在遠程團隊中使用時間跟踪器的好處

我的朋友曾經告訴我，當她的團隊短暫在家工作時，她的老闆不相信他們真的在工作。 儘管團隊的工作方式與他們在辦公室中的工作方式相同，但她的雇主並不信任她。 於是，他們很快就回到了辦公室。 我應該提一下，他們在家工作時沒有跟踪時間。

為什麼這很重要？ 好吧，當遠程員工記錄他們的工作時間時，他們就有了工作證明，因此更容易在雇主和工人之間建立信任。 除了信任問題之外，還有其他方式如何在遠程團隊中使用時間跟踪器很重要。

在本文中，我們將介紹遠程團隊的時間跟踪優勢，並向您展示遠程團隊中的時間跟踪如何在實踐中發揮作用。

員工時間跟踪對遠程團隊有什麼好處？

在我們開始探索遠程員工應該開始跟踪時間的關鍵原因之前，讓我們記住遠程工作的內容。 遠程員工是那些：

• 在家里工作，
• 在聯合辦公空間、咖啡館或其他非辦公室的地方工作，
• 在不同的地方工作，但偶爾來辦公室，
• 有時有靈活的工作時間。

現在，這是遠程團隊的員工時間跟踪的好處。

準確的計費和工資單

當遠程員工處理多個項目並為眾多客戶工作時，跟踪他們在每個項目上花費的每一小時很重要。 此外，工作人員需要將計費時間與非計費時間分開，您可以使用 Clockify 等時間跟踪工具來做到這一點。 此路由將使客戶的計費變得更加容易。

正如您在下面看到的，第一次輸入是不可計費的，而其他的則被標記為計費。 在這裡，名為“更新投資組合”的任務沒有分配給特定項目，這可能意味著它不是為客戶完成的任務。 因此，它不能計費。

資料來源：如何計算計費時間

借助時間跟踪工具，遠程團隊將能夠跟踪不同客戶的所有計費時間。 因此，時間記錄將防止任何錯誤計算並確保發票正確完成。

除了計費目的之外，時間記錄還可以確保員工獲得準確的薪水。 通過使用時間跟踪器，遠程工作人員可以記下他們從事過哪些項目以及工作了多長時間。 當擁有如此精確的工作數據時，雇主將無法少付或多付他們的遠程員工。 此外，經理還可以查看某人是否加班。

有效的項目管理

遠程工作時，團隊經理可能會發現很難分辨當前誰在處理團隊中的哪個項目。 但是，如果團隊中的每個人都記錄他們的工作時間，並輸入有關任務和項目的詳細信息，那麼工作透明度將會更加清晰。 因此，如果有一些不堪重負的工人，管理者應該考慮以不同的方式分配任務。

此外，跟踪時間將幫助領導者密切關注項目的狀態。 例如，假設您和您的團隊估計 ABC 項目需要 163 小時才能完成。 到目前為止，您的遠程員工已經跟踪了大約 14 小時的工作。 因此，您仍處於開始階段，因為您還有 149 小時來結束該項目。 或者，如果您更喜歡百分比，您已經完成了大約 8% 的工作，如下所示。

Clockify 中的項目狀態示例

這是了解是否存在任何潛在延遲並儘可能防止這些問題的完美方式。 此外，您可以跟踪每個遠程團隊在項目上工作的進度。 在上面的示例中，我們可以看到設計和 QA 團隊到目前為止非常有效。

遠程工作場所信任

上級如何知道他們的遠程員工正在工作？ 這裡最關鍵的元素是信任，我們談論的是工人與經理或雇主之間的相互信任和尊重。 時間跟踪在建立遠程工作場所的信任方面起著至關重要的作用。

將時間跟踪器視為連接員工和上級的粘合劑。 工人有責任每天記錄他們的工作時間並證明他們是值得信賴的。 另一方面，雇主和經理需要信任並接受員工時間表數據作為他們遠程工作的證明。

選擇遠程工作生活方式的自由

一些員工有改變工作地點的遠程工作習慣。 除了他們的家庭辦公室，遠程工作人員還可以在共享辦公空間、咖啡館或圖書館執行任務。 這就是遠程工作帶來的自由。

假設今天，您在家開始工作，但兩個小時後，您需要換個環境。 你去了一個圖書館，在那裡又呆了三個小時。 現在，要跟踪您在家里和圖書館完成的所有作業，您應該開始時間記錄。 一些時間跟踪工具，例如 Clockify，可以選擇在多個設備之間同步數據，例如手機、筆記本電腦等。

資料來源：免費遠程工作和團隊軟件

如果對您更方便，您可以在手機上跟踪您的圖書館時間，但在筆記本電腦上跟踪您的家庭辦公時間。 無論工作地點和您使用的設備如何，時間跟踪器都將確保所有記錄的時間都被保存和同步。

更好的溝通和協作

時間跟踪器可以簡化遠程團隊中的溝通和協作。 方法如下：遠程辦公的員工在工作日開始時打卡，這向他們的同事表明他們目前正在工作。 因此，更容易明確誰可以參加會議或聊天。 在下面的屏幕截圖中，我們可以看到 Austin 和 Karen 目前正在工作，因為他們跟踪的時間是“進行中”。

這對於成員來自不同大陸甚至多個時區的團隊來說尤其實用。 當員工知道誰目前在上班時，如果他們有問題或需要幫助，他們可以與這些員工聯繫。

說到時區，Clockify 允許您跟踪時間而不管您所在的時區。 例如，您在巴黎工作（UTC/GMT +2 小時），而您的經理在悉尼（UTC/GMT +10 小時）。 儘管您在不同的時區，但當您的上級評估您的時間表時，他會在悉尼的時區看到這些報告。

更好地了解員工的可用性可以改善遠程通信和協作。

提高員工的生產力和績效

遠程團隊成員不共享相同的物理空間。 因此，衡量員工的效率可能是一個棘手的部分。 經理審查員工績效和生產力的實用方法是分析員工的記錄小時數以及其他詳細信息，例如任務描述和項目花費的時間。 因此，時間跟踪可以幫助確保一切順利進行，並且遠程員工能夠按時完成項目。

除了領導者，時間跟踪對工人也很方便。 員工可以了解他們在一天中如何度過他們的時間、他們的工作效率以及他們最常使用的應用程序。

這是生產力時間線的一個例子，它是 Clockify 提供的一個方便的選項，它顯示了你在不同的應用程序中花費了多少時間。 要嘗試此功能，您需要使用自動時間跟踪器。 確保此時間線僅顯示超過 10 分鐘的活動。 從屏幕截圖中可以看出，該用戶在 Google Docs 中跟踪了三個小時。 如果用戶是內容作者，那麼這是一個很好的分數，因為它表明她已經寫了三個小時（假設沒有煩人的盯著空白頁面）。 頁面右側的加號允許您添加所需的時間條目。 例如，此處添加了除 Excel 之外的所有時間條目。

改進問責制

時間跟踪如何幫助員工對自己的表現負責？ 好吧，知道他們需要記錄他們的工作時間會讓工人意識到時鐘在滴答作響。 因此，員工更有可能在截止日期前盡最大努力完成任務。 結果，工人將表現出他們的責任感。 一旦所有團隊成員都證明了他們的責任感，那麼在員工之間建立信任關係也將隨之而來。

管理者如何監控遠程員工？

遠程領導不應該像老大哥一樣，監視工人並分析他們在工作時間所做的每一步。 通過這樣做，經理們正在抹去他們​​與員工之間的每一個信任痕跡。

相反，領導者和雇主應該找到正確的方法來跟踪員工遠程執行任務的時間。 以下是上級可以採取的一些重要步驟來監控遠程工作人員。

第 1 步：創建時間跟踪指南

為確保遠程工作人員正確跟踪他們的時間，雇主或經理應制定時間跟踪指南。 即使您的公司使用簡單的時間跟踪應用程序，也請考慮製作這樣的手冊來記錄時間。 以下是指南需要涵蓋的內容：

• 員工必須跟踪哪些任務或項目？
• 員工應該對他們的時間條目進行分類嗎？
• 員工應如何跟踪他們的時間（手動、使用計時器、在時間表中輸入小時數）？ 如果所有選項都可用，請讓員工知道這一點。
• 員工需要多久記錄一次他們的時間（每天或每週一次）？

此外，澄清這些時間條目的詳細程度也很重要。 例如，如果員工將他們的任務描述為“博客文章”或“撰寫博客文章‘如何管理遠程團隊’”是否合適。

有了這樣的指導方針，就沒有誤解的餘地。 員工將確切地知道如何記錄他們的工作時間、頻率以及他們需要記錄的詳細程度。 此外，他們不會覺得自己的隱私在工作時間受到侵犯。

第 2 步：向您的團隊詢問更新

正如我們已經提到的，在遠程工作時，保持團隊成員之間的有效溝通至關重要。 為了與遠程員工保持聯繫，經理們應該組織定期會議，並要求他們的團隊成員了解最新情況。

從所有員工那裡獲取最新信息將有助於領導者了解每個團隊成員的工作內容以及項目是否存在任何問題。 因此，管理人員將能夠做出切合實際的項目估算。

現在，這些會議的頻率取決於您的團隊正在執行的工作。 有時，您每天需要更新一到兩次，而有時您每週開一次會就可以了。

第 3 步：設定截止日期

除了您從團隊獲得的更新之外，確保每個人都在同一頁面上的另一種方法是為所有任務設置截止日期。 不管你喜不喜歡，最後期限都會為遠程工作帶來結構。 當然，值得注意的是，這些截止日期必須是現實的。

一旦員工獲得新的任務，然後是開始和結束時間，他們將能夠相應地組織他們的工作。 此外，當遠程辦公的員工設定了最後期限時，他們更有可能讓自己對這些任務負責。 此外，有足夠的時間來完成一項任務可以幫助員工減輕壓力並提高工作效率。

遠程工作人員如何跟踪他們的工作時間？

我們解釋了遠程領導者如何跟踪他們的員工，但這裡有一些針對遠程辦公員工的提示。

跟踪工作時間和分心

正如我們所提到的，遠程員工在跟踪他們遠程工作的時間時應該遵循時間跟踪指南。 但是，除了記錄您在任務上花費的時間之外，您還可以跟踪分心的情況。 這對於那些在家工作的人來說尤其重要，因為分心是遠程工作者最常見的挑戰之一。

所以，每當有人打斷你時，一定要記下你在這種干擾上浪費的時間。 在一天結束的時候，你會更好地了解你有多少時間專注於你的任務，以及你在分心上浪費了多少時間。 此外，如果您經常開會，還可以寫下您在會議上花費的時間。

跟踪時間以了解不同地點如何影響您的工作

現在，如果您是那些通過轉換工作地點來利用遠程生活方式的工人之一，那麼這個提示適合您。 時間跟踪可以幫助您確定哪些位置適合特定類型的任務。

這就是它的工作原理。 假設您的任務是撰寫博客大綱。 因此，請跟踪在家工作時完成此任務所需的時間。 另外，測量你在辦公室完成這項任務需要多少時間。 然後，簡單地比較結果。 如果您在家中完成這項任務的工作效率更高，請確保不要將這項任務留到您在辦公室的那一天。

通過寫下一天或一周內每項任務的時間條目，您很快就會意識到您在家中與辦公室/咖啡館相比可以完成多少工作量。 因此，您將能夠制定最適合您需求的遠程工作計劃。

結論

遠程工作時跟踪時間將確保一切就緒。 使用時間跟踪器，遠程團隊將更有效地管理他們的項目並正確地向客戶收費。 除了項目之外，時間記錄還可以幫助員工輕鬆地相互交流和協作，因為員工會在上班時讓其他人知道。 在這樣的環境中工作將對在遠程團隊中建立信任產生積極影響。

為了監控遠程員工，管理人員應該為所有員工製定時間跟踪指南。 此外，領導者應始終要求他們的團隊定期更新，並為所有任務設定截止日期。

對於遠程辦公的員工，時間跟踪器不僅會顯示他們如何度過工作時間，還會顯示他們分心的頻率。 此外，在監控時間時，遠程員工將了解不同地點如何影響他們的生產力水平。