關注的藝術：在遠程團隊中更智能地溝通

我開始我的工作日，向我從未見過的昏迷的人打招呼。

然後我和一個機器人打架。

這就是說：在 Convert，我們的溝通方式有所不同。

在這裡，我們是一個完全遠程的團隊，工作時間幾乎完全靈活。 我們位於 9 個不同的國家，跨越 11 個時區。

然而——我們彼此認識。 我們知道如何溝通。 3 個月前的第一天“走進”，我驚訝地發現團隊似乎進展得如此順利、無縫和善解人意。

這一切都是這樣運作的。

• 機器人如何提醒我們作為人類進行交流。
• 我們如何“謙虛”並分享我們的“操蛋”。
• 我們用來“公開”工作的工具——即使跨時區和在筆記本電腦後面。

鬆弛

每個人和他們訂閱 Tech Crunch 的母親都使用 Slack——而且有充分的理由。

它光滑，高效，易於組織。 移動應用程序運行良好。 即使是小叮噹的通知通常聽起來也很愉快。

如果 Convert 有一個傳統的辦公室，slack 將是我們的會議室、廚房、會議室和公告板。 以下是我們如何使用它使“在線”感覺像“親自”。

機器人：

鬆弛機器人：

奇怪的是，我們的 slackbot 扮演啦啦隊長、元帥和喜劇演員的角色。

我永遠無法跟踪到底是什麼觸發了它——但我可以將命令提示符分為幾類：為了笑聲，為了任務。

在後一類中，我們有一個大規則：性別中性語言。

Convert 有一個專門的有意識的商業政策——它是多方面的，並且一直在發展。 但其中很大一部分是性別中立——這是我們招聘流程、社會使命和語言的核心。

因此，如果我們搞砸了，slackbot 會給我們“溫和”的提醒。

（“我們”主要是指“我”。當我搞砸時，Slackbot 主要是給我溫和的提醒）。

輸入“dude”、“bro”或“guys”會迅速提示“你是說幫派嗎？” 或“你是說朋友嗎？” - 或其他一些性別中立的建議。 所有這些，最近，我已經變得天生熟悉。

其他觸發器更有趣（閱讀：嚴重依賴 gif）。 “該死”會提示 gif 響應——通常是人們受傷的響應。 “在線”提示人們穿上西裝或開始工作的 GIF，有時，莫名其妙地，來自 The Dude 的難以置信的表情。

“天氣”和“熱”提示更多 slackbot sass：

現在，我知道這些看起來像笑話。

你可能想知道：“一個過度依賴 gif 幽默的機器人有什麼創新之處？”

但老實說，它們不僅僅是玩笑。 我花了幾個月的時間才明白我們是如何真正為 slackbot 編程的。

我們使用 slackbot 作為一種表示我們互相傾聽的方式。 作為表明我們正在關注的一種方式。

當 slackbot 建議我用“你們”來稱呼團隊時——我抱怨道。

Slackbot 沒有忘記（或者，至少，編寫命令的丹尼斯沒有忘記）。

然後當我感嘆“y'all”不是正確的複數形式時，slackbot 適應了。

當轉換器生病時，slackbot 加入了善解人意的人類合唱：

當轉換器互相慶祝時，slackbot 與他們一起慶祝。 （有時以某種方式，誠然，有點奇怪）。

最後：我們以一種微妙的、未經討論的但重要的方式使用 slackbot。 這是一個機器人，它提醒我們以人類的方式進行互動。

嘿塔可：

所以我喜歡HeyTaco！ bot 有兩個原因：1）我喜歡贏得東西。 2）我喜歡炸玉米餅。

如果您不熟悉：“Hey Taco”是一個 slackbot，可讓您通過簡單的“@”命令和表情符號給隊友“道具”。

（我知道，當你輸入它時聽起來有點荒謬）。

但這就是它很酷的原因：它鼓勵你互相鼓勵。 說“嘿——你做得很棒”有一套固定的協議。 這使得說“嘿，你做得很棒”變得容易和習慣。

每當有人向你扔墨西哥捲餅時，Hey Taco 機器人就會向你發出一條消息提醒。 另外，它將你鏈接到你的團隊排行榜——這很有趣。
（即使你是我，並且排在第 8 位）。

Hey Taco 還允許您“兌現”炸玉米餅以獲得團隊獎勵——您可以自定義。 但真正的回報不是有形的。 它通過小小的、祝賀的行動來培養一種積極和鼓勵的文化。

通過炸玉米餅。

渠道：

Convert slack 中最不實用的通道往往是最重要的。

它們是我們主要數字通信的人類基礎。

#all_watercooler：

在 Convert，我們致力於 Holacracy 系統——這意味著我們自主地工作。 我們擁有我們的“領域”。 沒有真正的批准過程，也沒有過多的來回。

從理論上講，這意味著，如果我願意，我可以坐在辦公桌前做我的工作，發表我的文章，完成我的任務並全天互動，絕對沒有人。

但我沒有。 因為那很無聊。

轉換器並不乏味。

而且因為我們並不無聊——我們往往喜歡互相交談。 水冷卻器就是我們這樣做的地方。

我通常會發送旅行中的照片。 其他人發送他們孩子的照片。 或者食物。 或者他們正在學習的課程。 或遠足或奇怪的筆記本電腦設置或時髦的 Airbnb 或更多食物。

老實說，這對公司文化來說是一個巨大的勝利，因為它讓我期待登錄 Slack。 大紅色通知不僅嚇人 - 它們是來自朋友的更新。

#all_fuckups：

我發現在 Convert 中，我們分享的混蛋有幾種不同的形式。 有時，它們是“一般生活”的東西（即我在 DMV 呆了 4 個小時）。 有時它們實際上是“我的工作並不出色”的東西。

我仍然不擅長分享我的混蛋。

在一個遠程團隊中：你必須克服它。

他媽的頻道使它更容易。

主要是因為公開地看到人們的錯誤是一種安慰。 看到沒有人關注它們是一種安慰。
沒有人譴責你。 您不會被“舉報”、“暫停”或“陷入困境”。
通常，您只需獲取表情符號即可。

（還有一些來自 slackbot 的 sass）

#all_humblebrag：

然後我們有一個相反的渠道！

在這裡，我們為自己吹噓：

我們為公司吹噓：

我們互相吹噓。

共享 Gif、炸玉米餅和愛心。

老實說，這只是一個很好的、令人祝賀的聚會場所。 每當我看到來自這個頻道的新通知時——我都非常激動。 我為我的同事們所取得的一些成就感到非常自豪。

每個公司都應該有這樣的空間。

那你怎麼樣？

問你自己…

• 我們如何實現人工自動化？ 專心？ 我們可以“構建”什麼來顯示“我正在關注”。
• 我們公司代表什麼？ 我們如何在溝通方式中加強這一點？
• 我們如何提醒自己給予積極的反饋？ 我們如何鼓勵自己承認錯誤？
• 作為人類——而不僅僅是作為同事——我們的空間在哪裡？

體式

我在 Convert 的前幾週，幾乎每個問題的答案都是：Asana。

• 嘿，我可以獲得 WordPress 訪問權限嗎？ 問迭戈，在體式。
• 我在哪裡可以找到編輯中的博客文章？ 內容頻道，在 Asana 中。
• 哪一頁有你要我看的副本？ 我把它分配給你，在體式。
• 開會前我需要做什麼？ *惱怒的嘆息*檢查一下體式，好嗎？

如果您不熟悉 Asana，它是項目管理軟件。 構建塊是板、項目和任務。 所有這些事情的重點是：您可以為要做的事情做筆記——將它們分配給人們，給出截止日期，發表評論，最喜歡的任務，按主題組織它們，然後獲取。 您的。 行為。 一起。

我們幾乎將 Asana 用於任何需要一分鐘以上的任務。 如果你告訴我在 Slack 中做某事——老實說，我會忘記的。 如果你把它放在體式中——我會看到那個又大又醜的紅色預產期盯著我看，我會開始行動的。

週五更新：

所以每週五，Asana 都會給我一個小小的提醒：

這有幾件事。

1. 它讓我的大腦開始“哦，天哪。 這週我做了什麼？” 然後我被迫反思——有時自豪，有時恐慌——並認真評估我取得的進展。
2. 這讓我想起了我不是孤立地工作的事實。 人們依賴於了解我的項目是如何進行的。 我可能應該，你知道，讓他們張貼。

週五的更新很好，因為它們是面向公眾的。 您可以訂閱以查看任何人的更新。 幾乎任何人都可以看到您的更新。 這是一個很好的、全公司範圍的 10 秒回答問題：“你這一周過得怎麼樣？”

但除此之外，他們還創造了一種問責文化——不僅是公開的，而且是個人的。 他們迫使您慶祝自己的進步，並面對自己的障礙。

它們讓你回顧你已經完成的事情，或者你花費了太多時間的事情。

會議記錄：

如果我想看看我們在任何會議上做出的決定，在任何時候可以追溯到時間的黎明——我可以在 Asana 中找到它。

我所說的“時間的黎明”是指“9 個月前我們啟動整個系統的時候”。

儘管如此——每週會議的結構、議程和筆記——都很好地生活在一個固定的體式項目中，並且可以追踪。

根據我們的合樂制模式——我們已經標準化了“戰術”和“治理”會議。 如果您了解合樂制——您就會知道它非常結構化。 有一個簽到輪，有清單，有指標。 有一個議程要設定。 並且有一個適當的順序來完成所有這些，以便會議順利進行。

有很多事情要跟踪。 幸運的是，Asana 或多或少為我們做到了。

那你怎麼樣？

問你自己…

你的“廢話少說，搞定”的空間在哪裡？ 你如何使用它來保持自己的任務？

是什麼讓您的會議順利進行？ 誰拿你的會議記錄？ 他們住在哪裡？ 它們易於訪問嗎？

有聲音和麵孔

所以我們不在同一個地方——並不是所有通過 slack 發送的 gif 都可以彌補這一點。

但是當我們抽出時間交談時，我們覺得我們非常接近。

我花了很多時間遠程工作。 我注意到我們做的一件事不同？ 人們會打開網絡攝像頭，除非他們的互聯網質量非常差。 如果您偶然參加我們的任何會議，您會在聯合辦公空間、汽車、咖啡館或甲板上看到人們。 我從帳篷裡接了電話。 可見性比形式更重要。

我們做的其他不同的事情是……

小伙伴來電：

完全披露：我從來沒有正確地打過好友電話。

因為我總是超時。

事實證明，你的同事很有趣。 好友通話是我們指定的、強制的、每月一次的機會，可以談論工作以外的任何事情。 結果，我現在對穿越加拿大農村的火車、為行動不便的室內設計和茶有所了解。 但是，更重要的是，我知道我的同事是誰，他們關心什麼。

新成員的好友呼叫頻率更高。 通過這種方式，您可以更好、更快地了解團隊——並且您可以更輕鬆地提出問題。 它們也是轉換時區導航藝術的好習慣，並學習讓你的日曆與其他人一起玩得很好。

勝利與苦難：

每週我們都有一個 30 分鐘的視頻群聊會議，名為“分享你的勝利和痛苦”（我知道，這不是最有創意的標題）。 它或多或少地充當現實生活中的“humble_brag/fuckups”頻道。 或者，就像團隊範圍內的好友通話。 基本上，我們坐下來，一一說：本週對我們來說什麼進展順利，什麼進展不佳。

有時。

有時我們只是最終談論一些事情。

與我們的頻道一樣：這是一個人們分享工作或生活的空間。 但重要的部分是——你可以看到人們對你在“現實生活”中的得失產生同情和反應。

那你怎麼樣？

問你自己…

• 我們可以做些什麼來讓我的遠程團隊感覺不那麼孤立？
• 我們認為花幾個工作時間來休息一下是否有價值？

那麼大的想法是什麼？

所以這很多。

很多工具、流程和規則。

但老實說——工具和流程都是無關緊要的。

在 Convert，這些東西之所以有效，是因為我們與它們合作。

如果您的同事不參與進來，Slackbot 告訴您“它希望您感覺更好”會感覺很糟糕。#Watercooler 之所以有效，是因為我們分享。 Asana 之所以有效，是因為我們發出了“贊”，並且足夠透明，可以提供更新。

工具的好壞取決於使用它們的團隊。 但是，當您擁有一支出色的團隊，使用出色的工具時，您就可以真正構建一些東西。