機構可以避免範圍蔓延的 3 種方法以及如果它出現如何管理它

您認為您正在有效地管理您的項目，但范圍蔓延仍然存在。如果您沒有賺取應有的利潤或與不滿意的客戶打交道，您會怎麼做？

如果您的項目由於客戶要求額外工作而失去控制，或者項目需要的工作可能比您最初想像的要多，那麼您機構的聲譽可能會受到威脅，尤其是在您努力按時完成的情況下。

那麼，什麼是范圍蔓延以及如何成功管理它？

在今天的文章中，您將了解什麼是范圍蔓延、如何預防和管理範圍蔓延，並找到特定於機構的範圍蔓延示例。

什麼是范圍蔓延？

範圍蔓延，又名廚房水槽綜合症或需求蔓延，與項目管理和項目變更有關，導致原始目標的擴展。

在低估範圍蔓延時，必須考慮項目範圍涉及的內容。 項目範圍包括規劃過程，包括：

• 具體目標
• 待完成的交付物
• 每個可交付成果的里程碑和截止日期
• 項目成本
• 團隊成員承擔每項任務
• 需要外部資源

任何發生在項目範圍之外的事情都可能導致範圍蔓延。

據 PMI 稱，近 50% 的項目遇到範圍蔓延，而近 40% 的機構因此超過了項目預算。

範圍蔓延可能包括細微的變化，例如客戶的小改動和調整，導致額外的工作、錯過最後期限以及項目花費的時間超過要求。 如果修改不會導致額外的工作時間或費用，那麼它就不是范圍蔓延。

機構範圍蔓延的主要原因包括：

• 客戶在創建簡報時不了解他們角色的重要性
• 客戶未能理解項目範圍的複雜性
• 該機構低估了項目的複雜性
• 缺乏客戶協議
• 客戶端出現意外問題，導致項目發生變化
• 項目範圍沒有準確定義
• 團隊成員與客戶之間的溝通管理不善
• 缺乏與客戶的互動
• 對里程碑/可交付成果的反饋被延遲
• 該機構的時間管理不善
• 缺乏優先次序
• 該機構不理解為什麼要提出新的要求/更改

範圍蔓延如何影響您的代理機構

當範圍蔓延出現時，您的整體項目成本估算必須重新進行，您的利潤可能會受到打擊。 隨著項目成本開始增加，額外的工作、時間和資源需要您的預算中的額外資金。

如果您為某個項目估算了特定的小時數，那麼額外的小時數將佔用您為其他客戶項目安排的時間。

額外的項目時間也可能意味著您要在發票中增加更多的計費時間——您的客戶可能不會對此感到滿意。

由於範圍蔓延而錯過最後期限可能會導致客戶不滿意，並可能損害您機構的聲譽。

機構範圍蔓延的例子

場景 1

一家數字機構承擔了一個設計傳單的項目，並按時交付了第一個里程碑。

客戶要求更改傳單。 進行了更改，客戶要求在項目簡介之外進行進一步更改。 這些變化需要在商定合同之外的額外時間和人力資源。

場景 2

一家為客戶設計新網站的網頁設計機構開始實施新設計，但意識到必須在設計上線之前修復客戶使用的平台（例如，CMS 已過時或無法正常運行）由於主題或插件衝突）。 這導致需要額外的時間和資源。

範圍蔓延令人沮喪，但這也是一種自然現象，尤其是當由於客戶無法控制的情況而發生變化時。 但是，如果範圍蔓延頻繁發生並導致您的機構中斷，您需要確定如何在它出現後避免和管理它。

機構如何避免/防止範圍蔓延？

了解如何防止範圍蔓延將使您避免項目工作的延誤，確保您的機構盈利、按時交付工作並讓您的客戶滿意。

以下是一些可以避免範圍蔓延的方法：

1.提供項目範圍文件

明確定義的項目範圍文檔應列出計劃階段的所有詳細信息，包括清晰的簡介、可交付成果、里程碑、成本、截止日期、資源和任務：

該文件還應說明被認為在初始項目之外的場景，以及該機構將如何管理這些新請求。

客戶簽署代理合同也是一個好主意，以證明雙方就項目範圍達成一致。

如果在項目範圍文件之外提出額外要求，您的機構可以提醒客戶，額外的時間是需要計費的，並且需要更多時間。

2. 管理期望

在開始項目之前對客戶保持透明。 提出盡可能多的問題，以全面了解項目。 如果您覺得一個項目將花費比客戶要求更長的時間，那麼在開始之前讓他們知道是很重要的。

例子
自由數字項目經理 Suzanna Haworth 在從事由兩家機構管理的網頁設計項目時遇到了範圍蔓延問題。

最初的項目似乎很簡單。 蘇珊娜負責設計網站的前端，而另一家機構負責處理後端。 但是，另一家機構沒有考慮在過時的代碼之上構建新的前端，這增加了進行新更改的時間和精力。

結果是截止日期延遲了兩個月，客戶不滿意，團隊士氣低落，這些都不是機構或客戶的錯。

Haworth 認識到，在這種情況下，該機構應該首先確定項目對第三方的依賴性以及這些依賴性如何影響項目範圍。 可以與客戶討論此風險規劃，以便他們了解第三方參與可能對項目產生的影響。

3.有效管理截止日期

確定團隊工作量的優先級，以確保滿足里程碑和截止日期。 總會有一些方面要添加，但在完成任務時要堅持項目範圍。

在按時完成任務時，良好的團隊管理至關重要，因此請跟踪任務進度並創建里程碑以完成較小的任務，以確保每個人都按時完成。 使用項目管理軟件將幫助您跟踪團隊成員和每個項目的進度，例如 Trello 或 Wrike 提供：

例子
Jawfish Digital 會在內部跟踪給定項目的所有內容，即使它不是按小時計算的項目：

該機構還知道其外部資源的成本，例如支付合同作家或平面設計師的費用。 通過了解類似的過去項目需要多長時間，Jawfish Digital 可以提供準確的報價，並通過避免範圍蔓延來實現盈利。

如果範圍蔓延以及何時開始，機構如何管理範圍蔓延？

管理範圍蔓延對於確保您按時完成項目並實現盈利至關重要。 有幾種方法可以管理範圍蔓延：

詢問客戶是否需要對改動進行估價

重要的是要考慮項目類型並選擇一種考慮項目規模的計算方法。 如果您準確地計算了您的預測（並完成了項目範圍文件），您將能夠在項目預算內完成額外的工作/時間。

例如，如果您在資源和時間計費方法下運營，如果需要，與您的客戶討論更改很重要。 通過這種方式，他們知道額外的改動需要額外的時間和工作，並單獨計費。

與您的團隊交談

經歷範圍蔓延的項目可能會給您的團隊帶來很多麻煩。 向您的團隊做簡報，讓他們準確了解正在發生的事情，並幫助他們減輕壓力，這將提高積極性。 避免責怪他人或客戶。 所有範圍蔓延情況都是學習機會，可幫助您避免將來出現類似情況。

與您的客戶交談

在項目旅程的每一步與您的客戶溝通。 向他們展示您取得的進展，並讓他們了解出現的任何問題。 代理機構的成功取決於對客戶保持透明以增強信任並確保他們對完成的項目感到滿意。

防止和管理範圍蔓延

避免範圍蔓延總是一個挑戰。 項目在整個過程中自然會發生變化，並且會出現意想不到的問題。

但是，使用策略來防止它，例如考慮項目成本中的問題，或提供項目範圍文檔將使您能夠在出現範圍蔓延時有效地管理它。

學習如何預防和管理範圍蔓延只是建立成功機構的一個方面。 要發現更多發展代理機構的方法，請在此處註冊 Instapage Enterprise 演示。