自由職業者或在家工作時如何跟踪項目費用（+模板）

在家工作是否划算？ 好吧，如果您查看此調查，您會注意到遠程辦公的財務利弊。 這項民意調查顯示，與在辦公室工作相比，遠程辦公的員工每月在食品雜貨上花費更多（平均 182 美元），在公用事業上花費更多 121 美元。 另一方面，在家工作可以幫助他們節省托兒費用（34 美元）以及汽油和公共交通費用（33 美元）。

無論您是自由職業者還是在家工作的永久僱員，請記住，為了不超出預算（甚至節省一些錢），您應該開始跟踪您的項目費用。 在本文中，我們將與您分享一些可讓您跟踪項目費用的提示和技巧：

• 作為一名自由職業者，
• 作為在家工作的正式員工。

什麼是項目費用？

一般來說，項目費用包括完成項目或業務交易所需的所有成本。 項目費用包括以下費用：

• 為上述項目僱用專業人員（僱員、自由職業者或承包商），
• 設備——員工在項目中使用的所有工具，
• 材料——工人在項目期間需要的所有材料，
• 項目管理任務——確保項目按時完成的任務，
• 工程任務（如果適用） - 研究和設計工作領域的任務，
• 運輸（如適用），
• 間接費用——辦公室租金、水電費、辦公材料和設備，
• 年薪——公司或個人想要賺的錢，除了支付其他費用所需的金額。

項目成本管理可幫助您對項目進行估算，並負責項目預算的分配和項目成本控制。

現在，當工作不在現場完成時，誰負責支付這些項目費用？

當談到在家工作的安排時，這種設置不必只涉及自由職業者。 在某些情況下，有永久僱員——那些在家為一家公司工作的人。 在這些情況下，雇主通常會為員工提供工作設備。 此外，這些員工不必繳納任何稅款，因為稅款會從他們的工資中扣除。

但是，如果您是自由職業者，那麼您就是個體經營者。 因此，您在自由職業生涯開始時會有一些初始費用，例如為自己購買 PC 或筆記本電腦，以及工作所需的軟件。 此外，自由職業者還意味著您必須繳納自僱稅和健康保險。

以下是自由職業者最常見的費用：

• 工作費用——互聯網、移動辦公（如果需要）、辦公室租金（如果不在家工作）、工作材料和交通（如果需要）、PC 或筆記本電腦維護以及一次性購買。
• 個人開支——租金、水電費、個人手機、訂閱和會員資格（如果有）、雜貨、食品配送、寵物食品（如果需要）、交通、乾洗、服裝、娛樂。
• 額外費用——IRA 賬戶、健康保險、稅收儲蓄、緊急情況儲蓄（工作較少的時候）、假期預算。

至於在家工作的長期僱員，費用清單不包括辦公室租金、交通（用於工作目的）、IRA 賬戶、健康保險和稅收。

在家工作的自由職業者和長期僱員最常見的費用是什麼？

雖然我們已經列出了通常的項目費用，但讓我們來看看一些現實生活中的情況。 以下是在家工作的自由職業者和員工強調的每月主要支出。“

我最常見的開支是：

• 互聯網，
• 電，
• 幫助我自動化很多流程的軟件，例如 Acuity Scheduling、Zapier 等。
• 幫助我保持井井有條的軟件，例如 Gsuite、Asana、
• 網站維護，
• 廣告。 ” – Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency 的所有者 Kimberley Reyes

“其實，電！ 所有需要的燈（特別是如果你的辦公室在地下室）和屏幕、充電器等。加起來！ 每週一次從 Target訂購雜貨。 ”——DaBash Deals 創始人 Basheer Alebdy

“送餐對我來說絕對是一筆不小的開支。 自由職業者的問題是，有時很難為你的時間設定界限。 我總是發現自己在深夜工作或很早就工作以趕上最後期限。 所以，如果沒有時間準備食物，送餐對我來說是最簡單的選擇。

設備也是另一回事。 如果你是一名自由職業者，你必須有一台筆記本電腦或台式機、一個網絡攝像頭和一個像樣的耳機。 互聯網連接是另一項費用，您必須每月支付。 您的服務提供商必須可靠，這樣您就不會在執行任務時失去連接。 ”——Candace Helton，Ringspo 運營總監

“通常，隱性成本來自無形費用，對我來說，其中最大的是軟件訂閱。 專業版在線生產力或創作工具的成本可能會增加。 當您在業務中使用多種工具時，每月大約 8 英鎊的“便宜”購買很快就會增加。 我最近審查了我所有的數字工具，並通過取消那些沒有為我的工作增加真正價值的工具每月節省了 50 英鎊。” – Alison Reay-Jones，業務支持

“作為一個在家裡自僱多年的人，我最大的開銷就是房租。 很簡單，家庭辦公室是一項允許的業務費用（在大多數國家/地區）。

在兩居室的公寓裡，我覺得1/3的租金（每天8小時）和1/2的高速寬帶費用是我的業務活動造成的，所以我記錄下來，這是允許的出於稅收目的。” – Kevin Murphy，生產力顧問

“在家工作，我花最多的東西必須是家庭辦公室和家具，時不時地送點食物。 擁有合適的設備並在工作中保持舒適應該是每個人的首要任務。 ”—— avXperten 首席營銷官 Simon Elkjar

在 Clockify，我們目前在家工作，所以我問我的同事遠程工作時最常見的開支是什麼。

“絕對是送餐。 每周至少一次，我不想做飯，或者我沒有時間準備飯菜。” – Nikola Radojcin，SEO 助理

“在家工作時，我的開支比在辦公室工作時要少——我不點午餐，也沒有任何交通費用。 至於家裡的網絡費用，我無論如何都會支付。” – Ljubomir Simin，首席技術官

我的同事 Luka Dejanovic 和 Natalia Tawfik Dedovic 也曾是自由職業者。 以下是他們對主要自由職業者費用的看法。

“作為一名自由職業者，我最大的開銷是網絡連接或沒有網絡連接。 在某些情況下，我在與潛在客戶通話時會失去聯繫，有時最終會失去交易。 此外，點餐也是一大筆開支。” – Natalia Tawfik Dedovic，社交和視頻內容營銷人員

“我唯一的開銷就是在匯款過程中虧錢。” – Luka Dejanovic，插畫家

現在，我也很想知道在家工作的自由職業者和長期僱員是否會跟踪他們的每月開支。 如果是這樣，他們使用什麼工具來記下所有成本。

“我查看我的銀行和信用卡交易，並將所有費用和收入寫在物理年度日記/計劃器中。 沒有什麼比老式的筆和紙更好的了！” ——巴舍爾·阿萊布迪

“雖然我之前嘗試過使用預算應用程序（例如 Wallet），但我發現紙筆方法最有效。 只是寫下你的開支和賬單可以讓你更清楚地了解你的錢的去向。” ——坎迪斯·赫爾頓

“我使用Excel來跟踪我的餘額。 根據經驗，我從來不會花費超過我收入的 70%。 這樣，我可以節省一些錢以備不時之需。” – Luremefish 主編 Steven Zhang

“為了避免超支，我通過創建表格來跟踪我的開支。 我發現這種方法非常有效，因為我可以清楚地了解我的錢的去向。 ”——西蒙·埃爾克哈爾

您如何跟踪項目費用？

既然我們已經了解了在家工作的自由職業者和長期僱員通常有哪些費用，我們將解釋如何輕鬆跟踪項目費用。

作為一名自由職業者

如上所述，自由職業者負責處理他們的稅收，但也為健康保險和愛爾蘭共和軍留出一些錢。 以下是您可以監控所有自由職業者成本的方法。

擁有獨立的企業和私人賬戶

這一步至關重要。 每當您有業務費用時，例如出差或與客戶共進午餐，您都應該將其記入您的業務帳戶。 因此，報稅和計算稅收減免會容易得多。

Kimberley Reyes 已經遠程工作了 13 年。 談到她的自由職業開支，她是這樣處理的：

“我有一張商業信用卡，我的所有業務費用都與我的所有業務費用掛鉤，所以我只需下載記錄了我所有費用的月度賬單。 我還與幫助我報稅的稅務支持公司合作。 我手動將我所有的費用添加到他們的平台中，他們會為我跟踪它以用於稅收目的。”

如您所見，如果您在計算稅款時遇到困難，您可以聘請稅務會計師或稅務公司等專業人士。

跟踪您的工作、個人和其他費用

根據我們之前的提示，請記住仔細記下您的所有費用，包括與工作相關的費用、個人費用和額外費用。 我們已經解釋了每個區域涵蓋的內容。

此外，許多自由職業者指出，將每月收入的一部分用於稅收至關重要。 一些自由職業者甚至說他們將收到的任何稅款的 30% 存起來。

為了幫助您跟踪所有自由職業者的費用，我們創建了一個結合了所有三個成本領域的模板。 您需要做的就是記下您整個月的每一筆費用，無論是個人的、工作的還是額外的。

→ 下載自由職業者的項目費用模板

現在，如果您是一名經常出差的自由職業者，您可能正在尋找更詳細的模板來跟踪商務旅行費用或商務里程。 在這種情況下，我們為您提供了各種費用報告模板。

跟踪您的月收入

此外，您需要更好地了解您每月的收入。 這樣，你就會知道你是否能夠支付你的費用。 另外，您會知道在支付所有每月費用後您將擁有多少錢。

因此，您將意識到是否需要尋找其他客戶或其他項目才能獲得更高的薪水。 而且，最重要的是，更高的薪水還意味著你可以用一部新手機或一張你最喜歡的樂隊的音樂會門票來犒勞自己。

我們的自由職業者模板項目費用也具有此功能，因此請務必記下您從各個客戶那裡獲得的所有收入金額。

作為在家工作的正式員工

就像我們之前討論的那樣，與自由職業者不同，為一家公司工作的遠程員工往往花費更少。 這是因為正式員工沒有醫療保險和稅收等費用，因為這些費用會自動從他們的工資中扣除。 在特定情況下，雇主還為工人提供筆記本電腦和其他基本工具，以便長期僱員可以在家中完成工作。 如果您是正式員工，這裡有一些關於如何跟踪和捕獲項目費用的寶貴提示。

記錄所有工作、個人和額外費用

該規則適用於自由職業者和永久僱員。 如果你不記下每一筆小開支，很快你就會不知道你是如何花掉你的薪水的。

說到正式工人的工作費用，總金額低於自由職業者的情況。 然而，許多正式員工可能會為他們的家庭辦公室購買一些優質的家具，比如舒適的符合人體工程學的工作椅。 兩種就業類別的個人開支通常是相同的，特別是如果自由職業者傾向於只在家工作，而不是在聯合辦公空間工作。

如果您比較自由職業者和長期僱員的額外費用，您會注意到後者通常有諸如為假期和各種個人緊急情況（家庭或汽車維修）儲蓄等費用。 您會注意到，與自由職業者模板相比，我們的固定員工項目費用模板每月包含的費用更少。 此外，由於長期工人獲得固定工資，因此沒有收入計算器。

→ 下載正式員工的項目費用模板

額外提示 - 索取您的工作費用

在家庭辦公費用方面，美國的自僱僱員有資格為這些費用減稅。 自僱類別包括：

• 那些全職在家工作的人，
• 那些有自由職業者的人（即使他們也為雇主工作）
• 那些自雇了幾個月的人。

您的家庭辦公室也需要有資格獲得這些扣除。 但是，請記住，為一個雇主工作的員工沒有資格申請他們的費用。

因此，如果您屬於有資格獲得稅收減免的人之一，您可以申請購買新筆記本電腦、打印機、辦公椅或辦公桌等費用。 如果您對此主題感興趣，這裡有更多關於如何計算您的家庭辦公室扣除額的詳細信息。

包起來

在您的家庭辦公室工作時，不僅您的工作和個人空間混合在一起，而且您的開支也混合在一起。 為了防止這種類型的財務混亂，請務必始終將您的工作費用與私人費用分開。 此外，記錄您的所有付款，包括工作、個人和其他費用，是控制每月預算的最佳方式。 此外，如果您作為自由職業者工作，擁有如此詳細的月度報告將幫助您獲得稅收減免。