如何為您的客戶跟踪項目和任務
已發表: 2022-05-07最近的時間跟踪統計數據顯示，僅在未記錄的工作活動上，美國經濟每個工作日損失高達 74 億美元。
通過從客戶那裡正確跟踪和管理您的項目，本可以節省很多錢——尤其是如果您從事自由職業或在代理機構工作。
但是，您究竟應該為您的項目和任務跟踪什麼？ 你應該如何處理這個過程？
在這篇博文中，我們將介紹：
- 如何正確設置項目和任務，以便更輕鬆地跟踪它們。
- 如何跟踪花費在項目和任務上的時間。
- 如何跟踪任務和項目的進度和表現。
- 如何跟踪和區分可計費和不可計費活動。
- 如何跟踪估算和截止日期。
為什麼要跟踪項目和任務？
根據第三版項目管理知識體系，項目是“有始有終的臨時努力，必須用來創造獨特的產品、服務或結果”。
在項目管理中，每個項目都由一系列任務組成，您需要在給定的時間段內或在截止日期之前完成這些任務，以完成產品、充分提供服務或達到預期的結果。
因此，考慮到項目是一項“臨時努力”，其中包括需要在“給定時間段”內完成的任務，根據定義，兩者都很容易追踪。
而且，跟踪項目和任務有幾個實實在在的好處：
- 它將幫助您和客戶了解項目是否會按時完成。
- 它將幫助您和客戶了解項目是否會在預算內完成。
- 您將獲得清晰的項目概覽，您可以稍後對其進行分析，以了解類似項目在未來是否會為您帶來利潤。
- 您將獲得可幫助您了解未來是否以及如何在類似項目中表現更好的文檔。
- 您將獲得有形的工作證明以發送給客戶——這將提高客戶的滿意度，以及您按時獲得報酬的機會。
如何設置和跟踪項目和任務
在您開始跟踪您的項目和任務之前，您首先需要開始一個更重要的任務——確保您正確設置了上述項目和任務。
要正確設置，您需要完成以下步驟：
- 創建項目大綱
- 將項目分解為任務
- 決定您將使用哪種計費方式
- 決定如何處理按小時計費或固定費用計費
- 決定哪些任務可以計費或不計費
- 定義任務和項目完成的估計
- 定義最終項目和任務期限
每個步驟都有自己應該跟踪的元素。
1. 設置和跟踪項目大綱
如何創建項目大綱
一個清晰的項目大綱可以告訴您和客戶您可以通過該項目完成什麼，以及您在工作時應該注意什麼。
首先，您需要確保參與項目的每個人都了解項目結束時需要實現的目標——即項目目標是什麼。
示例：該項目的目標是在特定時間範圍內和客戶批准的預算內構建和維護健身應用程序。
接下來，您需要在每組相關任務之後建立幾個項目里程碑，以便查明和跟踪項目中的重要成就。
示例：您可以為健身應用程序遵循的與設計相關的項目里程碑之一可以是應用程序設計的不同階段：
- MS 1：完成不同的設計概念
- MS 2：最終設計概念獲批
- MS 3：已實施批准的設計
- MS 4：版本發布
之後，您可以建立關鍵績效指標 (KPI) ，用於衡量您或您的團隊在工作中的表現。
示例：您的健身應用程序的 KPI 可以是：
- KPI 1：用戶評分
- KPI 2：轉化率
- KPI 3：每位用戶的收入
最後，您還可以建立用於定義和跟踪項目目標及其結果的目標和關鍵結果 (OKR) 。
示例：您的健身應用程序的目標可以是KR1：將開發過程中發現的bug數量減少30% 如何跟踪項目大綱
跟踪項目目標和里程碑
要跟踪項目目標，首先，在調度程序中計劃和組織您將在項目上花費的時間。
考慮到您需要的所有資源，無論是額外的團隊成員或設備，還是只是額外的時間，這樣您就不會超出預算。 如果您接近超出預算，請通知客戶可能的更改。
您可以將項目里程碑與特定日期或任務集相關聯。 達到項目里程碑後，請查看即將到來的工作量。 這將幫助您更好地了解是否需要更改工作流程以適應當前的工作節奏或工作方向。
要了解有關如何最好地設置和跟踪項目目標和里程碑的更多信息，請查看我們關於項目時間表主題的博客文章：
→ 如何創建項目時間表（+免費模板）
跟踪關鍵績效指標
當涉及到您選擇的關鍵績效指標時，它們的類型將決定您如何跟踪它們。
示例：您可以在Capterra或類似網站上跟踪您的應用程序的用戶評分。
您還應該區分項目工作中的弱點（即落後的 KPI）和優勢（即領先的 KPI）。
然後，您可以嘗試從領先指標中學習（例如，如何最好地構建能夠吸引大量用戶評論的應用程序）。 而且，您可以努力改善您的滯後指標（例如，如何提高您構建的應用程序的轉化率）。
最後，保存項目 KPI 的摘要，以供進一步分析、比較和得出結論。
要了解有關如何最好地設置和跟踪關鍵績效指標 (KPI) 的更多信息，請查看我們關於該主題的博客文章：
→ 關鍵績效指標 (KPI)：為什麼以及如何設置它們，以及 Excel 教程中的 KPI
跟踪目標和關鍵結果
當涉及到您選擇的目標和關鍵結果時，它們的類型也將決定您如何跟踪它們。
示例：您可以使用錯誤和問題跟踪工具（例如Jira ）跟踪在開發過程中發現的錯誤數量減少了 30%。
然後，您可以連接數據，並將您的實際結果與預期的關鍵結果進行比較，以了解您的成功程度。
最後，您可以再次保存並進一步操作項目 OKR 的摘要。
要了解有關如何最好地設置和跟踪目標和關鍵結果 (OKR) 的更多信息，請查看我們關於該主題的博客文章：
→ 目標和關鍵結果 (OKR)：您需要知道的一切
2. 設置和跟踪項目和任務的時間和進度
如何將項目分解為任務
接下來，為了更容易跟踪項目，您需要將其分解為任務。 項目類型將幫助您決定如何最好地做到這一點：
- 任務 = 項目的不同階段
示例：軟件開發人員可以將開發的不同階段（例如規劃、分析、設計、開發等）用作任務。
- 任務 = 項目的不同類別
示例：專業的派對策劃師可以使用不同類別的派對策劃（例如餐飲、裝飾、娛樂等）作為任務。
- 任務 = 項目的不同部分
示例：管家可以使用他或她打掃的房子中的不同房間（例如廚房、臥室、浴室等）作為任務。
對於某些項目，決定是否應該使用項目階段、類別或部分作為任務相對容易。 其他項目不會那麼明確。 有關如何最好地自定義將項目分解為任務的過程的快速簡便指南，請查看我們關於該主題的博客文章：
→ 如何將項目分解為任務
如何跟踪項目和任務的時間
在接近時間跟踪您的項目和任務時，您首先需要選擇要使用的時間跟踪方法。 而且，您需要考慮如何最好地在您的工作流程中實施上述方法。
選擇時間跟踪方法
您可以依靠四種不同的時間跟踪方法來跟踪您和/或您的團隊花費的工作時間：
- 紙質方法——你通過秒錶測量你花在項目和任務上的時間，然後用鋼筆寫下結果。
- 榮譽系統——你不衡量，而只是估計你將花費在項目和任務上的時間。
- 電子表格方法— 您可以通過在您創建的電子表格或簡單的電子表格模板中手動輸入您花在項目和任務上的小時和分鐘來衡量您花在項目和任務上的時間。
- 時間跟踪軟件方法——您使用專門用於時間跟踪的應用程序來衡量您花在項目和任務上的時間。
不過，前 3 種列出的方法都有其缺點。
如今，紙質方法可能被認為有些不專業、低效和缺乏準確性。 同樣，榮譽系統過於依賴客戶相信你已經完成了你聲稱已經完成的工作，這可能要求太多了——尤其是當你想吸引新客戶時。
另一方面，電子表格方法可能會給您和/或您的團隊帶來問題。 也就是說，它需要您手動輸入時間這一事實增加了您最終犯下代價高昂的錯誤的機會。 電子表格和紙質方法都可能是耗時的過程，尤其是在您處理多個項目時。
最後，時間跟踪軟件方法因其時效性、專業吸引力、速度和準確性而成為最佳選擇。 那麼，讓我們看看如何最好地使用此類軟件來跟踪項目和任務時間。
實現時間跟踪方法
為了幫助理解和實現這個概念，讓我們看一下我們自己的時間跟踪軟件 Clockify。
首先，在應用程序中，您可以定義您的項目、任務及其客戶。
然後，您可以選擇適合您的時間跟踪解決方案——您可以：
- 使用計時器跟踪工作時間
- 手動添加時間
- 在時間表中輸入時間
如果你想用計時器來跟踪時間，你只需要進入“計時器模式”，為你正在做的活動寫一個描述，然後選擇它的項目和任務。 然後，啟動計時器，讓它一直運行，直到您完成活動——一旦完成，停止計時器，系統會將新創建的時間條目添加到下面的時間條目列表中。
如果您想手動添加時間，只需切換到“手動模式”，並按照相同的編寫描述-指定項目-指定任務模式。 之後，您可以添加任務的持續時間，而不必擔心開始和結束時間。
如果您選擇在時間表中輸入時間，您只需使用您正在處理的項目和任務填充時間表行，然後在相應的單元格中添加您的時間。
完成跟踪時間後，您可以使用應用程序的“報告”部分。 在這裡，您將能夠通過過濾結果查看您為特定項目和/或任務賺取的金額。
之後，您可以導出您在項目和任務上跟踪的小時和分鐘的 PDF 或 Excel 報告，並將其發送給客戶作為發票。
如何跟踪項目和任務的進度
除了跟踪您花在項目及其任務上的時間外，您還將受益於實施進度跟踪系統。
使用應用程序跟踪進度
要開始跟踪進度，您可以嘗試基於看板的系統，例如Trello或Asana 。
這兩個應用程序都基於類似的原理：
- 創建一個代表您的項目的板
- 創建幾張代表您的任務的卡片
- 命名列，以便它們代表放置在其下的所有任務的狀態（例如“待辦事項”；“設計”；“待辦事項”；“正在執行”；“代碼審查”；“測試”；“完成”）
- 將卡片/任務跨列移動，以表示它們的進度狀態（例如，所述任務是否在“Backlog”中，與“Design”相關，準備好“To Do”，當前“in Progress”，當前在“Code Review”中，在“測試”下，還是已經“完成”？）
Trello還提供了將“觀察者”添加到您的看板/項目的選項——因此，您可以將您的客戶添加到他們各自的看板中，與您的團隊成員不同，他們只能查看您的單個任務的進度，下載附件，添加評論，以及導出板。
在Clockify中，您的客戶將能夠通過共享報告按時間跟踪項目進度。 只需分享您已按正確參數過濾的報告，複製其鏈接，然後將鏈接發送給客戶，客戶即可實時查看更改。
使進度跟踪更容易
除了使用基於看板的應用程序來跟踪項目和任務進度之外，您還可以使用各種模板來加快上述進度：
- 如果您的大多數項目在任務方面都遵循相同的結構（例如，所有項目都涉及分析、設計、開發、內容和管理任務），那麼您最好創建一個項目模板來幫助您複製相同的內容您承擔的每個新項目的一組任務。
- 為了更好地安排您的時間（並因此加快項目工作），您可以使用合適的待辦事項列表模板來提醒您究竟需要做什麼。
- 為了幫助您為優先任務節省足夠的時間（並最大限度地減少浪費的時間），您可以使用合適的時間阻塞計劃器模板。
3. 選擇計費方式並跟踪其效率
如何決定您將使用哪種計費方式
現在您已經創建了項目大綱並定義了與項目相關的任務，您需要決定如何對所述項目和任務進行計費：
你會按小時計費嗎？
或者，您會收取固定費用嗎？
如果您按小時計費，您將僅根據您投入工作的干淨小時數來計費。
如果您收取固定費用，您將根據您完成的工作範圍計費，無論您完成項目需要多少小時。
無論您選擇哪種計費方式，您都需要一份完整的清單，其中顯示：
- 您為項目執行的任務。
- 您在單個任務和項目上花費的時間總計。
- 一些指示任務是否計費的指示。 這樣，如果您按小時計費，您將始終獲得客戶欠您工作的明確金額。
另一方面，如果您收取固定費用，您仍然會向您的客戶提供您所做的具體工作（以及他們具體支付的費用）的證明。
為了幫助您決定如何最好地為您的項目工作計費，請查看我們之前的文章：
→ 工資與小時工：利弊
→ 我們如何使用 Clockify 來跟踪時間和向客戶收費
→ 設計機構如何為他們的項目定價
如何跟踪計費方法的效率
在跟踪您選擇的計費方法的效率時，如果您有疑問，最好使用您擁有的兩個主要選擇。
嘗試首先實施按小時計費或固定收費的方法。 也許您最終會發現您最初選擇的替代方法更適合您的項目類型或工作流程。
或者，您可能會發現您的一種類型的項目更適合按小時計費，而另一種項目更適合採用固定收費方式。
4. 設置計費方式並跟踪其準確性
如何按小時計費或收取固定費用
一旦您為您選擇了理想的計費系統，就該決定您將如何準確地處理計費流程。
如果您按小時計費特定價格，則可以實施四種有效的小時費率類型：
所有項目一小時收費。 如果：
- 您的團隊通常從事一種類型的項目
- 您的團隊由一種類型的專業人員組成
- 你一個人工作
示例：由兩名專門從事標誌設計的設計師（35 美元）組成的自由團隊。
每個團隊成員的特定小時費率。 如果：
- 您的團隊通常從事一種類型的項目
- 您的團隊由具有不同技能、經驗和專業知識的專業人士組成
示例：一個由一名設計師（40 美元）和三名開發人員（65 美元）組成的自由團隊，專門為時尚網站創建登錄頁面。
特定項目的特定小時費率。 如果：
- 您的團隊從事不同類型的項目
- 您的團隊由一種類型的專業人員組成
示例：由三名開發人員組成的自由團隊（65 美元）構建自定義應用程序。
每個從事特定項目的團隊成員的特定小時費率。 如果：
- 您的團隊從事不同類型的項目
- 您的團隊由擁有不同技能、經驗和專業知識的專業人士組成
示例：一個由兩名藝術家（50 美元）、四名開發人員（70 美元）、兩名設計師（55 美元）、一名音頻專家（45 美元）和兩名視頻遊戲製作人（35 美元）組成的自由團隊，他們創建策略和益智遊戲。
或者，如果您收取固定費用，您可能希望根據單個項目的範圍來定價——這可以圍繞特定任務或任務集展開。
示例：一個由一名設計師、兩名開發人員和一名創建網站的文案組成的自由團隊將項目的每個元素視為一項單獨的任務，並收取自己的費用：
- 設置：170 美元
- 設計和建造 $3,500
- 內容創作：550 美元
- 客戶培訓：700 美元
- 網站維護：600 美元
有關如何為項目和任務計費的更多見解，請查看我們關於該主題的博客文章：
→ 項目計費和發票的權威指南
如何跟踪計費方式的準確性
在跟踪計費流程的準確性時，包含完整任務清單的綜合發票始終是關鍵。 它將幫助客戶更好地了解您的工作的價值（以及隨後的準確價格）。
當然，您還需要確保您的價格本身是準確的：
- 如果您收取固定費用，請確保您向客戶報價的價格與您在網站上列出的或用於以前客戶的價格相匹配。
- 如果您按小時計費，請確保您的計算是正確的。 如果您在Clockify中跟踪時間，您將根據您之前輸入的每小時費率自動計算您跟踪的每一分鐘的每個項目的收入。
5. 設置和跟踪可計費和不可計費任務
如何區分可計費和不可計費任務
現在，是時候決定您將直接為哪些任務計費了？ 而且，您將在發票中遺漏哪些任務？
您肯定希望將主要的、特定於項目的任務標記為可計費並將它們添加到您的發票中。 例如，軟件開發人員將為所有與開發相關的任務計費。
但是，軟件開發是一個複雜的過程，還需要某些次要的、重複的任務。 您可能需要召開團隊和客戶會議，通過電子郵件或聊天與客戶和團隊成員溝通，以及定期處理與項目相關的數據。
儘管這些任務對於開發項目至關重要，但您可能應該避免將它們標記為可計費並在您的正式發票中添加 20 個單獨的“每日會議”項目。
相反，您可以讓您在會議、電子郵件和處理數據上花費的時間反映在您將用於開發任務的每小時費率中——即提高您的每小時費率。
如何跟踪可計費和不可計費任務
在Clockify中跟踪時間時，您可以指定活動（甚至整個項目）是計費還是不可計費。
如果您已將任務標記為可計費，則其金額將添加到該項目的總金額中。
或者，通過將任務標記為不可計費，您將其排除在您的直接收入之外。
這裡的關鍵是最大化您在可計費任務上花費的時間，以增加您個人從項目中獲得的價值。 因此，請考慮您是否在某些任務上浪費時間，而應該將這些時間分配給將來更重要（和更有利可圖）的任務。
示例：您是一個由 5 人組成的自由團隊，他們發現他們在日常會議上花費 1 小時，但可以將時間減半——這樣，您每天可以節省 2.5 小時，或每週總共節省 12.5 小時.
要了解有關可計費和不可計費任務的更多信息，以及如何在兩者之間找到完美平衡，請查看我們關於該主題的博客文章。
→ 計費和非計費時間：如何找到完美的平衡
6. 設置和跟踪任務和項目的估計
如何定義任務和項目的估計
您需要為客戶回答的一些最重要的問題如下：
- 項目什麼時候完成？
- 它要花多少錢？
如果您收取固定費用，您可以根據現成的價目表估算價格。 然後，您可以根據過去完成的類似項目的經驗來估算時間。
但是，如果您按小時計價，明確的時間估算將為您提供有關您的客戶期望支付多少費用的明確數字。
示例1：由兩名專門從事標誌設計的設計師（35 美元）組成的自由團隊可以為 20 小時的時間估算報價 700 美元的估算價格。
示例 2：一名設計師 (40 美元) 和三名開發人員 (65 美元) 組成的自由團隊專門為時尚網站創建著陸頁，他們可以為 80 小時的時間估算報價 4,450 美元（例如，40 美元 x 30 美元 + 65 美元 x 50 美元）
示例 3：構建自定義應用程序的三個開發人員 (65 美元) 的自由團隊可以為 480 小時的時間估算報價 31,200 美元的價格估算。
示例 4：由兩名藝術家 (50 美元)、四名開發人員 (70 美元)、兩名設計師 (55 美元)、一名音頻專家 (45 美元) 和兩名創建策略和益智遊戲的視頻遊戲製作人 (35 美元) 組成的自由團隊可以報價 54,100 美元1,000 小時時間估算的價格估算。 （例如 $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 +$45 x 160 + $35 x 140）
如何跟踪任務和項目的估算
如果您在Clockify中跟踪時間，您將能夠為項目和任務設置時間估計，然後根據您的實時結果跟踪它們。
隨著項目的進展，您會看到項目和任務的估算欄已填滿。 因此，您將能夠判斷您何時危險地接近打破您的時間估計，並且間接地，您的預算。
7. 設置和跟踪項目和任務的截止日期
如何定義項目和任務期限
關於您正在從事的其他項目，您將用於該項目的資源，以及您將擁有的任務數量，您需要設置一些明確的項目和任務截止日期。
任務截止日期將直接與項目截止日期相關，並且所有這些都將與您剛剛設置的項目估算相關。
例如，如果您為每個三個開發人員定義的項目完成時間估計為 480 小時，這意味著您將需要大約一個月的時間來完成（如果你們三個人每週都在該項目上工作 40 小時）。
但是，您的團隊可能同時處理兩個估計需要 480 小時的項目，這意味著一個開發人員每周可能只能在第一個項目上工作 20 小時。 在這種情況下，兩個月的最後期限可能是您可以向客戶報價的第一個現實日期。
在此示例中，我們讓自由開發人員團隊的所有三名成員同時開始從事該項目。
但是，實際上，它很少那麼簡單——因為有一種叫做任務依賴的東西。
任務依賴關係決定了您可以按什麼順序處理任務。 而且，一項任務可能以您需要的方式依賴於另一項任務：
- 在開始任務 B 之前完成任務 A
- 在任務 C 的同時啟動任務 B
- 在完成任務 D 之前完成任務 C
- 在完成任務 B 之前啟動任務 D
現在，列出的任務可能總共需要 480 小時的工作時間。 但是，他們的任務依賴類型（以及分配給他們的人員）也會影響您可以向客戶報價的實際結束日期。
如何跟踪最終項目和任務截止日期
如果您在Trello中跟踪您的項目和任務進度，您可以為您計劃的每張卡片/任務定義單獨的截止日期。
這些單獨的任務截止日期將幫助您確定項目截止日期是否現實。 現在，如果您一直錯過任務截止日期，那麼可以肯定的是，您最終也應該協商延長項目的截止日期。
包起來
項目和任務看似複雜的概念，您需要考慮和跟踪各種重要元素。
通過項目大綱，跟踪項目目標、里程碑、關鍵績效指標、目標和關鍵結果至關重要。
對於一般項目，將它們分解為您可以輕鬆跟踪其時間和進度的任務至關重要。 此外，您應該定義價格和時間估算，以及明確的截止日期。
當涉及到計費方法時，您應該跟踪其準確性、效率，並區分可計費和不可計費的任務。
最後，跟踪項目和任務的各個方面似乎是一個複雜的過程，但是，一旦定義和組織了所需的一切，它就相當簡單了。