如何舉辦最佳虛擬活動
已發表: 2022-05-07我們將引導您完成成功舉辦虛擬活動的完整指南，以及虛擬活動軟件如何提供幫助。
計劃和舉辦現場活動壓力很大，但在虛擬活動方面，還有額外的壓力源：您可能不知道使用哪些工具，或者如何讓您的活動讓參與者感到興奮。
在本文中，我們將介紹您需要了解的有關虛擬活動的所有信息，包括：
- 虛擬活動的好處
- 虛擬事件的類型
- 您需要的虛擬活動軟件
- 您的虛擬活動應該持續多長時間
- 如何營銷您的虛擬活動
- 如何讓您的虛擬活動變得有趣並吸引參與者
請繼續閱讀以獲取計劃下一個虛擬活動並確保其成功的完整指南。
虛擬活動有什麼好處？
計劃虛擬或在線活動的好處之一是您無需預訂實體空間，這意味著您還可以省錢。 您也不需要設置桌子、椅子和笨重的演示設備（嘿，2000 年代初期的舊 A/V 系統，我在看你！），這進一步節省了金錢和時間。
您還可以從虛擬活動平台獲得額外數據和受眾跟踪的好處。 通過對與會者參與度的更好分析——客人在離開之前收聽了多長時間？ 哪個環節最受歡迎？——您可以更好地計劃您的下一個活動。
另一個好處是您有可能將您的影響力擴展到新的位置並與更多的受眾分享。 例如，您的擴展受眾可能包括無法同步參加的人（同步活動要求人們同時在線，實時互動），但希望異步觀看您的內容（人們可以同時參與在他們方便的時候，在他們自己的時間舉辦活動——例如，在不同的時區）。
使用大多數平台錄製虛擬會議很容易，您可以免費向與會者提供此後續視頻，或作為付費視頻提供給未註冊的人。
確定虛擬事件的類型
就像現實世界中的事件一樣，虛擬事件在類型、持續時間和目的方面都有所不同。 以下是一些主要類型的虛擬事件。
- 虛擬會議：在幾天內您可能有多個演講者的活動。 日程安排通常每天一次或兩次較長的主題演講，以及全天較短的每小時會議。 這些會議與虛擬活動平台的網絡研討會功能配合得很好。
- 虛擬貿易展：這些包括網絡研討會式的小組成員和演講者，也包括參展商展位。 它們通常面向特定行業。 借助虛擬活動軟件，您可以設置包含交互式應用程序或視頻的虛擬展位，供與會者探索。
- 虛擬音樂節：在大流行期間，許多音樂節將 2020 年的活動轉移到網上，在那裡他們直播演講活動或音樂節目。 這可以從德克薩斯圖書節等圖書節到紐約人節等藝術和文化節，甚至音樂節。
- 虛擬網絡活動：這可以是獨立活動，也可以是其他活動的一部分，例如虛擬會議或演講活動。 與會者通常在更正式的演示之前或之後通過視頻會議或消息傳遞進行非正式的聊天。
- 虛擬演講活動：虛擬演講活動範圍從當地書店主辦的作者閱讀到專業發展會議。 這些通常使用虛擬活動軟件的實時流媒體或視頻會議功能來完成。
- 虛擬內部會議：過去是公司範圍內或部門範圍內的面對面會議，現在可以在虛擬環境中進行。 這些也被稱為市政廳會議，與會者可以與演講者互動並提出問題。
每個虛擬活動工具都有一組不同的功能和選項——請繼續閱讀以了解如何選擇最適合您需求的工具。
選擇合適的工具
您需要的特定平台取決於您舉辦的虛擬活動的類型。 例如，根據您的活動物流，您可能需要網絡研討會功能、聊天或分組會議集成、虛擬大廳或活動空間來模擬貿易展覽環境或直播功能。
首先要為您的活動制定計劃，然後找到具有正確功能的虛擬活動平台來完成工作，這一點很重要。
通常，虛擬活動軟件工具允許您流式傳輸在線活動並與與會者協作。 另一個關鍵功能是能夠通過網絡研討會與與會者共享信息。
一些虛擬活動軟件甚至允許您創建包含活動大廳、虛擬展位和與會者頭像的虛擬環境。
查看我們的虛擬活動軟件目錄，查看流行軟件工具的比較並探索功能。 您可以使用每個軟件目錄中提供的 Capterra 的“推薦過濾器”工具來根據您需要的功能縮小您的選擇範圍。 您還可以閱讀其他企業主的用戶評論，了解他們如何評價每個平台。
確定合適的長度
您可能想知道虛擬活動應該持續多長時間。 同樣，這將取決於您舉辦的活動類型。 您可以使用現實生活中的事件作為指導，但請記住，在在線環境中，讓與會者參與可能會更加困難。 出於這個原因，您可能希望將事情保持在較短的一側。
為您提供一些指導，虛擬節日或虛擬會議等更高級別的虛擬活動可能會持續一到四天，具體取決於演講者和與會者的數量，官方節目會持續整個工作日。 一次性的虛擬專業發展活動可能只持續 45 分鐘到一個小時。 您還可以在預定時間結束或開始時留出 15 分鐘，讓客人通過聊天或視頻會議“聯網”。
許多軟件平台都具有群聊或實時投票選項等功能。 如果您在虛擬活動中加入迷你游戲或社交機會，這些功能可以幫助您使活動更具吸引力。
營銷您的活動
為了讓您的虛擬活動在人群中脫穎而出，您需要發揮創造力。
這裡有一些想法可以讓你的創造性思維過程繼續下去：
- 發送有趣的 GIF 動畫作為活動邀請。
- 為您的電子郵件訂閱者提供折扣以參加您的虛擬活動。
- 創建定制的 T 卹、手提袋或宣傳您的活動的海報（當然，所有這些都可以通過您的活動網站上的電子商務獲得）。
- 將一定比例的門票收入捐贈給與您的活動相關的非營利組織。
一些虛擬活動軟件平台允許定製品牌，因此您可以使您的營銷脫穎而出並與您的虛擬活動品牌協調以獲得一致的體驗。 例如，您可以創建與您的直播活動登陸頁面具有相同外觀的自定義註冊和註冊登陸頁面。
讓它變得有趣
一旦您將其從公園營銷您的活動中剔除，您就必須交付。
您的客人想向您學習並建立人脈，但他們也想玩得開心。 即使事情是完全虛擬的，您仍然可以使用您的虛擬活動平台讓您的活動變得有趣。
- 許多虛擬活動軟件平台允許您為活動創建虛擬大廳。 邀請您的供應商或演講者設置展位，讓您的客人進行互動探索。
- 通過分享破冰問題來鼓勵交流，並讓客人通過聊天加入。
- 在開始您的主題演講或演講之前，讓樂隊通過實時流進行虛擬表演。
- 提供贈品並讓演示者使用隨機名稱生成器來選擇獲勝者。
- 嘗試使用實時投票來分解演示文稿。
舉辦成功的虛擬活動，讓客人回來更多
儘管嘗試新事物可能令人生畏，但您的下一個虛擬活動可能與實體活動一樣成功。
請記住，這種類型的虛擬體驗對您的客人來說也可能是新的，因此您有機會通過保持新鮮感並嘗試創造性的方式來保持客人的參與，從而在競爭對手中脫穎而出。
想探索虛擬活動軟件嗎？ 查看我們的虛擬活動軟件目錄。
注意：本文中選擇的應用程序是在上下文中顯示功能的示例，不作為認可或推薦。 它們是從在出版時被認為可靠的來源獲得的。