改善團隊溝通的六個實用技巧

已發表: 2023-11-01

在探索高績效團隊的研究中，有一個指標反覆出現作為成功的預測指標：溝通。

這表明，彼此有效互動的團隊更有可能運作良好。最終，您的團隊的表現將影響您業務的成功。

在本文中，我們將介紹可用於改善團隊溝通的實用技巧。

團隊溝通策略

在一項探索如何打造高績效團隊的研究中，麻省理工學院的研究人員發現，最有價值的溝通形式是面對面。接下來是視訊通話，然後是簡訊。

基於此，管理者應該尋求增加團隊面對面溝通的機會。文章指出了企業可以用來實現這一目標的幾種策略。這些都是：

當然，這些只是鼓勵個人互動的多種方式中的某些方式。想想什麼在你的組織內會發揮良好作用。

麻省理工學院的同一項研究也表明，團隊互動的方式很重要。它確定了可以影響團隊績效的溝通的兩個面向。

企業主和管理者應採取措施確保人們以最有效的方式溝通。麻省理工學院的研究指出了管理者可以採取的兩種方法。

首先是對團隊成員進行有效溝通技巧的教育。例如，他們應該鼓勵成員多傾聽並減少打擾。另一種方法是在團隊之間調動成員。

面對面的交流並不總是可能的。最近的一份報告表明，全球 70% 的專業人士每周至少遠距工作一次，其中 53% 的人至少進行半週遠距工作。這份報告非常重要，因為它對全球 96 家公司的 18,000 名員工進行了調查。

幸運的是，企業主可以使用許多工具來鼓勵溝通。 Slack 等訊息傳遞軟體讓團隊隨時隨地輕鬆溝通，而 Asana 和 Trello 等生產力工具則可以幫助每個人專注於任務。

您可以採取許多措施來鼓勵遠距工作人員之間的溝通。每週與所有團隊成員進行視訊通話可以成為經理與員工溝通的有效方式。這也有助於建立融洽的關係。

同時，在您使用的溝通平台上設定每週會議將確保整個團隊有時可以一起討論問題。

在召開線上會議之前，建立行程並設定單獨的線程，團隊成員可以用來討論每個主題。這將減少在單一線程中進行多個不相關對話的機會。

人們以不同的方式進行溝通。確保團隊中的每個人都能輕鬆地與其他成員互動——無論他們的經驗水平、性格類型或文化如何——可以構成成功團隊的基礎。

為了確保團隊中的每個人都能輕鬆溝通，您首先需要發現他們可能遇到的問題。

鼓勵內向的人在一個充滿外向的人的房間裡多說話可能需要一套不同的策略來幫助那些被更有經驗的員工嚇倒的新員工。

在一項針對高績效團隊的研究中，Google發現高效團隊的成員更有可能感到心理安全。谷歌將心理安全定義為個人感覺能夠自信地提出問題、提出建議和承認錯誤。

管理者可以透過多種方式鼓勵這一點。首先，他們應該明確表示，他們並不總是期望每個人都是完美的。承認自己的錯誤可能是做到這一點的一種方法。

建立一個讓所有成員都知道他們的意見受到重視的文化至關重要。制定團隊應如何對建議做出反應的規則也是如此。例如，團隊應該考慮所有想法，並且所有團隊成員都應該公平地進行交談和傾聽。

溝通規範是規定團隊如何溝通、做決策、解決衝突的指南。

賓州大學的德里克紐伯里建議團隊應該制定一些規範。

首先，團隊應該制定有關他們用於溝通的工具以及如何使用這些工具的指南。

Newberry 建議列出您的團隊需要執行的所有類型的溝通，例如專案更新或預算審查。然後，您應該為每個人設定適當的溝通方式。

雖然您可能會發現透過訊息傳遞應用程式執行專案更新是可以的，但預算審查可能更適合面對面的會議。

您還應該考慮溝通的頻率。例如，為每種類型的溝通安排會議可能最終會讓團隊不知所措。

有效的溝通有助於團隊共同努力實現目標。它減少了誤解，並確保團隊中的每個人都感到受到重視並願意分享自己的意見。

您鼓勵團隊溝通的具體方式取決於團隊的組成。

擁有大量遠距員工的團隊將要求您制定策略，讓人們在缺乏面對面會議時間的情況下進行有效溝通。另一方面，辦公室中緊密團結的團隊將面臨一系列完全不同的挑戰。

要了解有關如何提高工作績效的更多信息，請查看我們關於保持生產力和高績效團隊的特徵的文章。