記賬時跟踪時間

無論您是會計師事務所還是公司或您自己的小企業的首席財務官，簿記都是一項艱鉅的任務。 時間跟踪只是職責之一，它應該是你壓力最小的職責之一。 有了這些簡單的建議，在記賬的同時跟踪時間可以成為您自動開始的習慣。 同時，它將與其他職責無縫融合，使您的工作更加順暢和輕鬆。

會計師（以及需要成為其中一員的人）的最大障礙

您可能想知道您到底需要跟踪什麼。 或者您只是閱讀本文以確保您已涵蓋所有途徑。

好吧，毫不奇怪，簡短的回答是：一切。

稍長一點的答案是，一般來說，簿記和會計方面的工作量很大。 在某些情況下，有很多文書工作、諮詢電話、會議、通勤。 當你的工作需要這種多功能性時，你會想要密切關注你的時間去向，這是合乎邏輯的。

這樣，您就會知道是否有任何流程可以縮短、消除或需要更多時間。 時間跟踪不僅為分析和改進您的工作流程提供了一個堅實的起點，而且還顯示您是否很快就會不知所措。

在本節中，我們將介紹一些您可能不確定是否應該跟踪的常見流程。

同時處理多個項目/與多個客戶一起工作

會計師事務所或其他擁有大量客戶的公司發現自己每天要處理一個以上的案件並不少見。 並行處理不同的案例意味著接到意外的客戶電話或緊急會議，這是一個現在需要解決的緊迫問題。

當涉及到這些類型的任務時，你會想要跟踪這些任務，因為它們提供了關於在任務切換時你的大腦如何表現的寶貴信息。 為審計準備文書工作需要一種重點，當這項工作被剛收到美國國稅局電子郵件的客戶驚慌失措的電話打斷時，您將需要轉移注意力。 不管你信不信，光是這種轉變就需要大量的腦力。 在敏捷開發中也稱為上下文切換。 因此，知道您確切地花了多少時間來適應新類型的任務，您就可以嘗試為此類緊急情況找到解決方法。

在諮詢電話上花費大量時間

這對許多會計師來說是一個重要因素。 從某種意義上說，他們實際工作量的一部分主要用於諮詢只需要建議的老客戶或臨時客戶的電話。 儘管如此，時間跟踪仍然是控制這些呼叫者的好方法。

在月底，您可以查看與您聯繫最多的人、原因以及每次通話所用的時間。 例如，Clockify 可以幫助您存儲未來分析所需的所有信息。 以下是幾個簡單步驟的過程：

1. 當客戶來電時，啟動數字追踪器上的計時器；
2. 在註釋部分，添加重要信息，例如姓名和最初的來電原因；
3. 當相關問題彈出時，您可以將它們添加為項目符號；
4. 通話結束時，只需停止計時器，您的輸入就完成了。
5. 一段時間後，您可以創建標籤以對最常見的問題進行分類，以便於存檔。

通過這種方式，像 Clockify 這樣的數字時間跟踪器無需額外的筆記程序或您可能會丟失的 Google 文檔。 在一個緊湊的空間中，您可以查看誰來電、通話持續了多長時間、問了哪些問題以及您可以為通話計費多少。

“客戶跳躍”

有些人在全天覆蓋不同的客戶時工作得更好。 除非他們跟踪花費在每個客戶、小型企業或公司的簿記上的時間，否則他們在為服務計費時很容易失去準確性。 這不可避免地會導致時間舍入，這主要依賴於猜測。

當您選擇數字時間跟踪器時，您真的不需要付出太多努力。 尤其是可以輕鬆與您可能已經使用的軟件集成的軟件，例如 Trello、Zoho、Quickbooks，甚至可以作為瀏覽器擴展。 您的時間跟踪以單擊開始和結束。 作為回報，沒有更多的猜測。

在客戶和項目之間轉換會變得容易得多。

Clockify 如何將其計時器與 Trello 卡集成的示例

花時間在文書工作交付，公證等上。

儘管如今許多流程已經數字化，但我們不能忽視那些仍然親自交付文書工作的國家。 大多數會計師事務所都會有員工，他們的職責包括去公共辦公室和公證員進行各種合同工作。

因此，當一個人在準備文件以供批准或處理時跟踪時間時，另一個人將需要跟踪交付時間。 這包括通勤時間，可能排隊等候，甚至堵車。 帶有 GPS 選項的 Tine 跟踪器在這些情況下也很有效，因為它們消除了手動輸入位置和名稱的額外步驟。

使用 Clockify 跟踪簿記

在第二部分中，我們想分解時間跟踪器如何在上面列出的各個方面為您提供幫助。

把每一個客戶的工作都當作一個“項目”

使用 Clockify 等數字時間跟踪器，您可以選擇為每個客戶設置一個項目。 由於該軟件旨在適應各行各業的大型企業、自由職業者和小型企業，因此它具有廣泛的功能。 僅此一項就為您如何進行時間跟踪提供了很大的自由度和靈活性。 例如：

• 您可以為每個客戶打開一個新項目，然後將客戶添加到項目頁面；
• 您可以為重複項目創建模板，特別是為經常性客戶；
• 每個項目都可以分解為具有自己截止日期的任務；
• 時間表確保每個人都能看到每天的進度；
• 自定義標籤有助於對每個項目的任務進行分類，以便以後進行報告。

設置項目估算、截止日期並跟踪項目狀態

質量時間跟踪器的第二個重要方面是設置估算和跟踪整體項目進度的能力。

項目估算是了解您的工作效率如何處理特定任務的好方法。 如果您打算使用時間跟踪器來改善您的工作流程，這是一個不錯的選擇。 此外，您可以使用這些數據來查看您是否為您的服務收取了足夠的費用，或者您是否銷售不足。

Clockify 可以顯示你在一個項目上花費了多少時間，到目前為止你賺了多少錢，以及估計的預算。 為了更好地引用，這些報告可以導出為 pdf 並提供給客戶，作為您時間的清晰顯示。

如果每個客戶有更多的人

當你是一家會計師事務所時，你基本上會有人在你手下承擔各種責任。 自然地，您將無法監控每一項任務或閱讀您可能遇到的每一份日終報告。

出於這個原因，時間表可能是因禍得福。 Clockify 有一個既定的、基於信任的系統，它不會監控屏幕活動，而是讓用戶對自己的時間條目負責。 但是，它確實創造了透明度並認可了責任，因為項目管理員可以將時間表設置為對項目中的每個人都可見。

這意味著同一項目的同事可以看到彼此的任務，以及他們在這些任務上花費了多少時間。

通過相互控制，它減輕了監控一切以確保按時交付任務的壓力。

每小時費率和可計費性

不同的項目，不同的團隊，可能需要不同的計費方式。 Clockify 不僅可以選擇您的計費率，還可以選擇如何為每個客戶/項目計費。 因為不是每個項目或任務的每小時價格都相同，也不是每個員工都以相同的工資工作。

這就是為什麼在 Clockify 中，您可以選擇為每個項目、每個團隊成員計費的方式，甚至可以為人工成本設置不同的費率。

最後，它使您可以選擇將任務切換為可計費或不可計費，這有助於以後的報告、更準確的發票和預算編制。

要了解更多信息，您可以查看我們網站上的人工成本和利潤部分或每小時費率。

報告

最後但同樣重要的是，我們有報告。

與客戶的健康關係將更少依賴於一個人的平易近人和魅力，而更多地依賴於他們的專業精神。 其中很大一部分是確保他們獲得關於他們支付了哪些服務的干淨、詳細的報告。

如果報告要求更詳細的成本明細，或者您希望讓他們了解某些任務的細節以供將來參考，那麼報告也可以作為很好的會議材料。 如今，您會發現很少有時間跟踪器在其功能列表中沒有此選項。

使用 Clockify，您可以選擇是導出摘要報告還是詳細報告。

摘要報告顯示所有時間條目，按項目、用戶或客戶甚至特定標籤對它們進行分組。 這完全取決於您希望關注的時間安排方面。

詳細報告基本上是包含時間戳的摘要報告。 這對於內部分析特別有用。

時間跟踪如何幫助簿記——來自專業人士的報告

最後，我們決定包含一些從我們的會計專業用戶那裡收到的反饋。 以下是他們對時間跟踪的看法，以及它如何幫助他們。

“我擁有一家小型的利基會計師事務所，一名員工相隔三個時區。 雖然我的大部分費用都是固定的，但我們經常承擔按小時計費的“項目”。 Clockify 讓我可以將我們的工作時間跟踪到我需要的任何“子級別”。 跟踪我的管理時間對我來說也是完美的，所以我知道何時需要雇用額外的人。 它非常適合我的需要。 ”

– Michael A，協調簿記和業務解決方案

“許多人沒有意識到他們在工作中的效率（或者更確切地說 - 低效）； 我們在不必要的會議或不相關的任務上浪費了很多時間。 我使用該工具來描述我花費最多時間在哪些任務上，這導致了可操作的見解：例如“花更少的時間做不重要的工作”，“將更多的時間分配給不太緊急但極其重要的工作”等。如果您關心自己的工作效率並希望積極控制自己的日程安排，這是一個很好的工具。 ”

– Heather A，金融學預科MBA實習生

“能夠查看詳細的報告，告訴我誰在特定的一周內為哪個客戶工作了多長時間。 它使計算對承包商的付款變得更容易，因為如果人們願意的話，他們會根據他們投入的時間獲得報酬。 它可以確定處理重複性任務需要多長時間——這有利於估計項目需要多長時間“

– Tina H，平衡解決方案業務

“我做過一段時間的自由職業者。 我用這個軟件來跟踪我的工作，這樣我就可以做準確的賬單。 它還真的幫助我了解我把時間花在了哪裡，並使自己更好地與創收活動保持一致。 ”

– Arwa N，稅務助理

“我為一位客戶兼職，擔任他的行政助理和簿記員。 我只是使用在 MS Excel 中創建的時間表讓自己一團糟，當我發現 Clockify 時，我欣喜若狂。 我讓 Clockify 在後台保持打開狀態，並在開始工作和完成工作時切換項目。 我過去常常為我的時間開具發票並失去收入，但現在我可以為我在他的項目上工作的每一秒計費。 此外，它具有出色的報告功能，可以打印或另存為 PDF 或 Excel 等。所以我不僅可以為我的客戶開具發票，而且我還可以獲得執行他每項任務的時間的準確數據（項目） 。”

– Ruth M，行政助理兼簿記員