28 個必備的 UCaaS 功能和優勢

統一通信即服務 (UCaaS) 將繼續存在，分析師預計該市場將在五年內增長兩倍。
這並不奇怪，因為遠程、靈活的工作在 2020 年呈爆炸式增長。初創公司和大型企業都意識到本地通信解決方案讓他們失望了。
當員工依賴數十種協作工具與同事和客戶互動時，他們的注意力就會受到影響。 現在是簡化業務通信工具和降低開支的時候了。
本指南將帶您了解主要的 UCaaS 功能、它們是什麼以及它們為何重要。

• 1) PSTN 連接
• 2) 免費電話號碼
• 3) 自動服務員
• 4) 直撥號碼
• 5）通話錄音
• 6) 呼叫分析
• 7) 移動應用
• 8) 桌面應用
• 9) 雲PBX
• 10) 音頻會議
• 11) 視頻會議
• 12）團隊存在
• 13) 網站聊天
• 14) 網絡會議
• 15) 通話流程
• 16) 交互式語音應答
• 17) 屏幕彈出
• 18) 呼叫隊列
• 19) 全渠道支持
• 20) 隊列回調
• 21) 瘦客戶端
• 22) 統一語音信箱
• 23) 中央管理
• 24) 團隊消息傳遞
• 25) 在線傳真
• 26) 虛擬工作空間
• 27) 雲文件存儲
• 28) 第三方 API 集成

商務電話服務

這些電話系統功能對於任何 UCaaS 平台都是必不可少的。 這些商務語音功能將您的團隊與外界聯繫起來，反之亦然。 許多 UCaaS 服務提供商提供全包定價或點菜附加組件。

1) PSTN 連接

連接到公用電話交換網 (PSTN) 是聯繫辦公室外人員的必要條件。
沒有它，用戶的桌面電話只能聯繫同一通信系統上的其他人。 雲電話系統通過互聯網提供內部和外部語音連接。
您不會失去您在經典模擬電話中可能享受到的任何功能。 商務 VoIP技術將數據包無縫地轉換為 PSTN 之間的音頻信號。

2) 免費電話號碼

免費電話號碼是讓固定電話免費呼叫您的電話號碼。 更值得注意的是，它使您的公司在全國范圍內佔有一席之地。 UCaaS 服務提供商維護與這些電話號碼關聯的呼叫路由邏輯。
這些號碼以 800、888、877、866、855、844 或 833 開頭。呼叫者無需在撥號盤上按 1，因為是全號呼叫。
小型企業使用免費電話號碼來獲得信任、跟踪來自廣告活動的電話並將電話轉接至專業團隊。

3) 自動服務員

我們認為自動服務員是商業電話系統的失敗者。 它的工作很簡單——將呼叫者連接到正確的部門。
如果您聽說過“按 1 以達到銷售”，那麼您就使用過自動服務員。 此電話功能是您品牌的第一印象。 它根據撥號盤上的數字輸入來引導呼叫者。
許多 UCaaS 提供商讓設置自動助理變得令人生畏。 用戶體驗差異很大，因此請確保您對更新感到滿意。

4) 直撥號碼

直接撥入 (DID) 電話號碼是轉到貴公司電話分機的電話號碼。
直撥號碼讓人們無需通過自動助理即可呼叫用戶。 DID 號碼提供了更加親切、友好的客戶體驗。
假設您有座席在聯絡中心接聽電話。 無論呼叫者撥打哪個 DID，統一通信平台都會分配呼叫。

5）通話錄音

記錄通話並將其安全地存儲在雲中的需求不斷增加。 公司渴望完全了解客戶來電，以便日後查看。
今天的 UCaaS 解決方案提供各種通話錄音功能以提高客戶滿意度。 此功能推動問責制遠遠超出呼叫中心環境。

6) 呼叫分析

訪問有用的呼叫分析，例如處理時間、應答速度、放棄等。
這就是統一通信的承諾名副其實的地方。 在幾秒鐘內訪問趨勢，而不是在通話記錄中篩選並在 Excel 中花費一整天。
使用實時和歷史數據改善您的結果。 牆板、遊戲化和外觀清晰的儀表板可以提升個人和團隊的績效。

7) 移動應用

集成的移動應用程序仍然是一種流行的統一通信即服務功能。 供應商過去常常將此功能包含在更高的定價計劃中，但它現在是 UCaaS 的支柱。
員工可以使用他們的 iOS 和 Android 智能手機撥打電話並保持聯繫。 輕點幾下即可接聽電話、參加視頻會議、查看屏幕和發送聊天消息。
這些類型的移動應用程序也稱為軟電話。 它的一些內置 UCaaS 功能包括呼叫轉移、呼叫翻轉和可視語音郵件。

8) 桌面應用

VoIP 軟電話在筆記本電腦和台式機上也能正常工作。 UCaaS 提供商包括一個桌面應用程序，因此用戶可以在他們的工作站上進行通信。
統一的桌面應用程序允許用戶撥打、接聽和轉接電話、管理聯繫人並設置他們的可用性。 用戶還可以通過聊天消息、語音和視頻通話與同事協作。

9) 雲PBX

雲託管 PBX 允許您在互聯網連接上運行公司的整個電話系統。
它消除了租用辦公空間或專用 IP 電話設備的需要。 雲電話使添加位置和裝備遠程工作人員變得容易。
雲 PBX 提供無與倫比的可擴展性，因為它是從多個數據中心交付的。

會議功能

在公司擁有辦公室和遠程員工的混合環境中，會議平台必不可少。 在 UCaaS 解決方案中使用這些功能的好處是您可以降低成本並提高整個團隊的工作效率。

10) 音頻會議

使用高清音頻會議主持遠程會議。 由於 VoIP 的靈活性，通過移動設備或計算機很容易加入電話會議。
隱私對當今的企業至關重要。 使用需要密碼的會議橋確保音頻會議的安全。 將您的音頻會議與您的 UCaaS 解決方案捆綁在一起，讓用戶可以一鍵加入會議。 客人也可以通過撥打與之關聯的專用電話號碼參與。
管理員還需要有用的管理功能，例如靜音、錄音和演講模式。

11) 視頻會議

進行高效的一對一和多人視頻通話。 它們易於設置並提供實時音頻、聊天、屏幕共享和實時視頻。
全面的 UCaaS 提供商還可以讓您錄製視頻會議，但可能需要額外付費。

12）團隊存在

深度專注是寶貴的，團隊的存在使之成為可能。 統一消息平台顯示一個人的狀態，例如他們是否正在通話、忙碌、離開或有空。
團隊存在可以節省時間，減少干擾，並在同事之間設定正確的期望。

13) 網站聊天

實時網站聊天可幫助您快速有效地幫助您的訪客和客戶。 這是一個強大且不斷增長的渠道： 2020 年實時聊天的客戶滿意度 (CSAT) 接近 86%，創歷史新高。
通過聊天記錄、可用性和快速解決方案為您的客戶創造難忘的體驗。

14) 網絡會議

為不在您的 UCaaS 平台上的訪客舉辦研討會、直播、網絡研討會和在線會議。 無需下載軟件或使用複雜的技術設置。
讓您的客戶和合作夥伴加入，這樣您就可以輕鬆展示。 這些安全的網絡會議工具通常包括屏幕共享、聊天和文件共享。 畢竟，網絡會議需要為所有相關人員提供愉快的體驗。

聯絡中心能力

為銷售和支持團隊配備專業級語音和消息傳遞的需求變得有必要擴大規模。 託管聯絡中心是下一代呼叫中心，它將語音、電子郵件和社交媒體等多種渠道集成為一個。

15) 通話流程

呼叫流程是一種設計 UCaaS 平台如何處理來電的方法。 因此，它們功能更強大且更易於設置，即使對於非技術用戶也是如此。 除了自動助理外，管理員還可以在一個屏幕上調整響鈴組、營業時間和呼叫路由。
呼叫流程消除了客戶聯繫您的業務時發生的不確定性。 最重要的是，它很簡單並簡化了電話系統設置。

16) 交互式語音應答

交互式語音響應 ( IVR ) 讓客戶可以使用他們的語音與電話系統進行交互。 許多呼叫中心使用它來將呼入電話路由到合適的人或轉移。
今天的 IVR 可以使用實時帳戶信息進行響應，還可以執行驗證。 大多數組織使用 IVR 將呼叫者轉接到最能提供幫助的部門。
減輕座席的負擔，提高工作效率，並提高您的信譽。

17) 屏幕彈出

減少處理時間的方法之一是在接聽電話之前顯示來電者信息。 屏幕彈出從您的 CRM 中提取數據，以便代理可以查看帳戶價值、最近的購買和滿意度。
此 UCaaS 功能可幫助他們定制答案並在每次互動中取悅客戶。 統一通信解決方案使用其 CRM 或第三方集成提供此功能。

18) 呼叫隊列

經常漏接電話？ 呼叫隊列可幫助您的聯絡中心高效處理大量呼叫。 例如，如果您接到的電話多於可用的座席，則呼叫隊列會將它們排成一行，以便路由到座席。
在不影響客戶體驗的情況下響應呼叫高峰。 呼叫隊列是提供公告甚至回叫邀請的理想方式。
相關：聯絡中心與呼叫中心：我的企業需要哪個？

19) 全渠道支持

與其強迫客戶使用單一聯繫方式，不如跨多個渠道支持他們。 將電子郵件、聊天、短信和社交媒體添加到您的聯繫渠道組合中。
全渠道解決方案讓您可以輕鬆訪問所有客戶信息和過去的互動。 這樣，客戶永遠不必向不同的代理人重複自己的話。 在這種情況下，您的團隊異步工作並提供一流的客戶體驗。
很少有統一通信即服務提供商提供語音以外的客戶服務工具。 Nextiva 確實如此。

20) 隊列回調

現實情況是，大多數人不想等待。 那麼如何為他們提供更好的體驗呢？ 答案是提供隊列回調選項。 根據平均應答速度，您的電話系統可以提供替代方案，讓下一個可用的座席回電。
對於聯絡中心來說，這是處理大量呼叫量的寶貴策略。 它將減少長時間等待的挫敗感，并快速解決客戶的問題。

21) 瘦客戶端

呼叫中心通常會為 PBX 服務器、專有電話硬件和中繼設置分配大量 IT 預算。 由於基於雲的商業 VoIP，那些日子幾乎已經過去了。
瘦客戶端是功能齊全的聯絡中心應用程序，只需要一個網絡瀏覽器。 與您之前可能處理過的半生不熟的中間件相比，這些應用程序提供了更好的 UCaaS 功能。
在考慮潛在的 UCaaS 提供商時，請務必參加現場演示，以便親眼目睹。
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共享、協作和管理

統一通信解決方案鮮為人知的功能包括其協作和管理功能。 這些因商務電話系統而異，因此有助於縮小哪些功能是必不可少的。

22) 統一語音信箱

管理語音郵件不一定是一件苦差事。 當您無法接聽電話時，讓來電者留下語音信箱 — 但您可以隨時隨地收到消息。 語音郵件到電子郵件仍然是企業用戶的最愛。
此功能與 IP 電話配合使用，因此消息也不會丟失。 用戶可以在旅途中、在辦公桌前或在計算機上收聽它們。
統一的語音郵件消息讓您可以在不同的設備上、在您的電子郵件中接收您的消息，甚至可以將其轉錄為文本。 此功能使用戶能夠清晰和靈活地快速採取行動。

23) 中央管理

從一個易於使用的門戶管理您的電話系統功能。 添加或管理用戶、編輯功能、調整許可證、管理權限、構建呼叫流程等。
單獨的通信工具的問題是您需要單獨管理它們。 這會導致代價高昂的人為錯誤。 集中式管理門戶可幫助您毫無疑問地進行更改。
Nextiva 的商業電話服務不需要技術技能來設置和維護。

24) 團隊消息傳遞

使用團隊聊天讓您的團隊保持聯繫並保持高效。 與其將即時消息和會議應用分開，不如將它們簡化為一個應用。
此功能意味著每個人都可以協作、保持井井有條並在一個地方開會。 當人們在辦公室或家中工作時，這是理想的選擇。

25) 在線傳真

如果您需要發送和接收傳真，但不想在辦公室使用昂貴的機器，您會喜歡在線傳真。 它安全可靠，可隨時隨地在任何設備上使用。
由於 UCaaS 使用 VoIP，因此通常會導致斷開傳真機連接以支持在線傳真。 此 UCaaS 功能允許用戶像電子郵件一樣交換傳真文檔。
接收傳真時，您會在收件箱中收到數字化文檔。

26) 虛擬工作空間

虛擬工作空間就像辦公室，但它在線存在。 這是所有文件、會議、任務、截止日期和對話發生的地方。 它消除了對數十個應用程序的需求——以及它們附帶的通知——並讓員工更加專注。
虛擬工作區可以存在於工作組、項目或業務部門周圍。
所有鏈接、文件和對話都很容易找到，因此您永遠不必浪費寶貴的時間來搜索重要信息。

27) 雲文件存儲

安全的文件存儲對於在工作時保持信任至關重要。 一些商業通信平台允許用戶從 Dropbox 或 Google Drive 同步文件。
由於它是基於雲的，因此您無需干預網絡附加存儲或本地服務器。 因此，此 UCaaS 功能非常適合遠程工作者和辦公室員工。
此功能使共享文件變得簡單，從而確保授權用戶可以訪問公司信息。

28) 第三方集成

由於統一通信即服務包含眾多工作場所應用程序，因此API 集成變得很有必要。 以下是要尋找的 UCaaS 集成類型及其重要性。

電子郵件

將您的通信平台與您的電子郵件提供商集成可以帶來很多好處。
根據用戶數量，尋找與 Gmail、Microsoft Outlook 和 Google Workspace 的兼容性。
通過這種方式，用戶可以共享狀態信息、同步日曆並從他們的地址簿中撥打電話。 它將減少在應用程序之間切換的摩擦，從而高效地完成工作。

客戶關係管理系統

為什麼企業要將其 CRM 連接到電話系統？ 這可能並不明顯； 它將幫助銷售人員更快地關閉銷售線索。 此外，您將從每次互動中獲得更深入的客戶洞察。
CRM 集成彌合了電話系統和客戶數據之間的差距。 將您的手機與 Salesforce、Zoho、HubSpot、Keap 或 Pipedrive 集成。
這種集成還將數據提供給人工智能支持的聯絡中心和呼叫中心分析。

驗證

隨著用戶數量的增長，權限、訪問權限和安全性可能變得難以管理。 在招聘、退出和減輕威脅之間，很難跟上步伐。
將您的電話系統與 Active Directory 或 Okta 等訪問管理平台集成。 通過單點登錄，您可以全面簡化訪問。

UCaaS 的主要業務優勢

UCaaS 對企業最顯著的好處包括：

• 降低成本
• 更好的用戶體驗
• 增加可擴展性
• 強大的安全性

1) 有競爭力的價格

事實上，大多數 UCaaS 解決方案取代了您使用和付費的幾個商業應用程序。
這包括企業 VoIP、團隊聊天、視頻會議、服務台等。 無需為每個用戶花費數百美元，每月不到 60 美元即可為您提供一切。
UCaaS 還簡化了管理十幾種不同服務的麻煩。 Nextiva 提供企業真正需要的最佳價值和功能。

2）更好的用戶體驗

一個一體化的通信平台意味著它成為一個單一的事實來源。 Okta 的一份令人驚訝的報告顯示，如今員工平均使用88 個應用程序。
每個人都根據相同的客戶視圖行事，而不是使用脫節的應用程序。
借助觸手可及的實​​時數據，他們可以提供無縫的客戶體驗。

3) 增加可擴展性

新員工入職培訓非常耗時。 當你遠程進行時，它會更難。
統一通信改變了渴望增長的公司的遊戲規則。 您需要最少的技術資源來實現員工連接。 下載移動或桌面應用程序，登錄，一切就緒。
隨著員工人數的增加，您將不需要添加昂貴的電話基礎設施。 這樣，您的資源就會集中在收入上，而不是安裝現場服務器。 UCaaS 提供商負責其餘的工作。

4) 強大的安全性

數據安全是一個合理的問題，尤其是在遷移到雲端時。 UCaaS 平台提供 24/7 全天候監控和加密以確保數據安全。
帳戶管理員可以管理用戶設置並查看詳細的使用日誌，因此您始終處於完全控制之中。
查看 UCaaS 供應商是否擁有滿足您要求的行業認證。 確認他們提供符合 HIPAA、PCI 和 SOC 2 的通信工具。

最好的 UCaaS 功能觸手可及

歸根結底，公司有很多理由升級到 UCaaS。
對於某些人來說，這是讓員工和客戶保持一致的一種方式。 對於其他人來說，這是一種將多個通信應用程序簡化為一個的方法。 對於許多人來說，這可能是企業範圍內部署的速度。
每個人都同意的一件事是 UCaaS 比傳統電話系統具有更多功能。 讓技術決定您的工作方式的日子已經一去不復返了。 統一通信即服務不是未來——而是現在。
從競爭對手中脫穎而出，因為您可以更快地工作并快速響應客戶需求。
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