跟踪團隊生產力的最佳方法

團隊生產力衡量一個團隊在給定時間（例如一個月）內可以生產多少質量工作。 團隊是否富有成效取決於一系列因素，例如每位員工的生產力水平以及他們的技能。 此外，團隊溝通、工作環境和動機水平也對團隊生產力產生深遠影響。

在本文中，我們將介紹一些可用於跟踪團隊生產力的實用方法。 此外，我們將與您分享幾個特定團隊如何衡量其有效性的真實示例。

生產力對您的團隊的真正意義

值得注意的是，團隊生產力不會包含不同業務甚至不同團隊中的相同品質。 這就是為什麼，如果您是雇主或經理，請考慮您的公司或團隊的關鍵生產力參數。 以下是您可以問自己的一些問題：

• 貴公司提供哪些產品或服務？
• 您可以將哪種類型的性能標記為高效？
• 是否有團隊必須滿足的銷售或生產配額？
• 每個團隊最重要的目標是什麼？

一旦確定了有助於建立高效團隊的關鍵指標，就可以更輕鬆地跟踪團隊效率。 通過跟踪團隊生產力，管理人員將更好地了解團隊中是否存在一些效率較低的員工。 在這種情況下，領導者應該為這些工人找到合適的解決方案，包括：

• 為工人提供額外的培訓，
• 將員工轉移到另一個團隊，或
• 僱員的終止。

跟踪團隊生產力的八種方法

衡量團隊能力的方法之一是使用生產力指標。 以下是一些用於監控生產力的最常見指標。

計劃完成比率

計劃完成比率指標考慮了已完成任務與已分配任務的百分比。 因此，在使用此方法時，您正在查看給定的任務列表並分析團隊已完成的這些任務的數量。 這樣，您可以更多地了解團隊準確完成工作量的能力。

在sprint中工作時，您可以使用計劃與完成的比率。 在這種情況下，在 sprint 開始時，您應該記錄團隊計劃在 sprint 期間完成的工作量。 然後，在 sprint 結束時，您應該比較團隊完成的工作量與開始時計劃的工作量。

說到衝刺，值得注意的是，計劃與完成的比率對團隊和產品負責人非常有利。 該指標顯示了團隊成員的工作投入程度以及他們的能力。 因此，例如，一個團隊提交了 30 個 PBI（產品待辦事項 - “單一工作元素”），但只交付了 10 個。這意味著衝刺並不成功，因為只完成了大約 30% 的任務.

現在，我們將通過另一個計劃完成比率的示例，向您展示高比率和低比率之間的差異。 假設一個團隊必須在一個月內完成 20 項任務。 如果團隊成員在給定時間內設法執行 18 項任務，他們的計劃完成率為 90%，這很​​好。 另一方面，如果團隊成員在此期間僅完成 10 項任務，則計劃完成率為 50%，這是很低的。

當比率低於應有的值時該怎麼辦？ 團隊領導有多種選擇：

• 僱用更多的團隊成員按時完成所有工作。
• 減少團隊每月必須完成的工作量。
• 修訂規劃流程並進行調整。

計劃與完成的比率低意味著計劃過程無效或團隊成員沒有合適的技能來執行任務。

週期

週期時間指標跟踪完成產品或交付服務所需的平均時間。 規則很簡單：更短的周期時間意味著更高水平的團隊生產力。

例如，在軟件團隊中，此方法涵蓋了團隊從功能的第一次提交（起點）到最後一個階段（即部署）所需的時間量。 或者，對於呼叫中心的工作人員來說，週期時間是從他們接聽電話到完成電話的那一刻。

有一個簡單的公式可以計算週期時間。 您必須將淨生產時間除以製造的單位數量。 淨生產時間 (NPT) 是團隊完成產品所需的時間。 確保會有一些停機時間（會議時間、午休時間等）。 從員工花在工作上的總時間中減去這些時間。

例如，在一家快餐店，一個團隊每天工作 9 小時。 當我們減去停機時間時，我們將得到 8 小時 15 分鐘（495 分鐘），這是我們的 NPT。 工人們一天要製作 45 個三明治。

週期時間 = 淨生產時間÷製造的單位數量

週期時間 = 495 ÷ 45

週期時間 = 11

這個團隊有 11 分鐘的時間做一個三明治。 當然，如果團隊成員設法在 9 分鐘內完成一個三明治（少於平均週期時間），那他們的工作效率就會更高。

使用周期時間的好處之一是團隊領導可以了解計劃過程是否運作良好。 此外，該指標可以讓經理更好地了解團隊成員如何執行工作，以及他們是否有應有的效率。

逃脫的缺陷

這種方法跟踪團隊在給定時間內所犯的錯誤。 當開發團隊想要分析他們在項目期間遺漏了多少錯誤時，通常會使用此指標。 因此，如果您的開發團隊正在創建一個應用程序，逃逸缺陷指標將幫助他們在您的應用程序向公眾開放之前及時發現錯誤。 這些錯誤可能是用戶體驗問題、性能問題或應用程序錯誤。

還有缺陷逃逸率。 您可以通過查看團隊在預生產階段發現的缺陷數量來計算此比率，然後將此數字與生產階段進行比較。

那麼，更高和更低的缺陷逃逸率意味著什麼？ 較高的速率表明測試過程或團隊使用的自動化測試工具存在問題。 較低的比率是高質量軟件的標誌，並且測試過程運行良好。

除了開發人員，其他團隊可以通過逃逸的缺陷了解他們的生產力。 例如，如果您在營銷部門工作，這種方法可以評估客戶投訴或社交媒體付費活動失敗等錯誤。

人均收入

每位員工的收入指標主要適用於銷售和營銷團隊。 這種方法的目的是了解團隊成員在創收方面的生產力。

當談到每位員工的收入技術時，您必須遵循一個公式。

您需要將總收入（由整個團隊產生）除以團隊成員的數量。 因此，例如，如果一家公司有 40 人，每年的總收入為 500 萬美元，那麼每位員工的收入將為：

5.000.000 美元 ÷ 40 = 125.000 美元

因此，每位員工每年 125.000 美元。 如果您選擇使用每位員工的收入方法來跟踪團隊生產力，請確保較高的每位員工收入意味著您的團隊更有效。

當您想比較在同一行業工作的兩家公司時，此指標會派上用場。 因此，要找出哪家公司更有效，您可以評估他們的每位員工收入。 例如，營銷公司 A 的收入為 500.000 美元，有 20 名員工。 每位員工的收入為：

500.000 美元 ÷ 20 = 25.000 美元

營銷公司 B 的收入為 520.000 美元，有 25 名員工。 這裡的每位員工的收入是：

520.000 美元 ÷ 25 = 20.800 美元

總而言之，A 公司比 B 公司的生產力更高。儘管 B 公司產生的收入稍多並且擁有更多員工，但 A 公司的人均收入更高。

時間追踪器

除了這些生產力指標之外，您還可以嘗試使用時間跟踪器來衡量團隊效率，無論團隊類型如何。

以下是時間記錄如何讓您更深入地了解團隊生產力。 當團隊成員每天記錄他們的工作時間時，管理人員可以查看當前誰在執行什麼任務以及項目進展如何。 一些時間跟踪應用程序，如 Clockify，為您提供團隊一周的可視化細分。

另一個方便的選項是團隊儀表板。 在這裡，您可以看到最活躍的項目。 由於儀表板中的每種顏色代表每個項目，因此您將能夠確定您的團隊在一周內在特定項目上花費了足夠的時間還是過多的時間。 此外，您可以查看團隊跟踪的總小時數。

此外，如果您想了解更多關於個別團隊成員的信息，您可以通過查看圖表下方的團隊活動部分來做到這一點。 因此，您將確切知道每個員工在哪些項目上花費了多少時間以及他目前在做什麼。 您甚至可以在團隊儀表板中重新排列這兩個部分，以便團隊活動顯示在頁面頂部。 只需單擊“固定到頂部”圖標，您可以在下面的屏幕截圖中看到該圖標。

團隊活動部分的示例

在團隊活動部分，您還可以按總跟踪時間過濾數據，當您想查看誰的跟踪時間最長時，這會派上用場。 另一方面，您可以按最新活動進行過濾，以防您需要找出目前正在工作的人員。

工作調整的會計處理

當我們考慮一般的生產力時，我們通常會想到一個完美的工作流程，沒有任何錯誤。 但是，為了確保沒有任何錯誤，重要的是要注意細節並在需要時進行更改。 此外，與公司中的其他團隊協作也很重要。

Suzana Veselinovic 是 Clockify 的質量保證經理。 她說，當涉及到 QA 團隊時，他們的工作例程通常涉及團隊成員根據開發團隊進行的許多重新調整。 以下是 Suzana 指出的團隊生產力的關鍵標誌：

“錯誤跟踪板及其外觀告訴我們很多關於生產力的信息。 如果 QA 列“清晰”，則表示任務已有效完成。 此外，另一個良好的生產力指標是發送到生產中的功能的質量。 ”

Suzana 補充說，它需要多個測試階段，在此期間他們會報告各種錯誤，以確保功能的質量。

跟踪客戶滿意度

由於工作性質，一些團隊不會與客戶或客戶保持直接聯繫。 但是，對於客戶支持團隊等其他人來說，與客戶保持良好的專業關係是工作中最關鍵的部分。

當談到客戶支持團隊的生產力時，衡量團隊效率的一種方法是查看客戶的評論。 因此，團隊可以更多地了解整體客戶滿意度。

跟踪團隊生產力的另一種實用方法是使用報告工具。 Clockify 的支持代理 Jelena Lukic 表示，這些報告很有價值，因為它們顯示了已解決的工單數量和回複數量，以及團隊回复的速度。 除此之外，以下是客戶支持團隊用來衡量團隊生產力的方法：

“我們還可以查看上個月的團隊費率。 團隊費率是根據門票數量和好評和差評的數量來計算的。”

分析正確的指標

至於銷售團隊，他們的工作任務通常涉及通過電子郵件和會議與客戶溝通。 這樣，銷售人員就可以正確地向客戶展示產品或服務。

那麼，在跟踪銷售中的團隊生產力時，什麼是重要的呢？ Clockify 的銷售總監 Nikola Neskovic 表示，最關鍵的指標是：

• 團隊安排的會議次數，
• 團隊舉行的會議次數，以及
• 會議所產生的收入。

Nikola 補充說，這筆收入取決於團隊所做的轉換。 例如，當客戶從免費計劃切換到付費計劃，或從基本計劃切換到高級計劃時。

結論

不同的團隊在公司內執行不同的任務。 因此，像衡量營銷團隊的有效性一樣跟踪軟件團隊的生產力是沒有意義的。 因此，闡明使特定團隊富有成效的關鍵品質非常重要。 然後，您可以嘗試我們在本文中包含的一些方法。 這些指標使跟踪團隊生產力的過程變得更加容易。 我們也希望您能從我們的同事那裡得到啟發，他們分享了他們檢查團隊效率的獨特方法。