利用率：它是什麼以及如何計算（+改進技巧）

您是否管理一家專業服務公司，例如軟件開發公司、設計工作室或其他一些基於項目的企業？

如果是這樣，要成功運營，您必須有效地管理時間和分配資源。

無效的時間和資源管理可能會給企業帶來嚴重的財務損失。

這是利用率發揮作用的時候。

檢查利用率是跟踪公司績效的絕佳方式。

如果利用率對您來說是新的，並且您想了解更多有關它的信息，請留下來，因為在這篇博文中，您將獲得以下問題的答案：

• 使用率是多少？
• 你是怎麼計算的？
• 監控利用率有什麼好處？
• 什麼是月度使用報告？
• 月度利用率報告如何幫助確定利用率？
• 可以做些什麼來提高利用率？

使用率是多少？

利用率代表員工總計費工作時間的百分比，這使其成為企業的關鍵績效指標之一。 關鍵績效指標 (KPI) 是一種評估業務成功與否的績效衡量標準。 它們幫助您的團隊成員專注於重要任務並支持您的策略。 因此，監控利用率可以幫助您通過準確衡量計費時間並最大限度地提高業務來實現改善業務的目標。

計費時間包括與項目直接相關的任務，您可以將其包含在客戶的發票中。 其中一些任務是：

• 項目計劃，
• 研究，
• 項目的執行，
• 與客戶的溝通，以及
• 修訂你的工作。

除了可計費的時間外，還有不可計費的時間，其中包括無法向客戶計費的任務。 非計費時間包括內部團隊會議和電話等任務。

由於非計費任務，普通員工一周內完成 40 小時計費勞動的可能性很小。 要獲得理想的利用率，必須實現計費和非計費小時數的正確平衡。

如果利用率為：

• 太低——這通常意味著你的團隊需要做更多的工作，或者
• 太高了——這表明你的公司在重要的內部任務上吝嗇，你可能需要更多敬業的員工。

利用率最常用於專業服務——儘管其他企業可以用它來評估其勞動力的當前生產力。

畢竟，確保您的員工有效地度過他們的時間對於生產力至關重要。

你如何計算利用率？

哪種計算利用率的方法最有效？

標準利用率公式相對簡單：

計費總時數 / 可用總時數 = 利用率

例如，假設團隊成員每週工作 40 小時，計費時間為 30 小時。 這是計算：

30/40 = 0.75

因此，他們的利用率將為 0.75，即 75%。

要更準確地了解業務成功並確定業務的整體盈利能力，請確保您正在衡量所有團隊成員的利用率。

您的員工利用率會影響整體利潤率。 利潤率決定了公司、產品或服務的盈利能力。 利潤率越大，公司越成功。 這意味著利用率和利潤率有著千絲萬縷的聯繫。

理想的利用率和變現率是多少？

理想利用率是企業為實現預期利潤率而應達到的利用率。

理想的利用率可以通過將成本（即資源費用和間接費用）和淨利潤除以總小時數（即潛在容量）和計費率來計算。

以下是計算理想利用率的公式：

（成本 + 利潤）/（潛在容量 x 計費率）x 100 = 理想利用率

現在，讓我們直截了當地說——利用率越高越好不一定是真的。

接近 100% 的利用率可能表明過度勞累的勞動力處於倦怠的邊緣。

如果企業的利用率高於 100%，則通常表示準備不足或項目範圍之外的工作過多。

另一個我們需要提到的重要概念是變現率。 它表示計費小時數與向客戶收取的總金額的比率。

這是您計算實現率的方法：

（總計費小時數）/（總計費小時數）=實現率

利用率和實現率之間的顯著差異表明您的團隊在非計費活動上花費了太多時間，或者需要進行更多工作。

監控利用率有什麼好處？

監控您的利用率可以實時跟踪項目。

因此，您不太可能錯過有關項目的重要信息，並且您會更加主動地發現錯誤，以免它們變成嚴重問題。

以下是跟踪利用率的一些最重要的好處：

• 密切關注資源成本，
• 調整利潤率，
• 支持業務增長，以及
• 加強項目規劃。

好處 #1：密切關注資源成本

計算利用率有助於確保您既不會使用不足也不會過度使用資源，同時保持在預算範圍內——因為您正在跟踪特定金額的資金花費時間和地點。

為了更好地跟踪資源成本，您可以問自己以下問題：

• 是否使用了額外的資源，例如，用於非計費任務？
• 是否定期跟踪和記錄所有計費時間？

好處#2：調整利潤率

為了提高您的利潤率並賺更多的錢，正確的利用率計算可確保您的公司向客戶收取適當的計費小時數。

可能會出現你的利用率很高，但你的利潤率很差。 如果是這種情況，請分析員工的工作效率以弄清楚員工如何度過他們的時間以及他們目前正在做什麼。 此外，您應該分析運營成本，即運營業務所需的運營費用。

好處 3：促進業務增長

利用率還可以顯示哪些產品或服務最有利可圖。 這可能有助於管理層確定潛在的增長領域和他們可以增加員工的地方。

高利用率通常表明哪些服務更有貢獻並與盈利能力相關。

業務和銷售開發專家可能會發現此信息很有用。 它可以幫助他們將時間花在與預期更有利可圖的項目相關的線索上。

好處 4：加強項目規劃

監控利用率也可以幫助您優化項目規劃和資源分配。

例如，一個有六個人的軟件開發項目，如果他們只使用分配給他們的工作時間的 50%，那麼利用率就會很低。 這種情況可能表明太多員工在同一個項目上工作，或者其他事情正在佔用他們的注意力。

什麼是使用報告？

在監控利用率的時候，肯定有一樣東西會派上用場——利用率報告。

利用率報告有助於準確確定分配給團隊的時間有多少：

• 預定,
• 可用，並且
• 得到有效利用。

利用率報告由幾個顯示利用率的不同標準組成：

• 計費利用率——一個人的能力用於計費工作時間的比例，以及
• Non-billable utilization——一個人在非計費工作（團隊會議、員工發展/培訓、網絡和參加會議等）上的能力比例。

創建利用率報告時，預測技巧會派上用場。 為了提高他們的預測技能——這有助於您在向員工分配項目時同時考慮當前和未來的工作量——經理可以比較團隊成員在給定時間段（以天、週或月為單位）的工作量，以評估工作量已安排。

管理人員可以選擇團隊日程安排應用程序（例如 Clockify）來更有效地分配團隊的工作量，而不是手動制定此類日程安排。

當涉及到使用報告的基礎知識時，這就是您需要知道的一切。

現在，我們將提及每月使用情況報告的好處。

月度利用率報告可以為企業做什麼？

月度利用率報告顯示整個企業資源的實時利用率。 話雖如此，月度利用率報告有利於當場做出決策，例如在意外挫折或瓶頸期間。

通過提前了解團隊成員的能力，可以更輕鬆地規劃即將到來的項目和其他工作。

清楚了解團隊成員的能力還有助於管理人員在團隊內分配工作量。 這樣，員工的工作效率就會提高，而不會被工作壓得喘不過氣來。

解讀完利用率報告的結果後，就該提高員工利用率了。

提高員工利用率的小竅門

管理者應該想辦法提高員工的生產力，從而提高員工的利用率。

如果您不確定如何做到這一點，以下提示可以幫助您。

提示 #1：定期比較計費時間和非計費時間

您需要了解您的團隊的時間是如何分配的，以便能夠區分計費時間和非計費時間。

要了解您的員工是否花費足夠的時間從事可以向客戶收費並為您帶來利潤的工作，在收費工作和非收費工作之間建立適當的平衡至關重要。 這樣做對於員工利用率的初始計算很重要。

一般來說，即使只有計費時間能帶來利潤，非計費時間也同樣重要。 例如，您不能向客戶收取管理任務或員工培訓費用，但這些不可計費的任務至關重要，因為它們可以提高您的業務質量。

隨著項目的不同以及公司和團隊的擴張，計費時間與非計費時間的比率可能會有很大差異。

為了更好地了解團隊中的計費和非計費時間，您應該創建定期使用報告並檢查每個時間段。

提示 #2：監控實際和估計時間

很容易假設您知道某人需要多少時間才能完成一項任務。 但是，一旦您開始比較團隊所做的每件事的預期和實時情況，您可能會改變主意。

您可以高估或低估您的團隊在任務上花費的實際時間，兩者都是有害的：

• 低估可能會導致未被發現的項目問題和不准確的計費，以及
• 高估可能導致生產率低下和企業擴張緩慢。

跟踪估計時間與實時時間可以突出這里和那裡不必要的幾分鐘損失，這會增加客戶工作的每一步和團隊責任的每個級別的關鍵時間。

當您試圖確定是否為任務收取足夠的費用時，任務估算會派上用場。 估算還可以幫助您提高對即將進行的項目的估算技能。

您可以使用 Clockify 等工具進行項目估算。 在 Clockify 中，您可以通過以下方式衡量您的團隊的表現：

• 估計完成一個項目所需的時間，
• 跟踪進度，以及
• 比較預期和實際時間。

提示#3：明確定義工作職責

如果您的員工難以理解他們的角色（包括工作目標和職責），則可能難以實現最佳利用率。

為了幫助他們避免混淆並致力於完成他們的工作，經理應該提供有關任務的明確細節和對工作職責的明確解釋。

明確定義的角色和任務還可以幫助您確定您是否存在利用率問題，或者當您的工作量過多時是否需要添加新的團隊成員來填補空缺。

技巧 4：收集員工反饋

儘管數據至關重要，但有時再多的報告也無法揭示您的員工是否正在高效地利用他們的時間。

儘管看起來員工的任務管理得很好，而且利用率也在上升，但由於各種情況，這種情況很容易發生變化。 例如，一個團隊職責的變化可能給另一個團隊帶來了瓶頸，但這種影響尚未在報告中看到。

管理人員可以通過在員工和領導層之間進行頻繁的一對一會議來輕鬆避免這種情況。 這樣，員工可能會因隨意簽到而感到更自在和受到鼓舞。 它還可以幫助他們保持一致的工作時間表。

這些討論也是在問題開始損害企業盈利能力之前發現問題的絕佳方式。

提示#5：鼓勵休息和定期休息

儘管看起來有些矛盾，但研究表明，規律的休息可以提高工作效率。

員工不應將休息時間花在漫無目的的任務上，例如瀏覽社交媒體，而應利用這段時間休息和充電。 這樣，一旦他們在休息後重新開始工作，他們將能夠更加專注並高效地完成任務。

如果員工有規律地休息，他們的工作效率會更高，進而導致更高的利用率。

此外，利用下班時間可以減輕員工的壓力，提高工作效率，從而提高利用率。

提示#6：擺脫平凡的任務或使它們更有意義

如果可能，請避免在團隊試圖專注於更重要的目標時將小而平凡的任務分配給他們。 檢查團隊的每日日程安排，以確定您可以取消的任何活動，從而騰出工作人員的時間來處理更重要的任務。

例如，並非每個人都應被邀請參加所有會議。 因此，養成只邀請必要的與會者參加組織中不同類型會議的習慣。 畢竟，儘管您的開發團隊可能對您的日常 PR 會議感興趣，但它們通常對開發人員的工作並不重要 — 因此最好不要讓他們參加。

一般來說，每份工作都有一些看似不重要和不必要的重複性任務。 然而，其中一些任務是有原因的——完成它們會導致實現更高層次的目標。 管理者應該提倡上級框架——哈佛商業評論一項研究中解釋的概念，提倡澄清平凡任務背景的想法，使它們對員工更有意義和愉快。

與其將太多時間花在只是形式上的任務上，不如將注意力集中在對業務有利的任務上。

提示 #7：將員工的技能與工作角色相匹配

了解員工的能力、工作場所的個性和行為偏好對於深入了解他們的最佳工作方式和提高工作效率至關重要。

例如，性格外向、富有想像力和創造力的人絕對是向客戶展示想法的絕佳選擇。 另一方面，如果給這些員工分配的任務更注重規則和細節，他們可能會難以執行。

要求您的員工在所有方面都表現出色是無效的，而且會適得其反。 仔細考慮每項任務並確定該員工是否是執行任務的正確選擇。 如果沒有，請尋找具有更符合任務要求的特徵的人。

提示 #8：擁抱在家工作

乍一看，允許您的員工在家工作似乎效率低下，因為沒有辦法確保他們在沒有人注意的情況下持續工作。

但是，事實恰恰相反。 信不信由你，研究表明遠程員工比辦公室員工更有效率。 因此，如果工作類型允許，管理者應該允許員工在家工作。

總結：隨著員工利用率的提高，長期盈利能力將會提高

如果您決定跟踪員工的利用率，您將能夠：

• 監控資源成本，
• 微調利潤率，
• 幫助您的業務擴展和發展，以及
• 完善項目規劃。

您對員工利用率的監控越多，就越容易找到問題、解決方案和晉昇機會。

跟踪利用率將提高員工的工作效率並提高企業的整體效率。

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