如何編寫社交媒體政策？ 使用免費模板
已發表: 2021-12-24社交媒體政策對於任何與社交媒體有關的企業來說都是必不可少的工具。
事實上，即使您的公司不使用社交媒體，制定社交媒體政策仍然非常重要。 為什麼？ 因為您的員工幾乎肯定會這樣做：72% 的美國人至少使用一個社交媒體平台。 然而，63% 的美國人表示他們的老闆沒有社交媒體行為準則。
社交媒體政策不僅僅是一系列指導方針或規則。 它在最壞或最好的情況下支持、建議和激勵您的員工。
不知道從哪裡開始？ 繼續閱讀。 本文將介紹社交媒體政策的定義、其結構以及如何使用免費模板編寫一個。
什麼是社交媒體政策。
制定社交媒體政策對於確保您的員工了解他們在社交媒體上可以做什麼或不可以做什麼至關重要。 此外，社交媒體政策將有助於減少您企業的任何法律或安全問題。
簡而言之，社交媒體政策減少了在社交媒體上發佈內容的不確定性。 員工在社交媒體上進行低活躍營銷的最大原因之一是深深植根於對社交媒體的恐懼。 他們擔心如果他們說錯話或以錯誤的方式分享，他們的事業或事業可能會受到影響。 反之亦然：公司擔心員工會造成溝通危機或負面聲譽； 更糟糕的是，它們可能違反社交媒體整合法。
這就是社交媒體政策發揮作用的地方。社交媒體政策規定了公司及其成員應如何在網上行事。
不僅如此，一個好的、最新的社交媒體政策可以降低風險，讓團隊為成功做好準備，為他們提供關於如何以及何時分享內容、遵守禮儀、分享獎勵以及製作互動帖子的技巧的指南.
問題是許多公司不知道如何最好地組織一個強有力的社會政策並確保他們的工人閱讀它。
您可以通過使您的社交媒體政策易於閱讀、直接、易於訪問並不斷更新來解決問題。 目的不是激怒您的員工或抑制員工在社交媒體上的參與。 話雖如此，它確實需要明確一些基本行為，因此未來不會出現重大問題。
要點：社交媒體政策規定了公司及其成員應如何在網上進行自我行為。 它有助於維護您公司的在線聲譽，並允許員工在他們的在線網絡上共享公司。
社交媒體政策的結構。
介紹。
社交網絡是一個龐大的在線網絡，消費者、合作夥伴、供應商和股東聚集在一起共享數據、宣傳商品和服務、表達感受和意見。 [公司名稱] 了解社交媒體的複雜性和危險性，以及它如何影響我們公司的聲譽、公眾形象和核心信念。 因此，我們制定了這項社交媒體政策，以製定經過測試的社交媒體指南和標準的藍圖。
客觀的。
本社交媒體政策的目的是：(a) 闡明公司的社交媒體指南和標準 (b) 描述與使用企業和個人社交媒體相關的規則 (c) 闡明公司針對以下問題的糾正措施系統違反規則。
範圍。
此社交媒體政策適用於所有 [公司名稱] 成員，包括實習生、志願者、承包商、臨時員工、兼職員工和全職員工。 [公司名稱] 將社交媒體識別為允許用戶在數字環境中生成和交換信息、觀點、媒體以及個人和公共信息的任何類型的數字通信或應用程序。
企業使用。
負責在社交媒體上宣傳公司的員工有義務維護其形象、核心信念和品牌。 [公司名稱] 要求所有員工公平、專業並尊重 [公司名稱] 的所有成員、合作夥伴、客戶、客戶和/或供應商。
個人使用。
[公司名稱] 鼓勵其員工每天在工作中使用個人社交媒體網絡至少 [小時數] 以確保最高效率。 但是，我們要求我們的員工對自己的時間負責，並始終確保按時履行工作承諾和義務。
雖然 [公司名稱] 同意我們不阻止我們的員工在私人賬戶上發布個人觀點和材料，但我們要求我們的團隊表現出最高程度的尊重並遵守我們公司的反歧視和騷擾政策。
社交媒體指南。
作為[公司名稱]的成員和代表，您需要在社交媒體上表現出適當的禮儀，包括但不限於以下內容：
- 避免討論和/或發佈公司範圍之外的主題。
- 及時回复所有詢問。
- 更正或刪除不准確和/或誤導性的內容。
- 遵守公司的隱私合同和反歧視政策。
- 不得發布或分享貶損、種族主義、辱罵、冒犯和誤導性信息。
- [盡可能多的指導方針]
客戶查詢
[描述當客戶和客戶通過社交媒體聯繫員工時，他們應該遵守的程序。]
有爭議的內容
[描述員工在處理有關公司的謠言、新聞洩露、私人文件或其他可疑社交媒體材料時應遵循的程序。]
營銷活動。
- 社交媒體經理和宣傳經理預計將製定官方的[每週/每月/每季度]社交媒體時間表。
- 社交媒體時間表必須在一段時期開始前由 [誰] [天數] 批准
- 當組織即將在社交媒體上發布重大公告或推出促銷活動時，社交媒體經理和宣傳經理必須仔細檢查材料中是否存在任何誤導性或虛假事實。
戰術指南。
我什麼時候需要獲得許可才能在社交媒體上發佈內容？
[插入回复，包括向誰請求許可]
我可以在社交媒體上發布關於我的工作的哪些信息？
[插入回復和示例]
我是否需要在社交媒體上的個人簡歷中提供有關我的業務的信息？ 或者我是否為我的企業和個人賬戶持有不同的賬戶？
[插入回復和示例]
在公關危機期間，我在社交媒體上做什麼？
[插入回復和示例]
如何遵守社交媒體版權法？
[插入回復和示例]
違約的後果
[明確定義不遵守社交媒體政策的成員的紀律處分程序]
如果員工 [公司名稱] 不符合本政策在社交媒體上的規定，[公司名稱] 的管理層將有權實施行政措施，包括譴責、書面警告和/或解僱。 違規行為包括：
- 忽視因不當使用社交媒體辦公室而導致的職業責任和日程安排。
- 在個人和企業社交媒體平台上發佈公司機密信息。
- 在社交媒體上發布不當內容和主題。
- 發表侮辱性評論，未能解決客戶的疑慮。
- 在企業社交媒體平台上發布誤導性事實、虛假信息和/或個人觀點。
執行營銷經理和人力資源代表將仔細檢查每項違規或政策違規行為，直到正式採取紀律處分。
審查
本政策將 [每月/每季度/每年一次] 進行審查。 所有員工都將獲得一份[電子/物理]副本。
為什麼社交媒體政策很重要？
也許您已經繞過社交媒體問題。 或者，也許您的社交媒體策略一直表現出色。 無論哪種方式，您為什麼要費力製定、修改和啟動組織的社交媒體政策？
有一些令人信服的解釋。 社交媒體政策可以幫助您：
- 跨多個平台維護品牌聲譽和品牌標識
- 認真對待法律和監管敏感性。
- 防止洩露機密
- 防止公關危機全面爆發
- 如果發生危機或違規行為，請立即採取行動。
- 與您的員工就社交媒體義務坦誠相待
- 鼓勵您的員工了解並傳播您公司的價值觀。
如何編寫好的社交媒體政策？
我們有一些提示供您編寫社交媒體政策
1. 使用我們的社交媒體政策模板。
查看： 社交媒體政策的結構 它是免費的，您需要開始的所有問題都已得到解答。
2. 定義員工的職位
誰管理哪些社交賬戶？ 誰負責每週、每月或其他基礎上的哪些任務？ 包含個人詳細信息可能是有利的，以便其他團隊的工作人員知道該通知誰。
義務可能包括：
- 批准
- 公關危機處理
- 定期為消費者服務
- 戰略和準備
- 其他員工的社交媒體培訓
- 每日上傳和參與
- 宣傳
- 密碼和身份驗證
- 監聽和監聽
- 誰可以代表品牌，誰不能。
3. 創建安全協議。
您多久更改一次帳戶密碼？ 誰負責維護它們，誰有權訪問您的帳戶？ 人們可以在哪裡訪問您的帳戶？ 如果員工想提出問題，他們應該找誰？
4. 為你的公關危機制定計劃。
您的社交媒體政策的目的是消除危機公關策略的需要
但是，最好同時擁有：社交媒體政策和公關危機計劃。
你的危機處理計劃應該有一個最新的緊急聯繫人名單，並有特殊的能力來幫助你。 它可以一直延伸到高級管理人員、社交媒體部門、監管和公關專家。
您還應該有確定危機性質的指導方針、內部談判策略和有助於您處理這種情況的批准流程。
5. 概述如何遵守法律。
細節可能因州或地區而異，因此請聯繫法律顧問。 概述如何與立法保持一致。 您的政策應涉及以下內容：
- 版權：知識產權不是開玩笑，所以最好澄清如何遵守社交媒體版權法，主要是在使用第三方內容時。
- 保密：所有員工都知道如何管理客戶信息嗎？ 保密性是指維護組織的內部知識。 無論您是否讓個人簽署保密文件，他們都應該注意分享公司認為私人的社交媒體詳細信息的影響。
6. 為雇主在其私人社交媒體賬戶上的行為提供指導。
根據 pewresearch.org 的數據，只有三分之一的美國人表示他們的公司製定了關於員工應如何在網上表現自己的政策。
在社交媒體上發布仇恨言論、威脅、侵略、恐嚇或種族主義誹謗應該是違反法律或組織道德準則的行為，或兩者兼而有之。 儘管如此，您的員工應該知道，他們將對自己在網上的行為負責。
7. 鼓勵船上的每個人參與製定社交媒體政策。
您組織的系統管理員、人力資源團隊和公共發言人可能有一些重要的想法，這些想法將有助於完善您的社交媒體政策。 當然，最重要的討論將是與法律人員的討論。
起草保單時，不要糾結於說明或細節。 不可避免的是，細節部分會發生變化，甚至在你意識到之前。 你最好專注於大局。
8. 決定把你的保單放在哪裡。
我們強烈建議將您的政策插入您的僱傭合同或員工手冊中，以便新員工在入職期間可以閱讀（並享受！）它。
但是現有員工在哪裡可以訪問它？ 有多種方法。 它可以是您企業的內部網絡或共享驅動器上。 您還可以根據組織的需要將其放在外部網站上。
9.啟動它（或重新啟動它）
您需要確保每個人都意識到將遵循社交媒體政策，無論是重寫政策還是全新政策。 記住要留出足夠的空間和時間來提問，無論是通過 Intranet 還是在全體會議上發布。
10. 回顧
進行年度或半年度審查將確保該戰略仍然必不可少且適用。
並且不要忘記在您進行更改時在論文中的某處提及修訂日期。
8 個需要學習的社交媒體政策示例
不知道該怎麼辦？ 嘗試檢查這些出色的社交媒體政策示例。 人們在你的鞋子裡，其中一些人提出了非常出色的想法。 那你為什麼不向他們學習呢？
1. 阿迪達斯集團社交媒體指南。
與其他政策相比，阿迪達斯的社交媒體政策簡潔、直截了當且不那麼說教。
阿迪達斯的政策充滿了常識和人性化，而不是充滿“模棱兩可的條款”。 你可以看到阿迪達斯強調使用非正式語言，例如“請”； “好的。” 這個政策直截了當。
好點。
信息豐富、鼓舞人心的開場白：“在阿迪達斯集團，我們相信開放式溝通，我們鼓勵您向世界介紹您的工作並分享您的熱情。 ”該公司傾向於他們的員工已經在社交媒體上活躍的事實並激勵他們談論他們在阿迪達斯的工作生活。
溫和地提醒他們的員工，他們要對自己發布的內容負責，並且應該坦誠面對自己的錯誤。 “您個人對您在博客、維基或任何其他形式的用戶生成媒體上發布的內容負責。請記住，互聯網永遠不會忘記。” “成為第一個對自己的錯誤做出反應的人。”
提供示例“在博客中，如果您選擇修改較早的帖子，請明確表明您已經這樣做了”“即使是維基百科上的匿名帖子也可以追溯到公司。”
阿迪達斯不禁止在工作中使用社交媒體。 然而，他們仍然溫柔地提醒員工，“*通過所有的博客和互動，不要忘記你的日常工作......*”
不太好的點。
- 沒有針對消費者問題和公關災難等特定案例的管理指南。
- 沒有關於聯繫哪個團隊的指導。
2. 可口可樂社交媒體政策。
可口可樂社交媒體政策是八個示例中較長且文本更密集的政策之一。
好點。
可口可樂的社交媒體政策從一開始就倡導員工在線參與：“公司鼓勵所有員工在他們感到舒適的水平上探索和參與社交媒體社區。 ”
可口可樂明確明確了不同情況下的聯繫對象。 例如，在負面評論方面，政策規定：“將帖子傳遞給我們的官方市場內發言人，他們接受過培訓以解決此類評論，網址為 [email protected]。 ”
可口可樂對如何在社交媒體上表現提供了明確的指導和期望“代表公司”和“關於”公司的言論有很大的不同。這組 5 條原則是指那些個人或非官方的在線活動你可能會提到可口可樂。 ”
不太好的點。
- 密密麻麻的三頁對員工來說有些不知所措。 換句話說，可口可樂的政策充滿了文字。 該政策是徹底的，但以人們不仔細閱讀為代價。 政策的不同部分也有很多相似之處。 例如，可口可樂公司多次強調同一行動的“責任”。
與其重複已經說過的話，不如按員工等級來概括你的政策； 每個部分都應反映適用於該特定類型員工的差異或需要知道的事情。
- 可口可樂強調公司價值觀或原則與社交媒體政策之間的聯繫固然很好，但讀者可能會感到困惑。 通過使用“指南”或“注意事項”而不是“原則”，這三個全文頁面可能已大大縮短。
關鍵要點：
當人們不確定或困惑時，他們經常會參考社交媒體政策。 因此，為了讓您的員工更輕鬆，請專注於簡短和簡潔。
3. Adobe 社交媒體政策。
Adobe 的政策比阿迪達斯更簡潔。 Adobe 在私人的、僅限員工的文檔中肯定有更多。
好點
- 社交媒體上的官方和非官方帖子清晰明確。
- 強烈強調允許員工做什麼：“ Adobe。您必須先獲得 Adobe 社交媒體卓越中心的授權，然後才能創建或管理這些 Adobe 擁有的資產。 ”
不太好的點。
- 對於反复區分官方和非官方角色的政策，看到員工可以使用的示例免責聲明語言的缺失很奇怪。
- Adobe 沒有涉及如何解決危機和衝突。
- 一般來說，有不完整的細節應該被分解成清晰、更具體的項目符號。
4. 戴爾社交媒體政策。
戴爾完美地體現了社交媒體政策只是社交媒體世界的一小部分。 戴爾社交媒體政策的優勢和劣勢如下所述。
好點
該政策承認社交媒體是巨大的。 一項政策是不夠的：“如果您將社交媒體作為您工作的一部分或以其他方式在社交媒體上討論我們的產品、行業或競爭對手，您必須參加此課程和其他 SMACU 課程，但我們鼓勵所有團隊成員參加此次培訓旨在了解更多關於社交媒體最佳實踐的信息。”
戴爾重視知識產權。 “當您引用他人時，請務必註明他們，並在適當的情況下添加鏈接。您也有個人責任遵守您使用的社交媒體平台的任何條款”
- 戴爾指定誰可以做什麼：“鼓勵所有團隊成員談論公司並分享新聞和信息，但只有經過授權和訓練有素的發言人才能代表戴爾科技公司發言並發布正式的公司回复。 ”
不太好的點。
- 戴爾僅提供有關如何處理問題的建議 “如果您在社交媒體上遇到客戶問題或問題，請聯繫 [email protected] 以獲得審查和支持。 ”
5. 福特汽車公司的數字參與指南。
另一個著名品牌，另一個社交媒體政策供我們學習。 福特把寫作工作做得很好。 我們喜歡這項政策的簡單明了的結構。
好點。
該策略很簡單，遵循一頁佈局。 不同的塊專用於不同的規則。 每個區塊中直截了當、突出顯示的要點。 換句話說，即使你只閱讀了每個方框中粗體字的藍色標題，你仍然會了解福特的政策。
解決社交媒體挑戰的好方法：“互聯網是一個公共空間。將您發佈到互聯網上的所有內容都視為您發佈到實體公告板或提交給報紙的任何內容。 ”
本政策中的第一個示例強調了您的真實身份：“*在您維護的每個社交媒體資料中的某處包含以下通知：“我在福特工作，但這是我自己的觀點，而不是福特汽車公司的觀點。 *"
我們喜歡這裡的無責文化：“未經他人許可將他人帶入在線對話可能會破壞關係，造成誤解或違反法律、商業合同和/或保密協議。 ”
不太好的點。
我們正在研究的政策可能是福特社交媒體政策的舊副本，但它絕對仍然具有相關性。 不過，它可以使用重新設計，從頂部的社交媒體符號到格式。
與任何其他政策一樣，錯過了讓員工有興趣在網上推動公司的機會。 我們希望看到諸如“我們促進您的社交媒體參與並接受您對福特汽車公司的支持！作為福特員工，您獨特且值得信賴的聲音有助於創建福特品牌”這樣的語言。
6. 英特爾社交媒體指南。
英特爾的社交媒體政策有點命中註定。 那裡有一些很棒的作品，還有一些非常簡單。 然而，有幾個領域聽起來像是該論文已經擁有一個律師團隊太久了。
好點。
大大簡化的參與規則的圖形人員應該知道
英特爾毫不猶豫地對其員工表現出信心。 “我們的政策是什麼意思？他們的意思是我們信任你。 ”
英特爾不使用許多正式語言。 非正式的做法可以幫助你的社交媒體政策留在員工的腦海中：“你搞砸了嗎？它發生了。如果你犯了錯誤，請立即承認。如果你需要道歉。坦率地說，並將錯誤糾正為盡快。 ”
不太好的點。
可悲的是，社交媒體政策充斥著關於披露的討論。 幾乎 50% 的政策致力於公開與英特爾的合作關係（通常在有償贊助的情況下）。 雖然每個社交媒體政策都需要披露主題，但這裡的內容太多了，在單獨的文件中闡明它可能更明智。
7. 沃爾瑪社交媒體指南。
沃爾瑪的社交媒體政策是……獨一無二，但不是以積極的方式
不尋常的是，它在政策的多個點上都沒有區分員工和主管。 此外，該戰略的措辭似乎在員工和沃爾瑪本身之間拉開了距離。
這是一個有爭議的呼籲，考慮到沃爾瑪在全球擁有超過 200 萬員工，他們可以幫助推動沃爾瑪的在線覆蓋。
這可能是企業社交媒體和員工敬業度歷史上世界上最大的浪費機會。
好點。
- 關於如何回應在線批評有明確的指導：“請記住，我們有一個專門的團隊負責回應客戶的詢問或批評。我們的沃爾瑪官方社交團隊負責通過我們的頁面吸引客戶。為避免混淆，我們要求您不會試圖回應專門針對公司的客戶查詢或評論，或在本網站上要求公司做出正式回應。 ”
不太好的點。
- 誰是這個政策的目標受眾是非常不確定的？ 它可能適用於任何人、訪客、員工、利益相關者。 顧客為什麼要在社交媒體上查看沃爾瑪的政策？ 沃爾瑪的政策從一開始就具有普遍的不確定性。
例如：“我們很高興通過 Twitter 幫助我們的客戶和同事，並期待收到您的來信”。 那麼，“我們”是誰？ 如果“我們”指的是“沃爾瑪的會員”，那麼“員工”不是會員的一部分嗎？
就我們而言，將勞資關係納入社交媒體政策並不常見。 沃爾瑪憑藉其反工會努力和有爭議的工作條件的傳奇記錄，似乎確實利用他們的社交媒體政策將批評從社交媒體等外部開放論壇轉移到他們管理的內部加密渠道：“考慮使用公司為特定工作問題建立了渠道。 ”
該政策並未公開鼓勵沃爾瑪員工在社交媒體上宣傳該品牌。 這對沃爾瑪來說是一個錯失的機會，因為他們擁有數百萬工人。
8. 輝瑞社交媒體政策。
製藥公司輝瑞（Pfizer）擁有我們對保守的企業社交媒體政策所期望的一切。 考慮到他們從事的業務，我們明白這一點。
它會包含基礎知識嗎？ 是的，他們有
它會讓許多員工願意以某種有意義的方式討論輝瑞嗎？ 並不真地。
好點
輝瑞就 UGC 直言不諱的方式聽起來有點不舒服和單調。 “社交媒體是指使人們能夠創建和分享內容、觀點、見解、經驗和觀點的數字技術和實踐。社交媒體的標誌是用戶生成的內容和互動。”。 但是，這不是我們在政策中經常看到的東西，所以我們稱之為一個好點。
不太好的點。
這種策略在社交媒體上沒有太多的溫暖或幽默。 看起來這篇論文是由一個法律團隊從頭到尾寫的。 例如，在當今時代，發現一位社交媒體專家會在他們的政策中加入以下內容，“禁止通過引用輝瑞產品”，這將是令人震驚的。 我們認為不鼓勵品牌宣傳。
有很多不確定性。 例如，輝瑞要求其員工“*先詢問，後發帖，*”“將在互聯網或社交媒體上發現的不良事件報告給適當的聯繫人。 ”仍然沒有聯繫信息或沒有提及該部門接觸。
最後的想法。
您對社交媒體政策的基本原理有一個概述。 您還有一個模板可以幫助您入門，並且能夠分解現在每個社交媒體政策的正面和負面影響！
我們樂觀地認為，您擁有從頭開始構建新的社交媒體政策所需的所有信息，可以完成工作、加強現有政策或編輯模板。
該政策將保護您的品牌、激勵您的員工參與社交媒體並加速市場成功。