以正確的方式增強您的技能差距分析
已發表: 2022-10-01關於是否真的存在技能差距——雇主需要的技能與當前員工必須提供的技能之間的差距——在宏觀層面存在著激烈的爭論。 一些人認為從來沒有[1] ，問題源於美國青年受教育機會不足。 其他人則認為它不僅存在，而且正在變得更糟[2] 。
但是，作為人力資源經理或企業培訓師，您並不關心宏觀層面。 你關心你自己的公司。 也許您需要立即解決主要的技能差距以進行競爭，或者您只是想了解如何確定培訓和招聘預算的優先級。 無論哪種方式，進行技能差距分析都是值得的。
我們將解釋什麼是技能差距分析，然後向您展示如何自己進行分析。 （不要吹牛，但我們開發了一個免費的、可下載的 Excel 模板，該模板添加了與技能重要性相關的關鍵步驟，與其他方法相比，它將為您帶來更多可操作的結果。）
讓我們開始吧！
什麼是技能差距分析？
技能差距分析是一種工具，用於確定您的員工今天擁有的技能與他們為實現其組織前進目標所需的技能之間的差距。
定期進行技能差距分析可以通過多種方式幫助您的組織：
- 技能差距分析可幫助您充分利用培訓預算。 2021 年，公司平均在每位員工的培訓上花費了 1,071 美元[3] 。 公司將多達 11% 的培訓預算用於學習工具和技術。 進行技能差距分析可以告訴您如何優先考慮培訓支出以獲得最佳結果。
- 它提高了員工的保留率和生產力。 根據 2022 年 LinkedIn 的一項研究[4] ，領導力和管理培訓以及員工技能提升和再培訓是學習和發展專家最關心的兩個領域。 技能差距分析可以標誌著對這些類型計劃的投資開始，同時為員工提供他們需要的技能，以更好地履行職責或在組織內尋求晉升。
- 它使您的公司為重大中斷做好準備。 領先於您的組織生存所需的主要技能——無論是開發人工智能還是分析數據——將確保您不會在為時已晚並且您的競爭對手已經進行調整時爭先恐後。
- 它為您的長期招聘策略提供信息。 無論您無法在內部發展什麼技能，您都需要從外部招聘。 技能差距分析可以幫助您更新這些職位描述和技能要求，以便您將合適的人[5]帶入組織。
根據可用資源和需求，技能差距分析可以根據需要擴大或縮小。 您可以對整個組織、單個部門或單個員工執行一項。
如何通過 5 個步驟進行技能差距分析
我們的技能差距分析方法與現有的許多其他方法相似，但有一個關鍵區別，我們認為它可以提供更多可操作的結果。 我們將解釋在評估過程中出現的關鍵差異是什麼。 但是現在，請跟隨。
我們在 Microsoft Excel 中執行此操作以自動執行一些數學運算。 為簡單起見，我們還假設您是在對整個團隊或部門而不是對個人執行此分析。
第 1 步：確定團隊成功所需的技能
任何技能差距分析的第一步是與您正在分析的團隊的利益相關者會面——可能是部門負責人或團隊負責人——以找出團隊成功所需的技能。
您決定的技能可以來自多個來源。 您可以評估職位描述或組織的使命宣言。 您可以分析行業趨勢或客戶滿意度。 它們是軟技能（例如情商）還是硬技能（例如 AI 編程）並不重要。
需要牢記的重要一點是，現在不是評估該小組具備或不具備哪些技能的時候。 這正是長期繁榮所需要的。 一旦你確定了 5 到 10 個你想要優先考慮的技能，你就可以繼續下一步了。
第 2 步：下載免費的技能差距分析模板
接下來的其餘步驟將利用此 Excel 模板。
第 3 步：確定每個技能的優先級並評估其重要性
這是與我們之前提到的方法的關鍵區別。
儘管現有的每種技能差距分析方法都會影響員工在不同技能方面的能力，但它們都不會影響每種技能的優先級。
打開 Excel 文件時，您將在第一個選項卡中看到：
將您在第一步中確定的技能添加到“技能名稱”下。 然後，在“技能重要性”下，以 1 到 5 的等級對每項技能進行評分，其中 5 是團隊或部門最重要的技能，1 是最不重要的技能。
謹慎思考。 如果你最終得到一堆 4 和 5，那麼你沒有正確執行這一步。 理想情況下，您應該最終獲得整個規模的重要性評級。
您的最終結果應如下所示：
完成後，轉到電子表格中的第二個選項卡：“技能評級”。
第 4 步：評估每位員工在每項技能方面的能力
這一步是您分析的基礎，您將在其中評估每個當前員工對您所確定的技能的能力。
在顯示“[團隊/部門名稱]”的地方，添加您正在分析的團隊或部門，然後在下方添加該團隊或部門的員工——每行一個。 您會注意到您在上一步中輸入的技能已填充到此選項卡上的單獨列中。
對於每項技能，以 1 到 5 的比例評估每個工人：1 表示他們已經掌握了該技能，5 表示他們根本沒有該技能。 這聽起來可能有點倒退，但我們再次嘗試衡量差距。 數字越高，差距越嚴重。
您可以使用多種不同的來源得出能力評級：
- 績效評估
- 技能評估和測試
- 調查和訪談
無論您使用哪種方法，最終結果都應如下所示：
現在是時候看看你的差距在哪裡了。 前往電子表格中的最後一個標籤：“結果”。
第 5 步：分析結果以確定提陞技能的機會
您的“結果”選項卡將如下所示：
通過將第一個選項卡中的技能重要性乘以第二個選項卡中的技能能力等級來生成員工和技能相交的每個單元格中的數字。 數字越大，技能差距越大。 或者，對於視覺愛好者：紅色是壞的，綠色是好的。
底部的“總差距”行總結了整個團隊的技能差距。 在上面的示例中，您可以看到領導力 (315) 和數字素養 (300) 代表了最大的技能差距。 請注意，情商較早前被評為比數字素養更重要（5 比 4），但該團隊的數字素養的平均能力評級遠低於情商，這就是數字素養代表更大差距的原因。
另一方面，“差距總計”列匯總了每個員工的差距。 在上面的示例中，您可以看到 Vision (117)、War Machine (114) 和 Loki (113) 需要最多的工作。
而已！ 您已經完成了技能差距分析。
使用我們的清單幫助您進行技能差距分析
如果您需要我們剛剛概述的簡短版本，請查看我們的清單。
基於您的技能差距分析結果的後續步驟
當然，找到技能差距並不等於填補技能差距。 完成分析後，是時候使用這些結果來為您的學習和招聘策略提供信息了。 以下是您可以採取的幾種方法：
- 創建或購買新的培訓內容。 如果您有學習管理系統 (LMS)，您可以創建或購買專門用於改善特定技能差距的課程。 許多 LMS 供應商為客戶提供包含各種技能的預製內容的課程庫。
- 開始一個指導計劃。 技能差距分析的另一個好處是它告訴你誰已經擅長特定技能。 您可以使用此信息在指導計劃中配對員工，並幫助他們互相傳授重要技能。
- 考慮臨時勞動力。 如果無法在內部培養某些硬技能，請考慮僱用具有這些技能的臨時或兼職工人，以快速支持流程並完成需要立即關注的項目。
- 完善您的招聘策略。 審查所有內容——你的人才來源、你的職位描述、你的面試實踐、你的候選人評估模板——以確保你優先考慮你的求職者的正確技能，並為你的企業長期成功做好準備。
在人力資源和人才管理方面，現在變化的速度比我們想像的要快。
根據世界經濟論壇[6] ，2030 年的前 10 名工作中有很大一部分甚至還不存在。 通過定期進行技能差距分析，並相應地調整您的學習和招聘策略，您可以讓您的組織應對顛覆性衝擊。
利用 Capterra 的資源來提升您的員工的技能
你喜歡這篇文章嗎？ 前往我們的人才管理博客閱讀更多相關內容。
以下是一些可能會激發您興趣的示例：
- 什麼是人才分析？
- 如何在您的企業中找到並留住高績效者
- 什麼是勞動力規劃？ 小型企業的示例和提示
來源