如何在支持票上每天節省一個小時

每個人都可以使用更多的一件事是時間。 它是一種不可再生資源。 想想如果你每天多出一個小時你能做什麼？ 你怎麼能改變你的生產力？

如果您從事客戶支持工作，您就會知道每一小時都很重要。 客戶想要快速響應，而您想要沿著票務隊列移動。 浪費的時間是潛在的銷售損失。 古老的格言“時間就是金錢”絕對適用於客戶服務。

每天節省一個小時可能聽起來不多，但它加起來就是每週 5 小時或每年 260 小時！

通過騰出額外的時間，您不僅可以更好地為客戶服務，還可以利用額外的時間專注於更大的業務目標，例如公司的增長戰略。

這意味著重要的是不要迷失在重複的、浪費時間的任務中，尤其是在涉及電子商務等快速發展、大批量的業務時。 認為這是不可能的？ 再想想。

這裡有一些實用的技巧，告訴你如何讓你的時間為你工作。 使用這些技巧在響應客戶信息時節省大量時間，同時不犧牲卓越的客戶服務，將使您騰出急需的時間來努力提升更廣泛的業務目標。 這只是更聰明地工作。

從組織起來開始

在您可以在客戶服務中做任何其他事情之前，您需要從組織的地方開始。 如果您的票務系統一團糟並且您的客戶服務代表團隊沒有以有序的方式運作，那麼您將無法幫助任何人。

作為電子商務賣家，確保您保持井井有條並掌握所有客戶溝通是成功的關鍵第一步。 這似乎是一個顯而易見的步驟，但當您與客戶有多種溝通渠道時，讓一切保持一致可能是一項挑戰。

有許多查詢要響應可能會造成瓶頸。 因此，與其一一回复每條消息，重要的是能夠在消息儀表板中對消息進行排序和優先級排序。

如果您是 eDesk 用戶，組織起來很容易。 eDesk 儀表板允許您按工單狀態組織工單，包括收到的工單、已解決的工單、已暫停、已歸檔、新工單和已歸檔工單。

這可以幫助您快速組織起來，並意味著您的團隊可以更好地掌握工作流程。 它還允許您在任何給定時刻快速搜索和識別您需要提取的票證類型。 最後，您可以控制您的客戶票，甚至是歷史票，以及其中包含的所有數據。

eDesk 的智能收件箱將來自您所有市場、網站和社交媒體的客戶消息集中在一個地方，以幫助您更快更好地響應

此外，您還可以按您選擇的標準標記您的門票並按標籤過濾它們，以便您可以掌握某些分組，例如過去 7 天的門票，或來自特定市場的所有門票，或按語言，僅舉幾例。 標籤也可以自動化，以便它們根據您設置的規則自動應用於某些工單。

這樣，例如，可以相應地標記客戶說德語的所有票證，以便您知道將它們路由到正確的說語言的代表。

在對消息進行排序、優先排序、標記和過濾時，您可以確保組織通信流，以便您的團隊可以更有效地處理它們並節省時間。

擁有一個有條理的系統來分配和回答票證可以為您的團隊提供指導並創建更好的工作流程。 當您的團隊組織良好時，他們節省的時間就會增加。

充分利用在線支持

通過電子郵件或聊天在線回复客戶查詢被證明比通過電話回复要快得多。 使用文本回復更快，因為當您處理書面內容時，您可以使用自動回復和模板來避免重複，這有助於更快地移動工單。

因此，如果可能，請嘗試引導您的客戶通過電子郵件或在線聊天與您的公司互動，以便您的團隊可以更快地完成每個查詢並保持更高的效率。

確保您啟用實時通知以提醒您電子郵件和聊天查詢將有助於確保您的團隊了解新查詢并快速響應。 這是關鍵，因為在客戶服務方面，快速響應時間非常重要。

聊天機器人在這裡可以提供幫助。 即使您的實時客戶服務團隊不在線，聊天機器人服務也可以提供自動答案，將客戶引導至知識庫頁面，或者簡單地確認他們的查詢並讓他們知道代理很快就會與他們在一起。

這似乎是一件小事，但即使是讓客戶知道他們的消息已收到的自動聊天機器人回復也將大大有助於提供出色的客戶服務。 然後，當您的團隊準備響應時，他們可以通過使用清晰簡潔的語言快速全面地解決問題來節省時間。

這就是基於模板的標準化回復以及自動化可以派上用場的地方，這就是我們接下來要討論的內容。

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創建有用的模板

節省為您發送給客戶的消息創建內容的時間可能是挽回時間的好方法。 這是模板非常有用的地方。 它們允許您的客戶支持團隊使用他們需要的內容來回復常見問題，而無需重複輸入相同的答案。 您所要做的就是提前創建所需的各種模板。

模板通常是根據對常見問題和問題的響應來創建的。 它們是內容片段，可以復制並粘貼到相關對話中，並根據需要進行定制以適應特定情況。

您可以創建的模板類型示例包括：

• 訂單確認
• 發貨確認
• 退款政策
• 條款和條件
• 審查請求

所有這些都是標準類型的通信，可以作為模板輕鬆自動化，並設置為在客戶下訂單或收到產品後發送給客戶。 這可以節省您的團隊時間，同時確保每個客戶在關鍵接觸點或與您的公司互動後都能得到響應。

模板也可以使用您客戶的姓名進行定制，以便他們感覺個性化。 通過這種方式，您的團隊可以節省時間，無需一遍又一遍地輸入相同的內容，但客戶仍然覺得每條消息都是為他們量身定制的。 這培養了卓越的客戶體驗感，這在當今的商業世界中非常重要。

最重要的是，模板將確保您的客戶在需要時得到他們需要的響應，同時為您和您的團隊節省寶貴的時間。

讓自動化發揮作用

某些客戶服務任務可能是重複的，這是給定的。 那麼，為什麼不自動化這些任務呢？ 自動化通過將客戶消息管理系統設置為自動執行以前手動處理的任務來幫助您節省時間。 即使是最小的操作自動化也可以加起來，為您的公司節省大量寶貴的時間。

在使您的電子商務幫助台軟件為您服務時，自動化可以通過多種方式提供幫助：

1. 自動售票
eDesk 允許您創建規則以自動將某些消息分配給特定的團隊成員。 這意味著負責市場查詢的團隊成員只能獲得這些查詢。 這使他們能夠專注於一個特定領域並專注於他們。 可以為其他團隊成員分配來自不同渠道的查詢。 這意味著每個人都專注，時間最大化，客戶查詢得到有效回答。

2. 自動回复
當客戶在您的團隊工作時間之外發送消息時，自動回復是一種方便的功能。 這樣可以確保自動回复客戶，讓他們在工作時間等待座席回复時感到被認可。 自動響應在高峰期也很有幫助，例如聖誕節期間的購物高峰期，當您知道查詢會激增並且您的團隊將處理大量事務，但仍希望確保客戶的查詢得到處理時。

3.票務優先級
eDesk 的工單優先級允許您設置規則以自動優先處理重要消息。 這有助於節省您的時間，因為這意味著您將首先優先處理重要的票證，將它們排除在外，以便您可以處理較小的項目。 通過提供一個他們可以更有效地使用的系統，優先級還將減輕您團隊的壓力。

自動化有時會受到負面報導，因為它被認為不那麼個人化，或者將人為因素排除在外。 但是，有些任務不一定需要個人接觸，至少在第一次情況下不需要。 對於此類任務，自動化是一種有價值的解決方案，有助於減輕可能佔用不必要時間的小型工作的壓力。

如您所見，上述許多可以自動化的元素都是程序性任務，不需要人為因素，自動化可以更好地服務。

通過自動化一些任務，例如上面的示例，您可以將團隊的時間分配給更有用的任務，例如在每次客戶交互中提供出色的客戶服務。

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提供知識庫

有時，幫助客戶的最佳方式是讓他們能夠自助。 您網站上的知識庫，包括常見問題解答（常見問題）部分，可以提供幫助。 更深入的頁面可以更深入地了解您的產品、材料，甚至您的公司本身。 放在一起，這些都可以成為您客戶的有益資源。

通過在您的網站上構建一個全面且易於瀏覽的資源庫，您可以在一個易於查找的中心位置涵蓋最常見的問題、常見問題和痛點。 這樣，客戶可以在白天或晚上的任何時間快速訪問和瀏覽有用的信息，以快速找到他們需要的答案。

通過減少重複問題的數量，這減輕了您的客戶服務團隊的壓力。 通常，客戶服務問題很簡單，而自助服務可能是回答這些問題的更好途徑。 提供知識庫可以幫助減輕票務隊列的負擔，從而對您的票務隊列產生切實的影響。

當確實出現可以由知識庫回答的問題時，只需將您的客戶指向您網站上的正確位置以幫助他們回答問題即可。 當出現其他常見問題或問題時，您還可以添加到您的知識庫（有時也稱為“庫”）。

創建知識庫不應被視為提供較少的客戶服務。 相反，任何時間緊迫且不希望通過致電或發送電子郵件客戶服務的過程的任何客戶都喜歡簡單地在知識庫中查找他們問題的答案。

通過提供知識庫，您為您的客戶提供了另一種選擇，讓他們可以回答他們的問題，而且不會被忽視。

最後的想法

從上面可以看出，eDesk 可以通過多種方式幫助您騰出團隊的寶貴時間，以便將其應用於其他增長領域。

只需以滿足貴公司獨特業務需求的方式設置您的票務系統，您就可以優化您的幫助台，以盡可能為您的業務提供最佳方式。 這將有助於它更有效地運行並節省您急需的時間。

每天有額外的時間可以為促進公司的發展帶來很大的不同。 如果您想詳細了解eDesk 如何幫助您的電子商務業務更快地響應和發展，請預訂現場演示或免費試用 eDesk 14 天，無需信用卡。