如何解決時間管理不善導致的最常見問題

你的時間管理技能有多好？

無論你處於什麼水平——無論你是在掙扎還是接近掌握它（或者你介於兩者之間）——總是有改進的空間。

在本文中，我們將介紹：

• 時間管理不善的跡象，因此您將能夠在自己和他人身上識別它們；
• 糟糕的時間管理會導致什麼問題，讓我們認識到良好的時間管理的重要性；
• 我們如何無法管理時間，以便我們可以做得更好；
• 最後，常見的時間管理錯誤以及如何解決它們，因為我們有時都會犯這些錯誤。

時間管理不善的跡象

這些是時間管理不善的最常見跡象。 它們會導致我們將在本文後面討論的一系列錯誤（當然也提供解決方案）。

容易分心

很難找到一個完全不受干擾的空間，但我們可以盡最大努力優化我們的工作空間，使其盡可能不受干擾。

第一步是找出最讓你分心的事情。 這些通知在您的手機上嗎？ 和你的同事說話？ 街頭噪音？

在弄清楚它是什麼之後，它會更容易管理和避免它。

守時性差

我們都被堵在了路上，或者我們的警報由於某種原因沒有響起。 我們是人，事故總會發生，但經常遲到是不同的。 這是對他人和他們的時間的不尊重。

正如禮儀專家安娜·穆森（Anna Musson）告訴澳大利亞赫芬頓郵報的那樣，“[某人遲到]的原因有很多，但最重要的原因是它表明你內心深處認為你的時間比其他人更有價值。”

在這里和那裡等待幾分鐘往往很快就會增加，這會導致大量時間浪費。

錯過最後期限

就像遲到一樣，如果它很少發生並且有充分的理由，它可以在“事情發生”下歸檔。 另一方面，經常錯過最後期限會嚴重損害您的專業聲譽。

能夠依賴與您一起工作的人並相信他們會儘自己的一份力量，這樣您就可以儘自己的一份力，這一點很重要。 如果人們不能依賴你，他們就不會想和你一起工作。

如果你碰巧經常錯過最後期限，你應該試著找出原因——最常見的原因是拖延、無法有效地安排你的時間，或者因為你應該委派和外包更多。

總是匆匆忙忙

你是否覺得自己總是很匆忙？ 似乎總是沒有足夠的時間來完成您計劃的所有事情？

可能是因為你一直等到最後一分鐘，也可能是因為你的盤子裡有太多東西，所以你很難完成所有的任務。

無論是哪一種，它都會給您帶來壓力，並對您的工作質量產生負面影響。 提前計劃好你的一天，以確保你有足夠的時間和精力去做每件事。

為此，您可以使用時間管理應用程序或舊的待辦事項列表。

燃盡

也許時間管理不善的最壞跡像是您的健康處於危險之中。

倦怠表現為多種症狀：從身體（呼吸短促、頭暈、免疫系統減弱等）到情緒和行為（精神疲憊、失去動力、感到無助和被困等）。

對抗它的最好方法是讓自己休息一下。 安排時間休息並享受工作之外的生活。

時間管理不善會導致哪些問題？

1. 壓力。 時間管理不善導致我們總是很匆忙，這會導致很多額外的壓力。 無論你知道你必須做某事但你沒有做，截止日期臨近而你甚至還沒有接近完成，或者你必須將 2 週的工作壓縮到一兩天 - 這一切都可以通過更好地安排時間來避免。
2. 總是遲到。 不守時是時間管理不善導致的最常見問題之一。 時間很容易溜走，但遲到會讓人們認為你不可靠。
3. 毀了你的職業聲譽。 沒有人理想的同事是總是遲到並且不遵守最後期限的人。 大多數人都理解它是否發生過一次並且你有充分的理由，但如果你對守時沒有任何概念，你就會被貼上不專業的標籤。
4. 生產力低下，工作質量差。 當你把所有的事情都留到最後一分鐘時，你的工作不太可能有很好的質量，因為你會急於完成它。 這會對您的表現和結果產生負面影響。
   按時開始，您不必為了速度而犧牲質量。
5. 你的盤子太多了。 如果你對 1）你需要完成某事的時間和 2）你有空的時間沒有一個清晰的概念，你就有過度擴張自己的危險。 只接受您完全確定能夠成功完成的項目。
6. 工作與生活的平衡不佳。 如果你沒有固定的時間表，你可能一直在工作，但很少從事深度工作。 這會導致工作與生活的平衡不佳，從而影響您的心理健康。

我們如何管理時間？

我們通常因為沒有提前計劃、沒有設定優先事項、沒有明確的目標和拖延而無法管理時間。

計劃能力差

正如本傑明富蘭克林所說，“如果你沒有計劃，你就會失敗。”

如果沒有一個好的計劃，你就無法完成很多事情（相信我，我試過了）。

如果您想擅長規劃，這些是您應該學習的一些技能：

• 注重細節，
• 批判性思維，
• 項目管理，
• 良好的溝通能力，
• 好組織，
• 提前思考並看到更大的圖景。

不設置優先級

所有任務都是平等的，但有些任務比其他任務更平等。

不區分優先級肯定會讓人不知所措或浪費時間做隨機任務，而犧牲更重要和/或緊急的任務。

艾森豪威爾矩陣是一個很好的工具，可以幫助你區分重要和不重要的事情。 您所需要的只是一張紙，您將把它分成四個部分：

1）重要和緊急的任務——應該首先完成。

2) 重要但不緊急——安排稍後再做。

3) 緊急但不重要，也就是不是你必須去做——委派他們。

4) 那些既不緊急也不重要的可以從列表中刪除。

沒有明確的目標

想像一下參加比賽，但不知道終點線在哪裡。 你怎麼知道跑到哪裡去？ 你怎麼知道你離完成比賽還有多遠？

沒錯，你不能。

設定目標也是如此：如果您不確切知道自己的目標是什麼，就無法期望實現它們。 為了正確設定目標，請確保它們是SMART——具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的。

例如，“變得富有”並不是一個聰明的目標。 豐富對每個人來說意味著不同的東西。 想要達到“致富”的目標，就是漫無目的的奔跑，看不到終點。

試試這樣的方法：“到年底在我的銀行賬戶中有 X 金額”或“在（某個日期）開始每月賺取（X 金額）”。

當您牢記確切的數字時，制定如何到達那裡的計劃也會更容易。

拖延

拖延似乎是每個人最喜歡的生產力剋星。

公平地說，有些人（包括我）需要在接近最後期限時感受到一些壓力，以釋放他們的生產力和創造力。 如果你在我的文章中遇到過一些有趣或詼諧的東西，很可能是我在需要完成文本的那天寫了那部分。 或者可能是前一天。

訣竅是在沒有壓力和讓你恐慌的壓力之間找到適當的平衡：激勵壓力的最佳點，如果你願意的話。

常見的時間管理錯誤以及如何解決它們

沒有人的時間管理是完美的——因為它由許多不同的方面組成，我們大多數人至少在其中一個方面有困難。 以下是我們往往會犯的一些最常見的時間管理錯誤以及如何解決它們：

沒有計劃

你想變得富有成效，但你覺得有點失落嗎？ 你沒有動力嗎？ 你是否經常有一種忘記了什麼的感覺？

如果您不止一次回答“是”——這通常發生在您沒有計劃並且您只是順其自然並且被動反應的情況下。

解決方案：從積極主動並製定長期和短期計劃開始。 坐下來想想你想要完成的事情和你想要實現的目標。
然後一步一步寫下如何到達那裡。

長期目標將幫助您確定短期目標，短期目標將幫助您編寫好的待辦事項清單。

您應該確定您的個人和職業目標，以便您的日程安排可以很好地平衡並適合您所關心的一切。

不善於估計時間

這曾經是我最大的問題之一。 我不知道我需要多少時間來準備，或者我從 A 點到 B 點需要多少時間。我的假設經常有點偏差，有時會導致遲到。

解決方案：當我意識到我傾向於低估完成某件事所需的時間時，我開始衡量它。
您可以簡單地使用秒錶，或者，如果您想以更有條理的方式進行操作，可以使用時間跟踪應用程序。

跟踪您的時間將幫助您更準確地估計時間，因為您將有大量數據可以依賴並做出有根據的猜測。 它還將有助於計劃，因為您將清楚地了解您將時間花在什麼上以及您應該或多或少地做些什麼。

不知所措

首先——深呼吸。

你不能做所有事情。 完全沒問題。 沒有人可以。

繁忙的日程可能會給你帶來損失，所以你應該對自己溫柔一點，並接受你不是超人的事實。 另外，好消息——有一個解決方案。

解決方案：學會區分優先級很重要。

選擇最多 3 項您當天絕對需要完成的任務並專注於它們。 試著在一天的前半段做：首先是最大/最難的，然後是其餘的，按優先級排序。 如果你設法在你的前三項任務之外做一些事情——很好，但如果沒有，那完全沒問題。

此外，請確保您在計劃的事情之間留有緩衝，以確保您將在下一個任務開始之前完成一項任務，並且您的日程安排不會被搞砸。

分心

你知道什麼最讓你分心嗎？ 如果您不這樣做，請參考《哈佛商業評論》發布的這份簡短評估，找出六種最常見的干擾類型中的哪一種會干擾您的工作效率和專注力。

解決方案：如果您完成了弄清楚最讓您分心的事情的第一步，那麼就該處理它們了。 以下是一些建議：

1. 在富有成效的環境中工作。 當我還是學生的時候，我經常去圖書館學習，我周圍的每個人都在做自己的工作，所以我也這樣做是很自然的。 在我的手機上感覺很糟糕。
2. 將任務分成幾塊，使它們看起來更可行，不那麼令人生畏。
3. 關閉通知或將手機置於請勿打擾模式。
4. 有一個固定的時間來檢查電子郵件——不要整天閱讀和回复它們，因為它們會破壞你的注意力。
5. 如果您在嘈雜的環境中工作，請購買優質的降噪耳機。

拖延症

什麼導致拖延？ 這不是“只是懶惰”，通常還有一個更大的原因——通常是完美主義和/或害怕失敗。

解決方案：有幾種方法可以解決拖延症，這取決於它的原因。

1. 第一個是接受完成勝於完美。 我知道說起來容易做起來難。 然而，我們所做的任何事情都不會是完美的，所以最好早點接受它。
   這並不意味著我們應該停止為我們的工作付出努力。 這意味著我們應該停止無休止地修復它，不要強調每一個小細節，或者甚至不要開始，因為我們害怕它不會完全像我們想像的那樣。
2. 有時我們拖延是因為我們不知所措。 我們推遲開始，因為這似乎工作太多。
   解決方案是將大項目分解成小步驟。 它們似乎更可行。 只關注你的下一步，它就不會那麼可怕了。
3. 您是否因為不確定自己是否能夠成功完成項目或是否有足夠的技能而拖延？
   經常向你的經理或團隊中值得信賴的人尋求反饋，以確保你朝著正確的方向前進。 樂於接受建議和批評，並將其作為學習機會。

認為忙碌和富有成效是一樣的

你等同於忙於生產嗎？ 花費大量時間完成很多事情？ 努力工作與聰明工作？

與流行的看法相反，這些事情實際上並不相同。 你有沒有遇到過整天工作，但最終意識到你沒有完成任何重要的事情？

解決方案：牢記您的目標。 當你寫你的待辦事項清單時，問問自己：這會讓我更接近我的目標嗎？ 這對我很重要嗎？ 我可以委託這個嗎？

如果您有一些小任務要做，1) 在工作日快結束時完成。 不要把你大腦的黃金時間浪費在他們身上——明智地使用它，完成更重要的任務。
2）將它們組合在一起，這樣當你從一個任務切換到另一個任務時，你就不會失去很多注意力。

不休息和休假

一直工作實際上不會讓你更有效率——它只會讓你精疲力竭。

你的頭腦需要得到充分的休息和新鮮感，這樣它才能集中註意力並提高效率。 當你沒有疲憊和睡眠不足時，你會做得更好，不管你信不信。

解決方案：這個問題的解決方案非常明顯——休息一下，放鬆一下。

防止自己在工作時間之外工作，並在實際上不工作時考慮工作。 生活不僅僅是生產力和賺錢。

結論

培養時間管理技能需要時間和精力。 這是一個過程，但它是值得的，因為當你學會更好地管理你的時間時，你的生活會變得更輕鬆。

確保你計劃好你的時間，設定明確的目標，設定優先級，並儘量減少拖延。 您還應該盡力避免分心，請假，準確估計您的時間，並專注於高效而不是忙碌。