虛擬接待員適合您的企業嗎？ （+ 7 個用例）

企業主比任何人都清楚，一旦啟動並運行，電話似乎就永遠不會停止響起。 這是一個很好的問題——你成功了，成長了，並為客戶服務——那麼問題是什麼？

即使您將其中一些外包給聯絡中心，來電往往會令人難以承受，佔用大量時間和資源。 光是回到人們身邊就感覺像是一件苦差事。

毫不奇怪，各種規模的企業越來越多地轉向使用 24/7 應答服務軟體來進行現場呼叫並解決常見問題，從而節省時間和金錢。

虛擬接待員可讓您提供全天候支援。 這是一種讓客戶滿意的簡單且經濟高效的方法。 在這篇文章中，我們將解釋如何進行。

什麼是虛擬接待員？

虛擬接待員是一種軟體解決方案，可以接聽和轉接來電，確保沒有電話無人接聽。 它可以將通話轉接到正確的部門，解決基本的客戶需求，提供帳戶訊息，並回答常見問題（例如公司營業時間或地點）。

虛擬接待員有時稱為自動助理、音訊電話選單或互動式語音回應 (IVR) 系統和電話樹。

虛擬接待員如何運作？

虛擬接待員接聽來電並提供滿足基本需求的協助，例如安排預約或分享帳戶資訊。

如果虛擬接待員無法直接處理客戶的需求，它會將通話路由到正確的人員或部門。

例如，金融機構的虛擬接待員服務可以找到呼叫者的帳號，並讓他們知道他們的帳戶餘額或下一個付款到期日。

但是，它可能無法處理欺詐性收費投訴，因此無法將客戶與詐欺部門聯繫起來。

在這兩種情況下，虛擬接待員都為客戶和您的團隊節省了時間。 如果它可以解決客戶的問題而不需要團隊成員接聽電話，那就太好了； 呼叫量的減少意味著支援團隊的壓力減輕，並且需要客戶支援代理商幫助他們的人的等待時間更短。

如果客戶需要幫助，他們不會等待，只為了聽到需要再次轉接； 自動服務員會立即將他們發送到正確的部門。

物業管理公司可以使用虛擬接待員作為 24/7 的下班後服務，以便租戶可以報告緊急問題。 醫生辦公室可以使用它，以便患者可以聯繫值班護士。

虛擬接待員與現場客服人員

在虛擬接待員和現場接待員之間進行選擇時，需要記住一些事項。

• 負擔能力：在不僱用新員工的情況下，通話量可能會大幅波動，而且虛擬接待員軟體的價格只是現場接待員薪資的一小部分。 至少，它可以自動將通話連接到正確的座席。
• 有效性：自動服務員會迎接來電者，並立即協助或引導至正確的部門； 無需等待，因為接待員正在接聽多通電話。 這就是為什麼虛擬接待員如此受歡迎的呼叫中心功能的原因之一。
• 性格。 自動接待員可以透過專業、愉快的問候來留下友善的第一印象。 然而，現場接待員可以透過來電顯示來識別來電者，最適合處理緊急事務。

好消息是，企業可以（而且經常）利用虛擬和現場接待員。

自動服務員可以迎接呼叫者並將他們引導到正確的部門，或者在下班後以及接待員不在時接聽電話。 在工作時間內，自動服務員可以讓呼叫者隨時撥打零來與接線員通話。

虛擬接待員的費用是多少？

虛擬接待員的費用會根據您使用的軟體和您選擇的方案而有所不同。 它們通常包含在 VoIP 系統中，因此您無需像使用固定電話系統那樣支付額外費用。

自動助理包含在 Nextiva 的商務電話服務計劃中，每月 18.95 美元起。 下面的影片介紹了有關電話系統定價的更多資訊。

為什麼企業要使用虛擬接待員？

企業使用虛擬接待員有多種原因，包括改善客戶體驗並減少客戶支援團隊或聯絡中心的工作量。

根據您的品牌需求進行客製化

虛擬接待員可讓您根據業務需求客製化接聽服務，包括：

• 用您的品牌聲音設定自訂問候語，以感謝客戶的來電，確保一致的體驗。
• 建立簡單的導航選單，將通話轉接到正確的部門。
• 根據業務偏好和需求實施呼叫轉移。

優化工作流程

呼叫應答服務可以透過處理呼叫管理和轉接的「繁忙工作」方面來優化您的工作流程，包括：

• 回答常見問題。
• 處理簡單的客戶需求，例如訂單追蹤或預約安排。
• 共享訊息，例如您的公司名稱、位置和營業時間。
• 自動將呼叫路由至正確的部門。

提供一致的客戶體驗

當您使用虛擬接待員時，您可以提供一致且高品質的客戶體驗，給新客戶留下深刻的印象並有助於留住現有客戶。

自動客服可以透過以下方式改善客戶體驗：

• 客戶每次打電話時都知道會發生什麼事。
• 虛擬接待員減少了與合適的人交談所需的時間。
• 客戶可以隨時回答一些問題，即使他們在客戶支援中心關閉時打電話也是如此。

提高客戶信任度

當客戶撥打您的企業電話線時，您希望他們獲得積極的體驗，從而建立對您企業的信任。

使用自動助理和自動呼叫轉接的專業問候語可以幫助您的企業看起來成熟且專業。 想要與新客戶建立信任的小型企業可以使用虛擬接待員。

規模化流程

虛擬接待員可以同時接聽多通電話，這是現場接待員無法做到的。 它可以幫助進行呼叫轉移和呼叫轉接，回答客戶問題，同時向不同使用者提供核心業務資訊。

借助自動化系統，每個呼叫都會路由到正確的位置。 您甚至可以設定規則，以確保通話在工作時間內轉接至團隊成員，並在下班後轉接至他們的語音信箱或聯絡中心。

哪些類型的企業使用虛擬接待員？

虛擬接待員廣泛應用於許多行業和各種規模的公司。 任何有來電的企業——無論是內部處理還是外包給呼叫中心——都可以從即時應答服務中受益。 然而，有些行業經常出於不同目的使用虛擬接待員。

律師事務所和法律實踐

律師事務所和法律實務通常將虛擬接待員用於以下用途：

• 與來電者分享營業時間。
• 為團隊成員提供擴充。
• 將呼叫者路由到正確的團隊成員或其語音信箱。
• 允許提交記錄請求。
• 安排與客戶的諮詢。

金融機構

銀行、信用卡公司、私人信貸員和財務顧問等金融機構通常使用線上接待服務，原因如下：

• 追蹤付款或帳戶餘額的狀態。
• 透過電話處理付款。
• 啟動信用卡。
• 提供帳戶資訊。
• 共享營業時間。
• 將呼叫者引導至正確的團隊。

衛生保健

虛擬接待員在醫療保健行業中大量用於以下目的：

• 安排約會
• 索取記錄
• 確認處方補充。
• 向來電者提供傳真號碼、工作時間和地點。
• 將呼叫者引導至正確的醫生或分診護理師。
• 在下班後向值班醫生撥打緊急電話

Nextiva 透過我們的即時應答服務幫助退伍軍人家庭護理中心為顯著的業務成長做好準備。 怎麼看：

“我們的目標是在未來幾年內將我們的業務翻一番。 有很多人可以交談。 我們計劃利用 IVR 技術來優先考慮我們花時間在哪裡以及與誰交談。”

~ David Laiderman，退伍軍人家庭護理副總裁

零售及電子商務

零售和電子商務企業經常接到大量電話，並使用虛擬接待員來實現以下目的：

• 訂單狀態更新，包括追蹤號碼
• 提供退貨狀態更新
• 將呼叫者引導至客戶支援或銷售團隊成員

房地產

個人房地產經紀人通常不使用虛擬接待員； 他們更有可能擁有現場接待員或助理，同時依賴簡訊等其他 VoIP 功能。

然而，房地產經紀人和機構經常使用虛擬接待員來處理大量通話。 他們可以使用自動服務員來確保新銷售線索的公平分配，或根據位置和經驗將潛在客戶發送給正確的房地產經紀人。

更常見的是，房地產經紀人充分利用業務呼叫轉接，在白天（或晚上）的任何時間根據合約獲取掛牌資訊。

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旅行和招待

航空公司、飯店和汽車租賃機構經常使用虛擬接待員來實現以下目的：

• 協助預訂，包括重新安排、更新資訊或取消。
• 提供客戶支援。
• 回答有關政策或公司流程的常見問題。

政府機構

當您致電政府機構時，您可以期待虛擬接待員接聽電話。 基於以下原因，政府組織通常設有虛擬接待員：

• 與來電者分享公共公告。
• 允許呼叫者使用自助服務選項請求文件或資訊。
• 提供有關呼叫者可以在需要時存取更多資訊的位置的資訊。
• 分享重要的聯絡訊息，包括工作時間。
• 向來電者提供雙語通知

使用 Nextiva 設定虛擬接待員

如果您準備好設定虛擬接待員，Nextiva 隨時為您提供協助。

Nextiva 透過我們所有的 VoIP 套餐提供市場上最好的虛擬接待員服務之一。 這意味著，除了免費電話或本地電話號碼、簡訊、語音郵件轉錄以及與某些 CRM 整合等其他優勢之外，自動助理只是您獲得的功能。

當談到我們的虛擬接待員服務時，您可以信賴以下優勢：

• 可靠性： 99.999% 的正常運作時間值得您信賴。
• 通話品質：高效能資料中心和高清語音技術帶來卓越的傳入和傳出通話品質。
• 易於使用：任何人都可以設定和使用 Nextiva 的系統，而不僅僅是技術人員。
• 進階功能：修改您的呼叫路由和呼叫錄音首選項，在幾分鐘內切換您的設定。
• 安全性： Nextiva 符合 HIPAA 和 SOC-2 標準，甚至適合高度監管產業的企業。
• 令人驚嘆的服務：我們的內部團隊為所有定價方案提供 24/7 即時支援。