商務短信禮儀終極指南

如果您正在為商務發短信，那麼您並不孤單。 根據 Statista 的數據，2004 年，美國人發送了 560 億條短信。 到 2012 年，這個數字是 21090 億。 事實上，美國人每月平均發送 460 條手機信息——而且並非所有這些都是為了休閒。

幾年來，企業一直使用短信來聯繫他們的客戶，現在更常見的是給老闆、團隊成員、潛在客戶和同事發短信。 但是有一個問題。

給你的朋友發短信是一種隨意的事情，其特點是表情符號和縮寫。 這在商業環境中是行不通的。

如果您想避免惹惱您的聯繫人或引起冒犯，了解商務短信禮儀規則非常重要。 本指南將為您提供幫助。

1.避免縮寫

當您發送一條短信時，您只有 160 個字符來傳達您的信息。 這可能是大多數人使用縮寫的原因。 這有幾個問題：

• 縮寫看起來很隨意，沒有商務感
• 一些同事（尤其是年紀大得多的同事）可能不理解縮寫詞
• 某些縮寫可能不會跨越文化界限，如果您與多語言團隊合作，這是一個問題

在同一主題上，某些縮寫是絕對禁止的。 如果您不會在商務對話中完整說出 WTF，請不要將其放在商務短信中。

在大多數情況下，輸入整個單詞同樣容易，尤其是當您使用具有良好自動完成功能的移動鍵盤時。

2.避免使用表情符號

商務短信禮儀的第二條規則是避免使用非常非常隨意的表情符號。 當然，它們可以幫助緩和短信的語氣（稍後會詳細介紹），但它們不符合公理，如果你使用它們，人們不會認真對待你。 除非你和一群十幾歲的人一起工作，否則請堅持簡單的老話。

3.注意你的語氣

鍵入消息的問題在於難以傳達語氣。 商務短信更難，因為它很容易聽起來很生硬。 花一些時間來製作你的信息，這樣你就可以在不冒犯收件人的情況下說出你需要說的話。

當您使用它時，請避免輸入全部大寫。 與電子郵件和社交消息一樣，這被視為大喊大叫，只會惹惱收件人。 就像您不會面對面地對業務聯繫人大喊大叫一樣，也不要通過文字來做。

4. 檢查你的語言

為商務撰寫短信時，請注意您的拼寫、語法和標點符號。 拼寫錯誤的單詞和糟糕的標點符號會造成不好的印象。

在點擊發送之前校對您的消息以消除錯誤。 特別注意自動更正和自動完成失敗。 注意你輸入的內容，並確保任何更正實際上都表達了你的意思。

同樣，如果您通過語音發短信，請在發送前檢查消息，因為不能保證它實際上是正確的。

底線？ 無論您是寫一封信、一封電子郵件還是一條短信，始終努力實現無差錯的業務溝通。

5.檢查收件人

我敢肯定，我不是唯一一個不小心給錯誤的人發短信的人。 手機上的這些自動提示功能很棒，但如果聯繫人姓名相似，可能會導致混淆。 在發送之前檢查您的消息是否發送給正確的人。 這樣您就不會浪費時間或不小心將內部信息發送給錯誤的人。

6. 簽署您的信息

在商務短信的情況下，您無法確定收件人是否有您的聯繫方式。 如果他們不知道您是誰，他們可能會忽略該消息。 因此，請在郵件末尾添加您的姓名或首字母縮寫，以明確發件人是誰。

7. 獲得許可

只有 4% 的商務專業人士更喜歡文本而不是其他形式的交流，因此請確保可以將商務文本發送給您的聯繫人。 只需請求許可，並僅發送給樂於使用文本進行商務交流的人。 （提示：如果您向聯繫人發送短信並且他們通過電子郵件回复，那麼這表明他們不喜歡發短信為業務，所以停止發短信給他們。）

這也適用於組文本。 群組消息很快就會變得嘈雜和煩人，因此在發送第一條短信之前，請確保您有權將人員添加到聯繫人群組。 本《赫芬頓郵報》群組發短信指南還有一些其他有用的指南。

8. 發送正確的信息……

儘管我們喜歡發短信，但它並不總是傳達信息的正確方式。 特別是對於業務，使用最合適的溝通方式。 如果特定問題需要電子郵件，請發送電子郵件，這將為您提供互動的永久記錄。 如果打個電話比較好，那就打個電話。

還有一些類型的消息你不應該通過文本發送。 您不會通過短信與您的伴侶分手（是的，我知道人們會這樣做，但這很不禮貌），所以不要在商業上這樣做。

避免使用短信辭去工作、解僱某人、提供績效評估或任何負面的東西。 這種反饋最好是面對面的。

Business Insider 建議您避免使用短信來更改會議時間或地點。 這些變化很容易被忽略，尤其是在一些同事不經常查看手機的情況下。

也就是說，有時短信是完美的交流方式。 如果發生緊急情況並且這是聯繫人們的最佳方式，請發送短信。

9.……在正確的時間

當你在享受你的晚上或週末時，曾經收到過工作電子郵件嗎？ 它讓你失去平衡了嗎？ 如果你回答是，你並不孤單。 這就是為什麼將商務短信保持在辦公時間很重要的原因。

相信我，如果您的通知是在半夜到達的，那麼很快您的聯繫人就會阻止您的號碼。

這對您的業務關係沒有幫助。

10.一次就夠了

發送文本後，如果對方沒有立即回复，請不要繼續重新發送。 這只是意味著那個人沒有檢查他們的手機。 這將會發生，這是避免通過文本更改會議時間的另一個原因。 在您開始擔心之前，請給收件人足夠的時間來接收郵件。 如果這種情況經常發生，請參閱規則 7：也許發短信不是這位特定同事的正確溝通方式。

11.不要在會議期間發短信

當你應該注意房間裡發生的事情時，不要發短信。 無論您是在開會、面對面討論業務還是觀看演示文稿，彎腰在手機上發送秘密短信都是非常粗魯的行為。 如果有人在您演示時這樣做，您會感到被冒犯，所以不要對其他人這樣做。

十二、應急措施

有時你需要檢查你的信息——生活會發生，對吧？ 在這種情況下，讓人們知道是否有緊急情況需要您在商務場合檢查手機。 提前警告通常會撫平任何褶皺的羽毛，並防止​​人們對手機的響亮振動感到驚訝。

遵循這些規則，您將在商務短信禮儀方面領先一步。 商務短信有什麼讓您煩惱的地方？ 你會添加什麼提示？