溝通、協作、協調：指導成功的跨職能團隊的 3C

構建下一代產品需要廣泛的技能、觀點和專業知識。

許多公司依靠強大的跨職能團隊關係來構建能夠為客戶帶來真正價值的產品。 對講機也不例外。

什麼是跨職能團隊？

“跨職能”一詞最常用於描述由具有不同職能或技能的人組成的團隊。

例如，在 Intercom，我們的產品團隊包括設計師、程序員和產品經理，這些獨特的角色一起工作。 或者，您可能會聽到來自企業不同部門的團隊在一個大項目上合作使用的術語，例如推出新產品或發布。

“跨職能”一詞最常用於描述由具有不同職能或技能的人組成的團隊。

“要使組織真正有效，每個團隊都需要考慮自己始終跨職能工作，而不僅僅是在逐個項目的基礎上工作”

在這兩種情況下，項目經理或產品經理都起帶頭作用，充當指揮者，確保所有儀器協調一致，並確保每個人都知道自己的角色、時間和目標。

但是，當沒有大項目或目標要努力，也沒有指揮家可以調調時呢？ 在大多數情況下，團隊和職能部門又回到了孤立的工作狀態，不時出現臨時的 Slack 聊天、電子郵件、咖啡見面會和奇怪的公司範圍內的演示文稿。

但是，可以在日常工作中進行更多的跨職能工作。

現實情況是，要使組織真正有效，每個團隊都需要始終考慮自己在跨職能工作，而不僅僅是在逐個項目的基礎上工作。 這需要一個全面的框架來考慮團隊之間的交互方式——我們已經通過艱難的方式了解到這是多麼重要。

為什麼跨職能團隊合作對我們很重要

作為產品教育團隊，我們創建幫助文檔、視頻、網絡研討會和消息來教育我們的客戶。 這意味著與我們公司的幾乎每個團隊密切合作，從產品團隊到客戶支持再到銷售團隊。

我們的大部分工作在很大程度上依賴於來自其他職能部門的信息，其成功取決於其他團隊共享和利用我們創建的內容——良好的跨職能實踐至關重要。

專注於日常跨職能卓越有三個普遍的好處：

1. 它通過防止孤立的同事處理相同的事情、處理錯誤的事情或處理過時的信息，從而提高您的工作效率。
2. 它有助於解決或避免問題，因為我們要么擁有所需的信息，要么確切地知道在哪裡可以找到它。
3. 它幫助我們做出更好的決策，了解其他團隊的優先事項、路線圖和問題的更廣泛背景。

當跨職能實踐崩潰時，它會導致不一致、不同的解釋和混合的結果。 那麼，您如何才能為您的跨職能團隊構建出色的日常實踐呢？

跨職能團隊合作的三個 C

同時與多個團隊合作可以讓您達到極限。 在產品教育團隊中，我們需要一種方法來導航並緩解高跨職能活動的繁忙時期。 在這些時期，需要在短時間內將數十個活動部件拼湊在一起。

為了協商這些艱難的時期，我們設計了一個基本框架來幫助我們了解並最終擴展我們與其他團隊合作的方式。 然而，我們很快意識到這些原則可以廣泛應用於所有跨職能工作——而不僅僅是繁忙時期。

為了創建一個框架，我們將跨職能活動分為三個相關活動：

• 溝通：團隊需要能夠有效地交談、提出問題、給出答案、提供上下文並相互提供指導。
• 協作：團隊需要商定的方法和通用工具來處理共享任務。
• 協調：團隊需要了解彼此的進度和方向。

這些行動中的每一項都是有效的跨職能團隊合作不可或缺的一部分。 當然，溝通、協作和協調並不是完全不同的活動，但是以這種方式構建您的工作將帶來清晰性，並幫助您理解和改進您與其他團隊的流程。

提升您的跨職能遊戲

要確定您的團隊正在做什麼和沒有做什麼，請列出您當前與其他團隊合作的所有方式，以及每個活動屬於三個 C 中的哪一個。 以下是如何區分這些活動的一些示例：

• 通信：會議、演示、電子郵件和消息。
• 協作：與其他團隊創建內容或在小組項目中一起工作。
• 協調：正在進行的跨團隊流程，例如通過 GitHub 存儲庫跟踪錯誤，或更新跟踪項目進度的 Trello 板。

通過映射這些流程，您將能夠可視化您與其他團隊合作的程度、您與哪些團隊合作最多，以及您與每個團隊合作的工作類型。

“佈置你當前的跨職能實踐可以讓你開始形成你的最佳想法”

您還將開始發現與其他團隊合作的聯繫和差距，並找出改進流程的方法。

列出您當前的跨職能實踐可以讓您開始形成最佳想法。 當你收集想法時，你應該將它們投入到溝通、協作和協調中，以更好地看到它們的影響。

你可能會有很多想法，所以減少你的列表，找出最好的，然後把它們分成兩個部分——大影響和快速獲勝。 儘管你想實現每一個體面的想法，但要現實一點。 讓每個團隊成員選擇一兩個具有重大影響的想法并快速獲勝。

舉辦一次創意會議後，您會發現有很多簡單明了的方法可以提升您的跨職能能力——您從舉辦這些會議中獲得的價值將是它們所花費時間的 10 倍。

您的團隊可以縮小正常的每週任務，捕捉團隊的整體視圖，並創建可以立即和長期受益於整個組織的新工作方式。

如果您在開始時遇到困難，這裡有一些有影響力的跨職能想法：

• 創建一個“如何與我們的團隊合作”文檔。 這將帶來多重好處——除了幫助其他團隊成功地與您合作並了解您的流程之外，它還將成為您團隊新員工（溝通）的寶貴資源。
• 就特定主題開展跨團隊會議。 讓您的各個團隊運行信息共享會話，以便他們可以協作和相互教育（協作）。
• 為其他團隊創建團隊報告。 這是提高其他團隊對您工作的可見性（協調）的簡單方法。
• 如果您的團隊收到大量臨時請求，請正式確定您的請求流程。 這將使您能夠更好地組織和優先處理您從其他團隊收到的請求（協調）。

進行一次創意會議後，您會發現有很多簡單明了的方法可以顯著提升您的跨職能能力。 您可以從運行會話中獲得的價值將是運行它們所需時間的 10 倍。 您的團隊可以縮小正常的每週任務，捕捉團隊的整體視圖，並創建可以立即和長期受益於整個組織的新工作方式。

挑戰現狀

創建出色的跨職能流程是一條雙向的道路——為了持續產生影響，您的努力需要得到與您合作的所有團隊的回報。 當然，你只能控制你的團隊做什麼。 但是，如果您從查看自己的工作開始，並尋求新的溝通、協作和協調方式，您可以讓其他團隊更輕鬆地與您合作，反之亦然。 隨著時間的推移，您還將擴大團隊在公司內的整體影響力。

對您的跨職能流程保持批判性的眼光——不要僅僅因為它們以前是這樣做的而做事。 打破陳規，嘗試新事物，挑戰現狀。 您可能會找到使團隊更好地合作的新方法。 如果您可以建立有效的新跨職能實踐，其他團隊將跟隨您的領導。