4 個軟件更新技巧來優化您的技術

已發表: 2022-05-07

利用您的續訂期探索軟件市場並為您的業務發現新功能。

您的軟件訂閱期即將結束。您是否在不環顧市場尋找更好選擇的情況下續訂該訂閱？即使您對系統感到滿意，續訂也是確認您擁有可用的最佳軟件的機會。

Gartner 對全球軟件購買者的 2020 年調查揭示了有多少企業正在處理訂閱續訂流程。我們分析了這些結果，形成了在軟件合同到期時要採取的四種明確行動。 （Gartner 客戶可獲得完整報告）

超過 80% 的受訪者深入或粗略地調查替代方案，無論他們對當前的軟件是否滿意。

不要在沒有研究新選項的情況下隨意更新您當前的軟件。簡單地更新可能是合理的，但您可能會錯過最近出現的新的、有價值的功能。

請注意表明您需要尋找新軟件的跡象——即使其中一種適用，您也需要重新審視您在軟件市場中的選擇。

絕大多數公司利用每個更新期作為環顧其他系統的機會，只是為了了解競爭對手是否提供了任何可以為其業務增加價值的新產品。近一半的受訪公司 (45%) 在更新之前對軟件進行了深入評估。

如何採取行動：

那麼你應該尋找什麼？如果您對當前系統有任何重大抱怨，請從這裡開始——技術和安全問題通常是考慮其他選項的最大原因。

除此之外，請考慮您的公司是否適合以下任何一種常見情況：

最後，您當前的供應商可能已經與您分享新功能，或者您從同行那裡聽說過它們。這些都是評估新選項的正當理由，因此請給自己兩到三個月的時間進行研究。

在正常經濟條件下，64% 的受訪者表示他們已經降級或終止了至少一項訂閱協議。

如果大多數企業在每個更新期間評估新軟件，他們到底在做什麼？大多數人傾向於添加功能或擴展服務。但對許多人來說，目標是用更少的錢獲得相同的功能。

因此，當您查看新功能時，請利用這個機會考慮您的軟件的哪些功能真正推動了您在這個新業務環境中的目標，並確定您現在可能不需要哪些功能。

軟件提供商最終希望盡可能長時間地保留您的業務，因此他們有動力展示您的關係的價值並提供您想要的特定功能集，即使您支付的費用更少。

如何採取行動：

將功能分解為必需的、有價值的和可選的桶。要求供應商向您展示如果某些可選功能被刪除，定價會如何變化。

續訂也是審查您對支持的需求的好時機——在使用新軟件一年左右後，隨著團隊的熟練程度，您應該能夠減少在支持服務上的支出。詢問供應商是否有最適合您的支持計劃。

使用我們關於完成軟件購買的最佳實踐的文章下載一個模板，該模板允許您列出這些功能並對其進行評分，然後了解如何在您接近續訂日期時評估軟件的真實成本。

55% 的買家承諾簽訂期限僅為一年或更短的合同。

當軟件只安裝在本地計算機上時，同意一份多年合同是有意義的。切換到不同的系統可能需要幾個月的時間才能啟動和運行，但今天基於雲的軟件將更多的權力交到了買家手中。

軟件即服務 (SaaS) 產品為中小型公司提供了更具吸引力的選擇——它們採用訂閱定價更便宜，而且靈活性意味著您可以從任何帶有 Web 瀏覽器的設備訪問系統。這使得在幾個不同系統之間的切換變得更加簡單。

每個供應商都有自己的合同期限政策，並且通常會為至少一年的承諾提供更便宜的套餐，因此請務必了解您的選擇。

如何採取行動：

在續訂之前，請查看您當前的軟件合同以了解您公司在終止時的義務。您應該看到一些常見的子句：

了解合同中的終止條款。如果您在一份協議後對產品感到滿意，您可以選擇簽訂一份更長期的合同。較短的合同期限可能會花費更多，但可以讓您靈活地快速更改軟件。

726 名受訪者 (52%) 表示他們至少續訂了一份訂閱協議，儘管他們對此並不滿意。

調查中超過一半的公司已經續訂了他們甚至不喜歡的軟件。多種情況可能會使您當前但不太理想的系統成為最合適的選擇。

但您不必滿足於“不太理想”。從探索 Capterra 的 750 多個軟件類別開始是很好的第一步。每個產品資料都包括總體評分以及易用性、客戶服務、功能和物有所值的評分，以及詳細的用戶評論，以顯著加快識別選項所需的時間。

如何採取行動：

儘早開始您的研究。在訂閱合同的最後一年，為軟件評估團隊設置定期會議，該團隊由公司的主要利益相關者組成，以確定：

這些可幫助您在續訂時間之前了解您的選擇。查看我們的軟件談判技巧中的第一步——談判團隊需要的人應該包括在這些會議中。

更新時間是審查不同系統的絕佳機會。但是，如果您對當前的軟件感到滿意，那麼您最簡單的舉措就是更新。使用這些提示作為任何一種情況的指南：

如果您選擇保留當前系統：考慮您可以負擔得起哪些功能或服務可以移除以“調整大小” 系統和省錢。查看我們成功進行軟件合同談判的 6 個步驟。
如果您決定尋找另一個系統：在合同結束後的一年內，召集同行和員工來了解用戶在當前系統中遇到的痛點。然後進行研究以確定可以消除這些痛點的替代方案。查看我們獲得新軟件支持的 3 種強大方法。