聘請的最佳虛擬助手

已發表: 2020-05-07

什麼是虛擬助手？

就像個人助理或行政助理一樣，虛擬助理是通過將更簡單或乏味的任務從您的盤子中解放出來來減輕您的工作量的人。這可以包括回復電子郵件、入職客戶、預訂航班、管理您的社交媒體、管理您的日曆、研究等等。虛擬助理與其他類型助理的不同之處在於，他們不是在家中或辦公室與您一起工作，而是遠程完成工作，並且所有通信都是虛擬進行的。

您在哪裡可以找到最好的虛擬助手？

虛擬助手變得越來越普遍，因此獲取它們的地方也在增長

世界各地都有虛擬助手。然而，無需對虛擬助手進行太多研究，就會發現菲律賓幾乎壟斷了市場，許多服務也位於印度。事實上，Dennis Yu 與菲律賓 VA 機構OnlineJobs.ph建立了合作關係，並使用該網站招募了他的整個虛擬助理團隊。但是，也有離家較近的選項。

這些只是一些虛擬助理機構：

美國的虛擬助手：

虛擬的
美國虛擬助手
繫繩
普里亞托
24/7 虛擬助理（請注意，他們有國內和離岸選項）
Woodbows （他們也有國內和海外的選擇）
大膽地

加拿大虛擬助理：

虛擬大師
加拿大虛擬助理協會
智能辦公
NS 虛擬服務
加拿大虛擬助理

英國的虛擬助手：

充滿活力的
管理天使
英國虛擬助理協會
Time Etc. （這家公司在美國和英國都有辦事處）

菲律賓的虛擬助手：

隱形特工
虛擬員工.ph
OVA虛擬
遠程同事
虛擬做得好
胡椒弗吉尼亞州

虛擬助手有什麼好處

如上所述，虛擬助理與個人或行政助理有許多相似之處，因此可以出於相同的原因被雇用。它們的存在是為了減輕你的工作量，這樣你就可以只專注於你想做的事情，或者特別需要你注意的事情。個人或行政助理與虛擬助理之間的主要區別在於，通常虛擬助理的成本要低得多，而且它們可以遠程工作。

在選擇虛擬助手而不是其他外包模式時，您可以獲得長期陪伴您的人的優勢，因此有人會了解您的所有偏好、意識形態和節奏。他們會在預訂航班時了解您喜歡哪個座位。您用於 Facebook 帖子的語氣。您始終希望優先考慮哪些會議，哪些會議可以取消以騰出空間。換句話說，他們會了解您並善於預測您的需求和偏好，從而使您的生活總體上更順利，更符合您的喜好。

此外，在僱用 VA 時，您可以搜索具有您缺乏的技能的人。想在您的社交媒體帳戶上增加您的視頻影響力嗎？僱用已經具備這些技能的人而不是嘗試自己做是最有意義的（然後發現您沒有時間繼續保持並最終僱用某人）。也許你是一個很棒的人，但行政任務從來都不是你的強項。運營 VA 對您來說是必須的。無論您發現自己可以在業務中提升什麼領域，都可能有適合您的 VA。

最後，VA 讓您重獲新生。自己主持節目並非易事，您的工作很容易融入您的個人和家庭時間。建立健康的工作/生活平衡可以讓你在生活的各個方面都變得更好——包括工作——並讓你的團隊多出一手，這非常值得。

外包和僱用虛擬助手有什麼區別？

坦率地說，根據誰給出的定義，什麼是外包和什麼是僱傭虛擬助手之間的界限可能有點模糊，並且涉及很多交叉。雖然不是每個人都同意，但考慮這兩者的最簡單方法可能是將外包視為總稱，虛擬助理屬於它。

外包和僱用虛擬助手都涉及將工作外包給外部方。* 虛擬助手通常用於長期工作，而外包可用於短期和長期工作。虛擬助理往往只為一個人或一方工作，而在外包時，簽約的個人或公司可能只為你工作，或者同時處理多個項目和雇主。

*注意：此聲明是包括 Dennis Yu 在內的一些人不同意的聲明，並強調了外包和僱用虛擬助手之間的潛在區別。因為虛擬助理是長期簽約的，他會說他們是有固定工資的，而且因為他們專門為你工作，所以他們應該像任何在職員工一樣被認為是。雖然對此肯定有爭論，但兩個陣營之間通常存在一些差異。例如，虛擬助理的薪酬通常與全職員工不同，可能會收到不同的（或沒有）福利，並且他們可能通過與第三方虛擬助理服務的關係而被雇用。

很大程度上，爭論是語義問題之一，但最終重要的是要了解僱用和僱用 VA 的預期設置是什麼，並為您和您的代理機構選擇最佳選擇。

您不應該在虛擬助手中尋找什麼？

根據 Dennis Yu 的說法，人們在僱用 VA 時最常犯的錯誤是期望找到一個可以成為多面手的人。 Yu 說，這是建立不成功的伙伴關係或讓 VA 過早退出的最常見原因。相反，他建議為運營、視頻、內容、設計、社區管理和網絡工程僱用單獨的 VA。

顯然，對於所有初創公司和企業家來說，立即在每個領域僱傭一名 VA 是不現實或沒有必要的，但你可以清楚地看到為什麼 Yu 會強烈警告不要試圖僱傭一名 VA 來涵蓋所有這些極其多樣化的領域。相反，通過為每個特定角色配備一個虛擬助理，他們將成為各自領域的大師，讓您高枕無憂，依靠他們及時、優質的工作。

最佳虛擬助手的 9 個特點

注重細節

當您經常提供指示並依賴於他們遵循 T 的事實，或者您的日程表基於其他人收集的邀請和約會時，您需要知道您有一個不會讓任何事情溜走的人裂縫。

Dennis Yu 在招聘過程中測試這一點的一種方法是給申請人一個任務，在任務說明的中間，他告訴他們在他們的電子郵件回复的主題行中隨機輸入一個單詞。例如，他經常使用“兔子”這個詞。錯過此詳細信息的申請人將被自動排除。

當涉及到主題行時，這個小細節可能看起來沒什麼大不了的。但是，當細節是讓您的助手告訴您您需要在一個機場時，事實證明您實際上需要從機場離開城市另一端一小時外，這是一個更大的交易。 Dennis Yu 的簡單小測試有助於識別越來越不可能犯該錯誤的 VA。

有創造力、足智多謀、獨立

我們都知道生活會發生，有時事情不會完全按計劃進行。如果您的 VA 在出現意外情況時癱瘓，那麼他們對您的幫助不會太大。畢竟，如果你從你的 VA 那裡收到的充滿問題的郵件比你從你的客戶那裡收到的更多，那麼僱傭某人有什麼意義呢？

在面試過程中，試著詢問候選人之前是如何處理意外情況的，並要求他們提供一個具體的例子來說明他們是如何處理的。

忠誠

如上所述，擁有 VA 的主要好處之一是讓某人逐漸了解您的節奏並預測您的需求。顯然，這只能通過讓同一個人在合理的時間內簽訂合同來實現。

儘管有時在面試過程中很難評估忠誠度，但一種方法是查看他們的教育和工作經歷。如果他們似乎在一個地方停留了很長時間，那通常是一個好兆頭。您還可以詢問他們未來的計劃是什麼，他們希望在自己的職業生涯中獲得什麼，並考慮您是否能夠支持他們希望的道路。

這可能導致培養忠誠員工的最重要因素：您需要善待他們！確保你溝通良好，徵求他們的意見，仔細傾聽他們的意見，給他們一個可管理的工作量，給他們在他們感興趣的領域成長的機會。當他們贏得時提拔他們，並給他們領導力當他們成長為他們的機會。當您的 VA 覺得您像人一樣關心他們，並且您投資於看到他們在職業和生活中表現出色時，他們更有可能堅持與您並在他們的工作中超越您.

專業的

不要忘記 - 您不會是唯一與您的 VA 互動的人。您希望有人可以依靠他與潛在客戶和同事進行溝通，同時對您的運營進行良好的反思。

確保他們在整個招聘過程中與您的所有溝通都表現出專業精神，無論是在語氣上，還是在語法和語言能力方面。也許做一個快速的谷歌搜索只是為了確保沒有任何明顯的危險信號會立即出現在互聯網上的某個地方，潛在客戶在了解它們後可能會發現它們。

強大的溝通者

虛擬通信可能很棘手。

當它是你和你的助手——以及你的助手和你的客戶/潛在客戶/合作者——之間互動的唯一方式時，你需要確保有人可以巧妙地處理它。

在招聘過程中要特別警惕，注意可能預示未來沮喪的誤解，以及誤導性的語氣或語言。與上述特徵一樣，請記住，此人通常會充當您業務的（虛擬）面孔，因此您要確保他們交流的每件事和每一種方式都是您樂於歸因於您的機構或企業。

可靠的

對於許多企業家和機構所有者來說，引入 VA 最可怕的事情是放棄對他們運營的每個細節的單獨控制，並信任其他人以相同的標準處理事情。這是完全可以理解的——畢竟，你的代理是你的夢想和你的孩子。

幸運的是，當您在團隊中找到合適的人選時，您會發現您的代理機構的產品質量不僅保持不變，而且實際上會提高。畢竟，兩隻手總比一隻手好，一旦你的工作被分成更易於管理的部分，每一項任務最終都可以得到應有的關注。

也就是說，只要您獲得可靠的 VA。

在招聘過程中評估可靠性可能會很棘手，但一般來說，如果他們在其他領域（注重細節、專業精神）表現良好，那麼你就有了一個良好的開端。為申請人分配一個有截止日期和時間的小項目也有助於篩選這些項目。但最後，您可以與員工簽訂 1-3 個月的試用期，以真正確定他們是否是您想要承諾並在更長期的基礎上投資的人。

熱情的

數字營銷行業充滿了令人興奮的個性、合作和創新。出於這個原因，有許多年輕的後起之秀渴望闖入並留下自己的印記。如果你能找到這些人中的一個，你就可以指望有一個能超越職責範圍的人。

熱心的員工深入傾聽他人的想法，將其內化，然後加入自己的積極發展。他們有專注和動力去發現錯誤並進行干預，對現狀進行創新，並改進他們接觸到的每一個領域。換句話說，他們是您想要加入團隊的人。

高技能

也許在潛在助理中尋找的最明顯的事情是真正擅長你要求他們做的工作的人。就像在任何面試中一樣，您需要討論申請人過去的教育和/或就業經驗的詳細信息（如果適用，請查看示例）。

確保你在面試過程中也給出了某種類型的任務。僅僅依靠申請人過去的例子可能會產生誤導，因為他們可能與同學或同事合作交付了最終產品。通過給申請人一個小任務，您將更準確地了解他們的個人技能。

接受反饋

每個人都有成長的空間，特別是當你和你的 VA 習慣了彼此的節奏時，你通常必須向你的 VA 提供積極的反饋和建設性的批評。

最好的 VA 是謙虛和安全的人，可以接受您的批評並將其轉化為專業改進。你不希望有人在第一次聽到消極的耳語時就屈服，也不希望有人有這樣的自我，以至於他們無視任何暗示其他人可以對他們的工作有更好的想法的人。這些候選人中的任何一個都不會成為長期僱員。

再一次，測試這個的最好方法是在申請過程中分配一個任務。完成後與他們討論申請人的工作，並註意他們對您的反饋的反應，無論是積極的還是消極的。

在這個舞台上，你也可以做一些事情。 Dennis Yu 指出，反饋的呈現和接收受到極大的文化影響，因此，即使提供批評，最好盡可能積極。他提倡“恭維三明治”，包括以積極的態度開始，加入您希望看到的變化，然後再次以對他們工作的更多讚美結束。

聘請最好的虛擬助手

尋找優質 VA 的最重要因素可能是進行徹底的招聘流程。要了解更多有關 Dennis Yu 如何為僱用他的 VA 團隊建立的流程，請查看這篇文章。

雖然僱傭 VA 最初感覺像是一個放棄控制權的過程，但它應該被視為一種賦權體驗。在有能力的 VA 的幫助下，您和您的代理機構將更專注、更有條理、更精簡、更熟練地開展工作和交流。

憑藉您在上面發現的新知識，您可以確信這個 VA 授權的代理 2.0 已經觸手可及。