5 個跡象表明您的企業已準備好升級其會計解決方案

過時的會計軟件是否會浪費您的時間和金錢？ 注意這五個危險信號。

當您閱讀本文時，您已經度過了稅收季節的年度噩夢（我希望如此）。 恭喜！ 現在，您可以為自己出色的工作喝上一杯美味的檸檬水，然後開始睡覺，免於美國國稅局（IRS）跟踪您完成夢想的恐懼。

無論這是您的第一次稅務噩夢，還是您每年與報稅季節相關的焦慮，我敢打賭，不足或過時的會計軟件一直是您困境的重要組成部分。

來自馬薩諸塞州的註冊會計師和商業顧問艾琳·瓦克斯勒 (Irene Wachsler) 表示，她看到小企業主犯的最大錯誤之一是“因為他們沒有投資於適當的會計系統，所以沒有採取所有符合條件的扣除額”。

但是，錯過的扣除只是您不完善的會計系統正在花費您的時間和金錢的跡象之一。

Wachsler 補充說，許多小型企業的困境“可以通過使用具有自動化銀行提要和銀行規則的雲會計系統輕鬆解決。”

這聽起來不是比把頭髮扯下來好得多嗎？

您的會計軟件需要升級的 5 個危險信號

在本文中，我們將探討您的企業需要升級會計系統的五個警告信號，以及有關最新會計技術如何提供幫助的有用提示。

1. 您花在會計軟件上的時間比經營業務的時間還多

需要注意的警告信號：

• 你在晚上和周末工作以趕上基本的會計任務。
• 您花在會計職責上的大部分時間都是數據輸入的繁重。
• 工資單和發票等基本會計任務正在使您遠離業務增長。

為什麼這是一個問題：會計軟件（實際上，幾乎所有的商業軟件）都應該旨在因此，如果您的會計工具沒有給您時間來發展您的業務，那麼它就沒有發揮作用。

公平地說，如果您的會計甚至有點複雜，有很多交易和客戶，那麼您的問題可能與人員配備有關，而與軟件不足有關。 在這種情況下，您需要問問自己，您是否願意每週花 10 個小時處理自己的會計，或者每月支付幾百美元來處理它，這樣您就可以有時間回來。

新會計軟件如何提供幫助：當代會計軟件可以通過多種方式為您節省時間，從費用管理收據掃描到發票和簿記等日常流程的自動化。 如果您一直在手動運行工資單，那麼您可能每週都要花費數小時來完成它。 使用集成工資單的會計軟件可能會改變生活。

說到集成，它們是您定制時間節省的關鍵。 已建立的會計產品已與數百名應用程序開發人員建立了關係，允許您連接從您的 CRM 到銷售點系統到您的會計系統的所有內容。 這樣可以減少應用之間的點擊次數並為您提取數據，從而節省時間。

例如，Intuit 研究（2018 年 11 月在 QuickBooks Connect 上分享）表明，每位QuickBooks Online用戶通過連接至少一個應用程序每周可節省約建立例行程序然後堅持我們所知道的東西是人類的天性，因此找出您所缺少的最佳方法是演示一種流行的會計工具並詢問供應商代表它如何可以節省您的時間。

2.您的會計工具不再更新

需要注意的警告信號：

• 您的會計軟件經常崩潰。
• 您的會計軟件已被黑客入侵。
• 當您的操作系統更新時，您的會計軟件失去了功能。

為什麼這是一個問題：無論是因為您的會計軟件是開源的並且不再受支持，還是因為它是由不再經營的公司分發的，使用未更新的軟件不僅僅是錯過最新功能，它是關於保護您的數據和客戶的數據。

你可能會說，“我不需要最新的會計軟件，因為我不需要人工智能、虛擬 CPA 和自動無人機將我的稅務文件提交給 IRS。”

首先：你不應該嘗試通過無人機向聯邦大樓運送任何東西。 其次：不受支持的軟件的最大風險是它容易受到黑客攻擊，就像在風中搖擺的敞開的後門。 您想向您的客戶解釋他們的銀行信息被洩露是因為您不想在運營費用中騰出空間來更新會計軟件嗎？

新的會計軟件如何提供幫助：當您的企業擁有現代化的、更新的會計系統時，您可以在晚上安然入睡，因為您知道您的數據和客戶的數據都掌握在良好的手中。 除了數據安全之外，還必須每年（至少）更新您的會計工具以反映不斷變化的稅法。

如果您的系統自 2017 年底通過《減稅和就業法案》以來一直沒有更新，您可能會錯過大量減稅和稅收抵免，因為您的軟件不知道要查找它們。 或者，也許更糟糕的是，您可能會扣除您的過時軟件仍然認為是活躍的（如娛樂費用）並標記自己進行 IRS 審計。

3. 您的會計軟件無法在移動設備上運行

需要注意的警告信號：

• 您的會計軟件沒有適用於 iOS 或 Android 的本機應用程序。
• 您的會計軟件在移動設備上的功能有限。
• 您的會計軟件可以在您的移動設備上運行，但缺少重要功能。

為什麼會出現問題：大約十年前，能夠在平板電腦和智能手機上訪問會計軟件是一種罕見而奢侈的奢侈品，就像能夠在越野航班上的體育酒吧玩街機遊戲一樣。 從那以後發生了很多變化。

在 2019 年，隨著移動設備和分佈式團隊的激增，移動訪問是企業領導者的必備品。

如果您需要在周五午夜開車去辦公室解決客戶賬單問題，那麼您的會計軟件是否真的為您服務，或者您是否正在為它工作？ 您還希望確保您的會計工具在 iOS 設備上的運行效果與在 Android 設備上一樣好，以便需要的每個人都可以使用它，並且它是面向未來的。

新的會計軟件如何提供幫助： Android 和 iOS 功能現在是流行會計工具的標準配置，例如 QuickBooks 和 Wave Accounting（在撰寫本文時我們最受歡迎的列表中的前兩個），讓您可以輕鬆地從火車或公共汽車就像在工作的台式電腦上一樣。

作為商業領袖，您知道連續五個小時坐在辦公桌前查看財務報告或平衡賬目是多麼難得。 但是，如果您能夠在旅途中在機場或週六下午的沙發上執行此操作，您將更加了解您企業的財務狀況。

4. 您的會計軟件沒有與任何新應用程序集成

需要注意的警告信號：

• 您有單獨的應用程序用於發票或費用管理等任務，但它們沒有與您的核心會計工具集成，因此您需要數小時的繁瑣數據輸入。
• 您的會計軟件曾經與您的某些應用程序集成，但自從這些應用程序更新後它就沒有更新，因此它們不再可以很好地協同工作。
• 您的會計軟件與非常少的應用程序列表集成，迫使您使用您不習慣的應用程序。

為什麼這是一個問題：每個人都喜歡以不同的方式工作，每個人都有自己喜歡的工具來處理不同的任務。 您應該決定使用哪些會計工具和應用程序，而不是將決定權交給您的會計軟件。

如果您的軟件未與新應用程序集成，則意味著其開發人員忽略了更新系統，或者他們沒有與其他開發人員合作。 對於系統的實用性，這些原因都不是好兆頭。

新會計軟件如何提供幫助： QuickBooks 和 Xero（我們的“20 大最受歡迎會計軟件”列表中的前五名供應商中的兩家）各自集成了 500 多個應用程序。 這意味著無論您喜歡跟踪費用、發送發票、接受付款，還是做與您的業務會計和財務相關的幾乎任何事情，這些系統都準備好與您合作，而不是強迫您按照他們的方式做事。

假設您從以前的業務合作夥伴那裡繼承了一種發票工具，但您從未真正喜歡過它？ 使用您的新的、可定制的會計軟件，您可以前往應用程序市場並瀏覽各種發票應用程序、閱讀評論、試用它們，並找到一個與您的系統兼容並讓您的生活更輕鬆的應用程序。

5.您的會計軟件幾乎沒有自動化功能

需要注意的警告信號：

• 您手動將每月發票發送給相同的客戶，即使更改很少。
• 您通過統計褪色的紙質收據來管理費用。
• 您在每個月底花費幾個小時將您的銀行對帳單與您的簿記軟件核對。

為什麼這是一個問題：自動化，曾經是科幻小說和幻想的東西，現在只是現代世界做生意的一個正常部分。 而且，如果您不使用具有自動化功能的會計軟件，那麼您就是在浪費大量時間，而這些時間本可以更好地用於發展您的業務。

人工會計任務的另一個問題是，您比軟件更容易出錯。 自動化確保只要您擁有乾淨的數據，系統就永遠不會出錯。 另一方面，當您在凌晨 2 點輸入第 50 張發票時，您很可能會出錯。

新的會計軟件如何提供幫助：最新的會計軟件可以將數據輸入從發票、工資單、費用管理和銀行對賬等任務中提取出來。

查看 QuickBooks Online 自動化功能的視頻演練：

“QuickBooks Online 中的會計最佳實踐和自動化”（來源）

您無需在成堆的發票和收據中尋找和啄食，而是設置自動化流程並在每個月底仔細檢查數字以確保一切都檢查完畢。 這樣，您就可以將時間花在經營業務上，而不是成為數據輸入專家。

是什麼阻止您升級您的會計解決方案？ 是否有一個問題阻止您升級您的會計系統，而我在本文中沒有談到？ 成本？ 分析癱瘓？ 除了他們的姐夫在 90 年代初期作為社區大學項目編程的開源系統之外，拒絕使用任何其他東西的古怪會計師？ 無論是什麼讓您無法升級到可以讓您和您的團隊生活更輕鬆的東西，我想听聽它； 在 Twitter @AndrewJosConrad 上聯繫我。 同時，請務必關注我們的會計和金融博客，了解從會計技術的未來到您可以從中學習的頂級金融科技播客等方方面面的提示。