可能會使客戶的敏感資料面臨風險。

VoIP 解決方案提供呼叫加密功能，以防止您的通訊遭到不必要的竊聽。 這對於事業驅動型組織尤其重要。

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6. 有限的報告與分析

大多數老式電話系統幾乎不提供呼叫數據，僅提供呼入/呼出和持續時間的基本日誌。

如果沒有詳細的見解（例如呼叫高峰時間、未接聽的呼叫和呼叫來源），幾乎不可能確定需要改進的領域或做出有數據支援的決策來加強籌款和推廣。

對於有財政責任的非營利組織來說，基於雲端的電話服務是更好的選擇。 它提供了許多功能，具有無限的可擴展性、增強的呼叫處理和強大的整合。

VoIP 為非營利組織帶來的好處

透過為非營利組織改用 VoIP 電話系統，您的組織可以克服這些挑戰，同時釋放以下改變遊戲規則的優勢。

經濟實惠的通訊

VoIP 電話系統通常比傳統電話線具有更低的設置和持續成本，使其成為預算緊張的非營利組織的理想選擇。

由於不需要實體硬體或大量佈線，非營利組織可以節省維護和基礎設施成本。

您可以避免昂貴的 PBX 投資和每條線路的費用，並且由於 VoIP 使用互聯網連接，因此您只需要現有網路。 成本的大幅降低為非營利組織提供了迫切需要的預算減免。

專業提示：如果您的組織是免稅的，您就有資格獲得更多節省。 詢問如何可以跳過支付與 VoIP 服務相關的銷售稅或消費稅。

遠端電話

VoIP 服務提供者支援遠端工作人員，讓團隊成員即使在外地或在家工作也能保持聯繫。

這使用戶擺脫了實體辦公電話的束縛。 透過通話轉接、軟體電話和行動應用程式等高級功能，您的團隊可以在需要時相互聯繫。

提高捐款者的參與度

組織可以使用 VoIP 系統進行外展和後續電話，讓捐款者了解情況並參與他們的事業。 透過在通話期間即時存取來電者資料，您的團隊可以更好地與支持者建立有意義的聯繫。

事實證明，免費電話號碼可以增加消費者的信任，而這些號碼可以讓大型捐款者與您的團隊討論將資金發送到哪裡。

透過將互動直接記錄到 CRM 中，可以簡化後續行動，這種個人化程度有助於提高捐贈者的忠誠度和安全性。

新增簡訊功能

年輕一代更喜歡發送簡訊而不是打電話，這使得簡訊成為吸引新的和潛在的捐贈者的有效工具。

整合簡訊為那些喜歡簡訊而不是電話和電子郵件的支持者彌合了溝通差距。 快速群發簡訊可以立即通知數千名支持者，以激發他們立即採取行動，這對於最後一刻的籌款活動或活動更新非常有用。

增強團隊協作

群聊、視訊會議和文件共享等功能可改善團隊協作，從而實現更有效率的專案管理。

透過將語音、視訊和文字通訊整合到一個平台中，遠端團隊可以緊密、靈活地協同工作。 統一的系統將員工和志工團結起來，簡化團隊合作。

以下是加州社會職業服務中心(Social Vocational Services of California) 為患有發育障礙或智力障礙的成年人提供支持的方式，它使用商務電話系統可靠、一致地連接員工，並協調其80 個地點的家庭和護理人員的計劃。

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非營利組織十大基本 VoIP 功能

要真正改變非營利組織的通訊方式，請尋找包含以下主要功能的 VoIP 系統。

1. 自動總機

自動虛擬接待員會迎接來電者，提供選單選項，例如“按 1 進行捐贈”，並正確路由呼叫。 自動接線員以最低的人工成本提供 24/7 全天候服務，確保您不會錯過任何一個電話，即使在下班後或人員短缺期間也是如此。

您的通話流程不必很複雜。 您的團隊可以根據您的工作時間或特殊籌款活動進行調整。

2. 呼叫路由

智慧呼叫路由根據您的偏好和需求定義呼叫應發送到的位置。

您可以將某些電話傳送到語音信箱，將最高捐款者轉接給客戶代表，或將緊急訊息轉發到手機。 當呼叫量激增時，您可以即時調整呼叫定向或為特殊事件準備路由規則。

3. 電話會議和視訊會議

選擇基於雲端的電話系統，支援音訊或視訊會議、螢幕共享和其他即時連接選項，讓您的團隊可以隨時隨地進行協作，而無需擔心後勤問題或差旅成本。

借助 Nextiva 等託管 VoIP 平台，您無需支付額外的會議軟體或電話會議服務費用- 這些都包含在內。

4. 行動和桌面軟體電話

軟體電話允許工作人員和志工使用他們的行動裝置作為 VoIP 系統的擴展，確保他們無論身在何處都能保持聯繫。 無論員工身在何處（辦公室、家中或現場），都可以保持高效率工作。

5. 語音信箱到電子郵件

語音郵件轉錄消除了手動撥入和檢查訊息的需要。 電子郵件警報會向員工通知新的語音郵件，而語音到文字的轉換則可在收件匣中提供書面內容以便快速查看。

這有助於您的團隊更快地做出回應，並確保沒有訊息被遺漏。

6.簡訊通訊

整合簡訊使支持者透過他們喜歡的溝通管道（電話、電子郵件或簡訊）更順暢地聯繫。

透過直接從您的商務電話系統發送簡訊活動提醒、捐款確認或其他通知來接觸更廣泛的受眾。

7. 互動式語音應答（IVR）

VoIP 電話系統的主要功能之一是能夠透過語音命令或鍵盤輸入與呼叫者進行交互，提供用於存取資訊或完成某些任務的自助服務選項。

自訂IVR 選單以簡化任務，例如：

• 請求回電
• 獲取指示或支持詳細信息
• 學習如何成為志願者
• 獲取付款信息

此外，IVR 提供 24/7 的自助服務選項，無需束縛員工。 預先收集基本資訊有助於更有效地將來電者轉接到代表，從而簡化您的客戶體驗。

8. 通話分析和報告

強大的呼叫分析可讓您一目了然地了解呼叫量、等待時間、放棄的呼叫、繁忙訊號等。

趨勢報告揭示使用模式，為更好的資源規劃提供資訊 - 了解哪些呼叫來源提供最佳投資報酬率，並在問題影響 KPI 之前主動識別問題。

9. 客戶關係管理集成

連接您的 CRM 和電話系統可實現自動呼叫記錄和螢幕彈出來電者訊息，讓員工在通話期間即時存取來電者資料。

CRM 會自動記錄交互，將記錄組織在單一解決方案中。

10. 通話錄音和轉錄

通話錄音可以創造寶貴的機會，例如解決爭議、透過通話樣本更快地幫助新員工入職、降低責任風險以及保留特別公告或訪談的永久記錄。

轉錄使內容可搜索，而人工智慧可以分析互動以提高團隊績效。

頂級非營利組織 VoIP 供應商

在評估 VoIP 解決方案時，請務必考慮為非營利組織設計的供應商，例如：

1. 下一個

Nextiva 以其可靠性和全面的通訊解決方案而聞名，它是一套完整的工具，包括語音、視訊、文字、即時訊息和 CRM 整合。

Nextiva 是一家脫穎而出的頂級供應商，專門致力於增強非營利組織的生產力和社區關係。 其業界領先的平台透過強大的 VoIP 功能、輕鬆的 CRM 整合、無限的可擴展性和一流的可靠性克服了先前的通訊限制。

作為一個基於雲端的平台，Nextiva 還消除了困擾過時系統的安全風險和維護成本。 真正的可擴展性意味著輕鬆適應活動或成長突增，而不會造成服務中斷或意外成本。

G2 評級： 4.5 分（滿分為 5 分）（2,896 則顧客評論）

2. 脆呼

KrispCall 以其用戶友好的介面和實惠的價格而聞名，為呼叫、簡訊和 CRM 整合提供了統一的平台，使其成為具有不同通訊需求的非營利組織的多功能選擇。

G2 評級： 4.4 分（滿分為 5 分）（21 則顧客評論）

3.特爾齊奧

Telzio 提供簡單、可擴展的 VoIP 解決方案，強調定價的簡單性和透明度，提供具有無限用戶和分機的全功能電話系統。

G2 評級： 4.2 分（滿分為 5 分）（3 則顧客評論）

4. 沃尼奇

Vonage Business將 UCaaS 解決方案與聯絡中心功能結合，旨在增強組織與其客戶之間的聯繫。 非營利組織可以根據使用者數量、所需的呼叫功能及其整合要求來選擇服務等級。

G2 評級： 4.3 分（滿分為 5 分）（437 則顧客評論）

5. 8×8

8×8 優先考慮在整合 UCaaS 和 CCaaS 系統中保持通訊安全、合規且可用。 非營利組織可以集中參與管道，同時利用進階分析來最大限度地提高團隊績效。 然而， 8×8 缺乏Nextiva 提供的功能數量。

G2 評級： 4.1 分（滿分為 5 分）（656 則顧客評論）

您的非營利組織值得擁有更好的電話系統

過時的電話系統是一個問題，特別是對於資金短缺的非營利組織和非政府組織而言。 它們可能會導致錯失成長和參與的機會，從而阻礙非營利組織對環境和人道主義的影響。

然而，透過升級到功能豐富的統一通訊 VoIP 供應商，組織可以實現成本節約、靈活性、行動性和強大的呼叫處理功能。

透過遷移到 Nextiva，非營利組織可以實現通訊現代化並提高營運效率，而且遷移很簡單。

Nextiva 可靠的服務可確保不斷線或通話品質模糊——這是籌款和外展活動的必備條件。 Nextiva 透過企業級 VoIP 、經濟實惠的定價和實際實施支援來支援這些營運需求。

非營利組織求助於 Nextiva 來加強有意義的關係。 全國範圍內無限制的通話和簡訊讓每個人都能在一處保持聯繫。

直覺的呼叫處理智慧地路由每次交互，以滿足客戶、志工和合作夥伴的需求。 將通訊轉移到雲端後，您將能夠利用有限的資源來推進您的任務。

以實惠的價格獲得強大的功能、直覺的操作和一流的可靠性。 透過專為非營利組織打造的 Nextiva VoIP 解決方案擁抱未來，擺脫舊電話系統的麻煩。

最重要的是，Nextiva 幫助當今的非營利組織發展和維持自身。 您的組織、志工和社區都會感謝您。