我嘗試了 6 種待辦事項列表方法：這是我的結論

如果計劃者和便簽一直有助於您的記憶和組織，我相信您已經是待辦事項列表的粉絲。 這對我來說當然是這樣。

寫下我的任務和想法一直是一個很好的工具，可以幫助我保持井井有條，不再擔心未來——無論我是害怕忘記完成重要任務、錯過約會，還是意識到自己在烹飪的中間。

然而，最近有太多事情要跟踪，所以我開始閱讀有關組織待辦事項列表的不同方法。 當我了解到存在的大量方法時，我驚呆了。

自然，我必須檢查其中一些方法是否能讓我更有效率，所以我決定嘗試我認為最有趣的 6 種方法。

如果您想了解每種方法的優缺點並了解一些有用的待辦事項提示和技巧，請繼續閱讀。

待辦事項清單的主要用途

由於我們都有不同的偏好和習慣，我們都喜歡不同類型的待辦事項列表。 這主要是因為提高我們的生產力水平必須符合我們的性格類型。

以下是人們經常創建的待辦事項列表的幾種變體：

• 每日清單，
• 每周清單，
• 正在進行的清單，
• 不同生活領域的單獨清單，
• 截止日期清單等

正是這些區別作為創建不同待辦事項列表方法的基礎。

而且，這不僅與您列表的內容有關。 還有其他類型的待辦事項列表偏好，例如您選擇的生產力武器是否是：

• 顏色編碼的便利貼，
• 子彈日記，
• 常規規劃師，
• 電話和/或計算機應用程序等

你明白要點了。

在深入了解我測試的 6 種方法的細節之前，我必須提到另一個重要概念——微生產力。 它與所有類型的待辦事項列表方法相關。

微生產力是指我們將大型任務分解為更小的部分、組件和活動的能力。

在談論待辦事項列表時，微生產力至關重要，因為分解任務有助於我們將每項任務視為更可行。

微生產力在創建待辦事項列表中的作用（+ 示例）

讓我提供一個微觀生產力的例子並詳細說明它。

假設您的每日待辦事項清單包括以下項目：

• 寫報告

你知道截止日期是明天，但你拖延了幾個小時，避免在任務上工作，而是做一些平凡的任務。

嗯，你掙扎的主要原因是你的任務實際上不是一個單一的任務，而是由幾個部分組成：

• 收集上一季度的統計數據，
• 與上一期的數據相比，
• 創建數據的圖形、圖表和其他可視化表示，
• 寫一段數據比較，
• 寫一個預測段，預測下一季度，
• 檢查文本的拼寫和語法，以及
• 撰寫一封電子郵件，您將在其中附加報告。

如您所見，這一複雜而冗長的任務實際上由 7 個較小的任務組成——即 7 個待辦事項。

我想在這裡指出的是——請記住，提高生產力與你分解複雜任務和定義你要做的事情的能力直接相關。 處理更小、更易於管理的組件而不是一項複雜的任務將嚴重影響您的動力。

我是根據經驗說的，幸運的是，我多年來一直在研究任務分解。

所以，我準備開始嘗試不同的待辦事項，我選擇了下面的 6 種方法。

我嘗試過的待辦事項列表方法以及它們如何為我工作

現在我已經大致解釋了待辦事項列表的一些關鍵元素，讓我們深入了解我嘗試使用的具體方法。

我選擇的6個是：

• 我的策劃師
• 待辦事項列表模板，
• 數字任務管理器，
• 一個運行列表，
• 日曆，和
• 做一件事的方法。

對於這個比較，我專注於我的日常工作日和作為作家必須完成的任務。

所以，這就是我對每種方法的了解以及我如何評價它們。

方法 #1 使用我的計劃器

正如我所提到的，我一直是那些經常使用他們的計劃者進行組織、做筆記和頭腦風暴會議的人之一。

我不知道的是我做錯了。

好吧，至少就待辦事項本身而言。

這些是我的主要問題：

• 我會簡單地把所有東西都寫下來，沒有特別的順序，
• 我會將我的任務與我的其他筆記混合在一起，並且
• 我會混合我的日常和未來的任務。

因此，實際上使您保持井井有條的計劃方法由幾個待辦事項列表組成。

我為以下 3 個類別創建了單獨的待辦事項列表：

• 工作，
• 雜務和差事，以及
• 自我護理。

在進行研究時，我注意到這些類別有很多變化——所以這裡有一些你可能需要考慮的建議：

• 深耕細作，
• 保持最新（溝通、學習、準備會議）
• 育兒，
• 運動和鍛煉，
• 準備和烹飪等。

我的工作待辦事項列表段

這就是有一天將我的計劃器用作工作的實際待辦事項列表方法的樣子。

正如你所注意到的，我寫下了 7 項我絕對確定我會在輪班期間完成的任務。

事實證明，我設法完成了 6。剩下的任務是：

• 為每個片段寫筆記。

我開始了這項任務並取得了一些進展（完成了 8 段中的 5 段的筆記），但仍然不能算完成。

所以，有一件事是非常清楚的——就我分配給每項任務的時間而言，我通常不切實際。

其他兩個類別也發生了同樣的事情——所以這對我來說是一個非常重要的認識。

我首先想到的是——有很多次我對拖延感到難過。

現在，經過進一步思考，我認為完成一項任務所花費的時間比我在腦海中分配的時間更有可能。

畢竟，計劃謬誤始於一廂情願，也始於一廂情願。

因此，正如我得出的結論，抱有不切實際的期望和錯過最後期限可能會導致：

• 降低自尊，
• 感覺不足，甚至
• 損害我們與他人的關係。

除了你已經對自己缺乏進步感到難過之外，其他人可能會開始認為你不值得信任和不可靠。

此外，如果您高估了與時間管理技能相關的能力（但是，您的截止日期仍然是一成不變的），您可能會增加錯誤幅度並降低工作質量。

使用你的計劃表做待辦事項的優點

高度通用和個性化的方法

幫助您為自己設定切合實際的目標

減少焦慮並增強自尊心

使用你的計劃表做待辦事項的缺點

您可能需要一段時間才能找到足夠的類別才能使其正常工作

每天這樣做可能很耗時

有些人根本不喜歡手寫

計劃者待辦事項列表方法最適合誰？

我可以肯定一件事——這種方法對於每天使用計劃器的人來說會產生奇蹟。 根據我自己的經驗，我可以自信地說，隨著時間的推移，您可能會建立一個高效的系統。

所以發生在我身上的是，我學會了區分任務和目標。 當我的日常任務只有 3 個類別時，我意識到我需要空間來放置其餘的筆記和頭腦風暴會議。

這就是我發現了解目標、目的和任務之間區別的重要性的方式：

• 目標顯示您想要實現的目標（例如增加銷售額）；
• 目標反映了您計劃如何以及何時執行此操作（例如，在一個月內僱用 3 名額外的銷售代表）；
• 任務是您為實現目標而需要完成的具體行動（發布廣告、進行採訪、對可能的擴張領域進行研究等）

計劃者待辦事項列表方法總結

總的來說，我不得不承認我非常有動力再次嘗試這種方法。 我想為我的日常工作找到合適的類別，並進一步實施這些待辦事項清單以提高我的工作效率。

此外，它肯定會幫助我提高我的時間管理技能。

評價：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

方法#2 待辦事項列表模板

我渴望嘗試的第二種方法是使用待辦事項列表模板。

儘管我習慣在紙上寫東西，但我不得不承認這需要一些寶貴的時間。

我想像一個現成的框架會簡化我的工作流程，因為我不必重新發明輪子。

一般來說，所有模板都具有相同的目的 - 簡化流程並幫助您節省創建有效系統的時間。

這正是待辦事項列表模板的目的，我立即發現大量可供下載的變體。

我選擇將常規待辦事項列表用於我的工作任務，在這裡展示，另外 2 用於我的個人生活任務。

在第二天的工作中，我設定了完成 8 項任務的目標。

有趣的是，結果與我的計劃者列表非常相似。

我完成了 8 項任務中的 7 項，並再次感到需要進行更精確的時間估算。

然而，我不得不承認——對於在任何創意行業工作的人來說，設定精確的估計可能是一個挑戰。

使用待辦事項列表模板的優點

各種模板可供免費下載

您不會浪費任何時間來創建系統

模板提供一致性

使用待辦事項列表模板的缺點

您可能找不到適合您特定需求的模板

您無法更新或更改所有現有模板

有些人喜歡手寫

誰最適合待辦事項列表模板？

如果您不是最有創意的類型，而您只是想嘗試一個簡單的解決方案來獲得併保持動力 - 模板將像魅力一樣發揮作用。

我強烈向以下人員推薦待辦事項列表模板：

• 對待辦事項沒有任何經驗，
• 經常感到不知所措，
• 只是想花更少的時間計劃和執行任務，
• 想要開始跟踪他們的進度，並且
• 更喜歡所有數字化的東西。

待辦事項模板方法總結

模板是一種有趣的嘗試方法。

對我來說，這主要是因為我發現的各種模板讓我朝著正確的方向前進，更好地組織了我在計劃器中創建的自己的待辦事項列表。

我了解了分類和優先排序的不同方式。

但是，由於結果與我的計劃待辦事項列表幾乎相同，我想我以後會堅持我喜歡的方式——手寫。

評價：️️️

方法#3 數字任務管理器

這是數字待辦事項列表方法的另一個示例，它可以幫助我們每天取得更多成就。

儘管我是紙張的忠實粉絲，但我不得不承認——利用技術的力量帶來了各種優勢。

雖然不想听起來像明顯的船長，但我必須聲明數字任務管理器應用程序是專門為此目的而設計的。

因此，列出任務是他們的主要目的——但在大多數任務管理器中，您還可以：

• 添加截止日期，
• 將任務分配給項目，
• 將其他人添加到特定任務中，
• 將您的目標添加到單獨的類別中，
• 上傳文件，
• 設置重複任務等。

我必須說我之前已經有一些使用數字任務管理器的經驗，但這主要是因為我不得不使用它們。

所以，自願使用它們來滿足我的個人需求是一個未知的領域。

這是我今天的任務的先睹為快。

這一次，我的任務有點不同，我都完成了。 但是，我必須提到其中一項任務是“寫作”，所以我不能說我有一個具體的目標要在任務中達到。

使用數字任務管理器的優點

不同設備上的自動化和可用性

提醒可用

您可以添加協作者

使用數字任務管理器的缺點

您不使用的功能可能會分散注意力

您依賴開發人員進行定期軟件維護（否則您可能會丟失所有數據）

對於用戶的簡單需求，它可能過於復雜

誰最適合數字任務管理器？

我相信每個進入應用程序的人都會從這種方法中受益。

我還向人們強烈推薦數字任務管理：

• 從事多個項目，
• 誰的團隊成員願意使用相同的工具，
• 誰只是更喜歡在他們的標籤之一中打開他們的任務。

任務管理器方法總結

儘管“寫作”任務有點模糊，但我喜歡在輪班結束時沒有不完整的任務這一事實。

我肯定會再次嘗試該方法——但下一次，我將嘗試更精確地定義每個任務。

評價：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

方法#4 運行列表

別擔心——跑步清單並不是你慢跑活動的記錄。

運行列表實際上是一種記錄每週任務的計劃方法，通常用於跟踪截止日期。

在運行列表中，有 4 類任務進度，您可以指定到一周中的某一天：

• 預定，
• 開始，
• 移動，並且
• 完全的。

如果您想將所有任務及其完成日期放在一個頁面上，這是一種了不起的方法。 此外，我還沒有找到另一種允許您跟踪已開始但尚未完成的任務的待辦事項列表方法。

眾所周知，生活可能是忙碌的，並且存在重新安排甚至錯過最後期限的正當理由。 但是，我們也可以開始一項任務，第二天就完全忘記它。 這就是為什麼將上述任務包括在我們明天的工作量中至關重要的原因。

因此，請記住，如果您不打算承諾每周安排一次，那麼運行待辦事項列表並沒有真正意義。

我在特定任務上嘗試了運行列表方法，這就是它的樣子。

正如你在上面看到的，我的主要任務是為面試寫一組問題。 所有子任務都按時完成，但沒有顯示截止日期，該列表實際上並沒有表明我是否按時完成或遲到了任何任務。

我喜歡將任務標記為已開始的選項，但除此之外，我沒有註意到（或有辦法跟踪和比較）我的生產力水平的任何變化。

使用正在運行的待辦事項列表的優點

釋放您的記憶，因為所有重要任務都在一個頁面上

幫助您在一周內創造平衡

您可以跟踪已開始但尚未完成的任務

使用正在運行的待辦事項列表的缺點

如果列出了多個任務，可能會造成混亂

僅在與其他時間管理方法結合使用時才有效

必須每週使用一次

誰最適合運行待辦事項列表？

我相信很多人會從使用這種方法中受益，例如：

• 身兼數職的人，
• 從事多個項目的人，
• 在職父母等

運行待辦事項列表方法總結

話雖如此，我不得不承認——運行清單並不是我真正喜歡的。

儘管我很高興我嘗試了這個方法，但我幾乎可以肯定這個實驗已經足夠了。 要使這種方法起作用，我必須為我的每個主要任務創建列表，並且這些列表有時會重疊。 此外，我更喜歡每日待辦事項清單，因為這些清單強制性地幫助我釋放記憶。 我注意到更長的列表甚至會對我的工作效率產生負面影響。

所以，我的結論是——我認為我永遠不會定期使用運行列表方法。 但是，至少現在我知道它的好處，所以你永遠不會知道。

評價：️️

方法#5 日曆

我嘗試的另一種數字方法是將我的日常任務放在日曆中。 為此，我使用了 Clockify 日曆視圖。

該方法本身是不言自明的——你需要將你未來的任務輸入一個數字日曆並為其指定一個特定的時間段。

這是一種非常實用的方式來組織您的一天，因為它可以幫助您可視化分配的時間段。 它們將顯示為時間塊，您將更好地了解您的一天應該是什麼樣子。

我們先來看看我的例子。

儘管我的計劃看起來很完美，但我並沒有完成所有的任務。

更準確地說，我又一次錯誤地計算了 2 個任務的時間，所以我的實際日程安排看起來不像這樣。

此外，我忽略了一個事實，即創建一個新的計算器需要新的屏幕截圖——所以我的最後潤色和 LinkedIn 帖子不得不推遲到明天的時間表。

使用日曆作為待辦事項列表的優點

輕鬆安排和可視化您的一天

您可以按項目分隔任務

可在多種設備上使用

使用日曆作為待辦事項列表的缺點

必須是時間估算方面的專家

如果您誤算了一項任務，就很難改變一切

單獨輸入每個例行任務很麻煩

日曆最適合誰？

我可以看到這種方法對人們非常有用：

• 經常出差的人，
• 擅長對自己的任務進行時間估計的人，
• 他們的任務是重複的和可預測的，
• 他們一天中有很多限時會議，等等。

日曆方法總結

但是，對我來說，日曆更多的是用於跟踪未來的會議和已經完成的事情。

我的一些任務還是有點抽象和模糊，比如“寫作”或者“編輯”，所以我不得不承認我以後不傾向於使用日曆作為待辦事項的方法。

評價：️️️

方法#6 做一件事的方法

我嘗試的最後一種方法利用了一次做一件事的魔力。 畢竟，最新的工作場所生產力統計數據顯示，多任務處理可以將生產力降低高達 40%。

因此，如果您全神貫注並專注於手頭的任務，那麼追逐最後期限會變得容易得多。

The Do One Thing 方法的核心概念包括以下步驟：

• 步驟#1創建一個您要完成的所有任務的列表，
• 步驟#2選擇最優先的任務並將其寫在單獨的紙上，
• 步驟#3將完整列表放在一邊，直到完成第一個任務，
• 步驟#4完成第一項任務後，將其從列表中劃掉並選擇下一個優先級，然後
• 步驟#5重複直到完成整個列表。

這是我使用這種方法的典型一天。

如您所見，首先我創建了當天的完整任務列表。 然後，我將它們中的每一個都寫在便籤上，並將其專門放在我的計劃器中的單獨頁面上。 當我完成一項任務時，我會翻一頁並專注於下一個任務。

我不得不承認我沒有註意到我的工作效率有任何變化，但它確實幫助我一次專注於一項任務。

我確信這種方法必須使用一段時間才能注意到任何更大的變化。

做一件事的優點

幫助您提高注意力

幫助您更好地確定優先級

幫助您減少多任務處理

做一件事方法的缺點

讓你拖延

如果沒有完全專注，您可能需要更長的時間才能完成手頭的任務

您永遠無法在任務之間切換

誰最適合做一件事？

總的來說，我肯定會向所有傾向於多任務處理的人推薦這種方法。

而且，雖然我可以清楚地看到專注於單一任務的許多好處，但有時，這根本不現實——同事可能會伸出援手，你可能會收到一封需要緊急回复的電子郵件，等等。

做一件事方法的總結

有一件事是肯定的——Do One Thing 方法非常適合提高優先級，我一定會在未來再次嘗試。

評價：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

為什麼要嘗試使用待辦事項列表方法？

那麼，為什麼有人要費心嘗試不同的待辦事項列表方法呢？

待辦事項列表方法將：

• 幫助您確定任務的優先級，
• 讓你不太可能錯過最後期限，
• 減少拖延，並
• 提高專注力。

從上述原因可以看出，要點是它們幫助我們更好地組織起來，按計劃完成我們需要完成的所有任務，並最終完成任務。

這對大多數人有效有兩個主要原因，找到適合您的方法肯定會幫助您安心。

第一個原因更加明顯和實用——待辦事項列表提醒我們的優先事項並幫助我們跟踪我們的進度。

第二個在更深、更心理的層面上運作。 問題是，當我們將未來的任務只記在腦海中時，我們會為它們大驚小怪，擔心我們會忘記做某事。

待辦事項清單實際上是在欺騙我們的大腦，讓我們不再擔心。 這是至關重要的，因為我們對未來的擔憂越少，我們就越能專注於我們目前正在做的任務。

此外，當您在清單上打勾時，會有一種成就感。 因此，你肯定會更加以目標為導向。

根據我的觀察，我想分享我在實驗中註意到的使用待辦事項列表的3 個好處。

好處 #1 更專注

這種好處對兩類人尤其重要：

• 多任務處理程序，以及
• 拖延者。

如果我錯了，請糾正我，但我會說我們中的絕大多數人至少會屬於這兩個類別中的一個，至少偶爾會這樣。

找到適合你的待辦事項列表方法將幫助你避免分心和擔心，甚至停止思考未來的任務。

減少大腦混亂的主要結果是更好地專注於手頭的任務。

好處 #2 提高生產力

一旦你完全專注於你的任務，你的整體表現就會提高，尤其是你的生產力水平。 畢竟，專注和生產力確實是齊頭並進的。

找到正確的待辦事項列表方法可以讓你一步一步完成工作，毫無疑問，這對你有利。 相信大家都聽過“千里之行，始於足下”這句話，這裡也正是如此。

一旦你開始按照自己的方式處理列表，你會感覺到你的工作流程得到了改善，並獲得了更多的精神帶寬。

好處#3 增加動力

不必擔心我們未來的任務會帶來許多心理上的好處。 當我們處理一項任務時，更好的專注力和更高的生產力自然會導致更高的自尊心。

這種成就感真正降低了壓力和焦慮水平，你會更有動力去完成另一項任務。 即使它具有挑戰性，你也會堅持下去。

此外，我注意到我有時會做一項額外的任務——純粹是為了滿足從我的清單上剔除另一個項目並從明天的日程安排中騰出一些時間。

總結：待辦事項清單幫助我兌現自己的承諾

總而言之，待辦事項列表是一個令人驚嘆的工具，可以讓我們保持井井有條，讓我們的大腦偶爾忘記一些事情。

畢竟，我們必須提醒自己，我們的工作記憶是有限的，而我們的大腦根本無法隨時記住所有事情。

然而，儘管毫無疑問每個人都會從簡單的待辦事項列表中受益，但我不得不承認——找到一種適合你的方法會將其提升到另一個層次。

您將不得不進行一些實驗，並且可能需要一段時間才能找到合適的，但請聽我說——這個過程本身將幫助您更加負責並提高您的記憶力以及您的生產力水平。

最終，當你擊中靶心時，你唯一的遺憾將是你沒有早點嘗試待辦事項列表。

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