為什麼您應該跟踪工作時間（作為雇主和僱員）

年復一年，時間跟踪被證明對企業來說越來越重要，而不僅僅是工資單。 隨著工作和勞動力的發展，跟踪工作時間的需求也在增加，因為我們發現它有助於項目管理、進行估算、分析員工進度和工作習慣。

這就是為什麼在本文中，我們開始證明為什麼時間跟踪在現代工作場所中是必不可少的。 您可以了解時間跟踪器需求的總體變化，以及它分別為雇主和僱員帶來的好處。

時間跟踪的重要性

考慮到 2020 年初 Covid-19 大流行如何突然改變了形勢，在家工作也可能成為更多人的現實。斯坦福大學經濟學家尼古拉斯·布魯姆（Nicholas Bloom）認為這是一個日益嚴重的問題，稱這將“給企業帶來生產力災難”。 這聽起來不祥，但簡單的解決方案，如時間跟踪，可以緩衝打擊。

似乎遠程工作的做法會繼續存在，至少會持續一段時間。 這意味著生產力將以一種或另一種方式受到影響。 將會有更多的加班、與勞動力管理的重疊、時間盜竊、浪費時間等等。 因此，為了避免任何生產力災難，CEO 和員工需要一起習慣於跟踪時間。

在Clockify ，我們整理了一份您應該特別跟踪時間的原因列表，以及一些幫助您入門的方法。

作為雇主跟踪時間的原因

當雇主跟踪時間時，他們這樣做主要有兩個原因：

• 補償，以及
• 勞動力管理

首先，我們將討論為什麼在支付員工工資方面跟踪工作時間很重要。 之後，我們將看到它如何幫助提高生產力、項目管理、工作量管理等。

跟踪工資和加班時間

時間跟踪的第一個重要原因是為按小時工資的員工提供公平的補償。 讓我們看看在這種情況下時間跟踪的重要性。

付費時間

在不同類型的員工薪酬（時薪、薪水、佣金和獎金）中，時薪是出於財務目的需要時間跟踪的一種。

當您的員工按小時工作時，特別是當您考慮加班和/或休假時，很容易忘記誰做了什麼以及做了多長時間。 當他們需要獲得報酬時，您要確保每個人的收入與他們的工作一樣多。 更不用說，從統計上看，平均工作時間已經發生了很大變化。

像 Clockify 這樣的免費工作時間跟踪器可以在這裡覆蓋多個基礎：

• 它允許您定義每個員工的小時費率；
• 員工可以在時間表中輸入他們的任務，以獲得清晰的每日概覽；
• 使用計時器跟踪完成任務的時間，以便以後進行精確計算；
• 每天持續跟踪時間，以確保數據可靠；

• 最後，它會根據您輸入的時間段和每小時費率自動計算工資。

通過這種非常簡單的方式，您的員工將記錄他們的工作時間，並且您在工資單方面的麻煩會更少。

隨著時間的推移

通常，小時工也有資格獲得加班費或補償時間。

對於加班費，您所在州的法律將規定加班費每小時增加多少小時工資。

有了補償時間，員工可以決定請假來換取加班時間，而不是額外的工資。

• 加班法

對於加班費，您或您的員工必須跟踪在正常工作時間之外工作的時間。 如果沒有關於加班時間的“書面記錄”，可能會產生法律影響。

根據您所在的國家/地區，您應該查看歐盟時間跟踪法、加利福尼亞加班法或美國 FLSA 工作時間規定。 每個概述：

• 每週工作時間；
• 允許的最大加班時間；
• 記錄加班的方法；
• 每班或日間員工可以加班的小時數等。

時間跟踪對於保持清晰、合法地跟踪員工每天、每週或每月的工作量至關重要。 它確保您遵守所有勞動法律和法規。 隨著 2020 年大流行的影響，美國勞工部更新了他們關於時間跟踪的雇主義務指南。

資料來源：statista.com

• 加班費

簡而言之，在不偏離主題的情況下，加班費率因國家/地區以及每周和每天的工作時間而異。

例如，加州加班法要求雇主在工作日和周六支付 1.5 倍的小時工資。 根據與員工的合同以及他們投入的加班時間，費率會有所不同。

• 補償時間

最後，您可以為員工的加班時間“支付”工資。 這被稱為補償時間，各種因素會影響員工是否有資格以及如何計算。

但即使在這種情況下，您也需要一個值得信賴的時間跟踪器來了解員工可以根據他們的加班時間獲得多少時間。

如果您在尋找合適的時間跟踪應用程序時需要幫助，我們會提供一份詳盡的列表，其中列出了每個應用程序帶來的所有好處。

勞動力管理和跟踪時間的其他原因

時間跟踪防止違規

我們已經提到了為規範員工如何獲得工作時間補償而製定的各種法律和法規。 但是，他們這樣做的原因不僅僅是為了確保您提供適當的工資單，而是公司本身可以避免任何違規行為。

雇主可能會在不知不覺中違反工資和工時。 根據Tittle 和 Perlmuter機構的說法，最常見的包括：

1. 未付最低工資
2. 未能支付工作時間
3. 錯誤分類員工
4. 加班計算錯誤

處罰的範圍可以從支付拖欠工資的金額到三倍的金額，從六個月到一年不等。

NCSL 的官方網站更詳細地解釋了美國每個州的違規行為和處罰。

只需跟踪定期工作時間並根據您收集的數據計算工資單，就可以防止時間和工資違規。

員工請假需要時間跟踪

《家庭和醫療休假法》是一項授予員工每年最多 12 週的無薪（但有工作保障）休假的法案。 但是，為了讓員工清晰易讀，他們需要滿足幾個要求。 該清單包括在過去 12 個月內為雇主工作了1,250 小時，這相當於每周大約 24 小時。

如您所見，如果員工想休無薪假以照顧家庭成員、私人責任、健康問題等，跟踪工作時間也有幫助。提供證明的責任落在雇主身上，因此，如果沒有必要的數據，可能有很多回溯和挖掘檔案。

跟踪小時數可防止時間盜竊

當員工接受他們沒有投入的工作時間的工資時，就會發生時間盜竊。這會以多種方式發生：

• 使用靈活的時間表（尤其是遠程工作）；
• 打卡他們的同事，而不僅僅是他們自己；
• 延長休息時間；
• 在工作時間瀏覽娛樂等。

在您花費一些時間跟踪員工的工作時間之後，時間盜竊很容易追踪和解決。 您將開始注意到行為模式並相應地解決它們。

跟踪時間有助於做出更好的工作估算

一個項目（或產品）的成功很大程度上取決於公司在截止日期前的處理能力。

確保項目按計劃進行，並且不超過預計成本需要大量的準備和估算。 團隊制定里程碑，並在其中設定更小的期限，以適應產生成功結果所需的框架。 一旦工作開始，時間跟踪就變得至關重要。

隨著團隊的工作，該軟件可以幫助您了解這些估計在哪些地方是錯誤的，以及它們在哪些地方工作得很好。 例如，一名員工可能需要多一天的時間才能完成一項任務，並在不知不覺中拖累整個團隊等待下一個截止日期。

但是，與此同時，在這些估計範圍內跟踪工作時間表明您的工作效率有所下降。 就像雷達上的光點一樣，當您註冊它們時，您可以諮詢團隊以了解具體問題並解決它們。

項目估算中的時間跟踪有助於儘早發現問題，並讓您在錯誤花費您過多的時間、精力和金錢之前解決這些問題。

正如他們所說——及時縫一針可以節省九針。

使用Clockify跟踪項目估算的示例

跟踪員工時間讓您成為更好的經理

CEO、項目經理、整體經理，甚至 HR 都希望更好地掌握勞動力管理。

當您跟踪員工的工作時間時，您可以大致了解誰在哪個部門做什麼。 雖然這聽起來讓人不知所措，但它也可以幫助您了解工作在整個公司中的分配方式。

當任務在時間表中得到核對時，您開始注意到哪些團隊有太多的工作要做，需要一些卸載，哪些可以承擔更多的任務。

在這種情況下，時間跟踪可以幫助您平衡工作量，因此沒有人會過度勞累或感到無聊，同時跟上里程碑。

它識別浪費的時間

與時間盜竊不同，浪費的時間更關注員工生產力的當前狀態以及它如何影響生產/工作流程。

浪費時間是一種輕微的違規行為，人們開始表現不佳，從而導致錯過最後期限和更長的生產時間。 雖然浪費時間不會像盜竊時間一樣影響您的財務，但從長遠來看，它可能同樣危險。

通過時間跟踪來查找浪費時間的地點和時間，員工的時間表可以解鎖您需要的所有信息：他們休息的時間、他們在一天中不同時間從事的任務類型、他們何時打卡和打卡等等. 它為您提供了一些人開始失去動力的概述，在什麼時間，或者他們多久休息一次，以及他們持續了多長時間。

人們在工作場所失去動力的原因有很多。 解決這些問題需要的不僅僅是時間跟踪。

但是，它通過提供從績效改進開始所需的數據，幫助確定哪些個人和團隊需要幫助。

跟踪員工時間的原因

當然，從時間跟踪中獲益的不僅僅是雇主和公司。 員工、自由職業者和獨立承包商都享有它帶來的相同優勢。 以下列表僅包含應該開始跟踪工作時間的一些原因。

我們還為有關工作時間和時間跟踪的 48 個最常見問題創建了一個訪問頁面。

當您知道自己的時間浪費在哪裡時，您可以更好地平衡工作與生活

Nicholas Bloom 還提到，自 2020 年 3 月起，他們的調查受訪者中只有一半表示他們可以在家高效工作。 大多數工人主要在電腦上工作。

並非每個人都準備好適應遠程工作。 然而，當事情到了緊要關頭時，您會想盡一切努力盡可能無縫地進行調整。

時間跟踪可以幫助您避免長時間困在電腦前，或者在您睜開眼睛的那一刻開始工作，因為沒有更多的通勤時間。 有多少次別人在處理私人事務時打斷了你？ 無論是孩子，洗衣機，家人的電話，還是鄰居的電話？

如果你跟踪工作時間，你就會強加一種紀律和組織。 因為當您填寫時間表時，您會開始注意到實際工作花費了多少時間，尤其是當白天分心時。 通過這種方式，時間跟踪器可以為您計劃未來的日子和設置那些急需的界限奠定基礎。

時間跟踪使您更好地進行應急計劃

您知道時間跟踪實際上可以幫助您制定應急計劃嗎？ 在某些情況下，跟踪工作時間可以保護您免受工作中的不公平待遇。

1. 不公平地增加工作量

如果您開始注意到您的雇主已經開始承擔更多義務，您可以通過時間跟踪這些任務來收集足夠的證據。 一份關於花費了多少小時的瑣碎工作的檔案是合法的證明，證明你的實際工作已經被不在你的工作描述中的任務退居二線。

2. 無償加班

同樣，如果您被迫加班，但沒有得到公平的補償，那麼如果您想與雇主談判或申請違反時間和工資，那麼說明您的加班時間至關重要。 請記住您需要滿足的條件才能獲得加班費。

3. FMLA 的資格

如果您想休無薪假並有工作保障，《家庭和醫療假法》確保您可以這樣做。 但是，其中一個條件要求您在過去一年中為您的雇主工作了 1,250 小時。 它下降到每周大約 24 小時。

在 FMLA 法庭糾紛中，一位學校老師出於心理健康原因想請假。 當他因未完成規定的工作時間而被拒絕時，他將此事告上法庭並要求修改。 學校的律師設法證明，即使在家工作，例如準備課程和評分論文，他也無法積累 1,250 小時。 上訴被駁回。

重要的是要知道公司將盡其所能保持乾淨的記錄以保護自己。 他們的員工也可以這樣做。

4.讓你得到公平的補償

同樣，如果您按小時工資工作，那麼跟踪時間將是您工作日的命脈。 這是一種保險，您會因投入的努力和精力而獲得適當的報酬。 當然，公司並不是要害你的必要邪惡，但會犯錯誤。 尤其是遠程工作。

單獨記錄您的工作時間可以建立一個良好的安全網。 如果您已經在工作中使用了時間跟踪器，請盡可能認真和具體地填寫它。 你未來的自己會為此感謝你。

跟踪您在任務上花費的時間可以幫助您更好地組織自己

不用說，跟踪工作時間會讓您的工作效率大為不同。

它可以讓您稍微推動一下，讓您更好地控制自己的時間。 在一天結束時查看您的時間表，更容易發現您最有效率的地方，或者事情可以做得更好的地方。

這種自我反省是提高生產力的關鍵，尤其是在今天。

下次開始填寫時間表時分析您的錯誤並加以改進，讓您離無壓力工作日更近一步。 至少在組織方面。

使用團隊時間表應用程序可以讓您的同事知道不要打擾您

現在，無論您是否遠程工作，我們都同意來自同事和經理的電子郵件和聊天消息會佔用我們很多時間。 特別是如果他們要問我們的任務完成了多遠，或者我們是否有他們需要的一些信息等。

現在，當您使用團隊時間跟踪器時，您可以通過讓他們及早知道您的可用性取決於時間表上列出的任務來防止其中一些干擾。

例如，在 Clockify 中，團隊成員可以看到彼此正在進行和完成的任務。 因此，當同事打開該特定頁面時，他們可以看到您當前正在處理的內容。 通過使用特定的標籤，您可以輕鬆地表示任務的緊急程度，或者簡單地在任務中添加註釋。 例如：“需要全神貫注，請勿打擾”。

在Clockify中，您可以輕鬆地在工作區中查找同事，以查看他們的任務。

最後的想法

跟踪時間的原因是多方面的。 正如我們在開頭提到的那樣，工作環境發生瞭如此巨大的變化，我們需要依賴盡可能多的數據。 特別是如果我們過渡到主要是遠程工作。 時間跟踪是保持工作穩定性最值得信賴的方法之一。 它有助於組織工作，識別問題點，提供有關員工和雇主在整個工作日花費的時間的信息。

時間追踪是經得起時間考驗的不可或缺的工作工具，是我們在現代職場中生存的最全能的武器。