Top 3 人力資源文件管理軟件
已發表: 2022-09-21文檔管理軟件可幫助 HR 團隊管理和存儲員工文檔。
人力資源專業人員面試候選人、入職新員工、進行離職面談以及其他勞動力管理任務。 所有這些過程都涉及成堆的文件，使用手動紙質系統處理這些文件並不能解決問題。 投資人力資源文件管理軟件可以幫助簡化和數字化流程。
文檔管理解決方案有助於存儲和組織員工文檔、保持合規性並提高 HR 團隊的管理效率。 本文著眼於人力資源行業真實用戶信任的三種最佳文檔管理工具。 （閱讀我們如何選擇這些產品。）
人力資源文檔管理軟件提供哪些功能？
HR文檔管理軟件的核心功能有：
- 文檔捕獲：將物理文檔轉換為數字文件。
- 文檔存儲：將文檔存儲在集中存儲庫中，以便於訪問。
- 全文搜索：查看人力資源文件以查找特定信息，例如員工地址。
本報告中列出的所有產品均包含上述功能。
除了這些核心功能外，人力資源文件管理系統通常還提供：
- 訪問控制/權限
- 歸檔和保留
- 協作工具
- 合規跟踪
- 文件分類
- 文件轉換
- 文件管理和共享
- 員工數據門戶
- 光學字符識別
- 版本控制
我們為每種產品提供的服務
對於每種產品，我們涵蓋以下內容：
用戶如何從不同方面對特色產品進行評價？
我們分析了所有產品的 71 條評論，以揭示用戶對這些產品的易用性、客戶支持、物有所值和功能等參數的看法。
用戶對產品有何評價？
對於每個特色產品，我們都包含了過去一年的一些評論摘錄。
產品定價如何？
定價模型通常是以下之一：統一費率、基於使用量、按用戶或按功能。 此外，大多數情況下，付款頻率是一次性、每年或每月。
注意：產品價格可能因所需功能、所需支持或培訓以及定制請求而異。 當您找到適合您需求的產品時，請與供應商交談以了解他們可以提供什麼。
這些產品是否適合您的 HR 員工？
一些工具是專門為企業構建的，而另一些工具則非常適合中小型公司。 了解這些產品的典型用戶群是另一個有助於確定適合您的人力資源員工的差異化因素。
此外，審稿人來自各個行業。 如果大部分評論者來自一個行業，那麼該產品很可能是利基產品，可能不適用於其他行業。 另一方面，如果評論者分佈在各個行業，那麼該產品很可能適合多個行業。
前 3 名的人力資源文件管理軟件
1. Dropbox 業務
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
小型企業
每位用戶每月 15 美元
截屏：
該產品最正面評價的摘錄：
“與我的同事擁有一個共享文件夾系統非常簡單而且很棒。 Dropbox 讓我今天和我的隊友一起工作變得更輕鬆了。 以前，與我的隊友存儲共享數據很麻煩。 但現在，有了 Dropbox，這完全是一個全新的水平和美妙的體驗。”
“Dropbox Business 最重要的功能是它允許在公司內部進行協作。 個人可以將他們的工作上傳到程序中，並且可以將工作組織到文件夾中以保持一切清潔。 可以將內容組織到要上傳到的站點。 該網站非常用戶友好且易於訪問，使其成為幫助您開展業務的絕佳簡單工具。”
“喜歡 Dropbox 的簡單性，但我不同意他們的定價和許可證鎖定。 . . 如果我要為客戶提供解決方案，它必須是雙贏的，而其他解決方案只是因為許可而獲勝。”
在此處閱讀所有 Dropbox Business 評論。
2.谷歌驅動器
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
小型企業
每位用戶每月 6 美元
截屏：
該產品最正面評價的摘錄：
“我最喜歡這個軟件的地方是我能夠在上面保存任何東西。 從圖片到 PDF 再到文檔。 任何東西都可以保存到谷歌驅動器上。 在某種程度上，它就像一個便攜式數字閃存驅動器。 大容量內存也很棒。”
“它有很多功能，所有功能都非常棒，但我最喜歡的功能是雲存儲。 老實說，我喜歡雲存儲，我認為這是最好的雲備份和恢復。 不用電腦、數據線就可以將舊手機數據導入新手機，真是不錯的選擇。”
“Google Drive 是文件存儲和備份重要文檔的明智選擇。 它與 Gmail 輕鬆集成，讓共享文件變得超級簡單快捷。 能夠將文檔組織到不同的文件夾並確定誰可以訪問各個文件夾是一個很棒的工具。”
在此處閱讀所有 Google Drive 評論。
3. 微軟 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
小型企業、企業企業
每月 6.99 美元
截屏：
該產品最正面評價的摘錄：
“一款適用於雲時代的優秀軟件，非常適合在大多數變量位置上工作。 一套優秀的辦公軟件，可以在一個地方一直提供幫助。比其他套件更具靈活性和功能性。 與微軟軟件公司的良好合作。”
“Onedrive 上的 1tb 空間真是太棒了。 我有一個家庭計劃，所以有幾個人可以分享這個福利。 對我來說最好的應用程序是 Excel。 其他應用程序也非常出色且富有成效。”
“我最喜歡的是它可以輕鬆導航且易於理解。 由於有許多功能，工作也變得更加愉快。”
在此處閱讀所有 Microsoft 365 評論。
如何為您的企業選擇合適的人力資源文件管理軟件
如果您不知道要尋找什麼，購買軟件可能會很有挑戰性。 在為您的人力資源團隊篩選文檔管理軟件時，請牢記以下建議：
- 檢查軟件是否提供文件恢復。 此功能可讓您在意外刪除的情況下恢復和恢復員工文檔。 理想的文檔管理工具將保留所有 HR 記錄和文檔的備份，以防止數據丟失。
- 尋找文檔掃描服務。 手動將紙質文檔中的數據鍵入軟件是一項耗時的任務。 但是，如果您選擇的軟件提供文檔掃描功能，您可以輕鬆掃描紙質文件，將它們轉換為數字或電子文檔。
- 確保軟件具有員工自助服務門戶。 選擇提供自助服務門戶的文檔管理解決方案，您的員工可以在其中更新和訪問他們的文檔，例如 W-2 和 I-9。 此功能不僅有助於減輕人力資源部門的負擔，還有助於改善員工體驗。
購買 HR 文檔管理軟件時要問供應商的常見問題
您的軟件是否提供文檔的文本搜索？
理想的文檔管理工具應允許您使用文本搜索功能搜索特定文檔，例如工資記錄或員工合同，以提高入職和離職面談等流程的效率。
我可以將文檔存儲在各種類別下並控制用戶訪問嗎？
如果您的數字文檔管理系統允許您將文檔存儲在多個子類別（例如員工數據和業務信息）下，並與組織內的特定人員共享，那麼搜索信息將變得更加容易。 在列出軟件選項時，請詢問供應商他們的產品是否允許您對文檔類型進行分段並限制用戶對其的訪問。
您的軟件是否與第三方文件管理平台集成？
您購買的軟件應該能夠與第三方應用程序集成，以便您可以輕鬆遷移和傳輸重要的員工數據和文檔。 請務必詢問供應商他們的產品是否具有此類集成功能。
我們是如何選擇這些產品的？ 我們沒有——你做到了
要找到理想的軟件匹配項，您需要可以信任的信息，這樣您就可以節省時間、控制預算並將更多精力集中在發展業務上。 這就是為什麼我們審查和驗證我們所有的用戶評論並只推薦像您這樣的人認可的工具。
換句話說，我們的產品推薦絕不會被買賣，也不會基於個人的意見——它們是由您的同行選擇的，反映了我們獨立的軟件審閱者群體的觀點和經驗。
根據經過驗證的用戶評論，最推薦本文中介紹的人力資源文檔管理工具。 但是，如果它們不符合您的人力資源團隊的文檔管理要求，您可以查看我們的文檔管理軟件目錄以找到最合適的解決方案。
要考慮列入此列表，產品必須：
- 在 2020 年 9 月至 22 日期間在 Capterra 上發布至少 20 條來自人力資源行業用戶的獨特產品評論。 我們選擇了評分最高的三款產品作為本文的特色。
- 通過提供以下核心功能來滿足我們的文檔管理軟件市場定義：文檔捕獲、文檔存儲、全文搜索。
為了確定每種產品“常用”的企業規模，我們檢查是否至少有 20% 的評論者來自特定的企業規模，然後才將產品歸類為擁有來自該企業規模的客戶。
評論摘錄是從經過驗證的評論者撰寫的較長評論中提取的段落。 我們通過應用一種算法來獲得這些摘錄，該算法考慮了包括但不限於字數和主題覆蓋率在內的因素。 摘錄被評估為積極情緒並獲得情緒分數。
摘錄代表用戶意見，不代表 Capterra 或其關聯公司的觀點，也不構成對其的認可。 為清晰或語法起見，未對摘錄進行編輯。 自本文發表以來可能已添加新評論，因此本文中的評論數據可能無法反映當前情況。 Capterra 不保證評論將在本報告有效期間保持發布。