員工擴充與外包：優點/缺點、用例與技巧

已發表: 2024-02-28

人員擴充暫時為您的團隊添加外部人才，提供靈活性和專業技能。外包涉及將整個專案或職能移交給第三方，旨在節省成本和提高效率。它們之間的決定取決於您的專案要求和業務目標，激發對最適合您組織的好奇心。

但這兩種模式到底有何差別，哪一種適合您的業務運作？好吧，別擔心——我們會為您提供指導。

在這篇部落格中，我們將發現：

不同的業務場景特別適合這兩種方法。
人員擴充與外包之間的主要差異。
與每個策略和緩解技巧相關的風險和挑戰。
案例研究展示了每個模型的成功應用。

人員擴充的快速概述

員工擴充是一種策略性勞動力解決方案，涉及僱用臨時或合約專業人員來擴充組織的內部團隊。這種方法通常可以解決特定的技能差距、管理工作量波動或解決短期專案。

人員擴充的優點

一份報告顯示，到 2025 年，全球用於人員擴充的支出將達到約 818.7 億美元。以下是人員擴充服務受到廣泛關注的原因：

彈性：人員擴充提供了根據需要擴大或縮小勞動力規模的彈性。您可以快速適應不斷變化的專案需求，而無需與僱用全職員工相關的長期承諾。
成本效益：與維護大型現有團隊相比，它可能是一種經濟高效的解決方案。公司可以節省福利、培訓和基礎設施成本。
專業技能：獲得內部可能無法獲得的專業技能和專業知識。這使得組織無需大量培訓即可承擔複雜的專案。
速度：快速招募和臨時員工入職，縮短專案上市時間。

增加人員的缺點

除了這些顯著的優點之外，該策略也有一些缺點，包括：

管理開銷：管理內部員工和擴充員工需要有效的協調和管理，以確保無縫協作。
隱私問題：與外部人員分享敏感的公司資料可能有安全性問題。

專案外包快速概述

軟體專案外包是一種業務策略，組織將特定功能或流程外包給第三方服務提供者。這種方法涉及將某些任務或服務的責任轉移給外部專家或公司。

專案外包的優點

您是否知道到 2025 年全球外包支出預計將達到 1.1 兆美元？想知道為什麼嗎？好吧，這裡有一些令人信服的理由：

專業知識與專業化：外包公司通常是各自領域的專家。當您外包特定職能時，您可以接觸到在該領域磨練技能和知識的專家。
專注於核心能力：它允許組織專注於其核心業務功能，同時將非核心活動委託給專家。這可以提高效率和競爭力。
獲得全球人才：外包可以提供進入全球人才庫的機會，使公司能夠利用當地可能無法獲得的專業技能和專業知識。
可擴展性：外包合作夥伴通常可以快速擴展或縮減其資源，以滿足您的業務需求。

專案外包的缺點

當然，外包也有不少缺點，例如：

品質妥協：外包時，公司放棄了對外包流程的某種程度的控制。如果品質標準和安全性至關重要，這可能會成為一個問題。
溝通挑戰：管理遠距團隊和不同時區可能會帶來溝通挑戰，可能導致延誤和誤解。

人員擴充與外包－主要區別

員工擴充和外包是企業用來滿足額外技能或資源需求的兩種不同策略。了解這些方法之間的差異對於做出符合組織目標和營運動態的明智決策至關重要。

也就是說，讓我們探討一下這兩種策略之間的差異：

成本影響

人員擴充：在此模型中，成本通常與擴充人員的薪資加上人事仲介的加價有關。這種模式對於短期專案來說可能具有成本效益，因為它避免了與僱用專門的全職員工團隊相關的長期成本，例如福利、培訓和設備。
外包：相反，這種策略可以顯著節省成本，特別是當任務外包給勞動成本較低的公司時。然而，總成本還必須考慮協調工作的管理、潛在的品質控制問題以及與依賴外部提供者相關的其他風險。

控制與管理

人員擴充：透過此模型的實施，您可以保持對專案和擴充人員的完全控制，因為他們在現有的營運結構和管理中工作。這種方法確保您可以直接管理工作品質和專案方向，與您的業務文化和流程緊密結合。
外包：在外包安排中，外部服務提供者承擔管理外包功能或專案的責任。這可能會減少您對日常營運的控制，並可能導致工作文化和優先事項的差異。

靈活性和可擴展性

人員擴充：透過實施此策略，您可以根據專案的需求輕鬆調整擴充人員的數量，根據需要擴大或縮小。這種適應性使您能夠快速回應不斷變化的市場狀況。
外包：同時，外包在彈性方面可能有限制。合約和服務協議通常帶有固定的條款和條件，這使得立即調整變得更加困難。可擴展性可能需要重新談判合約或與其他服務提供者合作。

品質和專業知識

員工擴充：擴充的員工通常是高度專業化的專業人員，他們可以為您的特定專案帶來深入的專業知識和創新。只要他們的技能與團隊的努力有效結合，就可以提高工作品質並帶來更好的成果。
外包：外包團隊通常是各自領域的專家，提供高水準的專業知識。然而，使他們的工作品質與您的標準保持一致可能需要明確的規範、定期溝通和有效的監督。

與人員擴充相關的挑戰

人員擴充也帶來了一系列挑戰和風險。有效解決這些問題可確保增強功能達到其預期目的，而不會造成乾擾。以下是與員工擴充服務提供者相關的一些常見挑戰以及緩解這些挑戰的策略：

1. 文化和溝通障礙

挑戰：新進員工可能難以融入公司文化，進而導致溝通問題和團隊內部缺乏凝聚力。
緩解措施：促進包容性文化並提供全面的入職培訓，強調公司的價值觀、溝通方式和期望。定期的團隊建立活動和會議也有助於彌合文化差距。

2. 知識移轉與培訓

挑戰：臨時員工可能需要大量時間和資源才能跟上專案進度，這可能會延遲進度。
緩解措施：制定結構化培訓計劃並維護專案和流程的完整文件。從現有員工中指派導師或夥伴，以促進更快的知識轉移和整合。

3. 品質控制

挑戰：增援人員的工作品質可能會有所不同，特別是如果他們不習慣您的標準或方法。
緩解措施：定期檢查和審查以監控工作品質。建立清晰、可衡量的績效標準，並根據需要提供回饋和指導。

4. 安全與保密問題

挑戰：引入外部人員可能會使您的組織面臨更大的安全風險和潛在的機密外洩風險。
緩解措施：確保所有增強的員工（包括專案經理）簽署保密協議並接受有關公司安全策略的培訓。將敏感資訊和系統的存取限制在其角色所必需的範圍內。

5. 依賴性和可持續性

挑戰：過度依賴增強員工可能會使您的組織容易受到其可用性的影響，並阻礙內部能力發展。
緩解措施：將人員擴充作為策略工具而非長期解決方案。專注於發展內部技能和能力，並利用增強來獲得專業技能或臨時能力提升。

專業提示：利用績效指標和關鍵績效指標 (KPI) 客觀評估增員人員的成效。

與外包相關的挑戰

外包有其自身的一系列挑戰和風險，需要有效管理：

1. 失去控制

挑戰：外包某些任務或專案可能會導致對這些職能的控制減少，這可能會影響品質、遵守最後期限以及與公司標準和目標的一致性。
緩解措施：建立清晰、詳細的合約和服務等級協定 (SLA)，指定品質標準、時間表和可交付成果。根據這些基準定期監控績效，並與外包合作夥伴保持開放的溝通管道。

2. 溝通障礙

挑戰：外包時，語言、時區和文化差異可能會阻礙清晰有效的溝通，導致誤解和延誤。
緩解措施：利用視訊會議和協作線上工具等技術來促進更清晰的溝通。建立定義更新和會議的頻率、工具和格式的通訊協定。為專案經理和其他員工提供文化和語言培訓也有助於彌合溝通差距。

3. 隱性成本

挑戰：外包帶來的節省有時會被法律費用、過渡成本和管理費用等意外費用所抵消，使流程成本比預期更高。
緩解措施：在承諾外包之前進行徹底的成本效益分析，包括所有潛在的隱藏成本。定期審查和管理外包關係，以確保其保持成本效益。

4、品質問題

挑戰：外包服務可能不會總是符合預期的品質標準，從而影響公司的產品或服務交付以及客戶滿意度。
緩解措施：與外包合作夥伴一起制定並執行嚴格的品質控管程序和標準。定期的品質評估和回饋循環可以幫助維持所需的品質水準。

5. 安全風險

挑戰：外包可能會使組織在資料安全和智慧財產權保護方面面臨更大的風險，特別是在涉及敏感資訊時。
緩解措施：進行盡職調查，確保外包合作夥伴擁有強大的安全協議。在合約中包含嚴格的資料保護和隱私條款，並考慮定期進行安全審核以確保合規性。

哪一個最適合我？（各模型業務場景）

在員工擴充和專案外包之間進行選擇是企業在尋求滿足資源需求時經常面臨的關鍵決策。每種模式都有獨特的優勢，更適合特定的業務場景。

讓我們探討何時選擇增加人員以及何時專案外包更有意義：

何時選擇員工擴充

靈活性和可擴展性：當您的企業需要快速擴大或縮小勞動力規模時，人員擴充是一個理想的選擇。無論您暫時或長期需要額外的專業知識，人員擴充都可以讓您根據專案要求靈活調整團隊規模。
短期技能差距：如果您的團隊暫時缺乏特定專案所需的特定技能或專業知識，人員擴充可以讓您快速填補這些差距。這有助於確保專案成功，而無需做出長期招聘承諾。
內部控制：當您想要保持對專案的直接控制並將其保留在內部時，增加人員是一個不錯的選擇。您可以將擴充的員工無縫整合到現有團隊中，從而保持公司文化和管理風格。
成本效益：對於短期或零星的資源需求，增加人員可以具有成本效益。您只需在需要時支付額外的專業知識或勞動力費用，從而消除與僱用、培訓和維護全職員工相關的成本。
以專案為基礎的工作：對於需求不斷變化、工作量隨時間波動的項目，通常會選擇人員擴充。它提供了滿足不斷變化的專案需求所需的適應性。

何時選擇專案外包

明確定義的專案：當您有明確定義的專案要求和詳細記錄的工作範圍時，專案外包適合。該模型對於具有固定時間表和可交付成果的固定價格項目特別有效。
成本可預測性：外包提供了成本可預測性，因為您預先同意專案的預算和時間表。當仔細管理專案預算而不會出現意外的成本超支時，這非常有利。
專業知識：如果您的專案需要內部無法提供的高度專業技能或技術，外包可以讓您利用供應商的專業知識。這可確保您的專案受益於最佳行業實踐和尖端知識。
專注於核心能力：專案外包使您的組織能夠專注於其核心能力，同時將非核心活動留給專業供應商。這可以提高效率和整體業務績效。
減少管理開銷：透過專案外包，您可以將專案管理職責委託給供應商，從而減少您自己的管理開銷。當您想要專注於業務的策略方面時，這一點尤其有價值。

涉及員工增強服務的專案的真實範例

以下是一些現實世界的例子，展示了人員擴充和外包的成功：

1. Nextbank – Miquido 項目

Nextbank 在整個東南亞提供雲端銀行服務，在 10 週內提供可自訂的銀行應用程式。他們利用 Miquido 的員工擴充服務來開發可存取、安全且易於維護的 Android 行動銀行應用程式。

挑戰：

主要挑戰是與亞洲的本地支付、KYC、匯款和保險提供者集成，需要安全且合規的微服務架構。此外，還需要遵守 OWASP 安全標準並建立一個普遍可存取且可自訂的行動銀行應用程式。

米基多法：

以下是 Miquido 管理服務的方式：

強調本地支付和金融服務的第三方整合。
建議使用 Flutter 重寫應用程序，以增強安全性和可維護性。
專注於白標應用程式的簡約和功能設計，以確保用戶友善性和可擴展性。

結果：

結果如下：

成功與本地服務提供者集成，同時平衡安全性和效能。
開發了一款功能豐富的跨平台行動銀行應用程序，優先考慮資料保護和用戶體驗。
提供具有競爭力、易於自訂的行動銀行應用程序，支援不同的用戶需求和設備。

受到 Miquido 軟體開發成功的啟發嗎？想創建自己的軟體嗎？如果是這樣，那麼您可以閱讀如何啟動軟體專案。

2.默克

默克公司是一家著名的全球製藥公司，策略性地採用了員工擴充合約來支持其廣泛的資本項目計劃，該計劃涵蓋多個國家和數千個項目。

該公司利用了各種人員配置職位，例如合約管理員、品質控制檢查員、採購分析師和施工審計員等。這種方法賦予默克顯著的彈性，確保在所需的時間和地點準確地配置資源。

其結果是，在保持核心業務動能方面得到了顯著增強，同時透過熟練的人員規模擴展實現了大幅成本節約。

3.德州大學醫學分校（UTMB），德州加爾維斯頓

在颶風艾克和隨後的風暴造成損害後，UTMB 利用了一份人員擴充合約來進行恢復專案。由於有 90 多座建築物需要維修和緩解服務，人員擴充方法使 UTMB 能夠同時實施項目，從而大大縮短了恢復時間表。

4. 紐約市學校建設局 (NYCSCA)

15 年來，Hill 一直為 NYCSCA 提供專家排程、估價、施工管理、檢查和其他專業服務。 NYCSCA 負責監督約 1,200 所公立學校，聘請 Hill 作為其專案管理小組的員工服務延伸，促進 200 所新學校的建設和現有學校的翻修。

涉及 IT 外包服務的真實專案範例

在本節中，我們將探討 Miquido 與世界上最大的公司合作的一些最成功的外包項目，並概述其為何運作良好。

準備好？我們走吧。

1.HelloFresh應用程式

HelloFresh 是一家領先的送餐服務公司，利用科技彌合廚師精心烹調的餐點與便利的送貨上門之間的差距。 HelloFresh 專注於健康且易於準備的食譜，旨在改變家庭烹飪體驗。

在數位化之旅中，他們與行動應用程式開發專家 Miquido 合作，透過行動應用程式增強服務交付。

挑戰

HelloFresh 面臨的主要挑戰是以強調輕鬆、高效和飲食定制的方式將生鮮食品購物體驗數位化。這種轉變需要創新的技術解決方案來滿足日益增長的便利送餐需求，同時提供使用者友善的介面。

米基多法：
為了應對這項挑戰，HelloFresh 選擇將其行動應用程式開發外包給 Miquido。 Miquido 的專案開發解決方案方法包括：

該應用程式的設計充分考慮了用戶的需求，確保訂餐直觀、簡單。
Miquido 在應用程式中推出了多種用餐計劃，讓客戶可以靈活地根據自己的喜好量身定制用餐體驗。
除了行動應用程式開發過程之外，Miquido 還協助推出了 HelloFresh 博客，這是一個為對健康飲食和烹飪靈感感興趣的客戶提供的教育平台。

結果：

HelloFresh 與 Miquido 的外包合作取得了顯著成果：

該應用程式的日活躍用戶達到100萬，體現了其人性化的設計和吸引力。
HelloFresh 的估值飆升至 26 億歐元，凸顯了該計畫的財務成功。
該公司被公認為全球第一大餐包公司，證明了其市場影響力和外包策略的有效性。

PS，如果您也想創建這樣的應用程序，那麼值得閱讀如何避免行動應用程式開發錯誤。

2. Skyscanner 汽車租賃－Miquido 的另一項外包成功

涉及 IT 外包服務的專案的真實範例：Miquido 的 Skyscanner 汽車租賃

Skyscanner 是全球旅遊業的領導者，力求透過其全面的行動應用程式重新定義旅遊規劃。為了提升其汽車租賃服務的行動體驗，Skyscanner 將開發工作外包給 Miquido，這項策略性舉措旨在利用外部專業知識進行創新，並將其行動產品擴展到超過 1 億用戶。