規劃終極虛擬會議的 5 個技巧

已發表: 2022-05-07

隨著虛擬會議成為中心舞台，2020 年將走下坡路。隨著對 COVID-19 的擔憂繼續存在，公司正在重新評估大型聚會，轉而在虛擬世界中開會以開展業務。

如果執行得當，虛擬會議可以使地理上分散的團隊進行協作、解決問題並作為一個團隊完成工作。然而，低效的會議會浪費時間，導致員工效率低下和敬業度低。

領導者必須考慮虛擬通信的獨特挑戰，以便在每次會議上充分利用他們的團隊。以下是計劃成功的虛擬會議的一些最佳實踐。

對於任何會議都是如此，但當您有來自不同地點的與會者呼叫時，情況就更重要了。

對於每次虛擬會議，重要的是事先制定計劃，以便與會者知道會發生什麼以及他們如何為對話做出貢獻。以下是一些關鍵的最佳實踐：

提前分享您的議程：在會議之前將議程發送給與會者，以便他們對準備內容有明確的期望。在您的電子郵件邀請中提供有關關鍵談話要點以及您將在會議期間提及的任何相關文檔、文件或研究的詳細信息。

如果適用，為與會者提供在會議前查看文檔或添加評論的機會：讓每個人都有平等的機會為會議做出貢獻。您可以通過 Google Drive 等文檔管理工具來實現。無論是幻燈片、視頻還是年度報告，使用 Dropbox 和 Box 等文件共享工具將確保每個人都參與其中。

提供對如何管理虛擬空間的期望：確保所有與會者都在同一頁面上了解如何進行虛擬會議。例如，與會者是否應該在其他人講話時將其視頻靜音？是預期的討論還是會議主要由演講者主持？

為處於不同日程和時區的與會者協調時間可能具有挑戰性。以下是確保每個人都在同一個日程安排頁面上的一些建議：

練習適當的禮儀為無縫且富有成效的虛擬會議奠定了基礎。以下是主持人和參與者在每次虛擬會議之前建立的一些有用的禮儀，以確保順利的會議體驗：

視頻面對面：確保虛擬會議中的每個成員都能看到彼此。研究表明，55% 的交流是肢體語言，另外 38% 是語氣。在視頻上面對面會面比在電話上用無實體的聲音會面更私人化，而且它也有助於建立更多的融洽關係。它還允許參與者掌握肢體語言和提示，例如當某人說完話或者他們只是暫停一下。

拋開所有乾擾：多達 83% 的與會者表示，他們在面對面的會議或演示文稿中檢查了他們的電子郵件——這是與房間裡的其他客人一起追究他們的責任。提醒與會者將全部注意力集中在與會者身上，並減少會議期間的電子郵件和短信等乾擾。

如果您的聽眾沒有參與，所有的日程安排和計劃都是徒勞的。以下是我們關於讓您的團隊保持出席並參與虛擬會議的建議：

介紹推動參與的方法：通過創造參與機會，鼓勵每個人表現得像在前排一樣。例如，參與者可以有機會在虛擬會議開始之前提交問題。如有必要，您還可以通過實時聊天進行民意調查或鼓勵更多問題。

經常提問：在整個會議期間不斷檢查，讓參與者有機會分享並確保他們關注。與其問開放式問題，不如明確提出你要問的問題。例如，而不是“你覺得這個工具怎麼樣？” 你應該選擇：“你認為這個工具有助於提高生產力嗎？”

就像辦公室會議一樣，在飲水機旁進行的討論與會議本身一樣具有說服力。您可以採取以下措施來確保溝通清晰且沒有混淆：

以飲水機對話結束：在會議結束前大約五到十分鐘，詢問您的團隊是否還有其他問題或疑慮。這是參與者願意分享他們的保留或疑問的時候。在之後與您的團隊進行總結和匯報：您可以通過後續電子郵件來做到這一點，包括會議涵蓋的內容、做出的關鍵決定以及要採取的行動需要你的團隊。

詢問會議如何變得更好：自己評估。什麼有效？什麼不足？您不必在這些不太正式的會議中應用上述所有原則，但花時間誠實地傾聽、評估和修改將確保未來最成功的會議。

無論是網絡會議軟件還是項目管理軟件，都有多種技術工具可供選擇，可幫助您進行富有成效和高效的虛擬會議。

關鍵是確定哪些工具最適合您的團隊。選擇工具時，問問自己：

我的虛擬會議需要哪些關鍵功能才能成功？ 例如，您是否需要每個人同時協作處理一個文檔？那麼谷歌文檔是可能的解決方案。您需要團隊成員實時查看演示嗎？然後屏幕共享軟件適合您。

您的虛擬會議的平均參與者人數是多少？ 一對一虛擬會議所需的會議軟件可能與允許您主持超過 15 名員工的會議的軟件大不相同。確保您正在考慮的網絡會議或會議會議提供這種靈活性。

告訴我們您的虛擬會議策略。您可以分享哪些成功舉辦虛擬會議的最佳實踐？連接不同房間或不同大陸的與會者的最佳方式是什麼？在下面的評論中分享。