使用 Excel 進行小型企業會計

已發表: 2022-05-07

了解 Excel 如何幫助改變您的小型企業會計。

在計算器之後，電子表格是會計師在管理基本會計任務（想想分類帳和資產負債表）時最好的朋友。但是，在這個人工智能和區塊鍊等創新技術時代，Microsoft Excel 是否仍然不負眾望？

是的，取決於您的會計和財務要求。

如果您需要幫助標準化您的流程和加快您的任務，Excel 是您的工具。

Excel 可以幫助處理大多數基本功能（例如簿記、發票管理），但如果您正在尋求高級會計功能（如現金流和稅務管理）的幫助，您可能需要考慮會計軟件。

使用最流行的會計軟件的快照快速找到合適的工具

在本文中，我們將介紹一些關鍵的 Excel 使用趨勢、優勢和功能、免費的 Excel 模板，以及何時應考慮將 Excel 用於小型企業會計。

在深入了解 Excel 的功能和優勢之前，了解過去幾年 Excel 用於小型企業會計的情況發生了怎樣的變化，這一點很重要。

Excel 仍然是小型企業財務經理使用的最流行的會計工具之一。與企業相比，小型企業往往擁有和使用更少的財務數據，而 Excel 允許這些企業專注於基本的會計任務，例如預算規劃和預測。

以下是美國企業使用的會計工具的細分：

美國企業使用的會計工具細分（來源）

儘管 Excel 很受歡迎，但它在會計中的使用在各種規模的企業中都在逐漸下降，如下圖所示。

這種下降的一個可能原因是專門針對發票管理等基本功能的 ERP 軟件和基於雲的會計工具的價格下降。

自 2017 年以來，企業會計使用 Excel 的情況一直在下降
（資源）

比較數據集：幫助比較財務數據集，例如應付賬款與應收賬款總額，以計算給定時期內的現金流量。您可以跟踪經常性成本以更清楚地了解您的資金流向，並（如果適用）根據規模、位置或購買情況將客戶分組，以查看哪些組為您的業務帶來最多的收入。
生成可定制的報告：創建基於模板的報告（包括表格和圖表），可重複用於發票管理和估算現金流量等任務。可以根據需要自定義這些報告以添加更多數據點（例如多個/不同的州銷售稅率），而無需從頭開始創建新模板。
自動輸入數據： Excel 宏有助於自動執行重複的財務數據輸入任務（例如，將數據從主要來源複製到 Excel 工作表）。例如，您可以創建一個宏來從 CSV 文件中導出與發票相關的數據，並在 Excel 工作表中填充相關的發票管理模板。

數據透視表：位於 Excel 的“插入”菜單中，數據透視表是一種高級表格格式，可根據選定的單元格範圍匯總複雜的數據集。從那裡，用戶可以在單獨的窗口中過濾選定的數據。

何時將其用於小型企業會計：

數據透視表非常適合匯總原始會計數據並將其分類為不同的類別。假設您必須對行程進行分類以進行費用管理。您可以使用數據透視表過濾複雜的數據集並按類別匯總費用。

假設分析：假設分析位於 Excel 的“數據”菜單中，通過更改公式中的數據集來幫助您預測結果。換句話說，此功能允許用戶通過修改數據來測試新結果，而無需刪除或更改主數據集。

何時將其用於小型企業會計：

此功能非常適合現金流管理以及整體預算和預測流程。該功能允許用戶以圖形格式（趨勢線或條形圖）測試各種預算估算，並根據用戶對預算數據所做的修改更改這些估算的預測。

預測表：此功能與“假設分析”位於同一菜單中，幫助用戶根據歷史值預測數據趨勢。此功能以圖形格式預測趨勢，而不是簡單地更改單元格中的數據值。

何時將其用於小型企業會計：

僅當您擁有跨越多年的歷史數據時，此功能才有意義。例如，如果您有過去幾年的現金流數據，您可以將該數據包含在表格中，並使用此功能創建一個新的工作表，其中包含預測現金流量未來趨勢的圖表。

Excel 帶有用於各種會計功能的現成模板，例如發票、預算等。

您可以直接從 Microsoft 獲取銀行對帳表、分類帳、發票模板和個人財務跟踪器。從那裡，有大量在線資源可幫助您設置免費的 Excel 會計模板，例如引導觀眾瀏覽各種模板（包括格式和公式）的 YouTube 視頻，以及有關如何最好地使用此類表格的提示。我已經設置好了。

如果您在小型企業中使用（或考慮使用）Excel 進行會計核算，請記住以下幾點。

確保您想要的程序實際上是 Excel 。如果這篇文章聽起來太難學或者不是你要找的東西，不要忘記你可以探索其他會計和電子表格軟件選項。這是我們開始使用的頂級免費和開源會計軟件選項列表。
熟悉 Microsoft 提供的模板。在線搜索會計和簿記模板，以確定 Microsoft 提供的內容是否滿足您的需求。單擊此處查看 Microsoft 自定義的 Excel 工作表。熟悉模板後，您可以根據自己的獨特要求對其進行自定義（例如，每月與每季度估算預算，添加數據透視表，包括您的徽標）。
使用在線資源完成模板構建過程。搜索在線文章或視頻，指導您從頭到尾創建和/或使用模板。這將幫助您了解 Excel 的界面，向您介紹您可能想要使用的其他功能，並在使用您自己的數據之前為您提供動手實踐。
專注於從預填充的數據集中學習。 熟能生巧。這適用於將 Excel 用於任何會計任務，例如現金流管理。完成模板後，您可以練習將其與預填充的數據集一起使用，以確保您在輸入自己的數據之前了解如何使用它。

如果您已經在使用 Excel 並準備升級，請查看我們的會計軟件目錄，您可以在其中按所需功能進行篩選以構建候選名單。