理解和改進訂單到收款 (O2C) 流程

接收客戶訂單、履行訂單並獲得付款是大多數業務運營的基礎。

您的現金流、內部資源和客戶服務依賴於高效和可靠的流程。

這就是理解和優化訂單到收款 (O2C)流程至關重要的原因。

什麼是訂單到現金 (O2C)？

從訂單到收款（通常稱為O2C或OTC ）是一個商業術語，用於描述圍繞履行客戶訂單的流程。

它基本上從您的客戶下訂單開始，到您在帳戶中記錄已完成和已付款的訂單時結束。

在這兩者之間，發生了幾個步驟（見下文“訂單到現金周期的步驟”）。 之後，數據分析和最佳實踐的實施可以幫助您持續優化訂單到收款流程。

從訂單到現金的流程也位於其他幾個流程之間並與之重疊。 例如，營銷引導 (M2L) 、採購到付款 (P2P)流程和其他頂級銷售漏斗活動。

與 O2C 一樣，這些術語供您的團隊在內部用於報告和製定戰略。

為什麼稱為“訂單到現金”流程？

使用短語order-to-cash是因為它簡明扼要地概括了從您的客戶下訂單到您的企業收到現金的過程。

訂單到收款、報價到收款 (QTC) 和銷售線索到收款流程之間有什麼區別？

訂單到收款、報價到收款 (QTC)和銷售線索到收款流程之間的主要區別在於，第二個涉及在訂單輸入之前為客戶生成報價，第三個涉及銷售和市場營銷直至點報價單或訂單。

報價到收款 (QTC)流程讓客戶在購買之前更好地了解他們的購買。 當特定產品或服務無法獲得預定價格或訂單量時，它也很有用。

Lead to cash用於描述比 QTC 和 O2C 都更完整的過程。 它有助於分析早期銷售和營銷流程與 O2C 或 QTC 流程之間的聯繫。

每個過程之間的差異主要在於它們關注的過程的精確跨度。 每個可能涉及不同的部門、軟件、優化步驟等。

為什麼訂單到現金流程很重要

從訂單到現金的流程對於您業務的兩個主要領域很重要：

• 內部：它與您的現金流、內部資源、供應鏈管理和分析的效率相關聯
• 外部：它越無摩擦，您的客戶體驗就越好。 這有助於短期和長期的客戶關係和保留

許多業務流程是相互關聯的。 O2C流程也不例外。

所涉及的任何階段的錯誤（見下文“訂單到現金周期的步驟”）都可能對您企業的其他功能產生連鎖反應。

例如，延遲付款或緩慢的發票處理會減少您的營運資金。 反過來，這可能會阻止購買關鍵材料或設備。

與許多業務流程一樣，自動化可以加快並減少訂單到現金流程中的錯誤數量。 然而，對於真正優化的流程，人為監督和參與也是必不可少的。

您想要改進 O2C 流程的原因是什麼？

您可能希望改進從訂單到收款的流程，因為它會對您的業務產生急性（即即時）或慢性（即持久和長期）負面影響。

這兩類問題的原因可能不同甚至重疊。

例如，您可能突然缺乏現金流。 這可能會立即帶來負面後果，例如無法支付員工工資或支付其他基本費用。

或者隨著時間的推移，它可能會通過增加業務預測的不確定性、降低您瞄准或承擔某些項目的可能性等而產生更微妙的負面影響。

訂單到現金周期的 6 個步驟

在 O2C 流程開始之前，有幾個要點存在。 其中包括庫存管理、POS 系統集成、客戶入職等。

一旦這些就緒，就會發生以下步驟。

1.您收到客戶的訂單

當您的客戶下訂單時，O2C 流程正式開始。

可以通過表格或電子郵件在線、通過電話甚至親自下訂單。

為了使這一步驟盡可能高效，監控訂單渠道並及時回复（甚至自動）訂單確認至關重要。

在這個階段，對細節的關注有助於提高客戶滿意度。 例如，如果庫存沒有庫存，則不得發送初始確認，只能在取消訂單後進行跟進。

訂單管理系統有助於優化 O2C 流程的這一階段和後續階段。

此階段還可能涉及許多行業的發票貼現或發票保理。

2. 您完成客戶的訂單

履行訂單涉及處理訂單（包括檢查訂單規格、庫存檢查和授權）和組織交貨或裝運。

關於預計交貨時間的進一步溝通在這裡可能會有用，尤其是在可能出現延遲的情況下。

實時數據跟踪履行過程有助於確保您的整個團隊都在同一頁面上。 這減少了延遲、錯過或重複訂單的機會。

3. 您的產品已發貨，或已為客戶提供服務

運輸是用來描述離開倉庫並運送給客戶的產品的短語。 它不一定涉及實際的船隻，但它通常涉及國際訂單。

對於服務，此步驟涉及提供物理服務或授予對軟件或平台的訪問權限。 快速輕鬆地交付或提供服務也很重要。

4. 您向客戶開具發票

及時向您的客戶開具發票可以增加您按時收到付款的機會。

您需要確保發票的詳細信息正確無誤。 這包括價值、發票編號、訂單詳細信息、付款條件等。

將您的訂單管理系統與更新的 CRM 集成將有助於確保將發票和後續提醒發送給正確的人。

5.您收取客戶的貨款

收款是信貸管理的重要組成部分，是每個企業健康發展的重要組成部分。

逾期付款在許多行業都很常見。 例如，六分之一的小企業報告延遲付款。

通過實施收款最佳實踐，您按時收到付款的機會會增加。 這可以包括優化或自動化實踐，例如催款或使用專業工具進行應收賬款管理。

6.您記錄付款

訂單交付並付款後，在總賬中準確記錄付款可幫助您跟上會計和數據管理的步伐。

此階段的報告錯誤可能會給您業務中的不同各方帶來問題，例如銷售、應收賬款和會計部門。

發票管理軟件可以幫助您維護完整且最新的會計記錄。 它還可以幫助您進行數據管理。

下一代訂單到現金系統和技術

數據和技術正在引領 O2C 流程的創新。

與第三方技術的集成可以通過外包承銷和融資產品來提供幫助。

例如，利用發票管理軟件可以改善您的發票流程。 與您的 CRM 集成，還有助於使參與 O2C 流程的所有部門保持一致。

正如我們在白皮書“現金劇本的創新訂單：讓製造商和分銷商控制其現金流量”中所解釋的那樣：

[O2C 產品] 與 CRM 服務相結合可以為製造商提供他們需要的洞察力，以識別額外的增長機會並接觸更廣泛的客戶群，這意味著正確的集成可以幫助他們真正專注於他們的擴張努力。

結論

從訂單到現金的周期涉及幾個相互關聯的過程。

它從接收客戶訂單開始，以收款結束。 在這兩者之間，您的訂單管理流程應該委託並記錄幾個步驟，包括訂單履行、運輸和發票開具。

O2C 流程的第一步是接收訂單。 快速準確地響應此請求需要監控通信渠道和庫存管理。

此過程還可以包括融資選項，例如發票融資或貿易信貸。

接下來，需要履行訂單。 通過內部溝通和與客戶的溝通，這會變得更加有效。

發貨訂單、提供服務或訪問服務後，您需要開具發票。

收取款項後，您需要將其記錄在總帳中。

優化 O2C 流程的每個部分將有助於改善您的現金流、資源績效和客戶滿意度。