跟踪工作時間如何節省資金？

我們都聽說過“時間就是金錢”這句話，但我們究竟在談論多少錢？
在這篇博文中，我們將討論根據研究，時間跟踪可以為您節省多少資金，以及它究竟如何為您節省資金。 我們還將提供提示以盡可能有效地跟踪時間。

時間跟踪可以為您節省多少錢？

根據發表在哈佛商業評論上的 AffinityLive 所做的一項研究，低效工作使美國經濟損失超過 5000 萬小時，這意味著每天損失約 74 億美元。
它還指出，“從每週（或更差）的時間表更新到每天（或更好）的時間表更新將在可計費時間內為每位專業人員每年收回 52,000 美元。”

為了正確看待事情，這就是你可以用額外的 52,000 美元買的東西（如果他們沒有隨風而去的話）：

• 50 部 iPhone 12 專業人士
• 在迪拜帆船酒店的皇家套房住宿 2 晚
• 一顆 3 克拉的鑽石
• 房子或公寓（大小取決於位置）
• 哈佛大學一年學費

從這份清單中購買了一些東西之後，你還有幾千塊可以閒置。
我想我們都同意這是一大筆錢——不應該就這樣浪費掉。

時間跟踪如何為您省錢

時間跟踪軟件可以通過多種方式為您省錢，特別是如果您選擇了一款高質量且完全免費的應用程序，例如 Clockify。 就是這樣：

• 您面前有實際數據，而不是估計值。 在業務方面依靠猜測並不是一個好主意。
  當您跟踪時間時，您可以洞察正在發生的一切，包括所有任務以及完成這些任務所花費的時間。 即使您確實必須做出估計（例如，對於未來的大型項目），您也將有大量數據可供依賴並做出盡可能準確的猜測。
  您還可以判斷是否有某個特定項目浪費了公司的資源——當您跟踪時間時，您可以準確地看到您的資金流向。 這將我們帶到了下一點……
• 它有助於準確計費和處理工資單和發票的數據，因為有所有計費和非計費時間的記錄。
• 避免法律問題。 談到工資數據——2013 年，美國國稅局針對工資稅開出了 45 億美元的罰款。 時間跟踪將降低成為類似統計數據一部分的風險。
• 它提高了生產力。 它有助於集中註意力和保持優先順序，以及最大限度地減少閒置工作。
  它還可以防止過度工作。 當一個人休息得很好時，他們更有可能表現得更好，更有效率。
• 與過時的考勤系統相比，它節省了時間。 與兩者相比，人為錯誤的空間也較小。
• 數字時間跟踪意味著不會浪費紙張等環境資源，也不會浪費額外的資金來在它們全部用完後重新進貨。 您是否知道，根據南印第安納大學的數據，美國每年約有 10 億棵樹的紙張被扔掉？ 使用時間跟踪軟件意味著不僅可以節省您的錢，還可以節省樹木。

有效時間跟踪的提示

以下是一些有效跟踪時間並因此節省資金的技巧：

每天跟踪時間

AffinityLive 的研究指出，“根據艾賓浩斯遺忘曲線，人類在六天后只保留了他們所學知識的 23%。 這意味著如果你每週只完成一次，你的時間表是不可能完全準確的。”

這就是為什麼最好每天跟踪時間，因為更高的頻率會帶來更好的準確性。

始終如一

長時間持續跟踪時間與定期跟踪時間一樣重要。 你必須堅持它才能有效！

此外，確保每個人在同一平台上跟踪時間的一致性，這樣您就可以將所有數據放在一個地方。

讓時間跟踪快速而輕鬆

AffinityLive 的研究表明：“我們毫不意外地發現，專業人士的時間跟踪習慣不佳的主要原因是這樣做很麻煩”。
一般的經驗法則是它越複雜，人們就越不可能這樣做。

這就是為什麼你應該選擇一個時間跟踪軟件，它不會在一天中花費太多時間，也不需要很多努力。

自動跟踪是一個很好的選擇——您唯一需要做的就是單擊一個按鈕開始記錄。 您甚至可以設置提醒以確保您不會忘記開始跟踪。

如果它更適合您公司的需求，您還可以使用手動添加任務的時間表（通常在工作日結束時）。 它們具有用戶友好且直觀的界面，並且易於使用。

給出明確的指示

跟進我們剛才所說的，在引入新軟件時提供清晰簡單的說明非常重要。 否則，它可能會帶來壓力，尤其是對於不太懂技術的人來說。
還應該討論期望，例如，預期的日常工作量，或者是否應該以某種方式組織任務。

輪迴時間

雖然準確跟踪您的時間很重要，但通常不需要極高的精確度； 擔心每分鐘都跟踪到發球檯會導致不必要的壓力，並且弊大於利。 時間通常四捨五入到最接近的 5、10 或 15 分鐘。
您也不需要跟踪諸如浴室休息時間或去廚房吃零食之類的事情。

如果您想知道時間舍入是否合法 - 是的，只要正確完成即可。

結論

我們無法告訴您貴公司可以節省的確切數字，因為這取決於許多因素，例如其規模和員工人數。 但是，考慮到我們提到的所有內容，計算如何降低成本和/或調整預算並讓您的公司更有利可圖可能會更容易。
為了使時間跟踪有效，最好每天並始終如一地進行，並選擇最適合您公司需求的正確軟件。