審核 CRM 集成以取得持續成功的 3 個步驟

如果您剛剛完成了 CRM 集成，那麼首先做得很好！ 毫無疑問，您的頭腦有些疲倦，您仍然沉浸在銷售和營銷團隊對您如何通過自動化和流程改善他們的生活的讚譽中！ 但接下來呢？

為確保您繼續保持集成勢頭並從團隊中獲得更多好評，您需要審核您的帳戶以了解下一步該做什麼以及需要解決什麼問題。

因此，在我們討論為什麼審計很重要以及如何確定阻礙點之前，我們需要看看“遷移”和“集成”之間的區別。

“遷移”和“整合”之間的區別。

遷移是從使用一種操作環境遷移到另一種操作環境的過程。 HubSpot 有很多專注於營銷和銷售協調的工具，因此我們看到許多人從 Salesforce 或內置 CRM 系統遷移到 HubSpot Enterprise CRM。 如果您正在遷移 CRM，您將希望避免丟失過去的 CRM 數據，因為這對公司來說是黃金。 這種遷移的數據使團隊能夠報告有效的銷售策略、避免不必要的工作、提高銷售速度並減少中斷。

集成是將一個操作環境連接到另一個以增強一個或兩個環境的功能的過程（根據 PCMag）。 沒有軟件可以自己做所有事情，並且集成允許客戶為業務問題構建完整的解決方案。 例如，HubSpot 與 Vidyard 集成，這允許 HubSpot 客戶在其 HubSpot 營銷活動中使用視頻內容並分析參與度指標——所有這些都在一個地方。 如果您受僱實施客戶的 CRM 和銷售工具，則可能會要求您集成多個系統以滿足客戶的需求。 在某些情況下，您可能需要遷移和集成多個系統，具體取決於它們的軟件堆棧。

採取一切必要措施來保存他們的數據。 即使在技術上完成了遷移和/或集成單獨的系統之後，您仍需要徹底審核您的工作並從客戶那裡收集反饋。

為什麼審計如此重要？

對於任何有幸擁有一所房子並已經完成的人，您會知道在第一次修復後它永遠不會完全完成，並且總會有一些障礙和需要修復的東西。 對於您的 CRM，這是相同的過程，並且審核會暴露您成功的任何潛在障礙。

您最近已成功將客戶從 Salesforce 遷移到 HubSpot。 但是，當您審核遷移時，您會發現一些關鍵屬性配置不正確。 如果沒有這些屬性，客戶將無法有效地自動化操作活動。 通過及早糾正這種失誤，您可以為客戶節省數月不必要的手動工作。

第二個事實是，通過審計，你會更好地把握CRM的戰略需求。 最近，我們將 HubSpot 與其他幾個工具和內部定制 CRM 集成。 在此期間，我們發現我們可以通過使用分段交易管道和自動化進行無縫交叉來改善公司的所有領域。 通過確保我們自始至終審計和諮詢團隊，我們為客戶設計了一個更好的長期業務解決方案。 審計和持續溝通增加了成功實施的可能性，這反過來又加強了你的地位。

如何通過三個步驟審核遷移和集成

下面，我們將看看一些審計最佳實踐。

我們可以將審計分為三個有序的步驟：

1. 檢查丟失的數據 - 仔細檢查對象、記錄、關聯和屬性，以確保在遷移或集成期間沒有丟失任何數據。

2. 用戶需求分析 - 分析客戶以前的 CRM 中的關鍵報告和列表，以確保它們可以在 HubSpot 中重新創建並與用戶對話。

3. 增量遷移 - 執行“增量遷移”以傳輸可能在初始遷移或集成中遺漏的任何新修改的數據。

這不是集成審計的完美步驟數，但任何好的審計都應該至少包括這些操作。 跳過這些步驟之一可能會給您帶來不必要的工作。 無序採取措施也可能會增加您的工作量。 例如，如果您從嘗試構建報告開始（第 2 步），您可能會發現關鍵數據沒有遷移，您將不得不返回第 1 步。如果您直接跳到第 3 步，您可能會發現您必須返回並更正兩次丟失的數據。

映射用例

您和最終用戶都應該能夠想像他們打算如何使用他們的 HubSpot 帳戶。 但說實話，這很困難，因為組織中的一些人不知道 CRM 是什麼，也不知道它可以為他們做什麼。 作為主要實施者，您需要花時間解決他們的問題，然後在正常的、人性化的層面上與他們討論如何使用 CRM 來為他們謀取利益。

為此，請使用引導式提問，讓他們間接告訴您如何設置 CRM 和自動化。 這裡有一些你可以問他們的問題：

• 你在工作中最大的時間浪費是什麼？ 為什麼？
• 您能否向我展示（通過屏幕共享或親自）在您的 [previous CRM] 實例中最近關閉的客戶的示例？
• 記錄是如何在您的系統中移動（從潛在客戶到客戶）的？ 關聯的對像是如何移動的？
• 你能告訴我這個過程在[以前的 CRM] 中是什麼樣子的嗎？
• 如果你能揮動一根魔杖，你會如何改變這個過程？
• 有沒有你不願意改變的流程？ 為什麼？

通過提出這些問題，您將了解更多關於在 HubSpot 中為他們重新創建和/或改進的內容。 為獲得最佳結果，您應該為審計的三個步驟中的每一個向客戶傳達一個明確的時間表。 只有當您清楚地了解您可以做什麼、這將改進什麼、所需的步驟以及您將為消除摩擦而提供的培訓時，才返回給客戶。 通過給出清晰的步驟大綱和方向，然後提供持續的服務培訓大綱，您可以限制對它們的干擾。

客戶應該定期更新審計的狀態，也許在每週一次的會議上。 由於沒有客戶的反饋，您無法完成任何步驟，請留出足夠的時間讓客戶審查您的工作，提出問題並提出更改建議。 與客戶團隊中的主要利益相關者建立牢固的工作關係，並確保您定期與他們會面。F

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第 1 步：如何檢查丟失的數據

集成的第 1 階段完成後，您需要確保其 CRM 的所有構建塊都已成功轉移。

如果它們缺少關鍵記錄、對象、屬性或關聯，那麼將來轉移這些可能會更加困難。 雖然您應該盡職調查並檢查遷移和/或集成數據中的錯誤，但您還應該讓客戶的團隊自己檢查他們的帳戶。

他們更有可能發現失踪的公司、個人和財產，因為他們可能會在日常工作中使用這些數據。 在遷移或集成期間未參與的客戶更有可能對實施不滿意，因此您需要確保他們積極參與。

確保您安排了足夠的時間來解釋 HubSpot 的對象、記錄和屬性是如何工作的，因為這將幫助客戶更好地評估他們的需求。

在某些情況下，用戶可能對 HubSpot 還不夠熟悉，無法自己進行審核，因此您需要積極幫助他們。

一旦您的 CRM 達到了首次採用的階段，並且您已經對員工進行了一些基本流程的培訓，您需要稍微退後一步，讓用戶開始解決問題，以他們自己的方式使用系統，然後來採用新工藝。

例如，在最近的一次實施中，我們使用 HubSpot 的銷售工具制定了一個很好的流程，但我們發現銷售團隊對解決方案感到不知所措。 我們退後一步，實施了一些更基本的解決方案，並提供了關於工具不同方面的培訓，即片段，這將提供自動化和節省時間，同時仍然給予他們控制權。 接下來發生的事情是，在一周之內，隨著一些問題的反彈，他們使用片段完全實施了一個新流程，但將它們與 HubSpot 文件管理器集成以創建一系列流程，雖然不是我們計劃的，改善了他們對平台多個部分的體驗和採用。

您和用戶應獨立或共同評估以下要素，排名不分先後：

• 所有對象（盡可能）都已遷移（或適當集成）。 這包括聯繫人、公司、交易、產品、報價和任務。
• 與#1 中的對象相關的所有屬性/字段/標籤都已遷移（或適當集成）。
• 對象 (#1) 和屬性 (#2) 之間的所有關聯都已遷移（或集成）。 例如，稍後必須手動將數百個交易（或關鍵屬性值）與適當的聯繫人/公司關聯起來會很痛苦。
• 所有物理數據均已導入。
• 所有“交易破壞者”項目都已遷移。 這些是客戶端無法運行的任何關聯、對像或其他進程。

這第一步至少需要一兩個星期。 如果客戶似乎不願意參與審核，請向他們解釋為什麼沒有他們的意見你不能這樣做。 在所有情況下，提醒他們你正在努力解決他們的成功問題並保護他們免受下游的痛苦。

如何評估、重新創建和改進客戶報告

現代組織淹沒在數據中。 它隨處收集，從全球業務運營到個人的移動設備。 但如果沒有上下文或目的，數據就像撒哈拉沙漠中的沙子——豐富但毫無生氣。 報告對公司的成功至關重要，如果您的客戶將數據存儲在 CRM 中，他們可能需要以某種方式對其進行報告。 在某些情況下，客戶可能已經知道他們想要構建什麼報告。 在其他情況下，您可能需要為他們的成功提出適當的建議。 以下是您可以提出的一些問題，以確定客戶的報告需求：

• 您之前是否以任何方式報告過您的營銷/銷售工作？
• 當你說你想看報導時，你的腦海裡會想到什麼？
• 你能分享你的屏幕（或屏幕截圖）給我看嗎？
• 您認為您的競爭對手正在查看哪些報告？
• 在理想的世界中，您想向您的經理/副總裁/首席執行官展示什麼結果？
• 你會根據這份報告做什麼？ 你會根據這份報告採取什麼行動？
• 哪些數據可以幫助您的團隊更好地完成工作？ 哪些數據可以幫助您更好地指導您的團隊？

根據他們對這些問題的回答，您可能需要分配額外的時間來構建他們的報告儀表板。

例如，如果客戶之前沒有以任何有意義的方式報告營銷/銷售，您可能希望向他們發送一些最佳實踐資源以供審查。 如果客戶依賴他們以前的 CRM 中的報告，您可以使用上面的問題來詳細了解他們需要可視化的數據類型。 深入了解他們的報告偏好，並根據您過去與其他客戶的經驗增強他們的報告。

在某些情況下，涉及自定義對象的報告無法在 HubSpot 中重新創建，但請確保您盡最大努力將 HubSpot 轉換為您需要的格式。 在這些情況下，您可以使用 Timeline API 創建自定義事件，或使用 CRM Extensions 在 CRM 側邊欄中創建數據卡。

如果某事不可行，請保持透明。 使用 HubSpot 的 API 和內置工具盡最大努力尋找創造性的解決方案。

假設您正在幫助客戶重新創建一個簡單的交易收入報告，並且您看到了將大量複雜的 Excel 報告傳輸到 HubSpot 的機會，因為 Sales Hub 能夠跨多個數據集進行報告。 通過設計這些跨對象報告，您將顯著提高客戶對關鍵指標的洞察力。 在深入研究客戶的報告之前，您應該為對話設定明確的時間框架和節奏。 為這項任務分配大約兩週的時間，但可以根據客戶的需求隨意調整。 此外，清楚地記錄客戶需要您提供的所有報告是一個好主意。 與他們共享此文檔以避免任何遲到的意外。

如何以及為什麼應該執行增量遷移

執行增量遷移是審計過程的最後一步。 增量遷移是在遷移審計結束時執行的小規模遷移，用於傳輸初始遷移中可能遺漏的任何新修改的數據。

例如，您的遷移可能包括截至 2019 年 12 月 1 日的所有內容，但假設客戶在 2019 年 12 月 30 日之前繼續在舊 CRM 系統中工作（直到設置 HubSpot 帳戶）。 這種 29 天數據的差距或增量可能會對客戶在 HubSpot 中的報告和實施產生不利影響。

通過做一個小的增量遷移來帶來剩餘的數據，您將為您的客戶節省大量額外的工作，並確保從一開始就更順利地實施。 如果您選擇不這樣做，或者如果客戶選擇獨立執行此操作，則可能會給您的時間線帶來相當大的延遲。 理想情況下，您應該在給客戶的初始提案中包含增量遷移。

如果不澄清這些因素，您可能不得不執行不止一次的增量遷移，這將花費所有各方額外的時間和金錢。 執行增量遷移後，請務必重複步驟 #1，並再次檢查是否有任何丟失的數據。 讓您的用戶也再次審核他們自己的數據，最後一次。 一旦雙方都對增量遷移感到滿意，您就可以開始了。

綜上所述

你應該經常檢查你的​​工作——這是標準的——但是在對 CRM 進行全面更改時，這一點尤為重要。 改變 CRM 對任何組織來說都是一個艱難的時期，而且在很多方面，這就像讓您的孩子轉到不同的學校。 對於孩子們來說，這是一個極具破壞性的過程，他們不會喜歡它，你會發脾氣和爭吵，但從長遠來看，你知道這會改善他們的生活。 對 CRM 進行審計和檢查的重要性非常重要，但做好有效的工作將有助於提高項目的成功率。