如何為您的企業使用虛擬電話號碼？

隨著科技的進步，商業世界簡化業務溝通的需求正在改變。 因此，作為一種靈活且經濟實惠的方法，他們現在依賴虛擬電話號碼，告別傳統的電話線。

那麼，什麼是虛擬電話號碼呢？ 它們是基於雲端的電話號碼，不受地點或設備的限制。 它們透過網路運行，允許企業從任何地方、任何設備撥打和接聽電話。

基於雲端的數位為公司帶來了一系列好處； 公司有多大或是什麼類型並不重要。

如果您想了解使用虛擬電話號碼的好處以及如何使用虛擬電話號碼為您的企業獲得最大利益，請繼續閱讀此部落格。

虛擬電話號碼的特點

虛擬電話號碼具有廣泛的功能，有助於簡化業務通訊和流程。

虛擬電話號碼中提供的一些最常見的功能包括：

1. 互動式語音應答（IVR）

IVR 是呼叫者的自助服務選項。 它允許呼叫者使用電話墊上的按鍵或語音命令與自動/電腦化電話系統進行交互，並將其呼叫轉移到正確的部門和人員。 這是一個無需與現場客服人員交談即可獲得答案的絕佳工具。

2. 呼叫轉移

虛擬電話號碼的另一個很酷的功能是呼叫轉移。 它有助於將來電轉移到另一條線路或小工具。 這樣，您就不會再錯過任何一通電話。 此功能還可以確保將客戶呼叫轉移到正確的人手中。

3. 統一呼叫箱

此功能在單一儀表板上提供了呼叫、訊息和語音郵件歷史記錄的統一視圖，使管理所有通訊變得更加容易。

4. 通話分析

此功能可深入了解不同的通話方面，例如音量、狀態以及未接來電和已接來電。 這些資訊可協助企業了解他們的通話模式並規劃推進溝通的方法。

5. 通話管理

大多數虛擬號碼都包含呼叫封鎖、呼叫篩選、呼叫路由和呼叫排隊等功能。 這些可幫助用戶順利控制撥出和撥出電話。

6. 自動呼叫分配（ACD）

ACD 根據座席可用性和技能等標準將來電分配給最合適的座席或部門。 ACD 提高了高效率的呼叫管理並增強了客戶服務。

7. 通話監控

呼叫監控使主管或管理員能夠在知情或不知情的情況下監聽座席和客戶之間的即時通話。 這有助於主管為其員工提供個人化培訓，並就需要改進的領域提供回饋。 此功能在客戶服務或呼叫中心環境中特別有用。

8. 語音信箱到電子郵件

此功能將語音訊息轉換為電子郵件附件，並直接傳送到指定的電子郵件地址。 因此，用戶可以透過電子郵件收件匣輕鬆存取語音郵件訊息。

9. 與其他業務工具集成

您可以將虛擬電話號碼與其他現有業務通訊工具（例如 CRM 系統、電子郵件和協作平台）整合。 這有助於企業簡化溝通流程。

使用虛擬電話號碼為您的企業帶來的好處

虛擬電話號碼可以為您的企業帶來多種好處，如下所示：

1. 與傳統電話系統相比具有成本效益

基於雲端的虛擬號碼比傳統電話系統相對便宜。 它們透過 VoIP（網際網路協定語音）運行，減少了對昂貴硬體和其他設備的需求。

此外，透過虛擬號碼撥打國際或長途電話比透過傳統電話線撥打電話便宜得多。 此外，虛擬電話系統的訂閱套餐價格實惠。

2. 透過免費電話、虛榮電話和本地號碼增強專業精神

您可以從KrispCall取得美國虛擬電話號碼。 除此之外，您還可以獲得虛榮號碼、免費電話號碼和本地虛擬號碼，這有助於塑造您企業的專業形象。 您可以透過在號碼中包含您的品牌名稱來自訂您的個性號碼，例如 1-800-DOMINOS，讓客戶更容易記住。

同樣，獲得免費電話號碼可以讓您的潛在客戶免費致電您的公司，而無需擔心支付通話費。 這會讓客戶留下這樣的印象：您非常重視客製化支援，並且願意傾聽他們的問題和疑問，從而打造專業形象。

同樣，如果您的客戶分佈在各地，您可以獲得帶有區號的本地號碼。 客戶在撥打本地號碼時會感到更放心，因為他們相信自己正在與本地企業打交道。

3. 提高國際客戶的可近性

虛擬電話號碼在與國際客戶群建立信任、熟悉度和有效溝通方面發揮關鍵作用。 本地虛擬號碼有助於在特定區域建立本地影響力，並鼓勵客戶聯繫企業。 此外，免費電話號碼讓客戶無需支付通話費即可致電您。

除此之外，虛擬電話系統的 24/7 可用性確保客戶可以隨時聯繫企業。 虛擬號碼具有將通話轉接到任何位置和多語言支援等功能。 這些有助於打造流暢且更好的客戶體驗。

4. 提供與客戶的 24/7 連接

企業可以透過虛擬電話系統 24/7 與客戶保持聯繫。 一旦有網路連接，就可以從世界任何地方存取虛擬電話號碼。 因此，無論你身在何處，都無關緊要。 您將全天候為您的客戶服務。 此外，呼叫轉移和語音郵件等功能可確保即使在工作時間之後也不會錯過重要的電話或訊息。

5. 維護您的商業生活和個人生活

電話號碼的優點之一是它們有助於在個人和商務溝通之間保持清晰的界限。 擁有與個人號碼分開的專用業務號碼可以讓您獨立管理與工作相關的呼叫，從而在您的職業和個人生活之間取得平衡。

6. 隨時隨地透過 Wi-Fi 工作。

虛擬電話號碼允許員工在任何地方在線工作，從而無需綁定到一個特定位置。 它確保員工即使不在辦公室也能保持聯繫。 這種彈性對於員工分佈在不同地點的公司來說是有利的。

如何在您的企業中使用虛擬電話號碼？

虛擬電話號碼對您的企業有利，因為它們提供了從節省成本到遠端工作靈活性等一系列好處。 然而，為了充分利用其優勢，企業需要考慮幾個策略因素。

以下是有關如何為您的企業使用虛擬電話號碼以實現不同業務目標的一些提示：

1. 在企業中建立專業形象

您應該使用虛擬電話號碼在不同地理區域建立專業的商業形象。 為此，您需要取得帶有區號的本地虛擬電話號碼或免費電話號碼。

本地電話號碼有助於為您的公司創建本地形象，即使您的企業實際上並不位於當地。 同時，免費電話號碼可以表明您的公司是一家可靠且成熟的公司。

2. 在沒有實際存在的情況下瞄準特定區域

如前所述，本地電話號碼有助於為您的公司在特定地區建立本地形象，即使您的企業在那裡沒有實際位置。 這對於計劃瞄準國際市場和客戶的企業是有益的。

3. 管理大量呼叫。

虛擬電話系統包含自動呼叫分配 (ACD)、互動式語音應答 (IVR)、呼叫路由等功能，有助於在無需人工幹預的情況下有效管理大量電話。 因此，請在日常工作時間內充分利用這些功能。

4、節省電話費用。

虛擬電話號碼是節省電話費用的絕佳工具。 首先，它們透過網路連線進行操作，從而無需在電話線和電纜上花費大量資金。 其次，VoIP 服務提供者可讓您根據您的業務需求和預算自訂定價方案。 最後，使用虛擬號碼撥打國際電話比傳統固定電話便宜。 在大多數情況下，使用虛擬號碼撥打國際電話是免費的。

5. 靈活地進行工作呼叫追蹤與分析

虛擬電話系統提供全面的呼叫追蹤和分析工具，可以深入了解通話量、客戶互​​動和團隊績效。 透過利用這些訊息，企業可以優化其呼叫處理策略、增強客戶服務關係並確定成長領域。

6. 可擴展性和擴展性

隨著您的業務擴展，虛擬電話系統可以無縫適應以滿足您不斷變化的需求。 您可以輕鬆刪除號碼、調整呼叫轉接規則以及修改計劃以適應新的團隊成員或其他辦公室。 這種靈活性可確保您的電話系統保持可擴展性以實現成長。

7. 與 CRM 集成

您可以將虛擬電話號碼與現有的CRM（客戶關係管理）軟體（如HubSpot、Pipedrive、Salesforce、Microsoft Dynamics 等）整合。這可讓您從單一儀表板管理和查看所有客戶互動和過去的歷史記錄，而無需進行切換應用程式和系統之間。

結論

總之，虛擬電話號碼為企業帶來了好處。 它們有助於在龐大的客戶群中建立專業形象，有效管理大量呼叫量，降低成本，並使員工能夠使用任何設備在任何地方工作。

然而，要有效發揮數量優勢，關鍵策略的考量至關重要。 例如，使用本地號碼可以在特定區域建立本地存在並定位來自這些位置的客戶。 同樣，使用長途電話號碼可以讓客戶與您聯繫，而無需支付任何通話費用。

常見問題解答

1. 虛擬號碼可以追蹤嗎？
   
   是的，可以追蹤虛擬號碼。 儘管虛擬號碼獨立於特定的實體位址和設備，但它們可以被某些個人和技術追踪，例如執法機構和開源情報（OSINT）調查。
   
   
2. 如何取得 WhatsApp 的虛擬號碼？
   
   若要從 KrispCall 取得 WhatsApp 的虛擬號碼，請依照下列步驟操作：
   
   ● 如果您是平台新手，請建立帳戶。
   ● 使用正確的憑證登入。
   ● 從清單中選擇國家/地區和電話號碼。
   ● 選擇定價方案並付款。
   ● 如果需要，提交文件。
   
   
3. 怎麼知道是不是虛擬號碼？
   
   虛擬號碼有幾個特徵可幫助您區分虛擬號碼與傳統號碼。 其中一些特徵如下：
   
   ● 無需在裝置上插入SIM 卡。
   ● 虛擬號碼透過網路連線進行操作。
   ● 只要您的裝置連接到互聯網，您就可以在任何地方操作它。
   ● 與實體位址和設備無關。
   
   
4. 為什麼要使用虛擬號碼？
   
   您應該使用虛擬號碼，因為使用虛擬號碼有很多好處，例如節省成本、建立專業形象、針對特定區域、改善客戶服務、隨時隨地工作的靈活性、24/7 連接性、可擴展性等等。
   
   
5. 誰使用虛擬號碼？
   
   各種規模和類型的企業甚至個人都使用虛擬號碼。