如何填寫工作時間報告

時間報告是一種非常有用的資源。 雖然由於過程有時繁瑣，許多人不喜歡填寫它們，但適當的時間表可以節省您的皮膚，節省您的錢，並讓您保持生產力。 繼續閱讀以了解如何在數字時間跟踪器的幫助下以最少的麻煩和頭痛填寫時間報告。

確定您需要的時間表

您組織項目的方式以及您的日常工作方式將決定最適合您的時間表。 有幾種類型，但最常用的是：

1. 每日 - 最常用於按小時付費的員工和自由職業者，以跟踪計費時間並提高生產力
2. 每週 - 用於跟踪每週進度以及每週付款
3. 雙週 – 由通常以兩週為基礎獲得報酬的雇主和工人使用
4. 每月 - 通常由每月支付員工一次工資的雇主使用，用於簡單地記錄工作日的開始和結束時間

對於那些不太喜歡數字化的人，所有上述（以及更多）時間表模板都可以在線獲得。 只需將它們打印出來，然後開始跟踪您的工作時間。

Clockify 中的每週時間表

創建標籤和類別

存在標籤和類別以使您的時間跟踪更加容易。 您會看到，一旦將它們設置到位，填寫各個時間條目就變得輕而易舉。 無需每次都手動輸入，也無需記住細節。

您創建的標籤應該圍繞您的工作構建。 例如，您可以擁有：

• 項目相關標籤；
• 通用標籤；
• 客戶端相關標籤；

在製定項目結束或客戶報告時，標籤和類別特別有用。 您可以根據這些標籤過濾掉數據並提供更多自定義報告。

Clockify 中的報告示例

設置小時費率並跟踪您的計費時間

自然地，當您按小時計費並且希望為您的客戶提供一份乾淨、美觀的報告時，您將設置一個特定的費率。 只需在您的時間跟踪器中設置一種貨幣，以及默認費率（或每個項目或客戶，無論您想要多麼詳細），您就可以安心地開始填寫您的時間條目。

在 Clockify 中設置自定義匯率

一個有趣的事實 - 您需要決定您還將跟踪哪些非計費時間。 信不信由你，有時，它們與計費時間一樣重要。

為什麼要跟踪非計費時間？

例如，這些時間包括營銷、開發票、撰寫報告和準備會議。

雖然為了支付成本，您應該有更多的計費時間而不是非計費時間，但後者的跟踪時間有其自身的優點：

• 您將了解不計費需要多少時間，以及如何改進它們；
• 您可以查看哪些客戶或項目有更多或更少的非計費時間；
• 改善您的工作流程和項目管理。

而這些只是冰山一角。 要了解有關跟踪計費和非計費時間的更多信息，我們編寫了一份指南，該指南一定會幫助任何按小時付費的員工。

追踪時間

兩種跟踪時間的方式——手動輸入時間和自動跟踪。 您可以使用一種或兩種方法，甚至可以根據您的工作日類型進行選擇。

如何手動跟踪時間

手動時間跟踪對於那些喜歡事後增加時間的人來說是件好事，在一天結束時，通常是因為只有少數任務佔用了他們大部分時間。

也有人精心計劃自己的時間。 他們一天的時間框已經計劃在待辦事項列表或日曆中。 因此，他們能夠提前或在一天結束時填寫時間報告，了解他們計劃如何盡可能嚴格地遵守他們的日程安排。

此外，手動時間跟踪允許他們編輯高估或低估工作時間的任何時間條目。

上面是一個示例，說明Clockify如何讓您簡單地輸入您計劃花費（或花費）工作的時間，然後一鍵將其添加到您的時間報告中。 您還可以檢查小時數是否計費，並適當地標記它們。

如何自動跟踪時間

當您不想處理設置時間框或待辦事項列表時，設置時間跟踪器以自動記錄您的時間非常有用。 如果您在某些日子里特別忙於工作，那麼啟動應用程序並開展您的業務會更容易。

無論您在不同程序之間切換多少次，諸如Clockify 之類的跟踪器都會跟隨您。 工作日結束後，您可以花 15 分鐘時間通過查看時間條目並在時間表中對其進行排序、標記或查看來冷靜下來。

Clockify 的自動追踪器截圖

額外工資核算

額外的工資包括加班費、補償時間、假期費率、待命/緊急情況等情況。 讓我們簡要介紹一下每種類型。

1.記錄加班

我們都熟悉加班——這是在工作上花費的額外時間。 加班可能有多種原因，從推遲的最後期限到個人生產力問題。

從法律上講，任何超過通常每週 40 小時工作時間的事情都可以被視為加班。 根據一周中的哪一天以及您投入的時間，雇主（或客戶）可以向您支付不同的費率。

當然，你加班時能掙多少錢，很大程度上取決於你來自哪個國家。

• 歐盟時間跟踪法
• 加州加班法
• 公平勞動標準法和工作時間規定

這些勞動法的製定是為了保護雇主和僱員，因此我們鼓勵每個人盡可能地了解自己。

2. 補時記錄

補償時間是給予員工的休假時間，而不是加班費。 它還取決於更多因素：您是在公共部門還是私營部門，您是按小時計薪還是按小時計酬，以及您的工資有多高。

在此處了解您是否有資格獲得補償時間。

3. 記錄假期費率

在國定假日期間，跟踪工作時間尤為重要，因為假期費率可能與常規加班費不同（同樣，取決於您所在國家/地區的勞動法）。

在此類情況下跟踪時間時，請特別注意更新計費時間的費率。 最後，只需生成一份報告，讓時間跟踪器計算您的加班費。

4. 隨叫隨到的工作錄音

隨叫隨到意味著在雇主需要您時隨時可以工作。 最常見的例子包括護士、IT 技術人員和維護人員。

隨叫隨到的工作可以是常規就業計劃的一部分，但也可以是偶爾發生的事情——例如，當一家公司在周五推出他們的新軟件並且需要他們的開發人員在周六準備好以防出現任何嚴重問題時。

向您的雇主提及待命時間並提醒他們適當的 FLSA 規定非常重要。 就您將如何跟踪時間、賬單和報告工作時間達成一致，以確保您的時間表準確無誤，不會留下任何誤解的餘地。

這些加班案例只是一些最常見的案例。 要正確填寫時間報告，您必須熟悉最有可能加班的類型和時間。

取整時間

在填寫時間報告時，您很可能會遇到時間舍入的概念。 這是將小時數四捨五入到最接近的增量的做法。

例如：您早上 8 點 45 分上班，下午 4 點 49 分離開。 計算後，即為 8 小時 4 分鐘。 然後可以將 4 分鐘向下舍入為 8 小時 5、10 或 15 分鐘，以便於計算工資單。

一般來說，取整時間有三個規則：

1. 將時間輸入四捨五入到最接近的時間增量（從 7 小時 59 分鐘工作到 8 小時工作）
2. 以有利於僱員的時間和有利於雇主的時間四捨五入（四捨五入兩個時間條目）
3. 晝夜不停地為員工提供支持

以下是這些規則在實踐中的樣子（以及列出的順序）：

時間四捨五入是必要的，以使工資計算無痛，並幫助雇主透明地了解工作時間，並公平地支付員工。

此外，大量的時間跟踪軟件，如Clockify ，讓您可以選擇通過應用程序本身的簡單開關來四捨五入您的時間條目。 這樣，您就不必計算自己或擔心是否已正確完成所有操作。

在 Clockify 中打開時間舍入以計算工資單

但是，如果您希望做一些“老派”的事情，您始終可以自己進行時間舍入計算。 對於那些想學習如何填寫時間表同時牢記時間舍入的人，我們已經對時間舍入實踐進行了詳細的細分。 它列出了您需要掌握它並使時間報告更容易的所有規則。

查看您的時間表

填寫一天（或一周）的時間條目後，最好在一天結束時留出幾分鐘來查看它們。 這最好通過在時間表中查看您的一天來完成。

時間跟踪器可以選擇通過時間表顯示您的工作日，此外還允許您編輯您所做的任何條目。

Clockify 中的時間表視圖

與您的雇主或客戶就您可以在時間表本身中編輯的內容達成協議。 您可以添加或刪除條目、編輯描述、標籤和項目或客戶名稱，等等。 時間表反映了您的業務實踐，應加以改進以匹配它們。

不用說，由於信任是良好業務關係的主要因素，因此請始終證明您的時間輸入更改是合理的，以避免誤解或衝突。

其他時間跟踪提示

最後但並非最不重要的一點是，由於Clockify已經存在了很長一段時間，我們已經看到並聽到了來自用戶的大量反饋。 它可以幫助我們了解他們發現自己在什麼時間跟踪難題，以及我們如何幫助他們充分利用我們的應用程序。

有了這個，這裡有一個我們相信每個人都需要的提示清單。

• 列出您跟踪時間的所有原因

當我們覺得填寫時間報告是最糟糕的苦差事時，提醒自己為什麼要這樣做可以大大推動前進。 無論是客戶糾紛，收集數據來爭論加薪，還是只是想看看你在哪裡浪費時間。

將這些原因記錄在可見的地方，作為與工作相關的口頭禪。

• 無需絕對跟踪所有內容

休息一下衝杯咖啡，或接聽不到 10 分鐘的私人電話，這些時間都不值得記錄。

如果您在工作日中所做的每一件小事都需要輸入時間，那麼會發生幾件事：

• 你會開始討厭時間跟踪；
• 你會在小細節上浪費時間；
• 你的大腦會因為太專注於時間而精疲力竭；
• 你的工作重點會受到影響。

只記錄那些攜帶重要數據的時間條目——以了解您應該收取多少費用，何時最多/最不高效等。

• 追踪時間不會讓你成為機器人

正如我們在前一點中提到的，只有跟踪工作日的每一個方面，才能成為一個更像人工智能而不是人類的快車道。

時間報告為我們的工作日帶來了一些秩序和結構，並確保我們對我們所做的事情和方式有一些“書面記錄”。

• 並非每次條目都需要描述

有時，“回復電子郵件”就是這樣。 沒有必要指定您回復了哪些客戶或公司。 除非我們的任務絕對需要此類詳細信息的跟踪記錄，否則小任務描述是您不應該浪費精力的額外麻煩。

綜上所述

時間跟踪可以有很多組件，很多活動部件。 但這並不一定意味著它必須很複雜。 如果設置正確，您的時間跟踪器可以完成所有繁重的工作，而您只需記錄小時數。 通過使用標籤、描述、正確分類以及為每個新項目製作模板，您正在創建一個值得發財的時間報告助手。