確保 BI 實施順利運行的 6 個技巧

所以你知道你需要商業智能軟件。

您需要從收集的數據中獲得更多價值。 所以你已經審查了你的供應商名單，你已經通過了概念驗證，並且你已經找到了適合你公司的產品。

然而，下一階段可能決定您的購買成敗：BI 實施。 實施是實現 BI 潛力的地方。

如果推出和實施失敗，那麼您如此努力的投資可能會成為大約 70% 的 BI 採購失敗的一部分。

商業智能軟件許可證平均每個用戶每年大約 1,500 美元，因此即使是少數用戶也代表了中小型企業 (SMB) 的一大筆資金。 五年的許可證，如果使用不當，可能意味著 7,500 美元會化為烏有。

查看這些提示，了解成功實施 BI 所需的內容，以便它成為美好事物的開始，而不是痛苦過程的結束。

提示1：知道你需要什麼

在上週的博客中，我認為任何購買商業智能軟件的人都應該遵循蘇格拉底的建議並“了解自己”。 同樣的建議也適用於實施。

為了使您的 BI 實施成功，您需要了解您的業務的“成功”是什麼樣的。

Looker 的 Elena Rowell 建議儘早開始：“即使在定義要跟踪的關鍵績效計劃 (KPI) 之前，首先要在內部定義 BI 工具的成功是什麼樣子。”

“這將有助於為產品創建一組共同的期望，簡化實施過程。 請務必定義這些期望以及項目的一些可交付成果：例如，“每個部門將有兩到三個關鍵儀表板，或者用戶將（或不會）有能力進行臨時分析， ”羅威爾繼續說道。 “很多時候，定義產品不會做什麼與定義它會做什麼一樣重要。

Miles Technologies 的 JP Lessard 認為，BI 實施的另一個關鍵是了解您需要關注哪些特定因素或 KPI 以改善您的業務。 這可能是流失率、轉化率或您的損益率。

“弄清楚你需要考慮哪些因素，然後說，如果我能回答這些問題，我就能做出更好的決定，”Lessard 說。

這些問題的答案就是您要跟踪的 KPI。

Izenda 的 Bob Pepalis 證實了 SMB 需要在開始實施 BI 之前了解他們想要跟踪的內容。 “我們與客戶分享的最輕鬆的商業智能軟件實施經驗是在他們做好準備的時候。”

Pepalis 說，當 SMB “知道他們試圖回答什麼問題，以及為什麼他們需要對他們的應用程序進行分析”時，他們就做好了準備。

作為這種準備的一個例子，Pepalis 引用了一家想要改變分析解決方案的公司。 潛在客戶需要一個可以提供實時數據的程序。 他們還需要為幾個公共安全機構“管理資源——人員和設備”。 最後，他們需要“一種解決方案，可以將來自擁有自己應用程序和數據庫的不同機構的數據整合在一起。”

因為客戶知道他們想要跟踪那些特定的事情，所以實施很容易。

Silvon 的 Pat Hennel 也同意這一點。 “預先從利益相關者那裡獲得所有必要的要求可以節省大量額外的返工。”

那些利益相關者的參與對 BI 的實施也很重要。

提示 2：讓每個人都參與進來

同樣，您需要明確了解要跟踪的 KPI，您還需要明確了解您的擁護者是誰。 如果您不是 SMB 的所有者，請確保所有者和其他領導者將倡導實施。

就像 Ranjit Satyanath 在《計算機周刊》上建議的那樣，獲得高管贊助是確保成功的關鍵途徑。

NewIntelligence 的 Corey Mendelsohn 還建議使用“高級管理人員作為冠軍來平衡”您的 BI 實施。

像這些活潑的庫存照片模型一樣輕鬆地擁抱協作。 他們只是糟糕的合作！

BI 供應商 Matillion 建議您在“了解業務報告要求的領域專家”中尋找支持者。 在許多情況下，這些專家是“使用 Excel 手工製作管理報告”的人。

因此，這些倡導者可能會知道企業擁有哪些數據，以及如何從中獲取價值。 這些倡導者可以從 BI 傳教士開始，隨著實施的推進，幫助其他人學習使用新軟件。

另一種確保新用戶留住用戶的方法是確保實現和使用盡可能簡單。

提示3：保持簡單

一件事情有多精彩並不重要：如果它不容易理解，它就不會得到大眾的支持。

我用這個參考來約會自己，但這就是“幻想曲”的原則：你可能有一個深思熟慮、精心設計的產品，但如果它太複雜以至於客戶無法理解發生了什麼，那麼該產品就會被忽略。 迪斯尼的“幻想曲”是一部引人入勝、美麗的電影，但觀眾不知道如何看待它。 結果？ 金融失敗者。

當然，具有藝術影響力，但請注意，他們花了幾十年的時間才製作了續集。

有多種方法可以簡化您的 BI 實施過程。

首先，確保您購買的是易於使用的程序。 諸如 Alteryx 之類的拖放式可視界面或 AnswerRocket 之類的自然語言處理搜索之類的功能將鼓勵猶豫不決的員工使用該程序。

事實上，根據 Gartner 的人員的說法，易用性是大型企業在購買 BI 軟件時尋找的第一標準（內容僅供 Gartner 客戶使用，但非常值得）。

Gartner 分析師 James Laurence Richardson 建議您將易用性放在首位，因為“BI&A（商業智能和分析）平台的易用性遇到的問題對獲得的商業利益最不利。”

Matillion 建議選擇具有“易於使用的前端、沒有技術術語、表名和 SQL 語法的程序，對於確保成功實施商業智能至關重要”。

選擇正確的程序後，讓學習使用該程序的體驗盡可能簡單。

Matillion 建議的一種簡化方法是提供“使用用戶已經理解的熟悉術語的字段、度量和術語的詞彙表”。

Lessard 贊同這個想法，並指出“許多 BI 軟件程序可以讓您設置 KPI，並在程序中定義它們”。

有了這個詞彙表，一個原本陌生的程序會感覺更像是照常營業的一部分，而不是完全新的和不同的東西。

Lessard 還建議對軟件進行基本定位：“您不必進行深入培訓，但您必須定位您的用戶，讓人們熟悉並熟悉該程序。 如果他們不是，他們就不會玩弄它。”

同樣，Rowell 提出了其他解決方案，從更高級的數據分析師提供的持續“辦公時間”到在線教程，再到分析師每週的培訓課程。 “數據可能令人生畏，”她說，“而且你不希望人們停止嘗試。”

將學習使用商業智能軟件視為類似於在高中學習一門學科：如果您在困難的學科上遇到困難，您可能會得到額外的課後幫助。 相同的策略將幫助您實施您的軟件。

正是這種參與和試驗的意願讓員工能夠在自助式 BI 的核心中進行臨時查詢。

提示 4：從速贏開始

您的 BI 實施不應該從一開始就涉及整個公司。

相反，將程序推廣到一個部門，並記錄一些快速的勝利。 這些勝利將是讓其他員工使用該軟件的最佳理由。 陳詞濫調是真的：沒有什麼比成功更成功，尤其是當您試圖將您的業務從他們的舊方式轉移到數據驅動的、支持 BI 的方法時。

“與其試圖迫使整個公司立即進行徹底的範式轉變，不如將 BI 應用程序推廣到各個部門……讓您一次集中一點資源，”Hennel 說。

Rowell 補充說，“速贏往往有助於 BI 有機地傳播——人們看到它並感到興奮，也想要它。”

Rowell 指出，這就是 Looker 經常看到他們的軟件在成功實施中傳播的方式。

同樣，實施應該從一個部門開始，也應該從一組數據開始。 “從你掌握的最多信息開始——那就是你的沙盒，”JP Lessard 說。

在將程序擴展到公司的其他部門之前，希望將大量的數據轉化為快速的勝利。

SMB 所有者對哪些數據很重要有“直覺”，他們應該從這些重要數據入手。 “了解如何將 BI 與這些數據一起使用，這樣，當您轉移到您不習慣的其他數據時，您將更加準備好使用該工具，”Lessard 建議道。

Gartner 分析師 Neil Chandler 提出了類似的建議（內容可供 Gartner 訂閱者使用），稱在 BI 的前 100 天內“至少開展一項新的 BI 和分析‘速贏’計劃以驗證您的分析策略”是個好主意方案的實施。

提示 5：確保數據乾淨

如果您導入程序的數據不干淨，您將無法獲得您正在尋找的結果。 這可能會使您的實施花費大量員工支持。 “舊的垃圾進垃圾出原則非常重要，”萊薩德說。

如果進入 BI 程序的數據臟且不一致，那麼實施的重點將是清理該數據。

“保持冷靜”的趨勢會結束嗎？ 可能不是。

幸運的是，確保乾淨的數據不需要您知道如何編碼。 雖然這句話聽起來很專業，但乾淨的數據只是意味著您的信息是以 BI 程序能夠理解的方式輸入的。

例如？ “人們會將文本放在 CRM 軟件的日期字段中，而不是實際日期。 他們會寫下'下週二'，而 BI 工具會忽略它，”Lessard 說。

其他形式的“臟”數據是數據輸入錯誤（例如，以美元金額忘記句點）或不一致，例如具有不同名稱的相似值（例如，一個電子表格將員工支付標記為“支付”，而另一個調用它是“薪水”或“工資”）。

如果 BI 工具忽略它，該數據將無法正確上傳。 在很多情況下，乾淨的數據意味著正確的數據輸入。 “確保您的銷售人員以一致的方式使用他們的 CRM 比嘗試稍後在 BI 工具中清理數據要容易得多，”Lessard 說。

提示 6：實施正在進行中

軟件實施很像聖誕節：壓力大、要求高、費時，但當你看到人們臉上的表情時，最終還是值得的。

就像聖誕節一樣，實際的活動在技術上是一次性的，但它背後的精神可以（而且應該）持續一整年。 就聖誕節精神而言，這意味著想辦法全年慷慨，比如讓某人進入你的車道，或者當有人不讓你進入他們的車道時不使用創造性的手勢。

在軟件實施的情況下，這意味著敏捷，並且願意改變。 以同樣的方式，實際的實施事件要求您有條理並願意以一種新的、數據驅動的方式做事，同樣的精神可以（並且應該）影響您的日常工作。

中小型企業敏捷性的好處之一是，從某人那裡獲得一個想法不需要一式三份的請求表。 因此，如果您認為您的企業應該跟踪某個指標，請採納 Billy Joel 的建議並“告訴 [您的主管]。”

當您不必通過官僚機構獲得答案時，您已經領先於企業一步。

Elena Rowell 說，敏捷性對於 SMB 來說尤其重要。 “隨著小型企業的數據方式不斷變化，今天對您很重要的指標不一定與六個月後對您很重要的指標相同。”

因此，大多數 SMB 發現自己處於敏捷不僅有益而且很有必要的情況下。

歸根結底，商業智能與其說是您購買的一套工具或產品，不如說它是一種心態和不斷改進的意願。

您對成功實施 BI 有什麼建議？

您的商業智能軟件程序是否已啟動並正在運行？ 如果是這樣，您對潛在買家有什麼建議嗎？ 在下面的評論中讓其他讀者知道！

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