使用集成構建 QuickBooks ERP 系統

已發表: 2022-05-07

QuickBooks 擁有超過 600 萬客戶，是市場上最受歡迎的小型企業會計軟件，以其廣泛的產品吸引著從個體企業家到企業的企業。

因此，軟件必須足夠靈活，才能隨著企業的發展而移動和發展。 建立一個有粘性的客戶只是在他們達到 50 名員工時失去他們是沒有意義的。

與 Xero 和 Sage 等其他會計軟件供應商一樣，QuickBooks 也通過一系列強大的集成實現了靈活性。

今天，我們將著眼於通過軟件的市場產品將 QuickBooks 擴展到企業資源規劃 (ERP) 領域。

雖然市場上有大量免費或開源的 ERP 產品，但這些產品的範圍以及離開 QuickBooks 熟悉度的前景往往證明足以讓企業在應該轉向新技術時望而卻步。

任何避免實施 ERP 的成長中的公司在嘗試將成長中業務的活動部分拼湊起來時，都會遇到效率、計劃和財務問題。

通過將 ERP 功能添加到 QuickBooks 上，您可以收回部分效率，而無需花費大量資金或進行大規模的技術轉變。

什麼是 ERP 軟件，它有什麼幫助？

在深入探討小型企業可用的選項和路徑之前，讓我們先談談 ERP。

企業資源計劃軟件是一套軟件模塊，將財務、計劃、製造、庫存和人力資源功能（以及其他功能）結合在一個地方。 通過依賴一組共享的數據定義和數據集，ERP 允許複雜的企業獲得其運營的清晰視圖。

想像一家零售商在開業時製造和銷售玩具車。 銷售和現金被記錄下來，世界繼續前進。

現在，假設零售商是一家價值數百萬美元的全球企業，其製造部門在產品創建時計算銷售額，倉儲業務在產品發貨時計算銷售額，銷售部門在下訂單時計算銷售額。 公司的會計部門只在支票結清後才計算銷售額。

這樣的企業很難回答“下個季度我們計劃在銷售方面做多少？”的問題。 通常，企業的財務引擎會推動其 ERP 的採用（或缺乏）。

關鍵要點： ERP 軟件將復雜的跨部門操作結合在一個地方，並且可以創建一個銷售跟踪系統。 然後，公司可以選擇一種真實版本——例如財務版本——將不同的銷售定義轉化為一種，從而可以創建有意義的計劃和報告。

構建ERP系統

建立一個ERP系統，我們需要一個強大的財務骨乾和數據庫。

進入會計軟件。

在您的財務數據核心之上，您可以將任何對您的業務有意義的 ERP 模塊分層。 傳統的 ERP 系統——龐大且通常極其昂貴的龐然大物——通常不顧需要地裝滿模塊，而現代 ERP 是模塊化和靈活的。

如果您不需要製造模塊，則不會有。 在基礎會計系統之上構建 ERP 可重新創建這種模塊化，但與經典的單一供應商 ERP 相比，為未來的添加提供了更多的供應商，所有這些都是為了追求您企業的財務真實性。

ERP 文件：真相就在那裡

ERP 文件。

QuickBooks 連接

這讓我們回到了 QuickBooks（儘管市場上的許多可擴展會計系統都提供相同的功能）。 要構建您自己的等效 ERP，您必須在 QuickBooks Online Plus 和 Desktop Enterprise 之間進行選擇。 前者可以擴大規模，可以在任何地方訪問，但缺乏一些庫存和製造工具。

Fundera 對兩者之間的差異做了一個很好的在線與企業對比。 出於本文的目的，我們將重點關注 Desktop Enterprise，因為它在處理庫存方面的優勢。 它也是大型企業的首選風味。

快書應用商店

QuickBooks 將其所有應用程序放在一個地方，即 QuickBooks App Store。 您可以搜索、篩選並準確找到構建 ERP 所需的應用程序。

雖然商店中有一些免費選項，但大多數應用程序都是您需要計劃的費用。 例如：Fishbowl 是 QuickBooks 的頂級製造集成之一，起價為 10,095 美元。 即使是成功的企業也不會心血來潮地放棄這種現金。

在開始構建之前，請通讀應用商店的產品並了解可用的內容。 QuickBooks 收集評論，許多可用選項也在 Capterra 上進行了評論。

構建您的 ERP 堆棧

一旦您選擇了您的 QuickBooks 風格，您就可以深入了解實際的 ERP 構建。 如果您不確定從哪裡開始，請不要擔心。

我將介紹兩個應用程序——HandiFox 和 Method:CRM——以幫助您順利實現 ERP 成功。 這兩款應用分別在其 QuickBooks App Store 類別（庫存和 CRM）中名列前茅。

這將使您了解在 QuickBooks 主幹上啟動和運行 ERP 系統所需的條件。

HandiFox：將庫存管理與 QuickBooks 集成

HandiFox 有兩個版本：Start 和 Pro。 Start 包含該品牌聞名的大部分庫存管理工具，而 Pro 添加了一些客戶和計費選項。 我們將在下面介紹開始。

HandiFox 為 QuickBooks 的庫存管理帶來了更好的前端。 雖然 QuickBooks 具有一些跟踪功能，但與您的數據交互並不簡單。 HandiFox 以支持日常庫存任務的方式使數據具有視覺吸引力和可訪問性。

HandiFox 操作簡單圖

HandiFox 在行動。

使用它的理由：

  • HandiFox 讓您可以用手機掃描條碼。 如果您正在接收、運送或轉移庫存，您可以使用 HandiFox 移動界面完成所有操作。 然後將數據推送到 QuickBooks 以更新您的財務記錄。
  • 還記得當我將擁有一個版本的真相作為主要的 ERP 優勢時提到的嗎？ 通過安裝在系統前端的庫存管理應用程序，您可以輕鬆跟踪、評估和操作庫存，而無需創建手頭上的多個版本。 然後，您的財務記錄將反映您的庫存管理系統的記錄，從而促進更好的需求預測和資產理解。
  • HandiFox 等庫存管理應用程序可讓您訪問額外的庫存數據層。 雖然 QuickBooks 可以存儲價值和計數數據，但它並非旨在自行跟踪批號或庫位。 HandiFox 將這一切都放在現有數據之上，讓您在使用相關信息更新 QuickBooks 時更好地跟踪和挑選庫存。
關鍵要點：這裡重要的是庫存管理應用程序為您提供的單一版本的事實。 與成熟的 ERP 一樣，您可以訪問多個界面——會計和庫存——所有這些都基於一個數據集。

方法：CRM：將 CRM 與 QuickBooks 集成

方法對人的作用就像 HandiFox 對事物的作用。 雖然 QuickBooks 存儲了一些客戶信息，您可以在這些信息上運行一些報告，但它首先是一個會計平台。

通過 CRM 集成，您可以在 QuickBooks 的客戶數據上添加亮麗的面孔，而無需像使用獨立 CRM 那樣創建新的且略有不同的數據集。

使用它的理由：

  • 方法：CRM 將您的客戶信息更改與 QuickBooks 同步，保持我們所追求的單一版本的真實性。
  • 與 HandiFox 一樣，Method 還對有關聯繫人、購買和互動歷史以及營銷活動績效的新級別數據進行分層。 它獲取允許 QuickBooks 運行的基礎數據，並將額外的數據放在頂部，以幫助您的業務蓬勃發展。
  • 方法：CRM 讓您可以將支付門戶添加到您的網站，使用您的 QuickBook 聯繫人創建電子郵件營銷活動，並在不弄亂您的數據庫的情況下跟踪潛在客戶。 這意味著不再需要滾動瀏覽您推薦的客戶頁面。 相反，這些潛在客戶一直生活在 Method 中，直到他們成為實際客戶並被推送到 QuickBooks 中。

關鍵要點：要充分利用您的財務數據，您需要將其與客戶聯繫起來。 為了充分利用您的客戶，您需要將他們與他們的財務狀況聯繫起來。 一個好的 CRM 可以使這些鏈接易於理解和使用。

讓您的 QuickBooks ERP 順利運行

如果您能為您的業務找到正確的集成，您可以讓您的公司圍繞一個版本的事實運轉。 無需再糾結於您銷售了多少、產品在哪裡，或者誰獲得了多少報酬。

您最終選擇的集成應主要基於您所經營的業務類型。 我認為 CRM 對任何人來說都是一個不錯的選擇，但您的製造、倉儲和人力資源選擇都取決於行業。

如果您在業務中使用其他 QuickBooks 應用程序，請在下面的評論中告知所有人。 如果您自己構建的系統不適合您的業務，請查看 Capterra 的 ERP 目錄，其中包括 400 多個軟件選項。