Target Internet 的營銷人員項目管理指南

已發表: 2022-10-07

項目管理是完成營銷工作的高效工具，從廣告活動和 SEO 到社交媒體內容和促銷。

本指南將帶您了解如何在營銷環境中進行項目管理，既可以作為完成大型項目的一種方式，也可以作為規劃日常工作（例如社交媒體帖子和博客文章）的工具。

我們的目標是讓您更好地了解什麼是項目管理，以及像我們這樣的營銷人員如何使用它。

什麼是項目管理？

在最基本的層面上，項目管理是一種有管理的工作方法。你不只是完成任務；您正在計劃的並且可以監控的過程中處理它們。

雖然有許多不同的方法來進行項目管理，但大多數實例都涉及一些常見的組件：

可交付成果：這些是項目將交付的有形成果。在網站開發項目中，新的網頁設計可能是主要的可交付成果。在社交媒體營銷項目中，可交付成果可能是 Instagram 帖子。一些項目還具有輔助可交付成果，例如活動數據。
任務：每個項目由多個任務組成，每個任務分配給一個負責的團隊成員或子團隊。
利益相關者：參與項目的每個人都是利益相關者。這包括項目團隊中的所有人員，以及其他人，例如客戶、c 級內部人員以及最終將成為通過項目交付的營銷資產的目標的客戶。
方法論：關於如何管理項目的一組規則。

簡而言之，項目需要交付某些成果，這些成果可以分解為任務。任務分配給項目團隊中的人員，他們必須在託管流程中完成工作。

營銷項目管理實踐

項目管理用於交付各種營銷項目，包括：

網站開發
內容營銷
社交媒體市場營銷
搜索引擎優化
每次點擊付費
視頻廣告
應用程序開發
電子郵件營銷
公關活動

無論交付的具體工作如何，項目管理通常以項目管理軟件為中心。這是一個數字平台，利益相關者可以在其中管理他們的任務以完成，高級利益相關者可以監控整個項目進度。

每個團隊成員都應該能夠使用自己的登錄憑據訪問軟件。登錄後，他們可以看到已分配給他們的任務。他們可能能夠將文件和評論上傳到任務，並更改任務的狀態以反映它們是否已被某種“阻止者”啟動、完成或阻止。

高級利益相關者還可以將任務分配給團隊成員並設置完成的截止日期。（在某些團隊中，所有利益相關者都被授予執行此操作的權限。）

在任何項目中，讓團隊成員擔任項目經理都會有所幫助。此人負責幫助整個團隊成功使用項目管理流程和軟件。一些項目管理方法還要求項目經理履行額外的職責，例如領導定期團隊會議（有時稱為“scrum”）和幫助其他利益相關者找到解決問題的方法。

項目階段

營銷項目通常會經歷一系列直觀的階段：

開始
規劃
送貨
登出
分析

開始

我們稱之為啟動的階段是項目的開始。此時，營銷團隊與委託工作的利益相關者聚在一起討論項目的細節。雙方將就項目的一些基本細節達成協議，包括：

項目可交付成果是什麼？
項目的基線時間和成本預算是多少？
項目可以超出其基線時間和成本預算的最大數量是多少？

當所有關鍵的項目利益相關者都對條款感到滿意時，可以簽訂合同或非正式協議來啟動項目。

規劃

在項目規劃期間，所有具有戰略角色的團隊成員聚集在一起，決定如何實現項目可交付成果。雖然規劃過程因項目而異，但通常涉及以下要素：

設定里程碑。 里程碑是項目完成道路上的關鍵路標。例如，在視頻廣告活動項目中，“故事板完成”和“拍攝完成”可能是里程碑。每個里程碑都有一個截止日期，以幫助保持項目正常進行。
識別項目風險。 在項目管理中，“風險”是可能對項目結果產生正面或負面影響的可能的外部事件。在項目規劃期間識別主要項目風險可確保團隊準備好在項目期間利用機會或應對威脅。
將項目劃分為任務。 這些是完成項目可交付成果所需的單獨工作。在這個階段，識別依賴關係也很重要，其中一項任務的完成取決於另一項事先完成的任務。
分配任務和所有權。 每個任務都需要分配給負責完成任務的團隊成員（或子團隊）。在某些情況下，高級利益相關者也可能被授予項目可交付成果的所有權。

送貨

一旦項目計劃好，團隊就可以繼續進行項目交付工作。每個團隊成員都應該使用項目管理平台來管理整個階段的任務。

項目管理在交付階段以多種方式支持團隊，包括：

任務管理。 在整個項目過程中，每個團隊成員都負責在項目管理平台內更新他們自己的任務。這通常包括上傳文件、更改任務狀態以及通知項目經理任何阻礙任務完成的障礙。如果在交付階段發現了新需求，則會創建新任務並將其分配給團隊成員。
進度跟踪。 大多數項目管理平台都包含用於跟踪項目進度的可視化工具，例如甘特圖和刻錄圖。這些資源可幫助利益相關者評估團隊相對於項目時間預算的任務進展情況。尤其是高級利益相關者，將在整個交付階段仔細監控項目進度，以確定項目的計劃時間和成本預算是否仍然可以實現。
文件存儲。 根據團隊工作的性質，項目管理平台可用於存儲項目工作，例如包含用於內容營銷的副本的文檔。整個項目團隊都可以輕鬆訪問項目管理平台，這有助於防止重要工作丟失。

交付階段的項目管理只有在每個團隊成員都參與流程並履行更新任務狀態等職責時才能成功。向團隊成員說明這一點很重要。團隊還應該有一個知識淵博的人來幫助任何在項目管理過程或軟件方面遇到困難的人。

登出

當所有項目工作完成後，高級利益相關者——包括客戶或內部客戶——可以開會審查項目成果。如果所有各方都對項目可交付成果按計劃完成感到滿意，則可以認為項目已完成，利益相關者可以提供他們的簽字。

在此階段之前，一些項目團隊將使用項目管理軟件中內置的工具來生成報告和文檔。這可能是向客戶解釋已執行的工作的有效方式。

分析

一些營銷項目以簽字結束。

其他人則以分析階段結束。這可以是任何事情，從網站重新設計項目後的網站數據分析，到電視廣告活動後的客戶情緒分析。

分析可以理解為當前項目和未來項目之間的橋樑。這一階段的發現可以用於未來兼容項目的規劃，幫助團隊更有效地規劃和優化流程。

一些項目團隊還會在項目期間分析他們在項目管理過程中的經驗。這有助於識別人們在項目管理方法中遇到的問題，可以在下一個項目之前對其進行修改。

如何使用項目管理來交付日常營銷工作

我們剛剛討論過的分階段項目管理方法最適合交付具有中等到高度複雜性的限時營銷項目。

如果您的工作具有更常規的性質 - 例如，如果您需要每週發布一定數量的社交媒體帖子 - 這也可以通過項目管理來完成。您只需要使用稍微不同的方法。

對於日常營銷工作，我們建議使用帶有看板式系統的項目管理解決方案來管理您的內容，例如 Trello。在看板系統中，每個任務都由一張卡片表示，卡片可以從一列移動到另一列以表示其狀態。在社交內容工作流程中，您可能有標題為“想法”、“文本”、“文本和照片”、“已簽署的文本和照片”和“計劃/發布”的列。隨著新組件被添加到帖子的草稿中，它的卡片可以移動，直到帖子發布。這種方法同時使團隊能夠計劃社交內容、處理內容並將每個帖子的進度管理為一個小型項目。

這是一個視頻教程，展示瞭如何將項目管理工具用於日常營銷工作：

我應該使用哪種項目管理工具？

幾乎所有的項目管理都是使用項目管理軟件以數字方式完成的。這些軟件為團隊選擇的方法提供了基礎設施。

我們建議您先探索一些流行的項目管理平台，然後再使用一個。 Target Internet 團隊在以下選項方面有很好的經驗：

體式

Asana 是用於管理任務和項目的出色工具，具有易於訪問的精美用戶界面，使處理任務並將其分配給團隊成員變得簡單。它也恰好是我們用來管理內容營銷的項目管理工具——包括我們在本文中的工作！

Asana 是一個特別實惠的項目管理解決方案，提供預算價格的高級套餐和相當全面的免費版本。

特雷羅

這個巧妙的工具使您能夠使用卡片、白板和列表系統來管理您的工作。

Trello 特別適合通過工作流管理內容項，例如博客文章或社交帖子。

團隊合作

Teamwork 是一個功能極其豐富的項目管理解決方案，具有一套可選的附加組件，包括聊天、CRM 和辦公功能。 Teamwork 的界面可以說不如 Asana 或 Trello 的界面平易近人，但它的強大功能足以彌補這一點。

JIRA

JIRA 深受各地開發人員的喜愛，是使用敏捷工作方法的團隊的理想項目管理工具。

其他流行的項目管理軟件包括 Basecamp、Nifty 和 Monday.com。

使用項目管理來做營銷工作有什麼好處？

使用項目管理可以為營銷團隊和專業人士帶來很多優勢。主要好處包括：

合作。 大多數營銷項目都需要來自多個利益相關者的意見，無論是 SEO、PPC 投標人和社交媒體主管等專家，還是需要監控項目進度並提供簽字的客戶。項目管理軟件可以成為協作發生和記錄的共享工作空間。
跟踪複雜的項目。 當您從事包含許多不同組件的營銷項目時，可能很難跟踪每個重要細節。項目管理可以提供項目任務的全面概覽，包括是否按時完成。
生產率。 在項目管理過程中工作時，一些團隊成員的表現更加可靠和高效。項目管理可以提高生產力的潛在原因有幾個，包括高效訪問任務信息和截止日期，以及在團隊視圖中顯示每個人的打開和已完成任務的效果。
可複制性。 開始項目管理需要一點時間，但是一旦你設置好，你會發現很多項目都涉及到類似的項目管理流程。從長遠來看，大多數項目將能夠使用與之前項目相同的軟件設置和流程，從而節省時間和精力。

毫無疑問，項目管理也有一些缺點。對於一些團隊成員來說，採用這個過程可能會令人沮喪，甚至疏遠。還有一種風險是，過多地關注項目管理的細節可能會分散對生產性項目工作的關注。

關鍵是要在充分利用項目管理的不可否認的優勢和為您的團隊留有足夠的工作喘息空間之間找到適當的平衡。如果您能夠確定這種平衡行為，您的項目將獲得收益。