如何撰寫假期請求電子郵件（+提示和範例）

在您預訂下一個假期之前，別忘了詢問您的老闆！

呃——你可能會說。

但有些員工很難正式向上級請假。

因此，本文提供了有關如何執行以下操作的範例、範例和技巧：

• 寫一封休假請求電子郵件，
• 在信件中直奔主題，並且
• 在請假信中保持專業的語氣。

讓我們開始吧。

• 休假請求電子郵件是員工向老闆或經理提出的書面請假要求。
• 專業休假請求的關鍵要素包括簡潔的主題行、問候語、提及休假日、抄送人力資源部、說明在您離開時由誰接替您的工作量以及結束語。
• 為了使您的休假請求電子郵件更有可能獲得批准，請保持專業的語氣，開門見山，並使用最合適的休假請求電子郵件範例。
• 休假請求不限於一天或一週。 根據公司的政策，您可以要求半天休假或長達數月的較長假期。

什麼是假期請求電子郵件？

休假請求電子郵件是透過工作電子郵件發送給您的老闆、主管或經理的正式書面休假請求。 根據您公司的政策，您需要在休假前幾天或幾週發送請假申請電子郵件。

同樣，公司政策規定雇主是否會要求員工提及休假的原因，例如拜訪朋友或親戚，或其他原因。

在以下部分中，我們將向您提供所有範例、範例、步驟和提示，以便在您下次請假請求電子郵件中具有說服力。

因為，請記住，如果你的請假請求寫得容易說“是”而難說“不”，那麼你的老闆更有可能接受你的請假請求。

休假請求電子郵件的關鍵要素是什麼？

休假請求電子郵件的關鍵要素包括：

1. 簡潔的主題行，
2. 向你的老闆問好，
3. 簡單提及假期，
4. 的解釋 在您不在的情況下將如何管理您的工作量，
5. 簽署和聯絡信息，包括您的職務、部門、職位、姓名或其他相關詳細信息，以及
6. 副本包含 HR 和相關同事的工作電子郵件。

只要您涵蓋了這些方面，您的假期請求電子郵件就會很有效。

如何撰寫請假請求電子郵件

寫信請求休假是我們遲早需要掌握的技能。

但並非每家公司都採用相同的方法來撰寫休假申請。

接下來的部分將提供有關編寫下一封休假申請電子郵件的逐步指南。

步驟＃1：寫一個簡潔的主題行

您希望您的電子郵件在老闆的收件匣中脫穎而出。 因此，使您的主題行盡可能簡潔。

為了方便說明，您可以嘗試以下一些範例：

• 休假請求 — [休假請求日期 + 您的姓名]，
• 年假申請 - [休假申請日期 + 您的姓名]，或
• 休假申請 — [休假申請日期 + 您的姓名]。

如果您與老闆有更正式的關係，我們建議在主題行中插入您的姓名。

無論如何，冗長或含糊的請假申請可能會導致你的老闆跳過它，所以要小心！

步驟#2：正確地問候你的老闆

一旦你完成了簡潔的主題行，你就應該恭敬地向你的老闆打招呼。

在這種情況下，可以是正式的也可以是非正式的——但要簡單，如下例所示：

• 「親愛的[經理姓名]」 ——更專業的問候語，或者
• 「嘿[經理的名字]」 —更非正式的問候語。

不管怎樣，不要在這部分停留太多。 只要您知道經理的名字，您就有了一個好的開始！

之後，你可以用幾句話表達常見的禮貌，例如：

• “我希望你做得很好，”
• “我希望你能收到這封電子郵件，”
• “你好嗎？”，
• “下午好”或類似的表達方式。

然而，如何表達這個「你如何做」部分取決於你的電子郵件類型（稍後會詳細介紹）。

步驟＃3：提及您的假期

為了讓您的雇主了解情況，請在休假請求電子郵件的問候語部分後的下一句中提及您的休假日。

以下是一些經過嘗試和測試的範例：

• “我想取消[休假申請日期]。”
• “我想在[休假申請日期]享受年假。”
• “我想申請以下日期的休假：[休假申請日期]。”

只要您的職業電子郵件包含您想要休假的實際日期，您的休假請求電子郵件就已接近尾聲。

步驟#4：說明您不在時誰將承擔您的工作量

對於較長假期請求電子郵件或緊急電子郵件，您應該用一兩句話解釋在缺席期間如何管理您的工作量。 這表明您致力於工作並希望讓事情順利進行。

以下是如何做到這一點的一些範例：

• “我想讓您知道，在我離開期間，[同事的姓名] 將承擔我的部分工作量，因此我們的客戶不會感到服務品質下降。”
• “請注意，我目前的所有任務都已重新安排，直到我的假期結束為止，一旦我回到工作崗位，我將繼續處理這些任務。”
• “[同事的姓名]將在我休假期間處理我的一些任務。”

通常，您不需要解釋請假的原因。 然而，如果您只提前一兩天請休假，您可能需要讓您的經理知道原因，因為這可能會影響您的請求是否獲得批准。

步驟#5：專業地簽字

就像所有工作一樣，在發送休假申請電子郵件時要尊重你的老闆。

您可以透過以下幾種方式結束電子郵件：

• 「感謝您考慮我的請求。 [您的姓名和電話號碼]” ——對於更正式的電子郵件，或者
• 「盡快與您聯絡 [您的姓名和電話號碼]」 －適用於較不正式的電子郵件。

您應該始終留下您的電話號碼，以便您的經理可以就您的休假請求電子郵件直接與您聯繫。

步驟#6：將 HR（和其他相關同事）置於 CC 中

最後但並非最不重要的一點是，將您的請求告知您的人力資源部門，使事情盡可能透明。 這樣，即使您的老闆錯過了您的電子郵件或出現其他問題，您仍然可以收到電子郵件來表明您已準時請假。

我們建議抄送您最資深的人力資源專家或其他相關人員，您應該在假期期間隨時了解情況。

但不要忘記包含他們的工作電子郵件，而不是個人電子郵件。 您可能認識其中一些人，因此您很容易混淆他們的工作電子郵件地址和個人電子郵件地址。

最終，當您的電子郵件與他人有關時，抄送是最佳做法。

假期請求電子郵件樣本和範例

為了將所有這些資訊整合在一起，我們將查看 9 個專業休假請求的範例和樣本，以及最新的專家建議。

範例#1：簡單的休假請求電子郵件

一封簡單的假期請求電子郵件就像聽起來一樣。 它用不超過 4 句話快速、簡單地傳達您的請求。

以下是此類電子郵件的範例：

The TempPositions Group of Companies 的人力資源總監 Sally Ahmed 描述了簡單的休假請求電子郵件的基礎，包括標題、問候語和理由：

「像往常一樣向你的經理打招呼，並提供你要求的日期。 同樣重要的是要注意您在旅行前做了哪些專業準備，以及您的團隊中還有誰可以在您缺席時為您提供幫助。”

範例#2：非正式休假請求電子郵件

如果您和老闆因共事多年而關係密切，那麼一封非正式的休假申請電子郵件可能效果最好。

以下是此類非正式電子郵件的範例：

Z Branding 的執行長 Kraig Kleeman 表示，您應該以輕鬆的語氣發送非正式的休假請求電子郵件：

「在你的要求中註入一些個性。 簡短地分享您的計劃，就像與朋友的隨意交談一樣。 別忘了扔棗子，保持輕鬆友好的語氣。”

範例 #3：正式休假請求電子郵件

如果您不太了解您的老闆，或者您的公司鼓勵使用正式電子郵件，請寫一封正式的休假申請電子郵件。

以下是此類電子郵件的範例：

Sally Ahmed 認為正式的休假請求電子郵件應該比其他類型更正式：

「在概述您所要求的日子時，保持專業、直截了當的語氣。 包括尊重的簽字，並邀請您的經理跟進任何其他問題。”

範例#4：請假要求電子郵件

休假請求電子郵件融合了前兩種類型的請求 - 非正式和正式。

您可以採取以下方法：

主旨行：休假申請 - [休假申請日期和您的姓名]

你好，[經理姓名]，

我正計劃預訂出城度假，所以我想知道您是否可以批准[休假申請日期]作為我的休息日？

我希望您能批准我的請求，以便我盡快預訂假期。

以後再聊，

[您的姓名和電話號碼]

經驗法則：請假申請信中的語氣取決於老闆的平易近人程度以及你們兩人相處的融洽程度，因此請記住在撰寫電子郵件時考慮到這一點。

範例#5：PTO 請求電子郵件

PTO 和休假並不相同，因此您有時可能需要編寫 PTO 請求電子郵件而不是休假請求電子郵件。 簡而言之，PTO 代表有薪休假— 由雇主支付費用的休假。 相比之下，假期有時可能是無薪的。

這是這次休假請求電子郵件的實際效果：

Kraig Kleeman 談到了在 PTO 要求電子郵件方面遵循組織政策的重要性：

「無縫掌握公司的 PTO 政策。 明確表達您的 PTO 請求，包括日期和任何相關詳細資訊。 合規性在這裡至關重要，確保您的休假時間符合組織準則。”

範例#6：休息日請求電子郵件

有時，您只需要一天的時間來放鬆、處理一些事務或處理緊急情況。 換句話說，有些公司允許私人休假，但請諮詢您的人力資源部門或經理，以防萬一。

然而，在許多情況下，透過電子郵件請求休息一天是您最好的選擇。

以下是請假請求電子郵件的範例：

無論如何，請檢查公司政策，以了解您需要提前多少天申請休假。 例如，某些組織不允許最後一刻的請求。

範例#7：更長假期請求電子郵件

在其他時候，一天或一週的休息並不能解決問題。 這就是更長假期請求電子郵件可以提供幫助的地方。

當您要求延長假期時，提供請求背後的理由會很有幫助，以增加您的假期獲得批准的機會。

具體方法如下：

更長假期請求電子郵件很少見，但有時是必要的。 克雷格·克萊曼（Kraig Kleeman）說，你應該解決你的假期是否會影響你的工作，以及如何讓每個參與者的事情變得更輕鬆：

「在長時間休息時加強溝通。 透過詳細的行程分享興奮，突出顯示延長的日期，並透明地討論任何潛在的工作影響。 確保您的團隊順利過渡，促進理解和協作。”

範例#8：假期提醒電子郵件

假期提醒電子郵件用於提醒您的主管他們已經批准的假期。

以下是假期提醒電子郵件的範例：

根據他們的忙碌程度，您的經理可能會忘記他們已經批准了您的休假。 為了確定起見，請在您批准的假期開始前幾天發送假期提醒。

範例 #9：結轉休假天數請求

有些雇主允許員工將當年未使用的假期結轉到下一年。

在這種情況下，您需要編寫結轉假期請求 - 以下是您可以使用的簡單範例：

請求重新安排已批准假期的電子郵件

計劃並不總是如我們所願。

因此，有時您需要重新安排假期 - 本部分將教您如何使用現在可以使用的範例來做到這一點。

由於個人計劃改變而請求重新安排

如果您的計劃因個人原因發生變化，您可以使用此請假請求電子郵件範例來重新安排您的假期：

由於緊急工作承諾而請求重新安排時間

如果您在預訂假期航班時突然出現緊急工作事項，最好立即與您的主管溝通。

以下是此類重新安排請求的範例：

因緊急情況請求重新安排

您的公寓因管道生鏽、洩漏而被淹，或者您的孩子生病了——無數的緊急情況可能會讓您重新安排批准的假期。

為了使其順利運行，請使用以下重新安排電子郵件範例：

請求休假時間的提示

有些人在請求休假時更喜歡與老闆面對面交談。 然而，你的經理可能會忘記你口頭請假，無意中給你帶來麻煩。

更安全的選擇是寫一封休假請求電子郵件。 以下是一些經過測試的專家提供的技巧，用於製作您的電子郵件請求：

• 無論如何都要保持專業的語氣，
• 避免使用非正式語言（除非你已經認識你的老闆很久了），
• 使用最適合您的特定情況的休假請求電子郵件（例如，休息日請求、PTO 請求、結轉休假請求），
• 開門見山－不要做太長的介紹，
• 寫一個簡潔的主題行，表明電子郵件的內容，並且
• 發送請假請求時使用您的工作電子郵件而不是個人電子郵件。

人力資源總監 Sally Ahmed 表示，只要你在撰寫時考慮到他人，這種安排就沒那麼重要：

“無論形式如何，主要的要點都是清晰、簡潔，並考慮到你外出時的工作量，讓你的經理在你外出時很容易地祝你一切順利。”

有關請假的常見問題解答

本節涵蓋有關請假的一些最常見問題。

為什麼寫休假請求電子郵件很重要？

撰寫休假申請電子郵件至關重要，因為它會留下痕跡。 簡而言之，您、您的老闆和人力資源團隊都會知道您的書面休假情況，不會誤解您是否請假。

我應該提前多久發送休假請求電子郵件？

一個好的經驗法則是檢查公司政策，以確定您需要提前多少天申請休假。 但假設您計劃休息一周。 在這種情況下，最好在計劃休假前 2-3 週發送休假請求。

我可以發送請求休假半天的電子郵件嗎？

這取決於您公司的休假政策。 有些公司允許休息半天，而有些則不允許。 因此，最好諮詢您的人力資源部或老闆。

如果我的休假請求電子郵件被拒絕怎麼辦？

您的老闆可能會因為繁忙而拒絕您休假。 如果您覺得老闆冤枉了您，您可以將問題上報給人資部門。 但是，如果您沒有按時收到休假請求電子郵件，那麼您的經理沒有接受您的請求可能是您的錯。 對於後者，只需等待再次休假的機會並及時發貨即可。

如何使用 Clockify 提出休假請求

為了讓您的假期精神振奮並確保您的假期按計劃進行，您可以使用 PTO 和 Clockify 等假期追蹤器。

要在 Clockify 中請假，您只需：

• 標記您是否正在休病假、休假、假日或有薪休假，
• 選擇您計劃起飛的時段，
• 為您的經理添加註釋（可選），並且
• 按提交。

您的主管將立即收到一封電子郵件以批准您的休假請求。

一旦您的經理決定是否批准您的休假請求，您將收到包含詳細資訊的通知。

這樣，您和您的公司就可以節省大量發送電子郵件的時間。 此外，Clockify 中的休假功能可讓您將所有已使用和未使用的假期放在一處。

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